Niektórzy pracodawcy powinni już zacząć przeliczanie stażu pracy pracowników

Według nowych przepisów kodeksu pracy do okresu zatrudnienia będą zaliczane także okresy pracy na podstawie niektórych umów cywilnoprawnych i okresy prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej.

To dobra wiadomość dla pracowników, bo dzięki zaliczeniu dodatkowych okresów zatrudnienia niepracowniczego zyskają oni nowe uprawnienia zależne od stażu pracy. Jednak dla pracodawców oznacza to kolejne wyzwania, zarówno organizacyjne, jak i finansowe. Będą oni musieli się przygotować na przeliczenie stażu pracy pracowników oraz na ewentualne skutki finansowe wynikające z nabycia przez nich nowych uprawnień.

Kiedy nowe przepisy wejdą w życie?

Nowe przepisy wchodzą w życie:

• od 1 stycznia 2026 r. – w stosunku do pracodawców z sektora publicznego,
• od 1 maja 2026 r. – w stosunku do pracodawców z sektora prywatnego.

Zakładowy a ogólny staż pracy

Nowelizacja przepisów wpłynie nie tylko na zmiany w liczeniu ogólnego stażu pracy, ale także w liczeniu zakładowego stażu pracy. Zakładowy staż pracy
to okres zatrudnienia u danego pracodawcy, od którego zależą określone uprawnienia wynikające ze stosunku pracy.

Dotyczy to między innymi:

• ustalania długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,

• wysokości odprawy z tytułu rozwiązania umowy o pracę,

• wysokości odprawy pośmiertnej.

Ogólny staż pracy to natomiast łączny okres zatrudnienia u wszystkich pracodawców, od którego również zależą uprawnienia pracownicze. Ma on znaczenie między innymi przy ustalaniu wymiaru urlopu wypoczynkowego.

Jakie okresy będzie można doliczyć do ogólnego stażu pracy?

Pierwszą grupą osób, które zyskają możliwość zwiększenia swojego stażu pracy, są:

• osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą,

• osoby współpracujące z osobą prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą (zgodnie z definicją z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).

Do stażu pracy będą wliczane okresy prowadzenia działalności gospodarczej oraz okresy pozostawania osobą współpracującą, za które zostały opłacone składki na ubezpieczenia:

• emerytalne,

• rentowe lub

• wypadkowe.

Jednak nie tylko przedsiębiorcy otrzymają prawo do doliczeń do okresu zatrudnienia. Do okresu zatrudnienia będzie wliczać się także okresy:

• wykonywania przez osobę fizyczną umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia (oraz okresy pozostawania przez osobę fizyczną osobą współpracującą z tą osobą),

• wykonywania przez osobę fizyczną umowy agencyjnej (oraz okresy pozostawania przez osobę fizyczną osobą współpracującą z tą osobą),

• pozostawania przez osobę fizyczną członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych.

Warunkiem wliczenia tych okresów do stażu pracy jest to, aby w tym czasie osoba podlegała ubezpieczeniom:

• emerytalnemu,

• rentowym.

Do okresu zatrudnienia wlicza się także udokumentowany okres wykonywania pracy zarobkowej na innej podstawie niż stosunek pracy przebyty za granicą. Powstaje jednak pytanie, co w sytuacji, kiedy te okresy zatrudnienia się na siebie nakładają? Odpowiedź na to pytanie znajduje się wprost w nowelizowanych przepisach – w przypadku nakładania się tych okresów lub nakładania się ich na okres pozostawania w stosunku pracy, do okresu zatrudnienia wlicza się okres najkorzystniejszy dla tej osoby.

Jakie okresy będzie można doliczyć do zakładowego stażu pracy?

Do okresu zatrudnienia u danego pracodawcy (tzw. zakładowego stażu pracy) wlicza się pracownikowi także wszystkie okresy wymienione wcześniej, zaliczane do ogólnego stażu pracy, z wyłączeniem:

• okresu zawieszenia działalności gospodarczej w celu sprawowania opieki nad dzieckiem,

• okresu sprawowania opieki nad dzieckiem przez osobę współpracującą z przedsiębiorcą.

Te okresy wliczają się jednak do zakładowego stażu tylko wtedy, gdy w ich trakcie pracownik wykonywał pracę na rzecz tego pracodawcy.

Na jakiej podstawie pracodawcy będą obliczać nowy staż pracy?

Co istotne, niektóre okresy mogą być doliczone do okresu zatrudnienia tylko po ich potwierdzeniu przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych:

• okresy uzależnione od opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe potwierdza zaświadczenie ZUS o opłaceniu składek za dany okres i z danego tytułu,

• okresy zależne od podlegania ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym potwierdza zaświadczenie ZUS o podleganiu tym ubezpieczeniom,

• okres korzystania z „ulgi na start” potwierdza zaświadczenie ZUS o zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego.

Wniosek o wydanie zaświadczenia składa osoba, której okresy mają być wliczone do stażu pracy. Wniosek będzie można złożyć elektronicznie za pomocą profilu informacyjnego w systemie teleinformatycznym udostępnionym przez ZUS. Zakład Ubezpieczeń Społecznych prowadzi jednak konta płatników i konta ubezpieczonych dopiero od 1 stycznia 1999 r.

Pracodawca będzie więc zaliczał do okresu zatrudnienia:

• okresy sprzed 1999 r., gdy ZUS może nie posiada danych o ubezpieczeniu,

• okresy, w których osoba nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym na podstawie odrębnych przepisów,

• okresy wykonywania pracy zarobkowej na innej podstawie niż stosunek pracy przebyty za granicą,

na podstawie dokumentów przedłożonych przez pracownika, zgodnie z ogólnymi zasadami dowodowymi.

Od kiedy przysługiwać będzie dłuższy staż pracy?

Pracownicy, którzy będą zatrudnieni u pracodawców w dniu wejścia w życie nowych przepisów, będą mieli określony czas na zgłoszenie i udokumentowanie dodatkowych okresów pracy, które mają być wliczone do ich stażu pracy. Pracownicy sektora publicznego zatrudnieni w dniu 1 stycznia 2026 r. mają czas do 1 stycznia 2028 r. na udokumentowanie dodatkowych okresów zatrudnienia. Pracownicy sektora prywatnego zatrudnieni w dniu 1 maja 2026 r. mają czas do 1 maja 2028 r. na udokumentowanie dodatkowych okresów zatrudnienia.

Natomiast pracownicy zatrudnieni po 1 stycznia 2026 r. (sektor publiczny) oraz po 1 maja 2026 r. (sektor prywatny) będą dokumentować okresy zatrudnienia na zasadach ogólnych.

Uprawnienia i świadczenia związane z dłuższym stażem pracy

Dla pracowników dłuższy okres zatrudnienia może oznaczać nowe uprawnienia i świadczenia pracownicze.

Długość zakładowego stażu pracy (okres zatrudnienia u danego pracodawcy) wpływa przecież na:

• długość okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
• wysokość odprawy z tytułu rozwiązania umowy o pracę,
• wysokość odprawy pośmiertnej,
• ewentualnie nagrody jubileuszowe lub dodatki stażowe.

Długość ogólnego stażu pracy (okres zatrudnienia u wszystkich pracodawców) wpływa także na:

• wymiar urlopu wypoczynkowego,
• prawo do urlopu wychowawczego,
• uprawnienia wynikające z przepisów szczególnych (tzw. „pragmatyki”) u niektórych grup pracowników.

Dla pracodawców oznacza to konieczność przygotowania się do nowych przeliczeń stażu oraz możliwych skutków finansowych wynikających z nabycia przez pracowników nowych uprawnień.

Uprawnienia pracownicze wynikające z doliczenia nowych okresów przysługują od dnia nabycia prawa do tych uprawnień, ale nie wcześniej niż od dnia:

• 1 stycznia 2026 r. – w przypadku pracownika zatrudnionego u pracodawcy z sektora publicznego,
• 1 maja 2026 r. – w przypadku pracownika zatrudnionego u pracodawcy z sektora prywatnego.