Praca zdalna do poprawki. Konieczna jest deregulacja przepisów

Jakie modyfikacje proponuje zespół Rafała Brzoski? Likwidację obowiązku uzgadniania pracy zdalnej ze związkami zawodowymi, ujednolicenie przepisów dotyczących rodziców dzieci do lat czterech i do lat ośmiu, ograniczenie obowiązków informacyjnych i zniesienie odrębnego zakazu dyskryminacji. Potrzebę doprecyzowania przepisów dotyczących pracy zdalnej dostrzega też Marcin Stanecki, główny inspektor pracy (patrz: opinia w ramce).

Jednak Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nie pracuje obecnie nad zmianami zaproponowanymi przez rządowy zespół ds. deregulacji. W odpowiedzi na pytanie DGP resort pisze, że przeanalizował propozycje zespołu Brzoski, ale zaproponował własny, alternatywny sposób wyeliminowania wątpliwości co do właściwego stosowania przepisów dotyczących pracy zdalnej i elastycznej organizacji pracy w stosunku do rodziców małych dzieci. Ta kwestia ta nie została jednak jeszcze ostatecznie rozstrzygnięta.

Praca zdalna bez uzgadniania ze związkami

Zespół Brzoski sugeruje, by zrezygnować z konieczności uzgadniania zasad pracy zdalnej ze stroną społeczną, bo te zagadnienia nie mieszczą się w zakresie regulaminu pracy. Zdaniem Michaliny Lewandowskiej-Alamy, radczyni prawnej i partnera w PCS Paruch Chruściel Schiffter Stępień Kanclerz, jest to postulat oparty na błędnym założeniu.

– Twierdzenie, że kwestie związane z pracą zdalną nie mieszczą się w zakresie regulaminu pracy, jest błędne. Żaden przepis nie stwierdza tego wprost. Ponadto regulacje dotyczące pracy zdalnej nie są na tyle odmienne, by wykluczać je z wewnętrznych regulaminów – podkreśla prawniczka. – Praktyka pokazuje, że regulaminy pracy zdalnej sprawdzają się. Są przejrzyste, znane wszystkim i działają tak samo skutecznie, jak inne regulacje obowiązujące w zakładach pracy – dodaje.

Jej zdaniem wystarczy zadbać, by te regulaminy były krótkie i zrozumiałe – bardziej przypominały prostą instrukcję dla użytkownika niż 30-stronicowy dokument. Nowoczesny pracodawca tego właśnie oczekuje: prostych i gotowych do wdrożenia rozwiązań, a nie konieczności każdorazowego wprowadzania indywidualnych ustaleń przy każdej umowie.

Rodzice dzieci do lat czterech i ośmiu mają różne uprawnienia

Pomysł ujednolicenia przepisów dotyczących pracy zdalnej dla rodziców dzieci do lat czterech i do lat ośmiu ma ograniczyć niejasności. Jednak w ocenie Michaliny Lewandowskiej-Alamy obecna regulacja nie powiela przepisów, a jedynie odnosi się do tego samego trybu pracy z różnych perspektyw.

– Przepis art. 67¹⁹ par. 6 kodeksu pracy, odnoszący się do rodziców dzieci do lat czterech, daje pracownikowi silniejszą pozycję. Wystarczy, że wskaże on uprawnienie, a pracodawca musi się do niego odnieść. Natomiast w przypadku elastycznej organizacji pracy, z której mogą skorzystać rodzice dzieci do lat ośmiu (art. 188¹ k.p.), pracownik musi wykazać konkretne przyczyny, a pracodawca ocenia je razem z uwarunkowaniami organizacyjnymi i koniecznością zapewnienia normalnego toku pracy – tłumaczy ekspertka.

Dodaje, że nie popiera pomysłu, by usuwać rodziców z katalogu uprawnionych z art. 67¹⁹ k.p. Jej zdaniem zamiast tego warto rozważyć wyłączenie rodziców z art. 188¹ k.p. i jednocześnie zwiększenie wieku dziecka w art. 67¹⁹ z czterech do ośmiu lat. To uprościłoby praktykę, bez osłabiania pozycji rodzica pracownika i bez mieszania różnych trybów w jednej regulacji.

Obowiązki informacyjne dotyczące pracy zdalnej są zbyt rozbudowane

Michalina Lewandowska-Alamy zgadza się natomiast z postulatem zespołu Brzoski, że należy uprościć obowiązki informacyjne pracodawcy. Szczególnie w zakresie wskazywania jednostki organizacyjnej.

– Spotkaliśmy się z sytuacjami, że firmy musiały wręcz tworzyć sztuczne jednostki, żeby spełnić wymagania przepisów. To absurd – komentuje.

Jednak, jak podkreśla, nie wszystkie obowiązki informacyjne są niepotrzebne. Przykład? Obowiązek wskazania osoby upoważnionej do kontroli.

– Nie spotkałam się jeszcze z kontrolą pracy zdalnej, ale ten przepis ma charakter prewencyjny. W razie sporu eliminuje niepotrzebne dyskusje – kto może wejść do mieszkania i przeprowadzić kontrolę. Lepiej, żeby został – mówi ekspertka.

Nie będzie zakazu dyskryminacji pracowników zdalnych

Propozycję uchylenia odrębnego przepisu o zakazie dyskryminacji pracowników zdalnych Michalina Lewandowska-Alama ocenia pozytywnie.

– Mamy już cały system przepisów dotyczących równego traktowania, powielanie ich w kontekście pracy zdalnej nie jest potrzebne. Każdy wie, że te zasady obowiązują również zdalnie – komentuje.

Podsumowując cały projekt, ekspertka stwierdza: – Mam wrażenie, że projektodawcy nie są – wbrew pozorom – na czasie z pracą zdalną, pracodawcami, pracownikami i tym, z czym muszą się oni mierzyć w firmach. Praca zdalna w zakresie przez nich podniesionym działa i ma się dobrze. Pracownicy chętnie z niej korzystają, a pracodawcy nie mają problemu z jej udzieleniem – mówi.

– Nie traktujmy aktualnie pracodawców, jak zarządców zakładów pracy w latach 80., gdzie na wszystko musiało być zarządzenie, a każdy dokument musiał być na papierze w teczce. Rzeczywistość jest inna i pracodawcy też są inni. Mamy rozwiązania chmurowe, praca zdalna na to pozwala i każdy z tego chętnie korzysta – konkluduje.

Choć niektóre z propozycji zespołu Brzoski eksperci oceniają pozytywnie, zwracają uwagę, że zamiast ogólnej deregulacji potrzebne są precyzyjne korekty, które odpowiadają potrzebom firm.

– Nie można zaprzeczyć, że przepisy są zbytnio sformalizowane. Różne tryby wprowadzania pracy zdalnej, różne zasady oceny wniosków pracowniczych oraz wiele dodatkowych obowiązków po stronie pracodawcy – to tylko niektóre regulacje, które mogłyby zostać zmienione i uproszczone – komentuje radca prawny Łukasz Kuczkowski, partner zarządzający w kancelarii Raczkowski.

– Z drugiej strony należy pamiętać, że praca zdalna odbywa się w środowisku niekontrolowanym przez pracodawcę, zakłada w swojej istocie duży poziom zaufania do pracowników, więc pracodawcy muszą mieć narzędzia weryfikacji sposobu jej wykonywania. Ewentualne zmiany nie mogą prowadzić do ograniczenia tych uprawnień – dodaje.

Coraz więcej firm wymaga pracy hybrydowej zamiast zdalnej

Według Łukasza Kuczkowskiego obecnie trwa odchodzenie pracodawców od tego rozwiązania, coraz więcej firm wprowadza ograniczenia z korzystania z pracy zdalnej. Być może uproszczenie tej formy współpracy mogłoby te zmiany zatrzymać. Zapewne jednak za jakiś czas będzie to bardzo poszukiwany benefit pracowniczy – dodaje ekspert.

Z kolei Bartosz Wszeborowski, adwokat, starszy prawnik w PCS Paruch Chruściel Schiffter Stępień Kanclerz, wskazuje również inne przepisy, które jego zdaniem wymagają poprawy. Jako pierwszą wymienia kwestię ustalania miejsca pracy zdalnej.

– Dziś każdorazowo trzeba uzgadniać z pracownikiem, gdzie pracuje zdalnie, co jest całkowicie nieżyciowe. W przypadku pracy zdalnej na terenie Polski powinien wystarczyć zwykły obowiązek informacyjny. Dopiero w przypadku pracy z zagranicy – gdy wchodzą w grę kwestie podatkowe czy ubezpieczeniowe – wymagana powinna być zgoda pracodawcy – tłumaczy prawnik.

Jego zdaniem warto również zlikwidować art. 67²⁷ k.p.

– Ten przepis mówi, że strony komunikują się „środkami porozumiewania się na odległość”. To oczywistość. Po co regulować coś, co jest naturalne? – wyjaśnia Bartosz Wszeborowski.

Natomiast, jego zdaniem, przydałby się przepis zobowiązujący pracownika do stawienia się w biurze w razie potrzeby.

– Dziś nie ma przepisu, który umożliwia pracodawcy wezwanie pracownika do siedziby firmy. Można to wyinterpretować, ale prowadzi to do niepotrzebnych dyskusji i nieporozumień. Powinien to być jasno i wprost zapisany obowiązek – z odpowiednim uzasadnieniem po stronie pracodawcy – mówi Bartosz Wszeborowski. ©℗

Najwięcej błędów jest w regulaminach

Państwowa Inspekcja Pracy od dwóch lat przygląda się, jak kodeksowa regulacja pracy zdalnej funkcjonuje w praktyce. Nasze doświadczenia potwierdzają potrzebę doprecyzowania tych przepisów. Popieram każdą inicjatywę, która zmniejszy biurokrację i ułatwi korzystanie z uprawnień przewidzianych w kodeksie pracy.

W latach 2023 i 2024 inspektorzy przeprowadzili po 325 kontroli obejmujących zarówno sektor publiczny, jak i firmy prywatne, najwięcej w przedsiębiorstwach zatrudniających powyżej 50 pracowników. Badali m.in. to, czy zasady wykonywania pracy zdalnej są jasno ustalone w regulaminach, porozumieniach lub w treści poleceń pracodawcy. Sprawdzano także, czy wnioski pracowników o pracę zdalną, szczególnie uprzywilejowanych grup, są rozpatrywane zgodnie z przepisami. Wśród najczęściej ujawnianych nieprawidłowości dominowały braki lub nieprawidłowe określenie zasad pracy zdalnej w regulaminach i porozumieniach. Takie uchybienia utrudniają pracownikom korzystanie z tej elastycznej formy organizacji pracy. Trzeba to zmienić, bo praca zdalna w wielu branżach sprawdza się bardzo dobrze i jest ważnym oraz oczekiwanym benefitem pracowniczym, pozwalającym łączyć życie prywatne z zawodowym.