Limity umów na czas określony wymagają szczególnej ostrożności przy planowaniu zatrudnienia

Spóźnione zawiadomienie inspekcji pracy nie zwalnia z odpowiedzialności za złamanie przepisów o umowach na czas określony

Pracodawca zawarł z pracownikiem czwartą umowę na czas określony, gdyż było to niezbędne z uwagi na obiektywne przyczyny. Nie zawiadomił o tym właściwego okręgowego inspektora pracy. Czy zawiadomienie po terminie wyłącza odpowiedzialność wykroczeniową, a jeśli nie – kto ją ponosi?

Limity dotyczące zatrudnienia na czas określony nie mają zastosowania m.in. do umowy zawartej na czas określony, w przypadku gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie, powodujące, że niezbędne jest zawarcie takiej umowy.

Ograniczenia dotyczące maksymalnie 33 miesięcy i trzech umów terminowych nie stosuje się, gdy umowa została zawarta:

• w celu zastępstwa nieobecnego pracownika, wykonywania pracy dorywczej, sezonowej lub kadencyjnej,
• z obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy, jeśli służy to rzeczywistemu i czasowemu zapotrzebowaniu na pracę.

We wskazanych wyżej sytuacjach w umowie o pracę zawartej na czas określony należy podać cel jej zawarcia lub okoliczności danego przypadku przez zamieszczenie informacji o obiektywnych przyczynach uzasadniających jej zawarcie.

Jeśli pracodawca zawiera umowę terminową wyłączoną z limitów z powodu obiektywnych przyczyn leżących po jego stronie, musi w ciągu pięciu dni roboczych poinformować o tym właściwego okręgowego inspektora pracy – pisemnie lub elektronicznie, podając uzasadnienie.

Uwaga! Niedopełnienie tego obowiązku, w tym także dokonanie zgłoszenia po terminie stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Grozi za nie grzywna od 1000 do 30 000 zł, a odpowiedzialność ponosi osoba fizyczna – pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu, zobowiązana do dokonania zawiadomienia.

Kolejny angaż po trzech terminowych musi być na czas nieokreślony

Od 1 do 30 kwietnia br. zatrudnialiśmy pracownika na okres próbny. Następnie zawarliśmy z nim dwie kolejne umowy na czas określony: od 1 maja do 31 lipca oraz od 1 sierpnia do 10 listopada. 10 listopada br. podpisaliśmy aneks przedłużający okres obowiązywania tego ostatniego terminowego angażu – do końca grudnia br. Czy jeśli w styczniu 2026 r. ponownie zechcemy zatrudnić tego pracownika, będziemy mogli zawrzeć z nim umowę na czas określony?

Nie. W takiej sytuacji konieczne będzie zawarcie z pracownikiem umowy na czas nieokreślony. Zgodnie z obowiązującymi przepisami łączny czas trwania zatrudnienia na podstawie umów terminowych między tymi samymi stronami nie może przekroczyć 33 miesięcy, a liczba takich umów – trzech. Ograniczenie to dotyczy zarówno długości zatrudnienia, jak i liczby zawartych kontraktów niezależnie od długości przerw pomiędzy nimi.

Uwaga! Uzgodnienie między stronami w czasie obowiązywania umowy o pracę na czas określony dłuższego okresu jej trwania traktowane jest jak zawarcie – od dnia następującego po pierwotnym terminie zakończenia – nowej umowy na czas określony. Jeśli łączny okres zatrudnienia z tytułu takich umów przekroczy 33 miesiące lub liczba zawartych kontraktów wyniesie więcej niż trzy, od następnego dnia po upływie 33 miesięcy bądź od dnia podpisania czwartej umowy pracownik jest uznawany za zatrudnionego na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony.

W przypadku opisanym w pytaniu pierwsza umowa, zawarta na okres próbny, nie jest uwzględniana przy ustalaniu limitów zatrudnienia na czas określony. Następnie jednak pracodawca podpisał z pracownikiem dwa kolejne terminowe angaże, z których drugi został przedłużony aneksem. Oznacza to, że w świetle przepisów doszło już do zawarcia trzech umów na czas określony. Choć łączny okres zatrudnienia wynosi jedynie osiem miesięcy, pracodawca nie będzie mógł ponownie zawrzeć z tą osobą terminowego angażu – kolejna umowa musi mieć charakter bezterminowy. Zawarcie nowego kontraktu na okres próbny byłoby dopuszczalne wyłącznie wtedy, gdyby pracownik miał wykonywać inny rodzaj pracy niż dotychczas.

Przedłużenie umowy do dnia porodu nie zmienia jej charakteru

Pracownica została zatrudniona na podstawie dwóch kolejnych umów o pracę na czas określony: od 1 kwietnia 2023 r. do 31 marca 2025 r. (24 miesiące) oraz od 1 kwietnia do 31 grudnia 2025 r. (9 miesięcy), czyli łącznie na 33 miesiące. Ostatni angaż zostanie przedłużony, gdyż uległby rozwiązaniu po upływie trzeciego miesiąca ciąży pracownicy. Czy to oznacza, że od stycznia 2026 r. pracownica będzie zatrudniona u nas na czas nieokreślony?

Nie. Przedłużenie umowy do dnia porodu nie spowoduje zatrudnienia pracownicy na czas nieokreślony.

W przypadku opisanym w pytaniu pracownica została już zatrudniona na czas określony na łączny okres 33 miesięcy – limit zatrudnienia na czas określony zostanie w jej przypadku wyczerpany z końcem grudnia br. Gdyby nie doszło do przedłużenia zatrudnienia pracownicy z uwagi na jej ciążę, to w przypadku kontynuowania współpracy należałoby zawrzeć z nią umowę o pracę na czas nieokreślony, ponieważ dalsze zatrudnienie terminowe nie byłoby dopuszczalne.

Uwaga! W przedstawionej sytuacji zawarta z pracownicą umowa o pracę obowiązująca do końca grudnia br. ulegnie – z mocy prawa – przedłużeniu do dnia porodu, gdyż jej rozwiązanie przypadałoby po upływie trzeciego miesiąca ciąży. Zatrudnienie to, mimo że łącznie potrwa dłużej niż 33 miesiące, nie przekształci się w umowę bezterminową.

Trzeci kontrakt na czas określony - ile może trwać

Zwarliśmy z pracownicą już dwie kolejne umowy na czas określony. Pierwszą na dwa lata, dwa miesiące i dziesięć dni, a drugą – na miesiąc i pięć dni. Obecnie chcemy zawrzeć z pracownicą trzeci kontrakt na czas określony. Na jaki okres możemy zawrzeć umowę, aby nie doprowadzić do zatrudnienia pracownicy na czas nieokreślony?

Pracownica może zostać zatrudniona na czas określony maksymalnie na 5 miesięcy i 15 dni. Ugruntowane jest stanowisko, zgodnie z którym przy obliczaniu stażu pracy miesiącem pracy jest miesiąc kalendarzowy (jeżeli więc pracownik został zatrudniony np. 1 października, to miesiąc pracy upływa 31 października, a nie 1 grudnia).

Uwaga! Staż pracy oblicza się w latach, miesiącach i dniach przy przyjęciu, że termin upływa w przeddzień dnia odpowiadającego nazwie dnia początkowego (np. w razie zatrudnienia pracownika 10 listopada, miesiąc pracy upłynie 9 grudnia), następnie sumuje się lata, sumuje się miesiące i przelicza je na lata z uwzględnieniem, że 12 miesięcy pracy to jeden rok, sumuje się także dni i przelicza na miesiące z uwzględnieniem, że 30 dni równa się jednemu miesiącowi (postanowienie SN z 11 grudnia 2009 r., sygn. akt II PK 223/09).

Przyjmuje się, że szczególne właściwości i potrzeby stosunków pracy powodują stosowanie swoistych, innych niż w prawie cywilnym zasad obliczania stażu pracy.

Jednak w wypadku dni, których w poszczególnych okresach zatrudnienia nie da się przeliczyć na pełne miesiące, należy się odwołać do przepisów k.c., regulujących obliczanie terminów, przyjmując, że miesiąc odpowiada 30 dniom.

W sytuacji opisanej w pytaniu pracownica była już zatrudniona u tego pracodawcy na podstawie dwóch umów na czas określony, przez łączny okres 2 lat, 3 miesięcy i 15 dni (czyli przez 27 miesięcy i 15 dni). Do wyczerpania limitowanego zatrudnienia na czas określony pozostała zatem w jej wypadku tylko jedna umowa na czas określony, nie dłuższy niż 5 miesięcy i 15 dni. ©℗