Polską specyfiką znacząco utrudniającą zarządzanie czasem pracy jest doba pracownicza, która w założeniu ustawodawcy miała ułatwić rozliczanie czasu pracy, a niestety znacząco je skomplikowała. Doba pracownicza jest powiązana z harmonogramami czasu pracy i nie pokrywa się z dobami kalendarzowymi, a co więcej, najczęściej przypada częściowo na dwie doby astronomiczne. Zgodnie z art. 128 par. 3 pkt 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1700; dalej: k.p.) są to bowiem 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.
Przepisy kodeksu pracy nie przewidują jednak ciągłości dób pracowniczych i w praktyce okazuje się, że występują przestrzenie czasowe, które nie są zaliczane do dób pracowniczych, gdyż przypadają między dobami. Od początku budziło wątpliwości, jak powinna być rozliczana dodatkowa praca, która przypadała właśnie między dobami pracowniczymi.

Ministerstwo wydaje rewolucyjne stanowisko…

Z definicji doby wynika wyraźnie, że jest ona powiązana z planowanym w harmonogramie czasu pracy rozpoczęciem pracy, a nie z faktycznym rozpoczęciem pracy w danym dniu przez pracownika. Zatem wcześniejsze przyjście do pracy w żadnym przypadku nie spowoduje przesunięcia doby pracowniczej i trzeba dodatkową pracę rozliczać z uwzględnieniem sztywno wyznaczonych dób pracowniczych. ©℗
W stanowisku z 13 września 2013 r. Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej przyjęło, że dodatkowa praca przypadająca między dobami pracowniczymi nie może być uznana za nadgodziny dobowe, bo nie przypada w dobie, a zatem musi być ona rozliczona jako nadgodziny przekraczające przeciętną tygodniową normę czasu pracy. Nadgodziny takie będą zatem lepiej płatne, bo z tego tytułu przysługuje dodatek 100 proc., a nie 50 proc. wynagrodzenia. Jest jednak jeden minus w przypadku pracodawców, u których obowiązuje dłuższy niż jednomiesięczny okres rozliczeniowy, bo wtedy dodatek ten zostanie wypłacony dopiero na koniec okresu rozliczeniowego wraz z pensją za jego ostatni miesiąc, a nie w bieżącym miesiącu. [ramka]
Rozliczenie dodatkowej pracy
W praktyce są trzy sytuacje, gdy może dojść do takiego rozliczenia dodatkowej pracy:
1) praca między dwoma dobami, w sytuacji gdy harmonogram jest tak ułożony, że praca w kolejnym dniu rozpoczyna się później niż w dniu poprzednim, np. poniedziałek 8-16, a wtorek 12-20, praca zaś jest wykonywana we wtorek pomiędzy 8 a 12;
2) praca po wolnej niedzieli, ale przed rozpoczęciem pracy zaplanowanym w harmonogramie czasu pracy na poniedziałek, np. niedziela trwa od 6 do 6, a w poniedziałek zaplanowana jest praca na drugiej zmianie od 14 do 22, praca zaś ma miejsce w poniedziałek pomiędzy 6 a 14;
3) praca po dniu wolnym od pracy udzielonym w tygodniu, a przed planowanym rozpoczęciem pracy zgodnie z harmonogramem, np. w środę pracownik ma dzień wolny z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy, a w czwartek pracę zaplanowaną od 12 do 20, praca zaś przypada w czwartek przed 12. ©℗

Przykład 1

Zastępstwo za kolegę
W firmie produkcyjnej praca odbywa się na trzy zmiany od poniedziałku do piątku (6-14, 14-22 oraz 22-6) przy zapewnieniu pracownikom wolnych weekendów. W poniedziałek zachorował pracownik zatrudniony na drugiej zmianie, który powinien pracować przez cały tydzień w godzinach 14-22, a żeby go zastąpić, brygadzista podjął decyzję, że pracownik z pierwszej zmiany zostanie w pracy w godzinach nadliczbowych od 14 do 18, a pracownik z trzeciej zmiany zostanie wezwany na nadgodziny przed pracą, czyli od godziny 18 do 22. Dzięki temu dwóch pracowników zastąpi nieobecnego kolegę. W przypadku pierwszego pracownika doba pracownicza poniedziałkowa trwa od 6 w poniedziałek do 6 we wtorek i w jej trakcie pracownik pracuje od 6 do 18, a więc przez 12 godzin, co oznacza, że doszło do powstania 4 nadgodzin dobowych z dodatkiem 50 proc. wynagrodzenia. W przypadku pracownika z nocnej zmiany doba poniedziałkowa trwa od godz. 22 w poniedziałek do 22 we wtorek, a dodatkowa praca przypada przed dobą pracowniczą. Oznacza to, że w tym przypadku dojdzie do pracy w nadgodzinach średniotygodniowych, a praca ta nie jest zaliczona ani do niedzieli, ani do poniedziałkowej doby pracowniczej, przypada zaś w przestrzeni międzydobowej trwającej od 6 do 22 w poniedziałek kalendarzowy.

…a GIP rozszerza jego skutki

W wydanym dla DGP stanowisku z 1 grudnia 2022 r. Główny Inspektorat Pracy potwierdził prawidłowość powyższego poglądu co do pracowników zatrudnionych na cały etat i dokonał szerokich wyjaśnień na temat sposobu rozliczania pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy w przypadku, gdy ich dodatkowa praca wystąpi w przestrzeniach międzydobowych. [stanowisko, s. C1]
Stanowisko Biura Informacji Głównego Inspektoratu Pracy z 1 grudnia 2022 r. w sprawie rozliczania godzin nadliczbowych (UNP:GIP-22-70559, GIP-GBI.0701.143.2022.3)
Zgodnie z art. 129 par. 1 kodeksu pracy czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy, z zastrzeżeniem art. 135‒138, 143 i 144. Do celów rozliczania czasu pracy pracownika przez dobę należy rozumieć 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (art. 128 par. 3 pkt 1 k.p.). Należy podkreślić, że przepisy kodeksu pracy wiążą pojęcie doby pracowniczej nie z godziną faktycznego rozpoczęcia pracy, lecz z planowaną godziną rozpoczęcia pracy wynikającą z przyjętego harmonogramu czasu pracy. Oznacza to, że jeżeli pracownik rozpocznie pracę o innej godzinie, niż było to zaplanowane w rozkładzie, nie będzie wiązało się to z przesunięciem doby pracowniczej, która w dalszym ciągu powinna być liczona w oparciu o wynikającą z harmonogramu godzinę rozpoczęcia pracy przez pracownika. W związku z powyższym w razie nieplanowanego wezwania pracownika do pracy może dojść do sytuacji, w której wykonywana przez pracownika praca nie będzie przypadała w żadnej dobie pracowniczej wynikającej z rozkładu czasu pracy.
Przepisy prawa pracy nie posługują się pojęciem godzin nadliczbowych występujących w przestrzeniach międzydobowych. W związku z wątpliwościami odnośnie do sposobu rozliczania pracy w przestrzeniach przypadających między dwiema dobami pracowniczymi, Departament Prawa Pracy Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej w piśmie z 13 września 2013 r. zajął następujące stanowisko: „Kodeks pracy przewiduje dwie normy czasu pracy: dobową (8 godzin) i tygodniową (przeciętnie 40 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym). Skoro zatem praca wykonywana w określonych godzinach nie może być zakwalifikowana jako praca nadliczbowa na dobę, bowiem nie przypada w dobie pracowniczej, a między kolejnymi dobami pracowniczymi, to powinna być ona rozliczona jako praca nadliczbowa wynikająca z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy”. W związku z przytoczonym stanowiskiem ministerstwa w przypadku wystąpienia tego typu nadgodzin należy pracownikowi wypłacić 100-proc. dodatek do normalnego wynagrodzenia.
Pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy obowiązują te same normy czasu pracy, które dotyczą pracowników świadczących pracę w pełnym wymiarze (8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym). Oznacza to, że pracownikowi zatrudnionemu na część etatu za pracę powyżej ustalonego wymiaru, ale niewykraczającą poza normy określone w art. 129 par. 1 k.p. nie będzie z mocy prawa przysługiwał żaden dodatek do wynagrodzenia. Ustawodawca wymaga jednak, aby strony ustaliły w umowie o pracę dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, których przekroczenie uprawnia pracownika, oprócz normalnego wynagrodzenia, do dodatku do wynagrodzenia, o którym mowa w art. 1511 par. 1 (art. 151 par. 5 k.p.). Limit godzin ponadwymiarowych, którego przekroczenie będzie uprawniać pracownika do dodatku przysługującego za pracę w godzinach nadliczbowych, można wskazać w odniesieniu do etatu (np. praca powyżej 7/8 etatu), liczby godzin pracy w okresie rozliczeniowym, liczby godzin pracy w tygodniu i wreszcie liczby godzin pracy w ramach doby pracowniczej. Stosując zasady wykładni celowościowej, należy uznać, że liczba godzin ponadwymiarowych o których mowa w art. 151 par. 5 k.p., powinna zostać określona powyżej wymiaru czasu pracy proporcjonalnie wynikającego z niepełnego rozmiaru zatrudnienia, a poniżej maksymalnego wymiaru czasu pracy wynikającego z pełnego wymiaru czasu pracy. Wpływ wykonywania pracy w tzw. przestrzeniach międzydobowych przez pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy na prawo do dodatku w oparciu o art. 1511 par. 1 k.p. będzie zatem uzależniony od poczynionego przez strony zapisu w umowie.
Choroba zawodowa powinna być potwierdzona
Choroba zawodowa powinna być potwierdzona

Zobacz również
Przykładowo, jeżeli strony ustalą, że dodatek do wynagrodzenia będzie przysługiwał po przepracowaniu 7 godzin na dobę, to wykonywanie pracy w przestrzeni, której nie można zakwalifikować do żadnej doby pracowniczej, nie będzie skutkowało obowiązkiem wypłaty takiego dodatku przez pracodawcę. Jeżeli jednak strony zawrą w umowie o pracę zapis, zgodnie z którym pracownik nabędzie prawo do dodatku do wynagrodzenia po przekroczeniu określonej liczby godzin ponadwymiarowych w okresie rozliczeniowym, to nie ma powodu, aby praca wykonywana w przestrzeniach międzydobowych miała być w takim limicie nieuwzględniana. Prawo do dodatkowego wynagrodzenia za pracę w godzinach ponadwymiarowych każdorazowo zależy zatem od indywidualnych ustaleń między pracodawcą a pracownikiem i sposobu, w jaki strony określiły liczbę godzin ponadwymiarowych uprawniających do stosownego dodatku.
Przez pracę w niedzielę i święto rozumie się, zgodnie z art. 1519 par. 1 k.p., pracę wykonywaną między godziną 6.00 w tym dniu a godziną 6.00 w następnym dniu, chyba że u danego pracodawcy została ustalona inna godzina. Co istotne, ramy czasowe niedzieli i święta określone w powyższym przepisie nie muszą pokrywać się z dobą pracowniczą w rozumieniu art. 128 par. 3 pkt 1 k.p. Zakaz pracy niedzielno-świątecznej nie jest bowiem jednym z elementów rozliczania czasu pracy, ale regulacją mającą zagwarantować pracownikowi czas wolny w określonych dniach. Może zatem dojść do sytuacji, w której nie dojdzie wprawdzie do naruszenia doby pracowniczej w rozumieniu art. 128 par. 3 pkt 1 k.p., a jednocześnie naruszony zostanie zakaz pracy w niedzielę. Stanie się tak przykładowo w sytuacji, w której pracownik rozpocznie pracę o godzinie 5.00 w poniedziałek, choć poprzednia doba pracownicza zdążyła się już zakończyć (oczywiście o ile w zakładzie pracy nie ustalono innych godzin wyznaczających pracę w niedzielę i święto). Może również dojść do sytuacji, w której pracownik rozpocznie pracę po godzinie 6.00 w poniedziałek, ale przed godziną rozpoczęcia pracy w tym dniu wynikającą z harmonogramu czasu pracy. Nie dojdzie wówczas do naruszenia ani doby pracowniczej, ani ustawowego zakazu pracy w niedzielę. Taką pracę należy wówczas uznać za wykonywaną w przestrzeniach międzydobowych i rozliczyć zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Pracy, a w przypadku osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy z uwzględnieniem umownych zapisów dotyczących limitu godzin ponadwymiarowych, za które przysługuje dodatek do wynagrodzenia jak za godziny nadliczbowe.
GIP wskazał, że dodatkowa praca niepełnoetatowca przypadająca w przestrzeniach międzydobowych musi być rozliczona w sposób standardowo przyjęty dla rozliczania czasu pracy takich pracowników. Kluczowe znaczenie ma więc sposób, w jaki w umowie o pracę został określony limit godzin ponadwymiarowych, wynikający z art. 151 par. 5 k.p. Podkreślono, że również przy rozliczaniu dodatkowej pracy przypadającej w przestrzeni międzydobowej należy zastosować te reguły. A zatem taka praca może być rozliczona jako godziny ponadwymiarowe, za które przysługuje jedynie normalne wynagrodzenie (bez dodatków 100 proc. lub 50 proc. wynagrodzenia) albo jako godziny ponadwymiarowe z dodatkiem jak za nadgodziny, w sytuacji gdy dojdzie do przekroczenia limitu umownego godzin ponadwymiarowych.

Przykład 2

Na pół etatu
Pracownik jest zatrudniony na 1/2 etatu, pracuje w systemie równoważnego czasu pracy i ma nierównomiernie planowany czas pracy. Pracownik ma w umowie o pracę przewidziany limit godzin ponadwymiarowych na poziomie 7 godzin na dobę, a niedziela u pracodawcy trwa klasycznie, czyli od godz. 6 w niedzielę do godz. 6 w poniedziałek.
W jednym tygodniu jego harmonogram czasu pracy był następujący:
• PN - 8‒12,
• WT - 8-14,
• ŚR - 14-18,
• CZW - 14-18,
• PT - 14-18.
Pracownik pracował w poniedziałek od 8 do 18, a w środę od 12 do 18.
Jego dodatkowa praca powinna zostać rozliczona w sposób następujący:
• poniedziałek - od 12 do 15 - godziny ponadwymiarowe płatne zwykłą stawką, od 15 do 16 przekroczono limit umowny, a więc kolejna godzina ponadwymiarowa jest płatna stawką i dodatkiem 50 proc., a po godz. 16 powstają nadgodziny dobowe, bo przekroczono ośmiogodzinną normę czasu pracy, a więc za nie przysługuje normalne wynagrodzenie i dodatek 50 proc. wynagrodzenia;
• środa - praca dodatkowa przypadła w przestrzeni międzydobowej, bo wtorkowa doba pracownicza kończy się o 8 w środę, a doba środowa rozpoczyna się w tym dniu dopiero od 14, a więc dodatkowa praca przypada w tym przedziale czasowym i jest w całości rozliczana jako godziny ponadwymiarowe zwykłą stawką wynagrodzenia bez żadnego dodatku.

Między niedzielą a poniedziałkiem

Analogiczna sytuacja występuje w poniedziałki, jeśli pracownik po wolnym od pracy weekendzie nie rozpoczyna pracy o takiej porze, gdy kończy się u pracodawcy niedziela. Również wtedy bowiem wystąpi kilka, a czasem nawet kilkanaście godzin przerwy między zakończeniem niedzieli a rozpoczęciem doby pracowniczej wyznaczającej poniedziałek.
Niedziela w polskim prawie pracy ma dwie definicje:
  • dla pracowników placówek handlowych, w przypadku których trwa ona kalendarzowo, czyli od godz. 0 w sobotę do 24 w niedzielę (art. 3 pkt 7 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o ograniczeniu handlu w niedziele i święta oraz w niektóre inne dni; tj. Dz.U. z 2021 r. poz. 936; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1891);
  • dla wszystkich pozostałych pracowników, zgodnie z art. 1519 par. 2 k.p., w myśl którego za pracę w niedzielę uważa się pracę wykonywaną między godz. 6 w tym dniu a godz. 6 w następnym dniu, chyba że u danego pracodawcy została ustalona inna godzina.
W odniesieniu do obydwu przypadków wystąpią sytuacje, gdy od końca niedzieli do początku poniedziałkowej doby pracowniczej przypadnie dodatkowa praca.

Przykład 3

Przekroczenie limitu godzin
Pracodawca zdefiniował niedzielę w regulaminie pracy, przyjmując, że trwa ona od godz. 5 do 5, bo pierwsi pracownicy rozpoczynają pracę w poniedziałki między godz. 5 a 6 rano. Pracownik miał w danym tygodniu przez cały tydzień zaplanowaną pracę na trzeciej zmianie nocnej, a więc od godz. 21 do 5, co oznacza, że doba pracownicza poniedziałkowa trwała będzie od godz. 21 w poniedziałek do 21 we wtorek. Zatem w poniedziałek kalendarzowy między godz. 5 a 21 nie przypada żadna doba pracownicza, gdyż niedziela skończyła się o godz. 5, a doba poniedziałkowa zacznie się dopiero wieczorem od godz. 21. Praca przypadająca w tym okresie będzie dla zatrudnionych na cały etat stanowiła nadgodziny średniotygodniowe, a dla zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy godziny ponadwymiarowe, z koniecznością wypłaty dodatku tylko z tytułu przekroczenia limitu godzin ponadwymiarowych, określo nego w umowie o pracę danego pracownika.

Przykład 4

W placówce handlowej
Pracownik sieci handlowej zatrudniony na stanowisku sprzedawcy ma zaplanowaną w poniedziałek pracę od godz. 14 do 23. Niedziela w przypadku placówek handlowych ma sztywne ramy i zawsze kończy się o godz. 24, tak jak niedziela astronomiczna. Zatem w takim przypadku od godz. 0 do 14 w poniedziałek nie przypada żadna doba pracownicza i ewentualna dodatkowa praca, jaka przypadnie w tym okresie, będzie rozliczana dla zatrudnionych na cały etat jako nadgodziny średniotygodniowa, a dla zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy jako godziny ponadwymiarowe, z uwzględnieniem skutków postanowień umowy o pracę w zakresie ustalonego limitu godzin ponadwymiarowych.
Taka dodatkowa praca pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy jest zliczana razem z innymi godzinami ponadwymiarowymi i następnie rozliczana wynagrodzeniem, bo przepisy k.p. nie przewidują możliwości udzielenia czasu wolnego od pracy w zamian za godziny ponadwymiarowe. Na zasadach przyjętych w umowie należy więc ustalić, czy nie doszło do przekroczenia limitu godzin ponadwymiarowych, i tylko gdy zostałby on przekroczony, pracownik za pracę przypadającą w przestrzeni międzydobowej otrzyma dodatki w wysokości dodatków za godziny nadliczbowe.

Przykład 5

Sztywny limit godzin ponadwymiarowych
Pracownik zatrudniony na 3/4 etatu ma w umowie o pracę określony limit godzin ponadwymiarowych na poziomie 39 go- dzin w tygodniu, który jest sztywny, a nie przeciętny. W tygodniu miał zaplanowane 34 godziny w harmonogramie czasu pracy, a w przestrzeni międzydobowej przypadającej między niedzielą a rozpoczęciem poniedziałkowej doby pracowniczej pracował przez 6 godzin. Suma godzin pracy w tym tygodniu wyniosła więc 40, a zatem 5 godzin powinno zostać rozliczonych jako godziny ponadwymiarowe, czyli stawką wynagrodzenia, a 1 godzina powinna zostać wypłacona z dodatkiem 100 proc. z tytułu przekroczenia umownego limitu godzin ponadwymiarowych. ©℗