Jak potwierdzić staż pracy w 2026 r.? Jeden dokument z ZUS zapewni dłuższy urlop, dodatki i odprawy

Jak udowodnić nowy staż pracy w 2026: zaświadczenia z ZUS jako podstawowy dokument potwierdzający okresy ubezpieczenia

Co do zasady, to ZUS będzie wydawać zaświadczenia wyłącznie na podstawie posiadanych informacji w swoim systemie, wyłącznie na wniosek zainteresowanego. Dlatego pracownik będzie musiał we własnym zakresie złożyć do ZUS wniosek o zaświadczenie potwierdzające:

• opłacenie składek za dany okres na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe z tytułu prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej, jej zawieszenia w przypadku opieki nad dzieckiem lub z tytułu współpracy z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą (również w okresie ulgi na start),
• zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego w przypadku osób, które nie podlegały ubezpieczeniom społecznym (również w okresie korzystania z ulgi na start),
• podleganie ubezpieczeniom z tytułu wykonywania umowy zlecenia, umowy agencyjnej i z tytułu współpracy z tymi osobami oraz pozostawania członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej oraz członkiem spółdzielni kółek rolniczych.

Nowy wniosek ZUS 2026: jak uzyskać zaświadczenie obejmujące wszystkie tytuły do ubezpieczeń i pełny zakres danych o stażu pracy

Nowy wniosek umożliwi uzyskanie zaświadczenia:

• obejmującego wszystkie tytuły do ubezpieczeń wskazane w art. 302¹ Kodeksu pracy za cały okres aktywności ubezpieczeniowej – poprzez zaznaczenie jednego pola wyboru,
• dotyczącego wybranego tytułu do ubezpieczeń, z możliwością wskazania okresu i płatnika składek (poprzez podanie NIP).

W przypadku posiadania wielu tytułów do ubezpieczeń lub wykonywania umów zlecenia u różnych podmiotów, możliwe będzie złożenie jednego wniosku obejmującego szeroki zakres danych.

Co ważne, ZUS nie będzie korzystać z dodatkowych dokumentów przy wystawianiu zaświadczenia ani nie będzie prowadzić żadnych dodatkowych postępowań.

Jak udokumentować staż pracy poza ZUS – lista akceptowanych dokumentów krajowych, działalności gospodarczej i zatrudnienia za granicą

Okres zatrudnienia, który nie będzie wykazany w zaświadczeniu ZUS, pracownik będzie mógł potwierdzić i udokumentować bezpośrednio swojemu pracodawcy, przy użyciu posiadanych dokumentów, przykładowo starej umowy zlecenia, umowy agencyjnej czy też innych dokumentów, które mogą w wiarygodny sposób potwierdzić zatrudnienie, np. rachunki, przelewy, faktury, listy płac.

Z kolei jeśli pracownik wcześniej prowadził pozarolniczą działalność gospodarczą, będzie mógł potwierdzić swój staż pracy poprzez wypis z rejestru działalności gospodarczej wraz z dowodem opłacenia składki na ubezpieczenie społeczne.

Pracownik, który wcześniej pracował lub prowadził działalność gospodarczą za granicą, może udokumentować swój staż pracy wiarygodnymi dokumentami potwierdzającymi wykonywanie pracy zarobkowej, takimi jak np.:

• dokument z instytucji podatkowych, ubezpieczeniowych,
• zaświadczenie wydane przez zagranicznego pracodawcę,
• dokument z rejestru o prowadzeniu działalności gospodarczej.

Jeśli chodzi o pracownika, który był w przeszłości członkiem spółdzielni kółek rolniczych, wówczas staż pracy może udowodnić, składając dokumenty potwierdzające pozostawanie członkiem spółdzielni kółek rolniczych, przykładowo może to być wpis do księgi członkowskiej spółdzielni czy zaświadczenie wydane przez Spółdzielnię Kółek Rolniczych.

Jak przekazać dokumenty potwierdzające staż pracy pracodawcy i co zrobić w razie odmowy zaliczenia okresu zatrudnienia

Przygotowane dokumenty należy złożyć do pracodawcy. W sytuacji, gdy pracownik posiada dokumenty inne niż zaświadczenie z ZUS, wówczas powinien dołączyć pismo, w którym opisze składane dokumenty, m.in. jakie okresy i jakie formy zatrudnienia dotyczą.

Pracodawca ma prawo odmówić zaliczenia okresu zatrudnienia, jeżeli przedstawione przez pracownika dokumenty budzą uzasadnione wątpliwości. Decyzja w tym zakresie należy do pracodawcy, który ocenia wiarygodność i kompletność otrzymanych informacji. Należy jednak pamiętać, że ewentualne spory dotyczące ustalenia uprawnień pracowniczych mogą zostać rozstrzygnięte przez sąd pracy.

Co zrobić, jeśli ZUS nie może wydać zaświadczenia, a pracownik nie dysponuje dokumentami sprzed lat?

W takiej sytuacji konieczne jest odszukanie dokumentacji potwierdzającej okresy aktywności zawodowej. Można zwrócić się do byłego pracodawcy lub zleceniodawcy o kopię dokumentów, choć nie ma on obowiązku ich wydania. Okres, którego nie uda się udokumentować, nie może zostać zaliczony do stażu pracy.

Czy zleceniodawca będzie miał obowiązek wystawienia dokumentu potwierdzającego okres wykonywania umowy zlecenia?

Nie. Zleceniodawca nie ma takiego obowiązku, ale może dobrowolnie wystawić dokument potwierdzający okres realizacji umowy zlecenia.

Do kiedy pracownik musi udowodnić przeszły staż pracy swojemu pracodawcy

Na dostarczenie dokumentów potwierdzających staż pracy z przeszłości pracownik ma 24 miesiące od dnia wejścia w życie ustawy, tj.

• od 1 stycznia 2026 r. w sektorze publicznym (budżetówce),
• od 1 maja 2026 r. w sektorze prywatnym.

Uprawnienia pracownicze zależne od stażu pracy: urlop, dodatki, nagrody jubileuszowe, odprawy i okres wypowiedzenia

Od długości stażu pracy zależą różne uprawnienia pracownicze, w tym:

• prawo do dłuższego urlopu wypoczynkowego,
• wyższe dodatki stażowe do wynagrodzenia,
• nagrody jubileuszowe,
• wyższe odprawy – zarówno przy zwolnieniu, emeryturze, jak i odprawy pośmiertne,
• dłuższe okresy wypowiedzenia umowy o pracę.