Subskrybuj nas na Youtube
Zapisz się na newsletter
Niedawno ukazała się w PAP informacja, że ZUS zatwierdził w porozumieniu z partnerami społecznymi standardy branżowe przy stosowaniu zwolnienia ze składek obejmującego posiłki opłacone przez pracownika kartą lunchową od pracodawcy. Ponoć instytucja zliberalizowała swoje podejście, rezygnując z żądania przedstawiania paragonów dokumentujących każdy wydatek z karty.
ZUS: zatwierdzenia standardów nie było
Jednak centrala ZUS odżegnuje się od sformułowania „zatwierdzenia standardów branżowych”. „Podczas kilku spotkań (w tym 8 kwietnia 2025 r.) przedstawiciele ZUS rozmawiali ze stroną społeczną na temat szerokiego katalogu dowodów uprawdopodobniających, że bony i karty żywieniowe zostały wydane wyłącznie na cele określone w rozporządzeniu w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (§ par. ust. 1 pkt 11)” – czytamy w odpowiedzi na pytanie DGP. Zapewnia, że ma to pozwolić na minimalizację ryzyka nadużyć. Informuje też, że dzięki przyjętej na spotkaniu koncepcji każdy z zainteresowanych pracodawców ma prawo wystąpić do ZUS ze szczegółowym opisem własnego rozwiązania celem wydania indywidualnej interpretacji. Mimo tego wyraźne łagodniejsze podejście w dotychczasowym twardym stosunku organu rentowego widać w jego dwóch czerwcowych interpretacjach.
Jaka ulga składkowa
Kontrowersyjny przywilej polega na tym, że od 1 września 2023 r. wolne od składek jest pożywienie sponsorowane przez zakład pracy do spożycia (bez prawa do ekwiwalentu) za pośrednictwem otrzymanych przez pracownika talonów, bonów czy kart przedpłaconych, uprawniających do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych. Tak określa par. 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 316).
Problem w tym, że organ rentowy zajął tak drastyczne stanowisko co do wskazanej ulgi, że prawo do niej uzależniał od comiesięcznego przedkładania przez obdarowanych pracowników wyciągów lub paragonów potwierdzających każdą transakcję dokonaną za pomocą karty (pisaliśmy o tym: „ZUS nie patrzy chętnym okiem na karty lunchowe”, DGP nr 182/2024 czy „Ulga od składek na karty lunchowe – tak absorbująca, że aż odstraszająca”, nr 240/2024). Jak się okazuje, w najnowszych interpretacjach zrezygnował z tego wymogu. Potwierdza to również prof. Grażyna Spytek-Bandurska, ekspertka Federacji Przedsiębiorców Polskich. Twierdzi, że to sedno uzgodnień dokonanych z ZUS.
Bez wyciągów i paragonów
Przekonały się o tym dwie firmy, które oferowały zatrudnionym dokarmianie za pośrednictwem karty lunchowej pierwsza i bonu żywieniowego druga, obie na mocy swoich wewnętrznych przepisów i jednocześnie regulaminu wystawcy narzędzi. Zarówno karta, jak i bon spełniały wszystkie niezbędne warunki co do objęcia ich zwolnieniem z par. 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia, tyle że pracodawcy nie domagali się od beneficjentów zbierania i przedstawiania każdego wyciągu czy paragonu z karty. W zamian jeden zobowiązał się do wyrywkowego sprawdzania poprawności wydatkowania środków na karcie czy bonie, zobowiązania podwładnych do zapoznania się z zasadami i ich przestrzegania oraz do ulokowania odpowiedniego pouczenia na samej karcie (bonie, talonie). Drugi zobowiązał z kolei dystrybutora karty do udostępniania na wniosek uproszczonej historii miesięcznej wydatków z karty, zawierającego m.in. kategorię akceptanta (np. restauracja, piekarnia, cukiernia), nr karty oraz datę zakupu. „Przedstawiony minimalny katalog rozwiązań obejmuje minimalny zbiór narzędzi służących prawidłowości weryfikacji wykorzystania środków” – czytamy w interpretacjach gdańskiego oddziału ZUS z 10 czerwca 2025 r. (DI/100000/43/543/2025 oraz DI/100000/43/444/2025).
Łukasz Chruściel, radca prawny, partner w kancelarii PCS
Papierologia do kosza – to zawsze dobry pomysł
Najnowsze interpretacje idą we właściwym kierunku. Dotychczas ZUS uznawał, że wyłączenie ze składek ma zastosowanie tylko, gdy karty żywieniowe technicznie wyłączają możliwość zakupu czegokolwiek innego niż posiłek, ewentualnie że pracownicy będą gromadzić wszystkie rachunki za takie zakupy, a pracodawca – je weryfikować. Obecnie ZUS oczekuje wprowadzenia rozwiązań, które zminimalizują ryzyko przeznaczania karty na cokolwiek innego niż posiłek. Takimi rozwiązaniami mogą być np. regulamin korzystania z kart, zobowiązanie akceptantów kart (tj. placówki gastronomicznej lub handlowej), że za środki z karty zostaną nabyte tylko posiłki. Także przyjęcie zasady, że jeżeli karta zostanie użyta na zakup czegokolwiek innego niż posiłki, to konsekwencje poniesie akceptant karty i pracownik, a tak wydatkowane środki nie zostaną zwolnione ze składek. Oczywiście z tej okazji ZUS próbuje ugrać coś dodatkowo, twierdząc np., że posiłki muszą być gotowe do spożycia, podczas gdy rozporządzenie nie wprowadza takiego kryterium.
