Jakie okresy mogą być zaliczone do stażu pracy - 10 pytań i odpowiedzi

Nie. Regulacje, które wprowadziły zaliczanie określonych okresów do stażu pracy, mają charakter wyłącznie pracowniczy i nie ingerują w system emerytalno-rentowy. Przepisy te nie zmieniły zamkniętego katalogu okresów nieskładkowych określonego w art. 7 ustawy o emeryturach i rentach z FUS. Katalog ten nie został zmieniony mimo dodania art. 302¹ kodeksu pracy (dalej: k.p.) i są w nim uwzględnione jedynie wybrane okresy związane z kształceniem, w szczególności nauka w szkole wyższej (pod warunkiem jej ukończenia), studia doktoranckie, aspirantura naukowa oraz asystenckie studia przygotowawcze.

Uwaga! Jeżeli umowy zlecenia były realizowane w trakcie studiów, które zostały ukończone, do okresów nieskładkowych zaliczony zostanie sam okres studiów, a nie czas wykonywania zleceń. Nie obowiązują analogiczne rozwiązania odnoszące się do nauki w szkołach średnich oraz szkołach zawodowych lub branżowych.

2. Umowa zlecenia

Do stażu pracy należy zaliczyć cały okres objęty umową, tj. 14 dni. Brak jest podstaw prawnych, aby przeliczać okres wykonywania umowy zlecenia na podstawie liczby faktycznie przepracowanych godzin.

Analogiczne rozwiązanie od lat funkcjonuje w odniesieniu do zatrudnienia w niepełnym wymiarze czasu pracy. Przykładowo wykonywanie pracy na 1/8 etatu przez osiem miesięcy skutkuje zaliczeniem do stażu pracy pełnych ośmiu miesięcy, a nie jednego miesiąca odpowiadającego sumie godzin.

Uwaga! Przy ustalaniu stażu pracy nie analizuje się bowiem rozkładów czasu pracy, liczby dni roboczych ani faktycznego obciążenia godzinowego, lecz okres pozostawania w określonym stosunku prawnym. Tę samą zasadę należy stosować do umów zlecenia – decydujący jest okres związania stron umową, a nie rzeczywisty wymiar czasu świadczenia usług. W konsekwencji, do stażu pracy należy zaliczyć pełne 14 dni.

3. Weryfikacja dokumentów

Nie. Po wejściu w życie art. 302¹ k.p. okresy spełniające ustawowe przesłanki podlegają wliczeniu do stażu pracy z mocy prawa, co wyklucza jakąkolwiek uznaniowość po stronie pracodawcy w zakresie samej decyzji o ich zaliczeniu. Pracodawca nie może więc wybierać, które okresy uwzględni, a które pominie, jeżeli zostały one prawidłowo wykazane.

Odrębną kwestią pozostaje ocena wiarygodności i kompletności dokumentów przedłożonych przez pracownika. W przypadku zaświadczenia wydanego przez ZUS pracodawca jest nim związany i zobowiązany do zaliczenia potwierdzonego okresu do stażu pracy. Bardziej złożone sytuacje pojawiają się wówczas, gdy dany okres nie może zostać potwierdzony zaświadczeniem z ZUS, przykładowo w odniesieniu do zleceń wykonywanych w trakcie nauki lub umów cywilnoprawnych realizowanych za granicą. W takich przypadkach ciężar udokumentowania okresu spoczywa na pracowniku.

Pracownik powinien przedstawić dokumenty pozwalające na obiektywne ustalenie, że w określonym, wynikającym z nich czasie faktycznie wykonywał zlecenie. Mogą to być w szczególności: zaświadczenie od zleceniodawcy (przy czym brak jest przepisów nakładających na zleceniodawcę obowiązek jego wystawienia) albo umowa zlecenia łącznie z innymi dokumentami, takimi jak rachunki czy potwierdzenia wykonania usług, zawierające informacje o okresie ich realizacji. Sama umowa potwierdza bowiem jedynie fakt jej zawarcia, nie zaś rzeczywiste wykonywanie zlecenia przez wskazany w niej czas.

Uwaga! Ocena przedstawionej dokumentacji musi mieć charakter obiektywny i nie może prowadzić do stawiania pracownikowi wymagań nadmiernych lub arbitralnych. Pracodawca nie jest uprawniony do żądania dodatkowych dowodów w sytuacji, gdy pracownik przedłożył komplet dokumentów jednoznacznie potwierdzających wykonywanie zlecenia w danym okresie. Jeżeli jednak dokumentacja jest niepełna, nie pozwala na ustalenie okresu wykonywania zlecenia albo budzi uzasadnione wątpliwości co do jej autentyczności, pracodawca może odmówić zaliczenia danego okresu do stażu pracy. W takim przypadku pracownik może uzupełnić dokumenty lub – jeżeli uzna odmowę za bezzasadną – dochodzić swoich praw przed sądem pracy.

4. Obowiązki dokumentacyjne

Złożenie wniosku do ZUS nie wymaga dołączania jakichkolwiek dodatkowych dokumentów, takich jak umowy czy potwierdzenia rozliczeń. ZUS wydaje zaświadczenie wyłącznie na podstawie danych zgromadzonych w swoich systemach informatycznych i nie prowadzi w tym zakresie odrębnych postępowań wyjaśniających ani nie opiera się na dokumentach przedstawianych przez wnioskodawcę.

Uwaga! Jeżeli ZUS nie będzie w stanie potwierdzić określonego okresu z uwagi na brak stosownych danych, co może dotyczyć w szczególności okresów odległych w czasie, pracownik może wykazać ten okres bezpośrednio przed pracodawcą w inny sposób, posługując się np. umowami lub dokumentami rozliczeniowymi. W takim przypadku do przedkładanej dokumentacji należy dołączyć informację otrzymaną z ZUS o braku możliwości potwierdzenia danego okresu.

5. Umowa zlecenia a urlop wypoczynkowy

Urlop należy ustalić proporcjonalnie do okresu pozostawania w stosunku pracy.

Okres wykonywania umowy zlecenia nie jest okresem, w którym powstaje prawo do wypoczynku, gdyż przysługuje on wyłącznie pracownikowi pozostającemu w stosunku pracy.

Zgodnie z art. 302¹ par. 8 k.p. do okresu zatrudnienia u danego pracodawcy wlicza się – po nawiązaniu stosunku pracy – określone okresy aktywności poza pracowniczej, w tym m.in. wykonywanie umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, jeżeli praca była świadczona na rzecz tego pracodawcy. Wliczenie tych okresów do stażu pracy następuje jednak dopiero po powstaniu stosunku pracy i nie prowadzi do utożsamienia zlecenia ze stosunkiem pracy ani do wstecznego nabycia pracowniczych uprawnień urlopowych.

Uwaga! Ustalanie wymiaru urlopu wypoczynkowego odbywa się na podstawie art. 155¹ k.p., który odwołuje się do okresu faktycznie przepracowanego w ramach stosunku pracy. Przepisy te dotyczą wyłącznie pracowniczego prawa do urlopu, które nie przysługuje osobom wykonującym umowy cywilnoprawne.

W konsekwencji, ustalając w kwietniu prawo do urlopu wypoczynkowego, nie można przyjmować, że pracownik pozostawał w stosunku pracy przez cały rok kalendarzowy. Urlop wypoczynkowy będzie przysługiwać w wymiarze proporcjonalnym do okresu od kwietnia do grudnia.

6. Zmiana charakteru umowy

Co do zasady – nie, gdyż przepis, który wprowadza nowe okresy wliczane do stażu pracy, tj. art. 301¹ k.p., obejmuje wyłącznie ściśle określone kategorie aktywności wykonywanych przez osobę fizyczną na podstawie umów cywilnoprawnych. Przepis ten wymienia okresy wykonywania umowy zlecenia (art. 734 k.c.) oraz innych umów o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu (art. 750 k.c.), okresy wykonywania umowy agencyjnej (art. 758 k.c.), a także okresy pozostawania osobą współpracującą z osobą wykonującą tego rodzaju umowy.

Katalog umów cywilnoprawnych podlegających zaliczeniu do okresów zatrudnienia ma charakter zamknięty i – zarówno od 1 stycznia, jak i od 1 maja 2026 r. – nie obejmuje umów o dzieło, o których mowa w art. 627 k.c. Typowe umowy o dzieło, niezależnie od długości ich wykonywania, nie będą zatem wliczane do stażu pracy.

Uwaga! Wyjątek dotyczy umowy nazwanej przez strony „umową o dzieło”, która w rzeczywistości spełniała cechy umowy o świadczenie usług. Jeżeli taki charakter umowy zostanie ustalony, np. w wyroku sądu pracy i ubezpieczeń społecznych wydanym w związku z oceną obowiązku ubezpieczeniowego, okres jej realizacji powinien zostać zakwalifikowany jako okres wykonywania umowy o świadczenie usług. W takim przypadku po odpowiednim udokumentowaniu okres ten podlega zaliczeniu do okresu zatrudnienia.

7. Zawieszenie działalności gospodarczej

Do okresu zatrudnienia wliczane są wyłącznie te okresy zawieszenia działalności gospodarczej, które przypadały na czas osobistej opieki nad dzieckiem i za które zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Jeżeli zawieszenie działalności nie było związane z taką okolicznością, okresy te nie podlegają zaliczeniu do stażu pracy.

8. Wymogi kwalifikacyjne

• Czy okresy wykonywania umów zlecenia oraz prowadzenia działalności gospodarczej zwiększają staż pracy wymagany do zatrudnienia na poszczególnych stanowiskach w jednostkach samorządu terytorialnego?

Podstawowe wymogi kwalifikacyjne, od których uzależniona jest możliwość zatrudnienia pracowników samorządowych, zostały określone w art. 6 ustawy o pracownikach samorządowych. W odniesieniu do kierowniczych stanowisk urzędniczych obejmują one m.in. obowiązek posiadania co najmniej trzyletniego stażu pracy albo wykonywania przez co najmniej trzy lata działalności gospodarczej o charakterze zgodnym z wymaganiami danego stanowiska. Wymogi dotyczące stażu pracy są zawarte również w tabelach stanowiących załącznik do rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. W obu przypadkach przepisy posługują się pojęciem „stażu pracy” bez ograniczenia go wyłącznie do okresów wynikających ze stosunku pracy.

Jeżeli okresy prowadzenia działalności gospodarczej oraz wykonywania umów zlecenia są – na gruncie art. 302¹ k.p. – wliczane do okresów zatrudnienia (w jednostkach sektora finansów publicznych od 1 stycznia 2026 r.), to podlegają one uwzględnieniu również przy ocenie spełnienia wymogów kwalifikacyjnych dotyczących stażu pracy.

Uwaga! Należy zwrócić uwagę na przepisy przejściowe zawarte w art. 7 ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw. Zgodnie z nimi okresów wykonywania umów zlecenia ani prowadzenia działalności gospodarczej nie wlicza się do stażu pracy wymaganego od kandydatów w postępowaniach rekrutacyjnych na wolne stanowiska, które zostały wszczęte i nie zostały zakończone przed dniem wejścia w życie art. 302¹ k.p.

9. Działalność nierejestrowana

Okresów prowadzenia działalności nierejestrowanej nie wlicza się do stażu pracy. Działalność ta, określana również jako nieewidencjonowana, stanowi drobną działalność zarobkową osób fizycznych, która nie wymaga rejestracji firmy. Nie jest ona traktowana jako działalność gospodarcza, jeśli uzyskany przychód należny nie przekracza w żadnym kwartale 225 proc. kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz jeżeli osoba ją prowadząca w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywała działalności gospodarczej. W przypadku przekroczenia wskazanego limitu przychodów działalność ta staje się działalnością gospodarczą, począwszy od dnia przekroczenia.

Zgodnie z art. 302¹ k.p. do okresu zatrudnienia wlicza się okresy prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności w rozumieniu art. 8 ust. 6 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: u.s.u.s.), a także okresy pozostawania osobą współpracującą z osobą prowadzącą taką działalność, pod warunkiem opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe.

Uwaga! Zakres pojęcia pozarolniczej działalności, o którym mowa w art. 8 ust. 1 u.s.u.s., nie obejmuje działalności nierejestrowanej, gdyż nie jest ona działalnością gospodarczą w rozumieniu przepisów ustawy – Prawo przedsiębiorców.

10. Wolontariat, praktyki, staże

Nowe przepisy nie wprowadziły w tym zakresie żadnych zmian. Okres wykonywania świadczeń w ramach wolontariatu nie podlega wliczeniu do okresów zatrudnienia, podobnie jak praktyki studenckie odbywane w ramach programu studiów.

Inaczej kształtuje się sytuacja w odniesieniu do staży realizowanych z urzędów pracy, które od lat są wliczane do okresów zatrudnienia. Zgodnie z art. 240 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia do ogólnego pracowniczego stażu pracy zalicza się okresy pobierania zasiłku dla bezrobotnych, stypendium w okresie szkolenia finansowanego przez urząd pracy, stypendium w okresie odbywania stażu z urzędu pracy, a także stypendium w okresie uczestnictwa w działaniach z zakresu reintegracji społecznej zleconych przez starostę.

Wskazane okresy pobierania zasiłku i stypendium nie są jednak wliczane do:

• okresów wymaganych do nabycia prawa i długości pobierania zasiłku dla bezrobotnych,
• okresu zatrudnienia, od którego zależy nabycie prawa do urlopu wypoczynkowego,
• stażu pracy określonego w odrębnych przepisach jako warunek wykonywania niektórych zawodów. ©℗