Faktury widmo w KSeF – nowe zagrożenie dla twojej firmy

Krajowy System e-Faktur (KSeF) ma usprawnić procesy podatkowe i uporządkować obieg dokumentów, jednak cyfryzacja fakturowania ujawniła również nowe zagrożenia. Jednym z nich jest pojawienie się faktur fikcyjnych, wystawianych bez istnienia rzeczywistej transakcji. Takie dokumenty mogą trafiać do firm, które nie były stroną żadnej umowy ani świadczenia. Ponieważ faktury są przekazywane bezpośrednio na konta przedsiębiorców w KSeF, wzrasta ryzyko przypadkowego uregulowania należności, która w rzeczywistości nie powinna zostać zapłacona. W odpowiedzi na te zagrożenia administracja skarbowa opracowuje narzędzia umożliwiające zgłaszanie nadużyć i ochronę rzetelnych podatników przed stratami finansowymi.

Od 2026 roku KSeF będzie obowiązkowym systemem wystawiania i odbioru faktur ustrukturyzowanych. Choć jego głównym założeniem jest zwiększenie przejrzystości i ograniczenie błędów wynikających z czynnika ludzkiego, automatyczne przypisywanie dokumentów do nabywców na podstawie numeru NIP może być wykorzystywane niezgodnie z prawem. W efekcie faktura może trafić do firmy, która nie powinna być jej adresatem.

Istotnym problemem jest brak możliwości wstępnego odrzucenia faktury w KSeF. Każdy dokument – niezależnie od tego, czy dotyczy realnej transakcji, pomyłki, czy próby oszustwa – pojawia się w systemie w identyczny sposób. Przy dużej liczbie faktur łatwo przeoczyć podejrzany dokument i dokonać zapłaty za usługę lub towar, które nigdy nie zostały zrealizowane. Należy jednak podkreślić, że samo pojawienie się faktury w KSeF nie wywołuje skutków podatkowych – powstają one dopiero w momencie jej zaksięgowania i rozliczenia.

Czerwone flagi: jak rozpoznać podejrzaną e-fakturę?

Kluczowe znaczenie ma rozróżnienie, czy mamy do czynienia z nieumyślną pomyłką, czy świadomą próbą wyłudzenia. Faktura wystawiona z błędnymi danymi, na przykład z niewłaściwym numerem NIP, stanowi błąd formalny. W takiej sytuacji sprzedawca powinien dokonać korekty – wystawić fakturę korygującą do zera, a następnie sporządzić nowy, poprawny dokument. Inaczej jest w przypadku faktur scamowych, które są tworzone celowo w celu wyłudzenia środków, danych lub skłonienia odbiorcy do zapłaty na konto oszusta. Dodatkowym utrudnieniem jest fakt, że w KSeF nie funkcjonują noty korygujące, co komplikuje proces poprawiania błędów.

– Wystawienie scamowej faktury nie zawsze jest proste do wykrycia. Zazwyczaj może to być dokument od podmiotu, z którym nabywca nigdy nie współpracował lub fakturę za transakcję, która nigdy nie miała miejsca. Wśród sygnałów ostrzegawczych jest też brak możliwości kontaktu z wystawcą, błędy językowe czy bardzo krótki termin płatności, narzucony bez uzgodnień. Utrudnieniem jest także to, że w celu wykrycia oszustwa nie można poprzestać wyłącznie na analizie pojedynczego symptomu – analiza powinna uwzględniać kilka przesłanek łącznie – mówi Joanna Łuksza, kierownik zespołu ekspertów księgowych w ifirma.pl.

Zgłaszanie nadużyć w KSeF 2.0: instrukcja krok po kroku

W wersji KSeF 2.0 przewidziano funkcję zgłaszania podejrzanych faktur do Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Narzędzie to będzie miało charakter wyłącznie techniczny i nie posłuży do rozstrzygania sporów handlowych. Zgłoszenia będą mogli dokonywać nabywcy oraz inne podmioty uprawnione do dostępu do faktur – sprzedawcy ani ich pełnomocnicy nie będą mieli takiej możliwości.

Proces zgłoszenia wymaga wskazania uzasadnienia i dotyczy każdorazowo pojedynczej faktury – nie przewidziano opcji zbiorczego zgłaszania dokumentów. Każde zgłoszenie jest analizowane przez administrację skarbową, jednak przedsiębiorca nie otrzymuje informacji o przebiegu ani rezultacie weryfikacji. Istnieje natomiast możliwość cofnięcia zgłoszenia, również z podaniem przyczyny, na przykład po ustaleniu, że faktura była wynikiem zwykłej pomyłki. System umożliwia także bieżące sprawdzanie statusu zgłoszenia – od momentu jego złożenia aż do ostatniej zmiany.

– Jednak nawet najlepszy mechanizm zgłaszania nie zwalnia przedsiębiorców z obowiązku należytej staranności biznesowej. Administracja skarbowa może ustalić, że fakturę wystawił podmiot nieuprawniony, ale to firma nabywcy musi stale weryfikować, czy dokument pochodzi od prawdziwego kontrahenta – ostrzega Joanna Łuksza

Bezpieczeństwo w KSeF: Czy system sam wyłapie oszustów?

Funkcjonalność zgłaszania faktur scamowych zostanie uruchomiona wraz z wdrożeniem produkcyjnej wersji KSeF 2.0. Równolegle planowane jest udostępnienie dodatkowych rozwiązań, takich jak możliwość ukrywania podejrzanych dokumentów. Docelowo nowe narzędzia mają zwiększyć bezpieczeństwo obrotu elektronicznego i ograniczyć skalę nadużyć, które pozostają istotnym wyzwaniem w cyfrowym systemie rozliczeń podatkowych.