Zatwierdziłeś sprawozdanie finansowe za 2024 r.? Zegar tyka – zgodnie z przepisami masz tylko 15 dni na spełnienie obowiązków sprawozdawczych. Czasu jest więc już bardzo mało. Sprawdź, co dokładnie musisz złożyć, gdzie, w jakiej formie i czy coś zmieniło się w 2025 roku. Przypominamy zasady – oddzielnie dla jednostek wpisanych do KRS i dla tych, które sprawozdanie składają do KAS.

rozwiń ›

Obowiązek złożenia sprawozdania w ciągu 15 dni – kogo dotyczy?

Zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz ustawą o CIT, jednostki mają obowiązek przekazać zatwierdzone sprawozdanie finansowe w terminie 15 dni od dnia jego zatwierdzenia:

  • do KRS – jeśli są wpisane do rejestru przedsiębiorców;
  • do KAS – jeśli nie są wpisane do KRS, ale są osobami prawnymi objętymi CIT.

Jak liczyć 15 dni?

Termin liczy się od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego (np. 30 czerwca 2025 r.) – ostatnim dniem na złożenie dokumentów będzie wtedy 15 lipca 2025 r.

Przekazanie sprawozdania do KRS – zasady dla przedsiębiorców

Kto składa?

Do KRS sprawozdania składają jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, które nie stosują Międzynarodowych Standardów Rachunkowości (MSR/MSSF). Są to m.in.:

  • spółki z o.o., akcyjne, proste spółki akcyjne,
  • spółki jawne, partnerskie, komandytowe, komandytowo-akcyjne (prowadzące działalność gospodarczą),
  • spółdzielnie, przedsiębiorstwa państwowe, instytuty badawcze,
  • fundacje i stowarzyszenia prowadzące działalność gospodarczą,
  • samodzielne publiczne ZOZ.

Jakie konto i kto może podpisać?

  • Sprawozdanie przekazuje się za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Ministra Sprawiedliwości (eKRS).
  • Wymagane jest konto w Repozytorium Dokumentów Finansowych.
  • Dokumenty podpisuje osoba fizyczna (np. członek zarządu), której PESEL widnieje w KRS i która ma prawo do reprezentowania jednostki – samodzielnie lub łącznie z innymi.

Obowiązek przesłania sprawozdania ciąży na kierownikach jednostek, którzy mają założone konto w repozytorium KRS. Gdy jednostką kieruje wieloosobowy zarząd, zgłoszenia sprawozdania do KRS dokonuje co najmniej jedna osoba fizyczna (np. członek zarządu), której PESEL jest ujawniony w KRS, wpisana jako uprawniona samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu.

Co składa się do KRS?

Zestaw wymaganych dokumentów:

  • roczne sprawozdanie finansowe (w pełnym zakresie),
  • sprawozdanie z działalności (jeśli dotyczy – zgodnie z art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości),
  • sprawozdanie z badania – jeśli podlegało badaniu (art. 64 u.r.),
  • uchwała lub postanowienie o zatwierdzeniu sprawozdania i podziale zysku lub pokryciu straty,
  • ewentualne oświadczenia o spełnieniu wymagań ustawy o rachunkowości lub odmowy podpisu,
  • sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej – tylko dla jednostek określonych w art. 63f i 63g u.r. (rzadkie przypadki).

Uwaga! Dokumenty składa się wyłącznie w formie elektronicznej.

Przekazanie sprawozdania do KAS – zasady dla podmiotów nieobjętych KRS

Kogo dotyczy?

Do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) sprawozdanie finansowe przekazują jednostki:

  • które są osobami prawnymi, ale nie są wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS,
  • są podatnikami CIT (np. fundacje, stowarzyszenia, izby, uczelnie, związki zawodowe).

Jakie dokumenty trzeba złożyć do KAS?

Przesyłane pliki:

1. Sprawozdanie finansowe w strukturze XML – obejmuje:

  • wprowadzenie do sprawozdania,
  • dodatkowe informacje i objaśnienia (jako osobny plik),
  • bilans,
  • rachunek zysków i strat,
  • zestawienie zmian w kapitale własnym (jeśli dotyczy),
  • rachunek przepływów pieniężnych (jeśli dotyczy),
  • nota podatkowa (jeśli sporządzana – obowiązkowo w formie ustrukturyzowanej XML).

2. Sprawozdanie z badania – w formie nieustrukturyzowanej (np. PDF), jeśli jednostka podlegała obowiązkowemu badaniu.

3. Uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania – może być skan (PDF lub JPG).

Jak złożyć?

Dokumenty należy przekazać za pośrednictwem:

  • bezpłatnej aplikacji udostępnionej przez MF,
  • interfejsu webAPI (dla systemów finansowo-księgowych).

Wsparcie i pełnomocnictwo

Sprawozdania może w imieniu jednostki składać pełnomocnik – np. radca prawny lub adwokat. Może to być pomocne zwłaszcza w przypadku problemów z podpisem elektronicznym lub obsługą systemów eKRS i MF.

O czym warto pamiętać

  1. Termin 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania jest sztywny i nie podlega wydłużeniu.
  2. Każdy dokument musi być złożony w formacie zgodnym z wymaganiami technicznymi – szczególnie XML dla KAS.
  3. W przypadku problemów technicznych warto mieć dowód podejmowanych prób złożenia sprawozdania (np. zrzuty ekranu, zgłoszenia błędów).