Okazjonalna praca zdalna. Jak można z niej skorzystać?

Okazjonalna praca zdalna to maksymalnie 24 dni w roku, w trakcie których można pracować spoza biura, a pracodawca nie musi dopełniać dodatkowych formalności z tym związanych. O czym trzeba jednak pamiętać?

Czym jest okazjonalna praca zdalna?

Okazjonalna praca zdalna to odformalizowany tryb pracy zdalnej. Tej formy pracy zdalnej nie dotyczą m.in. przepisy wymagające ustalenia zasad jej wykonywania w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub w regulaminie, obowiązek zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do jej wykonywania czy pokrycia jej kosztów.

Jakie są zasady korzystania z okazjonalnej pracy zdalnej?

Okazjonalna praca zdalna może być wykonywana na wniosek pracownika, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 67³³ § 1 kodeksu pracy).

Zatem inicjatywa korzystania z okazjonalnej pracy zdalnej należy wyłącznie do pracownika, który uprzednio powinien wystąpić z wnioskiem o zgodę na wykonywanie pracy w tej formie. Wniosek pracownika nie wymaga żadnego uzasadnienia. Ostateczna decyzja w zakresie możliwości wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej należy natomiast do pracodawcy, który nie jest związany wnioskiem pracownika. Zatem może ten wniosek uwzględnić bądź może nie wyrazić zgody na okazjonalną pracę zdalną, a przy tym nie musi uzasadniać swojej decyzji. Natomiast okazjonalna praca zdalna nie może być wykonywana na polecenie czy z inicjatywy pracodawcy.

Jakie warunki musi spełniać wniosek o okazjonalną pracę zdalną?

Przepisy nie określają wzoru wniosku o okazjonalną pracę zdalną ani jego treści. Nie ma też wskazanego terminu na jego złożenie. Zatem wniosek o okazjonalną pracę zdalną może zostać złożony w terminie dowolnym, np. dzień przed planowanym terminem pracy zdalnej, a nawet przed rozpoczęciem pracy w tym samym dniu. Wniosek może mieć formę papierową lub elektroniczną (np. e-mail lub SMS) i powinien zawierać:

• imię i nazwisko pracownika,
• datę złożenia wniosku,
• dzień lub okres, na jaki pracownik wnioskuje o okazjonalną pracę zdalną,
• podpis pracownika i miejsce na podpis osoby reprezentującej pracodawcę, uprawnionej do akceptacji wniosku – w przypadku formy papierowej,
• elektroniczne potwierdzenie złożenia wniosku do akceptacji oraz elektroniczne potwierdzenie akceptacji wniosku lub jego braku – jeśli wniosek ma formę elektroniczną.

Jaki jest maksymalny limit okazjonalnej pracy zdalnej?

Praca może być wykonywana okazjonalnie w formie pracy zdalnej w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Limit ten dotyczy roku kalendarzowego, a niewykorzystany wymiar takiej pracy nie przechodzi na kolejny rok.

Limit 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej w roku kalendarzowym jest maksymalny. Zatem okazjonalna praca zdalna nie może być wykonywana w wymiarze wyższym niż 24 dni w roku kalendarzowym, nawet jeżeli pracodawca i pracownik byliby zgodni w kwestii ustalenia wyższego wymiaru czy gdyby pracodawca porozumiał się z zakładowymi organizacjami związkowymi bądź wprowadził wyższy limit w przepisach wewnątrzzakładowych. W razie kontroli PIP mogłoby to być uznane za próbę uniknięcia obowiązków wynikających z przepisów o pracy zdalnej, takich jak zwrot kosztów, jakie pracownik poniósł w związku z pracą zdalną w większym wymiarze niż 24 dni w roku kalendarzowym.

Zmiana pracodawcy - jak wpływa na limit okazjonalnej pracy zdalnej?

Limit 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej w roku kalendarzowym jest przypisany do pracownika, a nie do pracodawcy. Dlatego gdy pracownik, który wykorzystał już część dni okazjonalnej pracy zdalnej i w ciągu roku zmienia pracodawcę, to w nowym miejscu pracy może wykorzystać wyłącznie pozostałą do wyczerpania limitu liczbę dni okazjonalnej pracy zdalnej. W przypadku gdy wcześniej nie korzystał z tego trybu pracy, u nowego pracodawcy może wykorzystać pełne 24 dni, niezależnie od tego, czy rozpoczął u niego pracę w lutym czy w listopadzie danego roku. Takie stanowisko potwierdziło również MRPiPS w swojej odpowiedzi na interpelację poselską w tej sprawie.

Fakt wykorzystania okazjonalnej pracy zdalnej w bieżącym roku kalendarzowym wraz z dokładną liczbą dni pracodawca ma obowiązek wykazać w wydawanym pracownikowi świadectwie pracy. Informację tę zamieszcza się w ust. 6 pkt 10 tego dokumentu (§ 2 ust. 1 pkt 12a rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy).

Niepełny etat - jaki limit pracy zdalnej?

Wymiar okazjonalnej pracy zdalnej nie jest pomniejszany proporcjonalnie do wymiaru etatu. Limit 24 dni dotyczy każdego pracownika, niezależnie od wymiaru czasu pracy, a zatem odnosi się do osoby zatrudnionej zarówno w pełnym wymiarze czasu pracy, jak i np. na 1/2 czy 3/4 etatu. Tę zasadę potwierdziło również MRPiPS w stanowisku opublikowanym na stronie internetowej resortu w zakładce „Podstawowe informacje z zakresu prawa pracy”. Ministerstwo stwierdziło, że „Wymiar pracy zdalnej wykonywanej okazjonalnie wynosi nie więcej niż 24 dni w roku kalendarzowym i jest niezależny od wymiaru czasu pracy pracownika (wymiaru etatu), jak również liczby godzin wynikających z rozkładu czasu pracy w dniu, w którym pracownik wykonuje pracę w ww. trybie”.

Okazjonalna praca zdalna w regulacjach wewnątrzzakładowych i porozumieniach z pracownikami

W odróżnieniu od regularnej pracy zdalnej okazjonalna praca zdalna nie wymaga wprowadzenia regulaminu pracy zdalnej, zawierania porozumień czy uzgodnień ze związkami zawodowymi, gdyż nie stosuje się do niej art. 67²⁰–67²⁴ Kodeksu pracy, które przewidują obowiązki dokumentacyjne i proceduralne. Ten rodzaj pracy wykonywany jest wyłącznie na wniosek pracownika, za zgodą pracodawcy, i nie wymaga wprowadzania dodatkowych zasad jej świadczenia (art. 67³³ § 2 Kodeksu pracy).

Jednak pracodawca, który chciałby dokonać wewnętrznej regulacji zasad funkcjonowania okazjonalnej pracy zdalnej, może wydać w tym zakresie zarządzenie lub procedurę. Może wówczas ustalić w niej:

• kategorie stanowisk pracy, na których okazjonalna praca zdalna jest dopuszczalna lub niedopuszczalna,
• tryb składania wniosku (w jakiej formie i komu należy go złożyć, w jakim terminie, jaki czas ma pracodawca na jego akceptację lub ustalenie, że brak odpowiedzi na wniosek do określonego czasu jest uznawany za akceptację),
• wzór wniosku,
• zasady kontroli pracownika podczas okazjonalnej pracy zdalnej.

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby kwestię tę ująć w regulaminie pracy. Należy tylko pamiętać, że w tym przypadku konieczne jest zachowanie wymaganych Kodeksem pracy formalności. Także w przypadku usunięcia punktów regulujących temat okazjonalnej pracy zdalnej z regulaminu konieczne jest zachowanie procedury ustalonej w Kodeksie pracy.

Koszty i narzędzia pracy przy okazjonalnej pracy zdalnej

W przypadku okazjonalnej pracy zdalnej nie stosuje się przepisów art. 67²⁴ § 1–3 Kodeksu pracy, co oznacza, że pracodawca nie ma obowiązku zapewnienia pracownikowi narzędzi i materiałów niezbędnych do jej wykonywania oraz pokrycia kosztów bezpośrednio związanych z jej wykonywaniem lub wypłaty z tego tytułu ekwiwalentu (art. 67³³ § 2 Kodeksu pracy).

Jak prowadzić ewidencję czasu wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej?

Nawet przy okazjonalnej pracy zdalnej pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy, w tym godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy. Przepisy nie określają szczególnych zasad potwierdzania wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca powinien dobrać najbardziej dopasowany do specyfiki jego funkcjonowania i możliwości technicznych sposób rejestracji czasu wykonywania pracy zdalnej.

Przykładowe rozwiązania to:

• systemy elektroniczne (np. logowanie w systemie IT),
• zgłoszenie e-mailem przez pracownika godzin pracy,
• arkusz Excel z wpisem godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy przez pracownika zaakceptowany przez przełożonego,
• rozpoczęcie i zakończenie pracy spotkaniem z przełożonym on-line.

Ochrona danych osobowych przy okazjonalnej pracy zdalnej

Na potrzeby wykonywania pracy zdalnej, w tym także okazjonalnej, pracodawca ma obowiązek określić procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadzić, w miarę potrzeby, instruktaż i szkolenie w tym zakresie. Natomiast pracownik wykonujący pracę w tym trybie jest zobowiązany potwierdzić w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z tymi procedurami, a następnie ich przestrzegać (art. 67²⁶ Kodeksu pracy).

Bhp przy okazjonalnej pracy zdalnej

Wykonywanie przez pracownika pracy zdalnej okazjonalnie nie zwalnia pracodawcy z obowiązku przygotowania oceny ryzyka zawodowego. Na pracodawcy spoczywa bowiem obowiązek sporządzenia oceny ryzyka zawodowego, z uwzględnieniem w szczególności wpływu pracy zdalnej, w tym również okazjonalnej, na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy, oraz uwarunkowań psychospołecznych tej pracy. Ponadto pracodawca powinien przygotować na podstawie tej oceny informację dla pracownika zawierającą:

• zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii,
• zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej,
• wykaz czynności do wykonania po zakończeniu pracy zdalnej,
• zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego (art. 67³¹ § 5 Kodeksu pracy).

Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik powinien potwierdzić w oświadczeniu składanym w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej. Także w trakcie pracy wykonywanej w tym trybie jest on zobowiązany do ich przestrzegania (art. 67³¹ § 6 Kodeksu pracy).

Dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy zdalnej, w tym okazjonalnej, jest uzależnione od złożenia przez pracownika oświadczenia w postaci papierowej lub elektronicznej, zawierającego potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy (art. 67³¹ § 7 Kodeksu pracy).

Czy zasady kontroli okazjonalnej pracy zdalnej muszą być ustalone z pracownikiem?

W odniesieniu do pracy zdalnej okazjonalnej przepisy wymagają, aby kontrola wykonywania takiej pracy zdalnej, kontrola przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, odbywały się na zasadach ustalonych z pracownikiem. Ustalenia te nie muszą mieć żadnej szczególnej formy.

Pracodawca powinien dostosować sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju. Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

Przykładowe sposoby kontroli w przypadku okazjonalnej pracy zdalnej mogą polegać na:

• kontakt telefoniczny lub przez SMS,
• wideokonferencje,
• sprawdzanie postępów prac,
• raporty e-mailowe, a także
• kontrola w miejscu wykonywania pracy zdalnej, ale wyłącznie po uzgodnieniu jej terminu, w tym godziny, z pracownikiem i w sposób nienaruszający prywatności pracownika i jego domowników.

W jakich przypadkach okazjonalna praca zdalna jest niedopuszczalna?

Praca zdalna okazjonalna jest niedopuszczalna w zakresie prac:

• szczególnie niebezpiecznych,
• w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych,
• z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy,
• związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy,
• powodujących intensywne brudzenie.

Okazjonalna praca zdalna a praca zdalna hybrydowa

Od okazjonalnej pracy zdalnej należy odróżnić pracę zdalną w trybie hybrydowym. Wówczas praca zdalna odbywa się na zasadach ogólnych ustalonych dla pracy zdalnej, jedynie z ograniczeniem do wskazanych dni, np. poniedziałki i wtorki w biurze, a środy, czwartki i piątki w trybie zdalnym w domu.

Dni pracy zdalnej w ramach pracy hybrydowej nie pokrywają się z okazjonalną pracą zdalną. W praktyce oznacza to, że pracownik w dni ustalone jako „biurowe” w ramach pracy hybrydowej może skorzystać z okazjonalnej pracy zdalnej. Możliwe jest to jednak wyłącznie w sytuacji, gdy rodzaj pracy pozwala na takie rozwiązanie i po uzyskaniu przez pracownika zgody pracodawcy. Jednak wniosek pracownika o okazjonalną pracę zdalną także w tym przypadku nie jest wiążący i pracodawca może go nie uwzględnić.