Czy grafik można zmienić na wniosek pracownika?

Jeden z pracowników złożył wniosek o zgodę na zamianę godzin pracy z drugim pracownikiem w piątek. Czy biorąc pod uwagę przedstawiony plan tygodniowy [tabela 1] możemy się na taką zamianę zgodzić? Czy w ogóle pracodawca może dokonywać zmian w obowiązujących harmonogramach w czasie okresu nimi objętego?

Harmonogramy czasu pracy mają walor ochronny dla pracowników, dając im z wyprzedzeniem wiedzę na temat zapotrzebowania czasowego na ich pracę i ograniczając możliwość niespodziewanych zmian w tym zakresie. Nie można dopuścić dowolnych zmian rozkładów przez pracodawcę, gdyż prowadziłoby to do tego, że obowiązek tworzenia harmonogramów stawałby się w skrajnych przypadkach sztuczny. Z jednej strony pracownik musiałby otrzymywać miesięczny grafik, z drugiej – pracodawca mógłby go co chwilę modyfikować.

Wnioskując o zmianę harmonogramu, pracownik kieruje się własną potrzebą, w pełni świadomie uzgadniając inne godziny czy dni pracy z pracodawcą. Zgoda zatrudniającego nie stanowi w takiej sytuacji jednostronnego polecenia służbowego narzucającego modyfikację czasu pracy. Jest bowiem wyjściem w stronę określonej potrzeby pracownika. Należy więc dopuścić zmianę harmonogramu czasu pracy na wniosek zatrudnionego. Jednak w każdym przypadku taka modyfikacja musi być dopuszczalna z punktu widzenia przepisów o czasie pracy. Szczególnie należy zwrócić uwagę na kwestię doby pracowniczej i minimalnych odpoczynków.

Problem naruszeń

W sytuacji wynikającej z przedstawionego w tabeli 1 grafiku zmiana prowadziłaby wprost do naruszenia minimalnych odpoczynków dobowych oraz do podjęcia pracy ponownie w tej samej dobie. Doba pracownicza to 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Dla pracownika B rozpoczynającego pracę w czwartek o godz. 13.30 doba kończy się o 13.30 w piątek. Po proponowanej zmianie rozpoczynałby on pracę w piątek o 6.00, czyli w niezakończonej dobie pracowniczej. Oznaczałoby to wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych. Dodatkowo w takim przypadku pracownik nie miałby zapewnionego minimalnego 11-godzinnego odpoczynku pomiędzy godziną zakończenia pracy (21.30) a godziną jej rozpoczęcia (6.00).

Analogiczny problem wystąpiłby w przypadku pracownika A w odniesieniu do doby piątkowej, który po zmianie harmonogramu rozpoczynałby pracę w piątek na drugiej zmianie o godz. 13.30.

Możliwość modyfikacji

Możliwość planowania rozpoczęcia pracy przed upływem 24 godzin od godziny rozpoczęcia pracy poprzedniego dnia istnieje jedynie wówczas, gdy stosowane są zmienne rozkłady czasu pracy z art. 140¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666, dalej: k.p.). W takiej sytuacji ponowne rozpoczynanie pracy w tej samej dobie nie będzie stanowić pracy w godzinach nadliczbowych. Planowanie pracy w taki sposób jest możliwe w razie zawarcia porozumienia z organizacją związkową lub przedstawicielami pracowników albo na podstawie indywidualnych pisemnych wniosków pracowników (art. 150 par. 5 k.p.). Ponowne rozpoczynanie pracy na wniosek pracownika w danej dobie odnosi się w tym przypadku do stosowania ruchomych rozkładów czasu pracy, co oznacza możliwość nie tyle jednostkową, ile odnoszącą się do ogółu pracowników i powtarzalną.

Ostrożnie można by jednak dopuścić zmianę dotyczącą konkretnej sytuacji w innych systemach i rozkładach czasu, o ile pracownik jasno o to wnioskuje. Jednak w takim przypadku jak opisany na wstępie pracownicy A i B nie mieliby zapewnionego minimalnego 11-godzinnego odpoczynku pomiędzy godziną zakończenia pracy a godziną jej rozpoczęcia. W konsekwencji niezależnie od ich zgody byłoby to niedopuszczalne.

Rozwiązaniem – w odniesieniu nadal tylko do tych dwóch pracowników – mogłaby być szersza zmiana rozkładu na ten tydzień. [tabela 2]

Taka zmiana rozkładu jak wskazana w tabeli 2 powodowałaby, że zamienione zmiany robocze w piątek przypadałyby po dniu wolnym oraz przed kolejnym dniem wolnym. Zarówno nie byłoby więc problemu rozpoczynania pracy w tej samej dobie, jak też jakiegokolwiek zmniejszenia minimalnego odpoczynku dobowego.

W zakresie zapewnienia odpoczynku tygodniowego należałoby ocenić cały miesięczny rozkład czasu pracy w kontekście stosowanych okresów rozliczeniowych.

TABELA 1. Pierwotny plan pracy

A I B II	A W5 B W5	A I B II	A I B II	A I B II	A I B II	A Wn B Wn

I – pierwsza zmiana (6.00–14.00)

II – druga zmiana (13.30–21.30)

A – pierwszy pracownik

B – drugi pracownik

Wn – niedziela wolna od pracy

W5 – dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy

TABELA 2. Nowy harmonogram

A I B II	A I B II	A I B II	A W5 B W5	B I A II	A Wn B Wn	A I B II