Jeśli kierowca wykonujący przewóz międzynarodowy osiągnie przychód niższy od limitu, torekompensatę za sanitariaty wlicza się do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Wypłacony mu dodatek za rozłąkę zawsze trzeba oskładkować

Od półtora roku, od kiedy weszły w życie nowe zasady dotyczące ustalania pensji kierowców jeżdżących za granicę, specjaliści ds. kadr i płac w firmach przewozowych łamią sobie głowy nad tym, jak prawidłowo obliczać podstawę składek społecznych tych pracowników. W sukurs przyszedł im organ rentowy, dając wskazówki w interpretacjach oddziału w Lublinie z 9 stycznia 2025 r. (DI/200000/43/1099/2024) oraz Gdańsku z 25 kwietnia 2024 r. (DI/100000/43/362/2024).

Diabeł tkwi w zmianach…

Od 2 lutego 2022 r. kierowcy transportu międzynarodowego wykonujący swoje zwykłe obowiązki służbowe nie są uważani za pracowników przebywających w podróży służbowej (art. 26f ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców; t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 220; dalej: ustawa). Stosowanie nowych zasad było na tyle uciążliwe, że od 19 sierpnia 2023 r. zmodyfikowano jeszcze reguły ich wynagradzania.

Finalnie stanęło na tym, że jeśli miesięczny przychód kierowcy przekracza tzw. kwotę graniczną, podstawę wymiaru składek pomniejsza się o tzw. wirtualne diety. Wynoszą one 60 euro za każdy dzień pobytu za granicą, natomiast kwota graniczna jest równa tyle, ile prognozowane przeciętne wynagrodzenie miesięczne na dany rok kalendarzowy, czyli w 2025 r. – 8673 zł. Jednak jeżeli ustalona tak podstawa okaże się niższa od kwoty granicznej, podstawa to kwota graniczna.

Wolne od składek i PIT pozostają też zwracane kierowcom koszty:

  • noclegu podczas odpoczynku tygodniowego trwającego ponad 45 godzin; podróży do miejsca rozpoczęcia międzynarodowego przewozu drogowego środkami transportu innymi niż pojazd będący w dyspozycji pracodawcy lub podmiotu, dla którego kierowca wykonuje ten przewóz (np. pociągiem lub samolotem);niezbędnych udokumentowanych wydatków określonych lub uznanych przez pracodawcę bądź ten podmiot odpowiednio do uzasadnionych potrzeb nieprzekraczających kwot faktycznie poniesionych i udokumentowanych przez kierowcę; korzystania z urządzeń sanitarnych – w kwocie ustalonej na podstawie średnich nieudokumentowanych kosztów takich usług oferowanych w ogólnodostępnych miejscach obsługi podróżnych w państwach, w których kierowca wykonuje zadania służbowe.

…a księgowa płacze

Przedsiębiorca, który ubiegał się o wydanie interpretacji ZUS, zamierzał przyznać zatrudnianym kierowcom ciężarówek refundację wydatków na sanitariaty, ale nie wiedział, jak w konkretnych przypadkach sporządzić listy płac. Spytał ZUS, jak ustalić podstawę składek społecznych, jeśli wynagrodzenie łącznie z dodatkiem okażą się niższe od kwoty granicznej. Ponadto o to, co wówczas zrobić z wirtualnymi dietami: oskładkować czy nie. Jego zdaniem, skoro zostanie osiągnięty przychód niższy od limitu, to dodatek i diety nie podlegają wyłączeniu ze składek.

Krok po kroku – jak stosować wirtualne diety

Zakładamy, że w styczniu br. kierowca transportu międzynarodowego przez 12 dni pracował w Niemczech i dostał za ten miesiąc wynagrodzenie oraz dodatek sanitarny. Wirtualne diety, przeliczone według kursu euro równego 4,25 zł, wynoszą 3060 zł (12 x 60 x 4,25). Ustalamy podstawę wymiaru składek społecznych za styczeń:

Krok 1: Sumujemy przychody w rozumieniu u.p.d.o.f. uzyskane przez kierowcę w styczniu i porównujemy z kwotą graniczną 8673 zł.

Krok 2: Jeśli są one mniejsze od kwoty granicznej, nie stosujemy wirtualnych diet, a dodatek sanitarny wchodzi do podstawy oskładkowania.

Przykład: Wynagrodzenie za styczeń wynosi 6000 zł, dodatek sanitarny 500 zł. Skoro suma 6500 zł jest niższa od 8673 zł, wszystkie składniki wchodzą do podstawy wymiaru składek. Podstawa wymiaru składek społecznych to 6500 zł.

Krok 3: Jeżeli zsumowane przychody w rozumieniu u.p.d.o.f. wypracowane w styczniu są równe lub wyższe od kwoty granicznej, odejmujemy od nich przychody wolne od składek, a wynik (przychody wchodzące do podstawy składek społecznych) znowu porównujemy z kwotą graniczną.

Krok 4: Gdy nadal są wyższe od kwoty granicznej, należy zastosować kwotę wirtualnej diety pomniejszającą podstawę składek ZUS (od wyniku z kroku 3. należy odjąć kwotę wirtualnej diety 3060 zł).

Przykład: Wynagrodzenie za styczeń wynosi 9500 zł, dodatek sanitarny 1500 zł, wirtualne diety 3060 zł. Skoro 11 000 zł – 1500 zł = 9500 zł, a 9500 zł jest wyższe od 8673 zł, to od kwoty 9500 zł należy odjąć wirtualne diety.

9500 zł + 1500 zł = 11 000 zł > 8673 zł

11 000 zł – 1500 zł = 9500 zł > 8673 zł

9500 zł – 3060 zł = 6440 zł

Kwota 6440 zł jest niższa od kwoty granicznej. Podstawą wymiaru składek jest kwota graniczna 8673 zł.

Krok 5: Jeśli zaś przychód stanowiący podstawę składek społecznych po odjęciu wirtualnej diety nadal będzie wyższy od kwoty granicznej, podstawą składek jest otrzymany wynik.

Przykład: Wynagrodzenie za styczeń wynosi 12 000 zł, dodatek sanitarny 1500 zł, a wirtualne diety 3060 zł. Skoro 13 500 zł – 1500 zł = 12 000 zł, a 12 000 zł jest wyższe od 8673 zł, to należy odjąć wirtualne diety. Wynik 8940 zł (12 000 zł – 3060 zł) wciąż jest wyższy od kwoty granicznej i dlatego podstawę składek ZUS stanowi kwota 8940 zł.

12 000 zł + 1500 zł = 13 500 zł > 8673 zł

13 500 zł – 1500 zł = 12 000 zł > 8673 zł

12 000 zł – 3060 zł = 8940 zł > 8673 zł

Podstawa składek ZUS: 8940 zł

Oprac. Emilia Lazarowicz i Renata Majewska

ZUS nie tylko potwierdził poprawność opinii pracodawcy, lecz także zawarł w odpowiedzi wytyczne co do kalkulacji podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne kierowców transportu międzynarodowego, którzy osiągną miesięczny przychód w rozumieniu ustawy o podatku od osób fizycznych (u.p.d.o.f.) równy lub większy od kwoty granicznej. Przychód ten należy pomniejszyć o składniki wolne od składek wymienione w par. 2 rozporządzenia w sprawie podstawy wymiaru składek (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 728 ze zm.) oraz w art. 26g ustawy, a uzyskaną podstawę składek społecznych znowu skonfrontować z kwotą graniczną. Jak postąpić dalej, tłumaczymy szczegółowo w ramce obok.

Rozłąkowe bez zwolnienia

W kolejnej ciekawej interpretacji, z 10 stycznia 2025 r., oddział ZUS w Lublinie (DI/200000/43/1155/2024) odmówił pytającemu pracodawcy zastosowania zwolnienia ze składek do wypłacanych szoferom dodatków za rozłąkę. W myśl par. 2 ust. 1 pkt 18 rozporządzenia składkowego do podstawy ZUS nie wliczamy dodatku za rozłąkę wypłacanego czasowo przeniesionym pracownikom ani strawnego do wysokości diet z tytułu krajowej delegacji określonych w przepisach o podróżach służbowych. Wedle organu rentowego, aby skorzystać z tego wyłączenia, jest konieczne przeniesienie pracownika poza miejsce wykonywania przez niego pracy, które następuje zazwyczaj na mocy porozumienia z szefem i musi mieć charakter tymczasowy. Jednak „podróż oraz wykonywanie pracy w różnych miejscach, a także wynikająca z tego faktu rozłąka z rodziną, nie stanowi w przypadku kierowców zjawiska wyjątkowego, lecz jest normalnym wykonywaniem obowiązków pracowniczych, zwłaszcza w przypadku przewozów międzynarodowych” – czytamy w uzasadnieniu interpretacji. ©℗

opinia

Cenne wytyczne dla służb płacowych

ikona lupy />
Emilia Lazarowicz, ekspertka ds. kadr i płac, współwłaścicielka biura rachunkowego EIDO / Materiały prasowe

Branża transportowa ma wątpliwości co do sposobu ustalenia kwoty przychodu porównywanej następnie z tzw. kwotą graniczną. Od tego bowiem zależy, czy określone składniki wynagrodzenia kierowcy transportu międzynarodowego są zwolnione z oskładkowania, czy też nie. Opisane interpretacje ZUS wyjaśniają to dokładnie. Rozróżniają definicję przychodu w rozumieniu u.p.d.o.f. z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy (z wyłączeniem wynagrodzenia za czas choroby, zasiłków z ubezpieczeń społecznych oraz przychodów z par. 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie podstawy wymiaru składek) i definicję przychodu przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. I tak dodatek sanitarny zaliczamy do przychodu w rozumieniu u.p.d.o.f., ale nie zawsze stanowi on przychód wchodzący do podstawy wymiaru składek społecznych. W styczniowej interpretacji ZUS wyraźnie wskazał, że dopiero przychód stanowiący podstawę oskładkowania należy porównać z kwotą graniczną, aby ustalić, czy wirtualne diety naliczone kierowcy za dany miesiąc (po 60 euro za dzień) obniżą podstawę składek społecznych, czy też nie.

opinia

Ulga rozłąkowa nie dla szofera tira

ikona lupy />
Andrzej Radzisław, radca prawny z Kancelarii Goźlińska, Petryk i Wspólnicy / Materiały prasowe

Wiem, że zwolnienie ze składek dodatków rozłąkowych przysługuje tylko pracownikom czasowo przeniesionym. Jednak odebranie dostępu do niego kierowcom przewozów międzynarodowych poczytuję za nadmierny i niezrozumiały rygoryzm. To właśnie przedstawiciele tej grupy zawodowej spędzają całe tygodnie z daleka od bliskich. Dlatego uważam, że wypłacana im rekompensata rozłąkowa powinna zostać objęta preferencjami. Prawo to nie tylko suche przepisy, ale również obywatelskie poczucie sprawiedliwości i zasady współżycia społecznego.

Dodam, że nie ma problemów z wyłączeniem spod opodatkowania wypłaconego takiemu pracownikowi dodatku za rozłąkę. Zgodnie bowiem z art. 21 ust. 1 pkt 18 u.p.d.o.f. wolny od PIT pozostaje dodatek za rozłąkę przysługujący na mocy odrębnych ustaw, ich przepisów wykonawczych lub układów zbiorowych pracy – do wysokości diet za czas krajowej delegacji określonych w przepisach w sprawie podróży służbowych. Regulacje podatkowe nie wymagają zatem formalnego czasowego przeniesienia podwładnego, jednak dodatek musi wynikać z odpowiednich przepisów.