Sygnaliści. Nieobecność przyjmującego zgłoszenia nie wydłuży terminu na udzielenie odpowiedzi

Nie mają przy tym znaczenia okoliczności, z powodu których doszło do absencji osoby przyjmującej zgłoszenie od sygnalisty. Warto przygotować się na taką ewentualność i wyznaczyć osobę działającą w zastępstwie.

Ustawa o ochronie sygnalistów (dalej: ustawa) przewiduje obowiązek ustanowienia wewnętrznej jednostki organizacyjnej lub osoby w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego upoważnionej do przyjmowania zgłoszeń. Gdy osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń nie może sprawować swojej funkcji np. z powodu usprawiedliwionej nieobecności (choroby albo urlopu), organizacja staje przed wyzwaniem zapewnienia ciągłości prawidłowego funkcjonowania procesu. Warto już przy wdrażaniu procedury zgłoszeń wewnętrznych przemyśleć te kwestie i zawczasu przygotować się na potencjalne utrudnienia.

Obsługa procedury

Osobami wyznaczanymi w ramach organizacji do przyjmowania zgłoszeń są często pracownicy działów HR lub compliance. Poza przyjmowaniem zgłoszeń osoby te mogą być także upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą. W takiej sytuacji osoba taka samodzielnie przejmuje odpowiedzialność za cały proces.

Kluczowym zadaniem takich osób jest przyjęcie zgłoszenia i nadanie mu dalszego biegu. Muszą też potwierdzić sygnaliście przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania. Nie dotyczy to przypadku, kiedy sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.

Kolejnym obowiązkiem jest przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej. Maksymalny termin wynosi 3 miesiące od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia – 3 miesiące od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.

Tak jak inni zatrudnieni, osoby upoważnione do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych mogą korzystać z różnych form usprawiedliwionej nieobecności. Urlop czy zwolnienie lekarskie mogą wykluczyć z procesu obsługi zgłoszeń takie osoby na pewien czas.

Bez wyjątku, z obowiązków trzeba się zawsze wywiązywać

Pojawia się wówczas pytanie, jak spełnić ustawowe obowiązki w kontekście otrzymanego zgłoszenia. Ustawa nie precyzuje w żaden sposób tego, czy usprawiedliwiona nieobecność przyjmującego zgłoszenie pozwala na wydłużenie wyznaczonych ustawą terminów, m.in. na potwierdzenie zgłoszenia. Wydaje się więc, że żadna okoliczność (choćby i usprawiedliwiona) nie przedłuża ustawowych terminów na potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia oraz przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej. Przepisy nie przewidują wyjątku od spełnienia obowiązków nałożonych na podmioty prawne w tym zakresie.

Brak potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia może nieść za sobą ryzyko naruszenia zasad ochrony sygnalisty. Ustawa zapewnia sygnalistom prawo do otrzymania potwierdzenia swojego zgłoszenia oraz do informacji o jego dalszym losie. Sygnaliście przysługuje także prawo do otrzymania informacji zwrotnej. Przekazanie tej informacji jest szczególnie istotne w kontekście uprawnienia sygnalisty do dokonania ujawnienia publicznego. To m.in. fakt nieprzekazania informacji zwrotnej przez podmiot prawny warunkuje objęcie ochroną sygnalisty, który dokonuje ujawnienia publicznego. Brak takiej informacji może prowadzić do utraty zaufania do procedury zgłoszeń wewnętrznych, co z kolei w skrajnym przypadku może skutkować rezygnacją z jej korzystania.

Odmiennie będzie wyglądać sytuacja, kiedy zgłoszenie nie będzie pochodzić od sygnalisty, bo dotyczyć będzie np. naruszenia regulacji wewnętrznych organizacji, o które nie rozszerzono zakresu obowiązywania procedury. Wówczas przyjmujący zgłoszenie nie będzie związany terminami na potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia oraz na przekazanie informacji zwrotnej. Warto jednak przekazać zgłaszającemu informacje o tym, że jego zgłoszenie nie zostało zakwalifikowane zgodnie z jego intencją, i pozwolić mu podjąć inne działania.

Warto mieć wyjście awaryjne

Kluczowe w zapewnieniu ciągłości wewnętrznych procesów związanych z przyjmowaniem i obsługą zgłoszeń jest wdrożenie odpowiednich mechanizmów bezpieczeństwa.

Warto, aby procedura zgłoszeń wewnętrznych przewidywała szerszy krąg podmiotów upoważnionych do przyjmowania zgłoszeń na wypadek niemożności sprawowania przez jeden z nich swojej funkcji. Pozwoli to organizacji na prawidłową reakcję i uniknięcie paraliżu. Podmioty prawne mogą wskazać w procedurze osoby, które upoważnione zostaną w zastępstwie przyjmującego zgłoszenie w sytuacji, kiedy nie będzie mógł on sprawować swojej funkcji. Można także rozważyć wskazanie wewnętrznej jednostki organizacyjnej, która upoważniona zostanie do przyjmowania zgłoszeń w zastępstwie przyjmującego. Ustawa nie stawia w tym zakresie ograniczeń.

Można również zdecydować się na zmianę procedury zgłoszeń wewnętrznych na podstawie dotychczasowych doświadczeń. Zmiany te (np. wskazanie nowej osoby upoważnionej do przyjmowania zgłoszeń) muszą być jednak wnikliwie przemyślane. Wiążą się bowiem z koniecznością spełnienia ustawowych wymagań, jakie przewidziane są dla wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych, np. konsultacjami z przedstawicielami osób zatrudnionych. ©℗