Staż pracy po nowemu. Co grozi pracodawcy, który go zaniża?

Doliczanie dodatkowych okresów pracy zarobkowej jako stażu pracy jest możliwe na podstawie art. 302¹ kodeksu pracy, który od 1 stycznia 2026 r. musi być stosowany przez jednostki sektora finansów publicznych, a 1 maja 2026 r. także przez pozostałych pracodawców. Prawa pracownika są gwarantowane przez kodeks pracy, a ich naruszenie może skutkować dla pracodawcy odpowiedzialnością wykroczeniową, finansową, a w skrajnych przypadkach nawet karną.

Doliczenie stażu pracy – na co będzie miało wpływ?

Doliczenie dodatkowych okresów pracy zarobkowej uznawanej za staż pracy wpłynie u wszystkich pracodawców na szybsze nabycie prawa do 26 dni urlopu wypoczynkowego (wymagane 10 lat okresu zatrudnienia) oraz spełniania warunków do skorzystania z urlopu wychowawczego (wymagane 6 miesięcy okresu zatrudnienia).

U tych pracodawców, u których przewidują to odrębne ustawy albo akty wewnątrzzakładowe, dodatkowe okresy zatrudnienia wpłyną też na wypłatę składników takich jak nagrody jubileuszowe oraz dodatki stażowe.

Ponadto doliczenia dodatkowych okresów zatrudnienia przebytych u tego pracodawcy (np. z tytułu zlecenia wykonywanego wcześniej u tego pracodawcy) wpłyną na długość okresu wypowiedzenia oraz wypłatę ewentualnych odpraw w razie rozwiązywania umowy o pracę w trybie zwolnień grupowych.

Jakie nowe okresy zaliczane są do stażu pracy?

Do stażu pracy na podstawie art. 302¹ kodeksu pracy zalicza się:

• prowadzenie pozarolniczej działalności (jako przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą, wspólnik jednoosobowej spółki z o.o., wspólnik spółki osobowej, akcjonariusz prostej spółki akcyjnej, komplementariusz w SKA, twórca, artysta, osoba wykonująca wolny zawód, osoba prowadząca placówkę oświatową) i współpraca przy jej prowadzeniu, za który to okres składki zostały opłacone;
• prowadzenie działalności gospodarczej podczas korzystania z ulgi na start;
• współpraca przy prowadzeniu działalności, gdy przedsiębiorca korzystał z ulgi na start, za który to okres składki zostały opłacone,
• wykonywanie umowy zlecenia (umowy o świadczenie usług i umowy agencyjnej) i współpraca przy jej prowadzeniu, w tym w czasie studiów, gdy zleceniodawca nie odprowadzał składek;
• członkostwo w spółdzielni rolniczej lub kółku rolniczym;
• zawieszenie działalności gospodarczej w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe;
• udokumentowany okres wykonywania pracy zarobkowej na innej podstawie niż stosunek pracy przebyty za granicą.

Zaświadczenia z ZUS – w jakich przypadkach pracownik musi je dostarczyć?

Większość okresów dodatkowego stażu pracy pracownik udowodni za pomocą zaświadczenia z ZUS. Są to zaświadczenia:

• o opłaceniu za dany okres składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe, gdy udowadniany okres to prowadzenie pozarolniczej działalności, współpraca przy prowadzeniu pozarolniczej działalności oraz przy prowadzeniu działalności, podczas którego przedsiębiorca korzystał z ulgi na start, zawieszenie działalności za czas opieki nad dzieckiem, zaprzestanie współpracy na czas opieki nad dzieckiem;

• o podleganiu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, gdy udowadniany okres to wykonywanie umów cywilnoprawnych i współpraca przy ich wykonywaniu, członkostwo w rolniczych spółdzielniach i kółkach rolniczych;
• o zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego, gdy udowadniany okres to korzystanie z ulgi na start.

Pracodawca, któremu pracownik przedstawi takie zaświadczenie, nie może odmówić jego uwzględnienia i zaliczenia wskazanego tam okresu do okresu zatrudnienia dla celów ustalenia uprawnień pracowniczych danej osoby.

Staż pracy, którego nie potwierdzi ZUS

Niektórych okresów zaliczanych do stażu pracy na podstawie nowych przepisów pracownik nie udowodni zaświadczeniami ZUS, ponieważ ZUS nie może takich zaświadczeń wystawić. Dotyczy to następujących okresów:

• wykonywanie umowy zlecenia podczas studiów,
• okresów pracy zarobkowej sprzed 1999 r.,
• okresów pracy zarobkowej za granicą.

W tych przypadkach to na pracowniku będzie ciążyło przedstawienie pracodawcy wszelkich dowodów, które mogą udowodnić te okresy np. kopie umów zawartych ze zleceniodawcami, rachunki, w przypadku pracy zarobkowej za granicą także zaświadczenia z zagranicznych instytucji ubezpieczeniowych itp.

Z uwagi jednak na to, że kodeks pracy nie przewiduje w tych przypadkach jednego dokumentu o wadze podobnej do zaświadczenia ZUS, pracodawcy będą musieli samodzielnie ocenić, czy przedstawione przez pracownika dowody są wystarczające. A to już rodzi spory między pracownikami a pracodawcami.

Umowa zlecenia u pracodawcy – jak ją uwzględnić?

W przypadku umów zlecenia wykonywanych przez pracownika zanim został zatrudniony w oparciu o umowę o pracę pracodawca będzie musiał je uwzględnić do stażu pracy bez wniosku pracownika na podstawie posiadanych przez siebie dokumentów.

Dopiero gdy nie będzie ich już posiadał, będzie mógł zażądać od pracownika przedstawienia zaświadczenia ZUS, a w przypadku zlecenia wykonywanego podczas studiów – innych dowodów.

Skutki zaniżenia stażu pracy

Spory między pracownikiem a pracodawcą co do zaliczenia dodatkowego okresu do stażu pracy mogą wpłynąć zatem przede wszystkim na wymiar urlopu wypoczynkowego. Niedoliczenie dodatkowych okresów może spowodować, że pracodawca niezasadnie stwierdzi, że pracownik nie może skorzystać z 26 dni urlopu wypoczynkowego.

Odmowa doliczenia dodatkowych okresów wpłynie także na prawo i wysokość nagrody jubileuszowej oraz dodatku stażowego przewidzianych dla pracowników sektora finansów publicznych odrębnymi ustawami. Jako przykład można wskazać np.:

• pracowników samorządowych na podstawie ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych;
• członków korpusu służby cywilnej na podstawie ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej;
• pracowników urzędów państwowych na podstawie ustawy z 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych.

Zaniżenie stażu pracy jako wykroczenie

Pracownik może złożyć skargę do PIP, informując o zaniżeniu stażu pracy, co przełożyło się m.in. na zaniżenie wymiaru urlopu oraz składników wynagrodzenia. PIP może w takiej sytuacji stwierdzić, że doszło do popełnienia wykroczenia.

Zgodnie z art. 282 § 1 k.p. kto, wbrew obowiązkowi, nie wypłaca w ustalonym terminie wynagrodzenia za pracę lub innego świadczenia przysługującego pracownikowi albo uprawnionemu do tego świadczenia członkowi rodziny pracownika, wysokość tego wynagrodzenia lub świadczenia bezpodstawnie obniża albo dokonuje bezpodstawnych potrąceń, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł (pkt 1). Taką samą grzywną jest zagrożony czyn polegający na nieudzieleniu przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnemu obniżeniu wymiaru tego urlopu (pkt 2).

Ocena tego, czy doszło do wykroczenia, będzie zależeć od okoliczności. Jeśli pracodawca odmówił uwzględnienia dodatkowego stażu pracy, mimo że posiadał wszelkie dokumenty, będzie oceniane inaczej, niż gdyby dokumenty przedstawione przez pracownika mogły budzić uzasadnione wątpliwości.

Zaniżenie stażu pracy – skutki finansowe

Pracodawca, który ostatecznie uzna dodatkowy staż pracy (czy to w wyniku wyroku sądu, czy interwencji PIP), będzie musiał się liczyć z obowiązkiem zapłaty odsetek od spóźnionej wypłaty bezpodstawnie zaniżonych składników wynagrodzenia, takich jak wspomniana nagroda jubileuszowa lub dodatek stażowy.

W przypadku gdy zaniżenie stażu pracy wpłynęło na zaniżenie wymiaru urlopu wypoczynkowego, pracodawca będzie musiał doliczyć dodatkowe dni urlopu za każdy rok, gdy bezpodstawnie staż pracy zaniżył. Gdyby stosunek pracy zakończył się już po rozstrzygnięciu sporu z pracownikiem, konieczne byłoby wyrównanie ekwiwalentu za urlop z uwzględnieniem nieuwzględnionych wcześniej dni.

Przedawnienie roszczeń pracownika

Pracownik musi pamiętać o okresie przedawnienia. Zgodnie z art. 291 § 1 k.p. roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Po upływie terminu przedawnienia roszczenia ze stosunku pracy ten, przeciwko komu przysługuje roszczenie, może uchylić się od jego zaspokojenia, chyba że zrzeka się korzystania z zarzutu przedawnienia. Zrzeczenie się zarzutu przedawnienia dokonane przed upływem terminu przedawnienia jest nieważne (art. 292 k.p.).

Zaniżenie stażu pracy - odpowiedzialność karna

W skrajnych przypadkach zaniżenie stażu pracownika może skutkować odpowiedzialnością karną. Zgodnie z art. 218 § 1a kodeksu karnego, kto, wykonując czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, złośliwie lub uporczywie narusza prawa pracownika wynikające ze stosunku pracy lub ubezpieczenia społecznego, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Odpowiedzialność karna będzie wchodziła jednak w grę w wyjątkowych przypadkach. Jak wskazuje przepis, chodzi tu o sytuacje, w których pracodawca działa „umyślnie lub uporczywie”.