Pracodawca nie chce doliczyć stażu pracy? Sprawdź, co możesz zrobić

Nowe przepisy kodeksu pracy, które umożliwiają doliczanie dodatkowych okresów pracy zarobkowej jako stażu pracy, muszą być stosowane przez jednostki sektora finansów publicznych od 1 stycznia 2026 r., natomiast przez pozostałych pracodawców – od 1 maja 2026 r.

To do pracownika należy poszukiwanie i dostarczenie dowodów pozwalających pracodawcy na doliczenie dodatkowych okresów. Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy pracownik był wcześniej np. zleceniobiorcą u swojego obecnego pracodawcy.

W niektórych przypadkach dowody na wykonywanie pracy zarobkowej będą niewystarczające, i pracodawca nie będzie chciał ich uznać. Nie zawsze również pracodawcy poprawnie stosują przepisy i zdarza się, że nie uwzględniają okresów, które powinny być zaliczone do stażu albo nieprawidłowo przyznają uprawnienia np. do nagród jubileuszowych.

Pracownik ma prawo domagać się przyznania mu swoich praw. Ma do dyspozycji kilka możliwości.

Nowe przepisy o stażu pracy – jakie okresy są wliczane?

Do stażu pracy (okresu zatrudnienia, od którego zależne są uprawnienia pracownicze) zalicza się obecnie:

• prowadzenie pozarolniczej działalności (jako przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą, wspólnik jednoosobowej spółki z o.o., wspólnik spółki osobowej, akcjonariusz prostej spółki akcyjnej, komplementariusz w SKA, twórca, artysta, osoba wykonująca wolny zawód, osoba prowadząca placówkę oświatową) i współpraca przy jej prowadzeniu, za który to okres składki zostały opłacone;
• prowadzenie działalności gospodarczej podczas korzystania z ulgi na start;
• współpraca przy prowadzeniu działalności, gdy przedsiębiorca korzystał z ulgi na start, za który to okres składki zostały opłacone,
• wykonywanie umowy zlecenia (umowy o świadczenie usług i umowy agencyjnej) i współpraca przy jej prowadzeniu, w tym w czasie studiów, gdy zleceniodawca nie odprowadzał składek;
• członkostwo w spółdzielni rolniczej lub kółku rolniczym;
• udokumentowany okres wykonywania pracy zarobkowej na innej podstawie niż stosunek pracy przebyty za granicą.

Jakie okresy zaliczane do stażu pracy można udowodnić zaświadczeniem z ZUS?

Sposób, w jaki należy udowodnić dodatkowe okresy, zależy od rodzaju tego okresu. Podstawowym środkiem będzie zaświadczenie ZUS:

• o opłaceniu za dany okres składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe, gdy udowadniany okres to prowadzenie pozarolniczej działalności, współpraca przy prowadzeniu pozarolniczej działalności oraz przy prowadzeniu działalności, podczas którego przedsiębiorca korzystał z ulgi na start, zawieszenie działalności za czas opieki nad dzieckiem, zaprzestanie współpracy na czas opieki nad dzieckiem;

• o podleganiu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, gdy udowadniany okres to wykonywanie umów cywilnoprawnych i współpraca przy ich wykonywaniu, członkostwo w rolniczych spółdzielniach i kółkach rolniczych;
• o zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego, gdy udowadniany okres to korzystanie z ulgi na start.

Jakich okresów zaliczanych do stażu pracy nie można udowodnić zaświadczeniem z ZUS?

Zaświadczeniem z ZUS nie można udowodnić tych okresów, podczas których dana osoba nie podlegała zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych ani ubezpieczenia zdrowotnego. Chodzi tu przede wszystkim o:

• okres wykonywania umowy zlecenia przez studenta do 26. roku życia;
• okresy sprzed 1999 r.;
• okresy pracy zarobkowej za granicą.

Nowe przepisy nie precyzują, jakie dokumenty należy wówczas złożyć do pracodawcy. Przyjmuje się, że okresy te można udowadniać wszelkimi możliwymi sposobami, takimi jak np. oświadczenie podmiotów, na rzecz których wykonywało się daną pracę, rachunki, umowy itp.

Jakie są skutki doliczenia dodatkowego stażu pracy?

Staż pracy wpłynie na wysokość wymiaru urlopu (26 dni), jak również spełnienie wymagania do skorzystania z urlopu wychowawczego (6 miesięcy).

U tych pracodawców, u których jest to przewidziane, wpłynie na przyznanie i wysokość składników wynagrodzenia, najczęściej dodatku stażowego oraz nagrody jubileuszowej. Składniki te są obowiązkowe dla określonych grup zawodowych w sferze finansów publicznych (np. służba cywilna).

Zakładowy staż pracy wpłynie ponadto na długość okresów wypowiedzenia oraz wysokości odpraw.

Co robić, gdy dział kadr nie uwzględnia dodatkowego stażu lub nie wypłaca jubileuszówki?

Zdarza się, że dział kadr odmawia uwzględnienia danego okresu w stażu pracy, co przełoży się np. na to, że nie podwyższy dodatku stażowego, nie wypłaci nagrody jubileuszowej, mimo że jest należna, albo nie podwyższy wymiaru urlopu.

Może się też zdarzyć, że dodatkowy okres zostanie co prawda uwzględniony, ale pracownikowi zostaną nieprawidłowo naliczone składniki wynagrodzenia, takie jak np. wspomniany dodatek stażowy lub nagroda jubileuszowa.

W takiej sytuacji pracownik ma do dyspozycji następujące możliwości:

• złożyć bezpośrednio do pracodawcy wniosek o uwzględnienie stażu pracy i prawidłowe ustalenie uprawnień oraz wypłatę składników;
• złożyć skargę do PIP na działania pracodawcy;
• złożyć pozew do sądu o ustalenie okresu zatrudnienia, w tym ustalenie uprawnień i wypłatę zaległych świadczeń.

Wniosek do pracodawcy

W praktyce uwzględnianie nowych okresów stażu pracy przebiega w ten sposób, że pracownik przekazuje dokumenty do działu kadr, który ustala nowy staż i uprawnienia. W razie odmowy warto zacząć od złożenia oficjalnego wniosku do pracodawcy (osoby działającej w imieniu pracodawcy), np. do dyrektora generalnego.

Odmowa działu kadr nie przesądza jeszcze o tym, że na pewno staż nie zostanie uwzględniony. Pracodawca powinien w takim przypadku wystąpić o opinię do radcy prawnego obsługującego pracodawcę (jeśli takie stanowisko istnieje) i na tej podstawie podjąć decyzję.

Skarga do PIP

Pracownikowi, którego prawa są naruszane, przysługuje prawo do złożenia skargi do PIP, co powinno skutkować tym, że inspektor PIP zweryfikuje np. prawidłowość obliczania stażu oraz wypłaty składników.

Zgodnie bowiem z art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o PIP do zadań Państwowej Inspekcji Pracy należy m.in. nadzór i kontrola przestrzegania przepisów prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów dotyczących stosunku pracy, wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy, czasu pracy, urlopów, uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem, zatrudniania młodocianych i osób niepełnosprawnych.

Co powinna zawierać skarga do PIP?

Jak informuje PIP na swojej stronie internetowej, skargi i wnioski mogą być wnoszone:

• na piśmie utrwalonym w postaci papierowej,
• na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej,
• ustnie do protokołu.

PIP zaznacza, że skarga pracownicza powinna:

• zawierać imię i nazwisko, bądź nazwę wnoszącego,
• zawierać adres wnoszącego,
• określać przedmiot skargi lub wniosku, w którym wskazane będą nazwa i adres podmiotu, którego dotyczy skarga,
• być opatrzona podpisem własnoręcznym, jeżeli została wniesiona w postaci papierowej, albo
• być opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, jeżeli została wniesiona środkami komunikacji elektronicznej;
• zawierać adres środka komunikacji elektronicznej wnoszącego (np. e-mail), jeżeli informacje w tym zakresie nie wynikają jednoznacznie z wniesionej skargi, w przypadku skarg złożonych w postaci elektronicznej.

Skargi pracownicze wniesione pocztą elektroniczną (e-mail) lub innymi środkami komunikacji elektronicznej muszą zawierać dołączony plik z treścią skargi podpisany podpisem elektronicznym: kwalifikowanym, zaufanym albo osobistym.

Skargę na działalność pracodawcy należy kierować zgodnie z właściwością do okręgowego inspektoratu pracy lub oddziału okręgowego inspektoratu pracy właściwego do rozpatrzenia sprawy ze względu na siedzibę pracodawcy.

Trzeba podkreślić, że inspektorzy PIP są obowiązani do nieujawniania informacji, że kontrola przeprowadzana jest w następstwie skargi, chyba że zgłaszający skargę wyrazi na to pisemną zgodę (art. 44 ust. 3 ustawy o PIP).

Pozew przeciwko pracodawcy

Pracownikom, których prawa są naruszane także w zakresie ustalania stażu pracy, przysługuje prawo do wniesienia powództwa do sądu pracy.

W zakresie stażu pracy będzie to powództwo o ustalenie istnienia w trybie art. 189 kodeksu postępowania cywilnego. Zgodnie z nim powód może żądać ustalenia przez sąd istnienia lub nieistnienia stosunku prawnego lub prawa, gdy ma w tym interes prawny.

Jak zwrócił uwagę Sąd Najwyższy w wyroku z 21 czerwca 2023 r., sygn. akt II PSKP 49/22, powództwo mające oparcie w art. 189 k.p.c. rozwija uprawnienia pracownicze o te, które nie zostały jednoznacznie przewidziane w materialnym prawie pracy, gwarantując w szczególności usunięcie stanu niepewności, też zagrożenie co do istnienia stosunku prawnego. Przepis art. 189 k.p.c. na gruncie spraw pracowniczych pełni więc funkcję ochronną, zatem powinien być stosowany możliwie szeroko.

Nie ma więc przeszkód, aby zastosować go do roszczenia o ustalenie stażu pracy.

Dodatkowo pracownik może domagać się wypłaty zaległych składników wynagrodzenia związanych ze stażem pracy, takich jak dodatek stażowy i nagroda jubileuszowa.

Nie jest wymagane, aby przed wystąpieniem z takim powództwem pracownik składał skargę albo zawiadomił PIP. Warto jednak przed złożeniem powództwa złożyć wskazany wyżej wniosek do pracodawcy, a nie opierać się jedynie na decyzji działu kadr.