Ekwiwalent za niewykorzystany urlop 2026. Nowe terminy wypłaty

Ekwiwalent za urlop przysługuje pracownikom w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Zasady obliczania tego ekwiwalentu zostały określone w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (dalej: rozporządzenie).

Ani kodeks pracy, ani rozporządzenie nie określały dotychczas, w jakim terminie należy taki ekwiwalent wypłacić. Zostało to doprecyzowane nowelizacją kodeksu pracy (ustawa z 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych). Nie jest znana dokładna data wejścia w życie nowych przepisów, ponieważ ustawa oczekuje na ogłoszenie Zaczną obowiązywać 14 dnia od ogłoszenia.

Ekwiwalent za urlop – czy pracodawca zawsze musi go wypłacać?

Pracodawca jest zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu, gdy pracownik nie wykorzystał przysługującego mu urlopu, a stosunek pracy się zakończył. Takiej sytuacji powinien zapobiegać art. 167¹ k.p., zgodnie z którym w okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu urlopu. Pracodawca może więc przymusowo wysłać pracownika znajdującego się w okresie wypowiedzenia na urlop.

Może się jednak zdarzyć, że pracownik ma zbyt krótki okres wypowiedzenia, aby wykorzystać cały urlop, albo wpływa zaświadczenie o niezdolności do pracy za okres wypowiedzenia i wykorzystanie urlopu nie jest możliwe.

Wykorzystanie urlopu nie jest również możliwe, gdy z pracownikiem umowa o pracę jest rozwiązywana bez okresu wypowiedzenia (tzw. dyscyplinarka).

Wszystkie te sytuacje powodują, że pracodawca będzie zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.

Kolejna umowa zawarta z tym samym pracownikiem

Wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop nie jest obowiązkiem pracodawcy, jeśli strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie trwania kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą (art. 171 § 1 k.p.).

Jeśli więc pracodawca zawiera z pracownikiem kolejną umowę, np. umowę na czas określony po umowie na okres próbny albo kolejną umowę na czas określony, nie musi wypłacać ekwiwalentu za niewykorzystany urlop należny na podstawie zakończonej umowy.

Terminy wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop

Obecne przepisy kodeksu pracy nie określają terminu wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Zmieni się to po wejściu w życie ustawy z 4 grudnia 2025 r., która doda to art. 171 § 4 i 5.

Zgodnie z nowym 171 § 4 k.p. pracodawca dokonuje wypłaty ekwiwalentu pieniężnego w terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym zgodnie z art. 85 k.p.

Przypomnijmy, że zgodnie z przewidzianymi w tym artykule zasadami wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie (§ 1). Wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego (§ 2). Jeżeli natomiast ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym (§ 3).

Oznacza to w praktyce, że ekwiwalent będzie wypłacany wraz z ostatnią pensją.

Termin wypłaty ekwiwalentu, gdy umowa wygasła wcześniej

Odrębne zasady będą stosowane, jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia ustalony zgodnie z art. 85 k.p. przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. W takim przypadku będzie miał zastosowanie nowy 171 § 5 k.p., zgodnie z którym pracodawca wypłaci ekwiwalent za niewykorzystany urlop w terminie 10 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Jeżeli ustalony w ten sposób termin wypłaty ekwiwalentu jest dniem wolnym od pracy, ekwiwalent trzeba będzie wypłacić w dniu poprzedzającym ten dzień.

Jak obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

Nowelizacja nie zmienia zasad wypłacania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Przypomnijmy, że zasady jego obliczania zostały zawarte we wspomnianym wyżej rozporządzeniu z 8 stycznia 1997 r.

Zgodnie z generalną zasadą ekwiwalent oblicza się tak samo jak wynagrodzenie urlopowe, ale z pewnymi wyjątkami określonymi w § 15-19 rozporządzenia.

Ekwiwalent za niewykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy oblicza się w następujący sposób:

• dzieląc sumę miesięcznych wynagrodzeń ustalonych na podstawie § 15-17 rozporządzenia przez współczynnik urlopowy, a następnie,
• dzieląc tak otrzymany ekwiwalent za jeden dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika, a następnie,
• mnożąc tak otrzymany ekwiwalent za jedną godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.

Współczynnik urlopowy 2026

Do obliczenia ekwiwalentu konieczne będzie zastosowanie współczynnika ekwiwalentu, o którym mowa w § 19 rozporządzenia.

Współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosuje przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku kalendarzowego.

Współczynnik ustala się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12.

Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, wartość współczynnika obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika.

W 2026 r. współczynnik urlopowy wynosi 20,92.

Jak obliczyć miesięczne wynagrodzenia dla celów ekwiwalentu?

Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu (§ 15 rozporządzenia).

Składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, z wyjątkiem składników wynagrodzenia określonych w stawce miesięcznej w stałej wysokości, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu. Jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu dłuższego niż miesiąc, wynagrodzenie faktycznie wypłacone mu w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (§ 16).

Składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu (§ 17).