Według resortu identyfikator dokumentacji dotyczy wszystkich jej rodzajów u danego pracownika i powinien być identyczny we wszystkich systemach teleinformatycznych. Warto zachować go również na przyszłość i wykorzystać w przypadku powrotu pracownika do pracy po przerwie
W trzech kolejnych stanowiskach Ministerstwo Cyfryzacji podpowiada, jakie wymogi powinien spełniać identyfikator dokumentacji pracowniczej, a także jak ustalić datę powstania dokumentu elektronicznego oraz jak taki dokument dołączyć do dokumentacji w postaci papierowej.
I. Jeden identyfikator dla wszystkich systemów
Dokumenty elektroniczne wchodzące w skład dokumentacji pracowniczej muszą być opisane metadanymi wynikającymi z par. 13 ust. 3 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369, dalej jako rozporządzenie o dokumentacji). Jedną z nich, zgodnie z par. 13 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia, jest identyfikator dokumentacji, który stanowi oznaczenie prowadzonej oddzielnie dla każdego zatrudnionego dokumentacji. Zgodnie ze stanowiskiem resortu cyfryzacji z 18 stycznia 2019 r. identyfikator ten dla danego pracownika powinien być identyczny w każdym rodzaju dokumentacji – może nim być numer ewidencyjny z systemu kadrowo-płacowego.
Natomiast zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Cyfryzacji z 4 lutego 2019 r. identyfikator dokumentacji jest metadaną niezbędną w przypadku przenoszenia dokumentów pomiędzy systemami informatycznymi, a więc nie ma bezwzględnego obowiązku, aby osobie powracającej do pracy po przerwie nadać identyfikator dokumentacji, który miała poprzednio. Pogląd ten został jednak doprecyzowany w kolejnym stanowisku z 22 lutego 2019 r., w którym przyjęto, że nie pojawia się tutaj nowy identyfikator dokumentacji, gdyż pracownik nie przechodzi z dokumentacją elektroniczną z innej firmy, a także nie ma powodu do tworzenia nowego identyfikatora dokumentacji pracowniczej. Nie ma jednak także zakazu, a więc możliwe jest nadanie nowego identyfikatora, przy założeniu jednak, że nadal zapewnione będzie skuteczne wyszukiwanie dokumentacji danego pracownika powstałej przed przerwą i po niej.
Konieczność zapewnienia tylko jednego identyfikatora dokumentacji dotyczy oczywiście również sytuacji, gdy pracodawca zmienia system teleinformatyczny. Jeden identyfikator ma być także zawsze po przyłączeniu do dokumentacji pracownika nowej części dokumentacji pochodzącej z innego systemu informatycznego.
II. Data powstania dokumentu elektronicznego
Jedną z metadanych obligatoryjnych w każdym dokumencie elektronicznym jest data powstania dokumentu – która, wbrew pozorom, nie jest wcale taka oczywista. Przy dokumencie papierowym łatwo określić, że powstaje on w dacie jego podpisania przez uprawnioną osobę, natomiast trudniejsze jest to przy dokumencie elektronicznym. W ocenie Ministerstwa Cyfryzacji, przedstawionej w stanowisku z 18 stycznia 2019 r., w takim przypadku należy wziąć pod uwagę cel istnienia tego rodzaju metadanych, jakim jest wyszukiwanie i sortowanie dokumentów po datach. Zatem za datę powstania dokumentu powinno się uznać taką datę, w której został on ostatecznie utworzony, czyli po której jego treść nie ulegała już zmianom. Jako dobrą praktykę resort wskazuje przyjmowanie daty zawartej w treści dokumentu, jeśli taka istnieje, a gdy nie ma takiej możliwości – datę utworzenia zapisaną w metadanych. Wskazówki w tym zakresie znajdują się w schemacie XML zawartym w specyfikacji technicznej dotyczącej dokumentacji pracowniczej (opublikowanym w BIP MRPiPS).
Załóż konto lub zaloguj się
i zyskaj dostęp na 14 dni za darmo.
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone.
Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję.