Krajowy System e-Faktur miał uporządkować obieg dokumentów w firmach. W praktyce – jak wskazuje ekspert – może prowadzić do sytuacji, w której przedsiębiorca nie wie, że otrzymał fakturę, padnie ofiarą fałszywego dokumentu lub straci kontrolę nad rozliczeniami VAT. W skrajnych przypadkach przedsiębiorca musi udowadniać, że był ofiarą, a nie uczestnikiem procederu.
Ryzyka KSeF w praktyce: czego nie widać w codziennym korzystaniu z systemu
O ryzykach związanych z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) pisze się dużo. Głównie o fałszywych fakturach, problemach technicznych czy nowych obowiązkach firm. Rzadziej jednak patrzy się na te kwestie z perspektywy codziennej pracy przedsiębiorcy i jego księgowości. Tymczasem to właśnie wtedy wychodzą na jaw największe luki Krajowego Systemu e-Faktur.
— Z mojej perspektywy największym zaskoczeniem dla klientów jest to, że KSeF nie „zarządza” fakturami – on je tylko przechowuje. A to oznacza, że odpowiedzialność za kontrolę nad dokumentami wciąż w 100 proc. leży po stronie przedsiębiorcy – mówi Wojciech Gut, doradca podatkowy, założyciel kancelarii VATAX i były biegły sądowy w dziedzinie podatków przy Sądzie Okręgowym w Warszawie.
Jakie zatem ryzyka wiążą się z KSeF i dlaczego wystawienie faktury to dopiero początek problemów? Na te pytania odpowiada w rozmowie z redakcją Wojciech Gut.
Brak powiadomień w KSeF: faktura może istnieć, zanim przedsiębiorca ją zobaczy
Redakcja: O KSeF mówi się dziś głównie w kontekście obowiązku wystawiania faktur. Tymczasem Pan zwraca uwagę na inny problem – odbiór i kontrolę faktur. Dlaczego?
Wojciech Gut: Bo wystawianie faktur to dopiero początek. Z mojej perspektywy, doradcy podatkowego, który pracuje z przedsiębiorcami na co dzień, prawdziwe ryzyko zaczyna się w momencie, kiedy dokument księgowy trafia do KSeF. Zgodnie z art. 106na ust. 3 ustawy od tej chwili biegną terminy.
Redakcja: Dlaczego wiąże się z tym ryzyko?
Wojciech Gut: Ponieważ nie ma znaczenia, czy przedsiębiorca ma świadomość jej istnienia. Z punktu widzenia przepisów liczy się sama możliwość zapoznania się z jej treścią. Fakt, że ktoś nie skorzystał ze swoich uprawnień nie powoduje, że faktura nie może być uznana za dostarczoną.
Redakcja: Jak na takie sytuacje reagują przedsiębiorcy?
Wojciech Gut: Przykład z wczoraj. Przedsiębiorca dostał wezwanie do zapłaty za dostawę mediów. Był bardzo zdziwiony, że ma fakturę w systemie – przecież zawsze dostawał ją na maila. Nie bardzo rozumiał, dlaczego teraz jest inaczej. Właśnie dlatego zbudowaliśmy Claro, które monitoruje KSeF i wysyła powiadomienia automatycznie.
Redakcja: Wynika z tego, że można przegapić fakturę i nawet o tym nie wiedzieć?
Wojciech Gut: Dokładnie. Wyobraźmy sobie prostą sytuację: rata leasingu – 3 200 zł miesięcznie. Faktura trafia do KSeF. Przedsiębiorca nie dostaje maila, SMS-a, nic. Po 14 dniach pojawiają się odsetki. Po 30 – wezwanie do zapłaty. A on nawet nie wiedział, że faktura istnieje.
To samo dotyczy rachunków za energię, telefon czy internet – kosztów, które są powtarzalne i często opłacane automatycznie. Problem w tym, że faktura może nie trafić do ksiąg. Po kilku okresach rozliczeniowych przedsiębiorca traci prawo do odliczenia VAT, mimo że faktycznie zapłacił zobowiązanie.
Redakcja: Wielu przedsiębiorców nadal dostaje faktury mailem…
Wojciech Gut: I to tworzy iluzję bezpieczeństwa. Ale to jest stan przejściowy. Kto buduje procesy na założeniu „i tak dostanę fakturę mailem”, wpada w pułapkę. Brak powiadomień to nie jest błąd systemu, to jego cecha. Kto nie zautomatyzuje kontroli, będzie reagował dopiero wtedy, gdy pojawi się problem. Dlatego kluczowe staje się wsparcie technologiczne – takie jak przykładowo Claro – które pozwala na bieżąco monitorować dokumenty w KSeF i nie opierać się wyłącznie na ręcznym sprawdzaniu systemu.
„Faktury-duchy w KSeF”: fałszywy dokument wygląda jak każda inna faktura
Redakcja: Ryzykiem podobno są też tzw. faktury-duchy. Czy to realny problem?
Wojciech Gut: Jak najbardziej. Fałszywa faktura w KSeF wygląda dokładnie tak samo jak prawdziwa. Wcześniej mieliśmy naturalne filtry: spam w mailu, podejrzany nadawca, dziwny załącznik. Teraz tego nie ma. Każda faktura trafia do jednego systemu i wygląda identycznie. Wyobraźmy sobie bota, który wysyła tysiące faktur na ślepo, na małe kwoty. Przed KSeF taka faktura wylądowałaby w spamie. Teraz ląduje na tej samej liście co faktura od leasingodawcy – i wygląda dokładnie tak samo.
Redakcja: Gdzie w takim razie leży dziś największe ryzyko związane z fałszywymi fakturami?
Wojciech Gut: W stracie pieniędzy. Firma dostaje 30–50 faktur miesięcznie. Wśród nich pojawia się jedna na 487 zł od nieznanego podmiotu. Firma ją księguje, opłaca – i pieniądze znikają. Skutki mogą też być poważniejsze – jeśli ktoś odliczy VAT z takiej faktury, narusza przepisy. Może być zobowiązany do zwrotu podatku i zapłaty dodatkowej sankcji. Do tego dochodzi ryzyko zainteresowania ze strony organów skarbowych. W skrajnych przypadkach przedsiębiorca musi udowadniać, że był ofiarą, a nie uczestnikiem procederu.
Redakcja: Czy taką fałszywą fakturę w systemie można po prostu odrzucić?
Wojciech Gut: Nie. W KSeF nie ma funkcji odrzucenia faktury. Można zgłosić nadużycie, ale to trwa. A w międzyczasie faktura jest w systemie i może zostać zaksięgowana przez pomyłkę.
Chaos w dokumentach: KSeF nie zarządza fakturami, tylko je przechowuje
Redakcja: Z jakimi jeszcze problemami mierzą się przedsiębiorcy w związku z KSeF?
Wojciech Gut: Chaosem w dokumentach. Nie ma statusów, oznaczeń, checkboxów. Nie da się zaznaczyć: „to jest moje”, „to opłacone”, „to do wyjaśnienia”. Klienci przyzwyczaili się, że faktury spływają mailem. To przeszłość. Teraz muszą aktywnie po nie sięgać – albo mieć narzędzie, które to robi za nich.
Wyobraźmy sobie: koniec miesiąca, a księgowy prosi o dokumenty. Przedsiębiorca loguje się do KSeF i widzi 50 faktur. Nie wie, które opłacił, które są od jego dostawców, a które wymagają wyjaśnienia. Zaczyna się ręczne porównywanie z wyciągami bankowymi, kontakt z kontrahentami, selekcja. To godziny pracy.
Redakcja: Jakie są z tym związane ryzyka?
Wojciech Gut: Między innymi podwójne płatności, bo ta sama faktura może przyjść przez KSeF i mailem. Podwójne księgowanie i w konsekwencji błędy w rozliczeniach. Do tego dochodzą pomyłki w JPK_V7, opóźnienia w przekazywaniu dokumentów do księgowego i zwykła strata czasu. A jeśli firma zostanie „zalana” setkami fałszywych faktur, problem rośnie wykładniczo.
KSeF nie liczy za przedsiębiorcę – błędy przechodzą bez żadnej weryfikacji
Redakcja: A co z błędami rachunkowymi? Niektórzy zakładają, że system je wychwyci.
Wojciech Gut: System nie dokonuje obliczeń matematycznych. Wielu przedsiębiorców zakłada, że jeśli KSeF przyjął fakturę, to znaczy, że jest poprawna. To błędne myślenie. KSeF sprawdza czy plik XML jest zgodny ze strukturą, ale nie policzy za Ciebie czy 100 × 23% to 23 zł. To nadal zadanie przedsiębiorcy lub jego księgowego. Rynkowe programy do fakturowania, jak np. Claro, przeliczają wiele z tych danych automatycznie – ale kto korzysta z darmowych narzędzi ministerstwa, musi liczyć sam.
Redakcja: Czyli błędna faktura może przejść bez problemu?
Wojciech Gut: Tak. Przykład: literówka w stawce VAT – zamiast 23% ktoś wpisze 32%. Albo błędny kurs walutowy przy fakturze w euro. System to przyjmie. Konsekwencje pojawiają się później, przy rozliczeniu lub kontroli. Korekty, odsetki, czasem sankcje. Dodatkowy problem: w KSeF nie ma not korygujących.
Czy firmy są gotowe na KSeF? Tylko część przedsiębiorców wdrożyła system
Redakcja: Czy przedsiębiorcy są dziś przygotowani na KSeF?
Wojciech Gut: Nie w pełni. Gdy dwa tygodnie przed wejściem w życie KSeF sprawdzaliśmy, kto nadał uprawnienia do systemu, okazało się, że zrobiło to może 20% firm. Obecnie jest to ok. 90% przedsiębiorców.
Redakcja: Jaki jest główny wniosek dla przedsiębiorców?
Wojciech Gut: Taki, że sam KSeF nie wystarczy. To fundament, ale potrzebna jest jeszcze warstwa kontroli. Bez niej przedsiębiorca nie wie, jakie faktury do niego trafiają, nie odróżnia prawdziwych od fałszywych, traci kontrolę nad płatnościami i ponosi ryzyko błędów podatkowych. Z perspektywy praktyka widzę jedno: problemem nie jest wystawienie faktury. Problemem jest to, co dzieje się później.
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone.
Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję.
Wpisz adres e-mail wybranej osoby, a my wyślemy jej bezpłatny dostęp do tego artykułu