Faktury po angielsku w KSeF? Tak można to zrobić zgodnie z prawem

PROBLEM

Prowadzę spółkę i muszę wystawić fakturę w KSeF dla klienta zagranicznego, którego bank wymaga faktury w języku angielskim do realizacji przelewu. W KSeF nie mogę wystawić faktury całkowicie po angielsku, a pojawił się pomysł, żeby zrobić tłumaczenie faktury po polsku na angielski jako osobny dokument. Obawiam się jednak zarzutu fałszowania dokumentów.

RADA

Można wystawić fakturę zgodnie z wymogami KSeF w języku polskim, a następnie dołączyć do niej tłumaczenie na angielski jako odrębny dokument, wyraźnie oznaczając je jako 'tłumaczenie faktury'. Tłumaczenie może sporządzić osoba znająca język angielski i nie wymaga ono formy notarialnej ani przysięgłego tłumacza, o ile nie jest to szczególny wymóg. W ten sposób unikniemy zarzutu wystawienia podwójnej faktury, a dokument będzie odpowiednio potwierdzał treść oryginalnej faktury.

Faktura w KSeF tylko po polsku – ograniczenia systemowe

Krajowy System e-Faktur został zaprojektowany jako narzędzie zgodne z polskimi przepisami podatkowymi i to właśnie one determinują język dokumentów. W praktyce oznacza to, że faktura ustrukturyzowana musi być wystawiona w języku polskim, nawet jeśli dotyczy transakcji międzynarodowej.

Dopuszczalne jest co prawda wprowadzanie elementów obcojęzycznych – na przykład nazw usług czy towarów w języku angielskim – jednak nie zmienia to charakteru dokumentu. Taka faktura nadal pozostaje formalnie dokumentem sporządzonym w języku polskim.

Problem pojawia się w sytuacjach, gdy zagraniczny kontrahent lub bank oczekuje pełnej dokumentacji w języku angielskim. Wówczas przedsiębiorcy zaczynają szukać rozwiązań, które nie naruszą przepisów, a jednocześnie umożliwią realizację transakcji.

Tłumaczenie faktury jako bezpieczne rozwiązanie

Zdaniem ekspertów najprostszym i zgodnym z prawem wyjściem jest przygotowanie tłumaczenia faktury jako osobnego dokumentu. Taką interpretację potwierdza m.in. doradca podatkowy Grzegorz Ziółkowski, który podkreśla, że kluczowe jest wyraźne rozdzielenie oryginału od jego przekładu.

„Faktura musi być wystawiona zgodnie z polskimi przepisami. Jeżeli odbiorca potrzebuje wersji angielskiej, należy sporządzić tłumaczenie, które będzie odzwierciedlało treść dokumentu pierwotnego” – wyjaśnia ekspert.

Istotne jest, aby tłumaczenie było jednoznacznie oznaczone jako „tłumaczenie faktury”. Taki zapis eliminuje ryzyko uznania dokumentu za drugą, odrębną fakturę, co mogłoby rodzić poważne konsekwencje podatkowe.

Ryzyko podwójnej faktury i konsekwencje podatkowe

Wystawienie drugiego dokumentu, który wygląda jak faktura – nawet jeśli jest w innym języku – może zostać potraktowane przez organy skarbowe jako tzw. „pusta faktura” lub zdublowany dokument sprzedaży. To z kolei wiąże się z ryzykiem sankcji, w tym odpowiedzialności karno-skarbowej.

Dlatego eksperci podkreślają, że jakiekolwiek „obejścia” systemu, polegające na wystawianiu dodatkowych faktur w języku angielskim, są obarczone wysokim ryzykiem.

Bezpieczną alternatywą pozostaje wyłącznie tłumaczenie, które nie stanowi dokumentu księgowego, lecz jedynie pomocniczy materiał informacyjny.

Kto może wykonać tłumaczenie faktury?

Wbrew obawom przedsiębiorców, przepisy nie wymagają, aby tłumaczenie faktury było sporządzane przez tłumacza przysięgłego. O ile nie istnieje szczególny wymóg – na przykład ze strony konkretnej instytucji – przekład może przygotować dowolna osoba posługująca się językiem obcym.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca może wykonać tłumaczenie samodzielnie lub zlecić je pracownikowi. Ważne jest jednak, aby dokument zawierał informację o tym, że jest tłumaczeniem, a także wskazywał osobę, która je sporządziła oraz datę wykonania.

Dla zwiększenia wiarygodności można rozważyć skorzystanie z usług tłumacza przysięgłego, choć nie jest to obligatoryjne.

Jak przygotować tłumaczenie faktury krok po kroku?

W praktyce tłumaczenie faktury powinno wiernie odzwierciedlać układ i treść oryginału. Najczęściej stosowaną metodą jest przygotowanie dokumentu, który wizualnie przypomina fakturę, ale zawiera wyraźne oznaczenie, że jest to jej tłumaczenie.

Dokument powinien zawierać:

• nagłówek wskazujący, że jest to tłumaczenie faktury,
• dane zgodne z oryginalnym dokumentem,
• przetłumaczone wszystkie elementy treści,
• datę sporządzenia tłumaczenia,
• oznaczenie osoby wykonującej przekład.

Nie ma obowiązku tworzenia wersji dwujęzycznej – wystarczy pełne tłumaczenie na język angielski.

Wymogi banków i praktyka międzynarodowa

Wielu przedsiębiorców zgłasza, że to właśnie banki najczęściej wymagają dokumentów w języku angielskim. Jak zauważają eksperci, takie wymagania nie wynikają bezpośrednio z przepisów prawa, lecz są elementem wewnętrznych procedur instytucji finansowych.

Z formalnego punktu widzenia bank powinien przyjąć fakturę w języku polskim, a w razie potrzeby samodzielnie zażądać tłumaczenia. W praktyce jednak ciężar przygotowania przekładu spada na przedsiębiorcę.

Dlatego warto przed przygotowaniem dokumentów skontaktować się z bankiem i upewnić się, czy zaakceptuje tłumaczenie nieprzysięgłe. Pozwala to uniknąć niepotrzebnych kosztów i opóźnień.

Faktura w obrocie międzynarodowym – przepisy a praktyka

Zasady dotyczące języka faktur w Polsce wynikają z przepisów podatkowych oraz regulacji dotyczących dokumentacji księgowej. Nie zakazują one stosowania języków obcych, ale wymagają, aby dokument był zrozumiały dla organów podatkowych.

W przypadku kontroli skarbowej urząd może zażądać tłumaczenia dokumentów na język polski, jeśli zostały sporządzone w języku obcym. Analogicznie działa to w drugą stronę – zagraniczny kontrahent może oczekiwać tłumaczenia polskiej faktury.

W praktyce oznacza to, że tłumaczenia są standardowym elementem obrotu gospodarczego i nie stanowią niczego nadzwyczajnego.