Zakładowy staż pracy. Czy pracodawca musi wymagać zaświadczenia z ZUS od byłego zleceniobiorcy? [STANOWISKO MRPiPS]

Zakładowy staż pracy, a więc okres zatrudnienia u danego pracodawcy, wpływa na długość okresów wypowiedzenia oraz wysokość odpraw wypłacanych w związku ze zwolnieniami grupowymi dokonywanymi na zasadach określonych w ustawie o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. Poszczególni pracodawcy mogą przewidzieć dodatkowe uprawnienia, których nabycie lub wymiar zależy od okresu pracy u danego pracodawcy.

Staż pracy – co się zmieniło 1 stycznia 2026 r.?

Do zakładowego stażu pracy wlicza się nie tylko okres trwania aktualnego zatrudnienia pracowniczego, ale także wszystkie poprzednie. Nowelizacja kodeksu pracy, która weszła w życie 1 stycznia 2026 r., pozwala pracownikowi doliczyć do tego stażu także np. wykonywanie umowy zlecenia na rzecz swojego byłego zleceniodawcy, obecnie pracodawcy. Nowe zasady od 1 stycznia 2026 r. muszą stosować jednostki sektora finansów publicznych, pozostali pracodawcy będą do tego zobowiązani od 1 maja 2026 r.

Pojawiła się wątpliwość, na ile musi to wynikać wyłącznie z inicjatywy pracownika (jak przy obliczaniu ogólnego stażu pracy), czy może pracodawca sam powinien te okresy ustalić, nie wymagając zaświadczeń z ZUS. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej podzieliło to drugie stanowisko.

Okres zatrudnienia – co się do niego wlicza?

Dzięki nowym przepisom za okres zatrudnienia wpływający na uprawnienia pracownicze uznaje się okresy:

• prowadzenia pozarolniczej działalności i współpracy przy jej prowadzeniu, za który składki zostały opłacone;

• prowadzenia działalności gospodarczej podczas korzystania z ulgi na start;
• współpracy przy prowadzeniu działalności, gdy przedsiębiorca korzystał z ulgi na start, za który to okres składki zostały opłacone;
• wykonywania umowy zlecenia (umowy o świadczenie usług i umowy agencyjnej) i współpracy przy jej prowadzeniu, w tym w czasie studiów, gdy zleceniodawca nie odprowadzał składek;
• członkostwa w spółdzielni rolniczej/kółku rolniczym,
• zawieszenia działalności gospodarczej lub zaprzestania współpracy w celu opieki nad dzieckiem, za który składki zostały opłacone,
• okresu wykonywania pracy zarobkowej na innej podstawie niż stosunek pracy przebytej za granicą.

Powyższe okresy są wliczane do ogólnego stażu pracy, wpływającego np. na wymiar urlopu, zaś niektóre także do zakładowego stażu pracy, o ile były wykonywane na rzecz podmiotu, z którym później zawarto umowę o pracę. W praktyce najczęściej będzie chodziło o wykonywanie umowy zlecenia oraz świadczenie usług w ramach prowadzonej działalności gospodarczej (B2B).

Zakładowy staż pracy – zasady doliczania

Pracodawca ma obowiązek uwzględnić w zakładowym stażu pracy wykonywanie umowy zlecenia, którą pracownik wykonywał poprzednio dla tego podmiotu jako zleceniobiorca.

Nowe przepisy nakładają również obowiązek zaliczenia okresu wcześniejszego świadczenia usług na rzecz obecnego pracodawcy w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Przedsiębiorca nie musiał świadczyć usług wyłącznie na rzecz swojego przyszłego pracodawcy, żeby taki okres mógł być zaliczony do zakładowego stażu pracy u tego pracodawcy.

Warto dodać, że także osoba zgłoszona jako współpracownik przedsiębiorcy, która świadczyła usługi na rzecz danego podmiotu, może zaliczyć sobie ten okres do stażu pracy, gdyby później podjęła pracę w tym podmiocie.

Dokumentowanie okresów zatrudnienia

Okres zatrudnienia wliczany do ogólnego stażu pracy pracownik będzie musiał udokumentować zaświadczeniem z ZUS. Do uwzględnienia umowy zlecenia pracownik potrzebuje zaświadczenia o okresie podlegania ubezpieczeniom społecznym, zaś w przypadku okresu prowadzenia działalności gospodarczej:

• zaświadczenia o zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego – gdy chodzi o okres korzystania z ulgi na start;
• zaświadczenia o okresie prowadzenia działalności gospodarczej, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe – gdy chodzi o okres prowadzenia działalności, za który powstawał obowiązek zapłaty składek.

Współpracownicy także otrzymują zaświadczenie, że zostały za nich opłacone składki.

Uwzględnienie niektórych okresów będzie jednak problematyczne, bo ZUS nie będzie mógł potwierdzić tych okresów i będą musiały być udowadniane innymi środkami. Dotyczy to m.in. umów zlecenia wykonywanych przez studenta do 26. roku życia.

W każdym jednak przypadku doliczenie dodatkowych okresów do ogólnego stażu następuje z inicjatywy pracownika, który przedkłada pracodawcy zaświadczenie z ZUS albo inne dokumenty potwierdzające okresy, co do których ZUS nie wydaje zaświadczenia.

Zlecenie przed umową o pracę

Powstała wątpliwość, czy inicjatywa pracownika jest także potrzebna do doliczenia okresów zlecenia wykonywanego na rzecz tego pracodawcy przed nawiązaniem stosunku pracy. A może to pracodawca, skoro przecież jest w posiadaniu dokumentów, z których wynika, że dana osoba była u niego zleceniobiorcą, powinien to zrobić automatycznie, bez wniosku ani tym bardziej zaświadczenia z ZUS?

MRPiPS wyjaśniło, że pracodawca powinien uwzględnić w zakładowym stażu pracy umowy zlecenia wykonywane wcześniej przez pracownika, o ile posiada jeszcze dokumenty potwierdzające wykonywanie umowy. Pracownik nie musi składać zaświadczeń z ZUS. Na analogicznych zasadach jak w przypadku wcześniejszych umów o pracę, które były zawarte z tym pracownikiem. Pracodawca ma obowiązek je uwzględnić w stażu zakładowym bez inicjatywy pracownika.

Dopiero gdy dokumentów dotyczących zlecenia pracodawca już nie ma, to udowodnić ten okres będzie musiał pracownik albo zaświadczeniem z ZUS, albo (w przypadku zlecenia wykonywanego przez studenta) wszelkimi innymi sposobami.

Działalność gospodarcza przed umową o pracę

Trochę bardziej skomplikowane reguły dotyczą wykonywania działalności gospodarczej. Pod kątem przepisów ubezpieczeniowych (ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych) może ona mieć dwie formy:

• pozarolnicza działalność gospodarcza, której wykonywanie jest obowiązkowym tytułem ubezpieczeniowym, a przedsiębiorca musi opłacać obowiązkowe składki na ubezpieczenie emerytalne, wypadkowe oraz na ubezpieczenie zdrowotne (art. 8 ust. 6 pkt 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych);
• działalność gospodarcza, która w świetle ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych nie jest pozarolniczą działalnością, i rodzi obowiązek zgłoszenia tylko do ubezpieczenia zdrowotnego– chodzi tu o okres korzystania z tzw. ulgi na start (art. 18 ust. 1 Prawa przedsiębiorców).

W pierwszym przypadku warunkiem zaliczenia tego okresu do stażu pracy będzie opłacenie składek na emerytalne, rentowe i wypadkowe za ten okres. Takie informacje pracodawca może uzyskać wyłącznie na podstawie zaświadczenia ZUS. Dlatego mimo że pracodawca będzie wiedział, że kiedyś współpracował z tym pracownikiem jako przedsiębiorcą, nie będzie mógł stwierdzić, czy przedsiębiorca opłacił za ten okres składki.

Nieco inaczej będzie w przypadku przedsiębiorców, którzy korzystali z ulgi na start. W tym przypadku ZUS nie będzie wystawiał zaświadczenia o opłaceniu składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe i wypadkowe, bo przedsiębiorca nie był zobowiązany do ich opłacania. ZUS wystawi zaświadczenie tylko o tym, że dana osoba w tym czasie była zgłoszona do ubezpieczenia zdrowotnego jako korzystająca z ulgi na start.

Prowadzi to do wniosku, że skoro pracodawca bez zaświadczenia z ZUS nie będzie w stanie stwierdzić, za które okresy pracownik jako przedsiębiorca miał obowiązek składki opłacać i czy się wywiązał z tego obowiązku, to uwzględnienie tego okresu bez udziału ZUS nie będzie jednak możliwe.