Jak obliczyć składki za pracownika na urlopie wychowawczym

Mimo że płatnik ich nie opłaca, to musi jednak złożyć dokumenty rozliczeniowe, a więc także ustalić podstawę wymiaru składek. A jej limity zmieniają się każdego roku w styczniu.

Podczas urlopu wychowawczego pracownik nie zachowuje prawa ani do wynagrodzenia, ani do zasiłku. Podlega jednak ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, jeżeli nie ma ustalonego prawa do emerytury lub renty i nie ma innych tytułów do tych ubezpieczeń.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym stanowi kwota 60 proc. prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek, ogłoszonego na dany rok kalendarzowy (8673 zł). Składka w nowej wysokości obowiązuje od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku. Jednak podstawa ta nie może być wyższa niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy i nie może być niższa niż 75 proc. kwoty minimalnego wynagrodzenia (4666 zł).

Ważne! Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopach wychowawczych za miesiące od stycznia do grudnia 2025 r. nie może być:

• wyższa niż 5203,80 zł, tj. 60 proc. z 8673 zł, oraz
• niższa niż 3499,50 zł, tj. 75 proc. z 4666 zł.

Aby prawidłowo wyznaczyć podstawę wymiaru składek dla osoby przebywającej na urlopie wychowawczym, należy porównać kwotę graniczną, tj. 5203,80 zł, z kwotą średniego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego pracownicy za 12 miesięcy przed rozpoczęciem urlopu. Jeżeli faktyczne wynagrodzenie pracownika jest wyższe niż 5203,80 zł, to za podstawę przyjmuje się właśnie tę ustawową kwotę graniczną. I odwrotnie, jeśli ta kwota graniczna przewyższa wynagrodzenie pracownika, to składki są naliczane od faktycznego wynagrodzenia.

Przeciętne wynagrodzenie

Przy ustalaniu przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia należy stosować zasady obliczania podstawy wymiaru zasiłków, ale z uwzględnieniem wyjątków. Przyjmuje się tu wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu wychowawczego, o ile stanowiło podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe. Wynagrodzenie wypłacone za dany miesiąc może więc nie zawsze pokrywać się z podstawą wymiaru składek za ten miesiąc. Do podstawy wymiaru składek osób przebywających na urlopie wychowawczym przyjmuje się wynagrodzenie pracownika u danego płatnika składek, z tytułu pracy, u którego został udzielony urlop wychowawczy. Trzeba jednak pamiętać, że wynagrodzenie przyjmuje się w pełnej wysokości, a nie po odliczeniu części składek społecznych w wysokości odpowiadającej 13,71 proc., jak przy ustalaniu podstawy zasiłków.

Przeciętne miesięczne wynagrodzenie uzyskuje się, dzieląc sumę wynagrodzeń uzyskanych przez pracownika w przyjmowanym okresie przez liczbę tych miesięcy, w których wynagrodzenie to osiągnął. Gdy pracownik rozpoczął urlop wychowawczy przed upływem 12 miesięcy kalendarzowych zatrudnienia, należy uwzględniać wynagrodzenie uzyskane u danego płatnika składek za pełne miesiące kalendarzowe trwania stosunku pracy.

Jeżeli w okresie, za który wynagrodzenie uwzględnia się przy ustalaniu podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym, pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia wskutek nieprzepracowania części miesiąca z przyczyn usprawiedliwionych:

• wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy;
• przyjmuje się, po uzupełnieniu stosownie do rodzaju składników wynagrodzenia, wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy.

Uzupełnia się wynagrodzenia, jeżeli w okresie 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy było one zmniejszane z przyczyn usprawiedliwionych. Wówczas jako uzupełnione przyjmuje się wynagrodzenie miesięczne określone w umowie o pracę lub w innym akcie nawiązującym stosunek pracy, jeżeli przysługuje ono w stałej miesięcznej wysokości. Natomiast przy wynagrodzeniu zmiennym jako uzupełnione traktuje się takie, które pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował pełny miesiąc kalendarzowy. W tym celu:

• jeżeli pracownik przepracował choćby jeden dzień – dzieli się wynagrodzenie osiągnięte za przepracowane dni robocze przez liczbę dni roboczych, w których zostało ono osiągnięte i mnoży przez liczbę dni, które pracownik był obowiązany przepracować w danym miesiącu;
• jeżeli pracownik nie osiągnął w danym miesiącu żadnego wynagrodzenia – przyjmuje się kwotę zmiennych składników wynagrodzenia w przeciętnej miesięcznej wysokości wypłaconej za ten miesiąc pracownikom zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku u płatnika składek.

Przy ustalaniu przeciętnego wynagrodzenia za 12 miesięcy kalendarzowych obowiązuje też następująca zasada: uwzględnia się wszystkie składniki przychodu uzyskiwane ze stosunku pracy, które nie zostały wyłączone z podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe pracownika, na podstawie art. 18 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych i par. 2 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Zatem pracodawca, który ustala podstawę wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym, nie wyłącza m.in. tych składników, które przy obliczaniu podstawy zasiłków się nie liczą, czyli przysługujących za okresy pobierania świadczeń z ubezpieczenia społecznego. Chodzi tu np. o składniki wynagrodzenia, które nie zależą bezpośrednio od indywidualnego wkładu pracy pracownika, ale od wyników grupy pracowników lub całego zakładu pracy, koszty wynajmu mieszkania, pakietu medycznego czy dodatkowego ubezpieczenia na życie.

Proporcjonalne obniżenie podstawy

Jeżeli urlop wychowawczy rozpoczął się w trakcie miesiąca, kwotę ustalonej podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym zmniejsza się proporcjonalnie do okresu ubezpieczenia w tym miesiącu. Dotyczy to zarówno przypadku, gdy odpowiada ona kwocie przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia ustalonej z 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop równej lub niższej niż 60 proc. prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, jak i kwocie równej lub wyższej od kwoty 75 proc. minimalnego wynagrodzenia. [przykład]

przykład

• emerytalna – 906,95 zł (4646,25 zł x 19,52 proc.),
• rentowa – 371,70zł (4646,25 zł x 8 proc.). ©℗

Osoba przebywająca na urlopie wychowawczym podlega też obowiązkowo ubezpieczeniu zdrowotnemu, jeżeli nie ma innych tytułów do tego ubezpieczenia.

WAŻNE! Podstawą wymiaru składki zdrowotnej jest kwota odpowiadająca wysokości specjalnego zasiłku opiekuńczego. Składka jest miesięczna i niepodzielna.

Zatem ustalając podstawę jej wymiaru za dany miesiąc rozliczeniowy, nie stosuje się zasady proporcjonalnego jej zmniejszania w stosunku do okresu podlegania temu ubezpieczeniu. Za podstawę przyjmuje się kwotę w wysokości 620 zł. Składka wynosi 55,80 zł (9 proc. x 620 zł).

Pracodawca musi wypełnić miesięczne raporty

Za pracownika przebywającego na urlopie wychowawczym pracodawca składa comiesięczne raporty rozliczeniowe. Przebywanie na urlopie wychowawczym stanowi co prawda odrębny tytuł do ubezpieczeń, ale pracodawca dokonuje tu zgłoszenia poprzez wykazanie ubezpieczonego w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA, z kodem 1211 x x. Natomiast w raporcie imiennym ZUS RCA tylko nalicza składki i wykazuje je w dokumentach rozliczeniowych za pracownika, ale ich nie opłaca. W całości są finansowane z budżetu państwa.

W opisywanym przykładzie za luty pracownicy przysługuje jeszcze zasiłek macierzyński w wysokości 365,70 zł, obliczony tylko z wynagrodzenia zasadniczego, bez składki ubezpieczeniowej, gdyż jest ona opłacana również za okresy pobierania zasiłków:

(5200 zł – 13,71 proc.) : 30 = 149,57 zł x 81,5 proc. = 121,90 zł x 3 dni = 365,70 zł

Mimo że składka ubezpieczeniowa za pakiet medyczny zostanie opłacona za cały miesiąc, to nie podlega ona oskładkowaniu. Po pierwsze, przysługuje za okres pobierania zasiłku macierzyńskiego, a takie składniki są wyłączone z podstawy wymiaru składek, o ile wynika to z wewnętrznych przepisów płacowych. Po drugie, część składki przypadająca na okres urlopu wychowawczego nie podlega oskładkowaniu, gdyż urlop ten jest osobnym tytułem do ubezpieczeń i świadczenia przysługujące za okres tego urlopu nie stanowią podstawy do oskładkowania.

Za luty należy za pracownicę złożyć następująco wypełnione raporty rozliczeniowe:

• ZUS RSA: z kodem tytułu 011000 oraz kodem świadczenia/przerwy 121 i okresem od 4 do 28 lutego 2025 r.;
• ZUS RCA:

– z kodem tytułu 124000 i kwotą 365,70 zł jako podstawą wymiaru składki emerytalnej i rentowej za okres od 1 do 3 lutego (okres pobierania zasiłku macierzyńskiego jest tytułem do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych) oraz kwotami składek na te ubezpieczenia;

– z kodem tytułu 121100 (osoba przebywająca na urlopie wychowawczym) i kwotą podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe 4646,25 zł i obliczonymi wcześniej kwotami składek emerytalnej i rentowej oraz kwotą podstawy składki zdrowotnej – 620 zł i kwotą samej składki (55,80 zł).

Kontynuacja urlopu na przełomie roku

Warto jeszcze wspomnieć, jak ustalić podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych dla osób, które przebywają na urlopie wychowawczym na przełomie roku. Skoro od 1 stycznia 2025 r. zmieniła się górna i dolna granica podstawy wymiaru, należy sprawdzić, jak rozliczać składki za okres począwszy od 1 stycznia br. Przeciętne wynagrodzenie pracownika przyrównuje się bowiem do aktualnie obowiązujących kwot granicznych. Przykładowo, jeśli wynagrodzenie pracownika jest nadal wyższe od obecnego górnego limitu 5203,80 zł, to należy składki naliczać od tej aktualnej granicznej wysokości. ©℗