Harmonogram czasu pracy określa dni i godziny wykonywania pracy (a w systemie przerywanego czasu pracy – także przerwy) w danym okresie. Obowiązek jego sporządzenia dotyczy sytuacji, gdy pracownik nie ma stałego rozkładu wynikającego z regulaminu pracy, obwieszczenia lub indywidualnego wniosku. Grafików nie stosuje się również w systemie zadaniowego czasu pracy.

Harmonogramy mogą być ustalane na okresy krótsze niż okres rozliczeniowy, jednak nie krótsze niż miesiąc – z wyjątkiem szczególnych przypadków przewidzianych w odrębnych przepisach, np. dotyczących kierowców.

Zgodność z regulaminem lub obwieszczeniem

Rozkłady czasu pracy ustala się w:

  • układzie zbiorowym pracy,
  • regulaminie pracy,
  • obwieszczeniu

– jeśli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym lub nie ma obowiązku tworzenia regulaminu pracy (art. 150 par. 1 k.p.).

Rozkład może mieć charakter stały – np. „pracownicy działu organizacyjnego pracują od poniedziałku do piątku w godzinach 7.30–15.30” – albo elastyczny, gdy określa jedynie przedział czasowy, w którym dopuszczalne jest planowanie pracy w harmonogramach.

Uwaga! Rozkłady harmonogramowe to plany czasu pracy sporządzane dla konkretnego pracownika lub określonej grupy osób na dany okres. Opierają się na przepisach wewnętrznych, które wyznaczają ramy czasowe planowania pracy – węższe (np. od poniedziałku do piątku między 6.00 a 18.00) lub bardzo szerokie (np. każdy dzień tygodnia i dowolne godziny). W tych granicach pracodawca lub osoba sporządzająca grafik może elastycznie planować czas pracy w harmonogramie. [przykład 1]

Jaki okres rozliczeniowy

Obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy oraz minimalną liczbę dni wolnych ustala się dla przyjętego okresu rozliczeniowego, a nie dla okresu objętego harmonogramem. Ma to istotne znaczenie przy planowaniu grafików na grudzień. Dopuszczalna liczba godzin i dni pracy w harmonogramie zależy od tego, czy obejmuje on cały okres rozliczeniowy (np. miesięczny), czy jedynie jego część w ramach dłuższego okresu rozliczeniowego. W przypadku kilkumiesięcznych okresów rozliczeniowych liczba godzin i dni pracy zaplanowana w poszczególnych miesiącach może znacznie odbiegać od przeciętnych wartości dla danego miesiąca.

▶ Miesięczny. W przypadku stosowania miesięcznych okresów rozliczeniowych liczba godzin zaplanowanych w harmonogramie nie może przekraczać wymiaru czasu pracy ustalonego dla danego miesiąca. Natomiast przy dłuższych niż miesięczne okresach rozliczeniowych nie ma obowiązku, by miesięczny grafik obejmował dokładnie tyle godzin, ile wynika z wymiaru dla danego miesiąca. Istotne jest jedynie, aby suma godzin zaplanowanych we wszystkich harmonogramach obejmujących cały okres rozliczeniowy odpowiadała łącznemu wymiarowi czasu pracy ustalonemu dla tego okresu.

Wymiar czasu pracy dla miesięcznego okresu rozliczeniowego obejmującego grudzień 2025 r. ustala się według następującego schematu:

  • należy pomnożyć 40 godzin przez liczbę pełnych tygodni przypadających w danym okresie rozliczeniowym (4 × 40 godz.),
  • do otrzymanego wyniku dodać iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego przypadających od poniedziałku do piątku (3 × 8 godz. – 29, 30 i 31 grudnia),
  • od sumy odjąć po 8 godzin za każde święto będące dniem wolnym od pracy przypadające w innym dniu niż niedziela (3 × 8 godz. – 24, 25 i 26 grudnia).

W rezultacie wymiar czasu pracy w grudniu 2025 r. wynosi 160 godzin.

Minimalna liczba dni wolnych w danym okresie rozliczeniowym powinna odpowiadać liczbie niedziel, świąt przypadających w inne dni niż niedziela oraz dni wolnych wynikających z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Ustala się ją w dwóch krokach:

  • dzielimy wymiar czasu pracy przez dobową normę (8 godz.), uzyskując maksymalną liczbę dni pracy: 160 : 8 = 20 dni,
  • od liczby dni kalendarzowych w miesiącu (31) odejmujemy wynik, co daje 11 minimalnych dni wolnych od pracy. [przykład 2, s. C1]

▶ Kilkumiesięczne. Przy opracowywaniu harmonogramów miesięcznych w okresach rozliczeniowych dłuższych niż miesiąc liczba zaplanowanych godzin i dni pracy w danym harmonogramie może istotnie różnić się od wymiaru czasu pracy przypadającego na ten miesiąc. Odchylenia te są dopuszczalne, jeśli mieszczą się w granicach określonych przepisami prawa wewnętrznego, zasadami wynikającymi ze stosowanego systemu czasu pracy oraz regulacjami dotyczącymi minimalnych okresów odpoczynku.

Niezbędne jest analizowanie nie tylko bieżących potrzeb związanych z planowaniem pracy poszczególnych pracowników, ale także uwzględnianie dotychczas przepracowanego czasu oraz liczby godzin pozostałych do końca okresu rozliczeniowego. Ma to szczególne znaczenie w przypadku systemów równoważnego czasu pracy, gdzie łatwo o przekroczenie dopuszczalnego wymiaru godzin.

Przyjrzyjmy się ponownie sytuacji pracodawcy stosującego system 12-godzinnych zmian. W przypadku miesięcznych okresów rozliczeniowych pojawia się konieczność dokonywania w niektórych miesiącach (w 2025 r. aż sześciokrotnie) korekt planowania – polegających na zaplanowaniu krótszej zmiany w jednym lub kilku dniach – co bywa organizacyjnie uciążliwe. Gdyby jednak pracodawca wprowadził dłuższe, np. trzymiesięczne okresy rozliczeniowe, korekty byłyby wymagane rzadziej – w każdym okresie rozliczeniowym, czyli cztery razy w roku – a różnice w liczbie godzin ograniczałyby się zwykle do kilku godzin nadmiaru lub niedoboru. Takie rozwiązanie byłoby znacznie bardziej praktyczne i łatwiejsze w zarządzaniu organizacją pracy.

Uwaga! Okresy rozliczeniowe nie muszą pokrywać się z rokiem kalendarzowym — mogą być ustalone np. od września do sierpnia (12 miesięcy) czy od listopada do lutego (4 miesiące). Przy kilkumiesięcznych okresach rozliczeniowych grudzień jednak bardzo często stanowi ostatni miesiąc danego okresu. W takich przypadkach grudzień pełni funkcję miesiąca domykającego okres rozliczeniowy, a harmonogram pracy na ten czas jest konsekwencją liczby godzin i dni pracy zaplanowanych oraz faktycznie przepracowanych w poprzednich miesiącach tego okresu. [przykład 3, s. C1]

Uwaga! Przy planowaniu pracy w harmonogramach należy zawsze zapewnić odpoczynki minimalne.

Wigilia i praca w święta 2025

Planując pracę w grudniu, nie sposób pominąć wyjątkowego w tym miesiącu układu świąt. Od 2025 r. wigilia Bożego Narodzenia została ustanowiona dniem wolnym od pracy, co oznacza, że 24, 25 i 26 grudnia (środa, czwartek, piątek) tworzą trzy kolejne dni świąteczne. Praca w tych dniach może być zaplanowana wyłącznie w przypadkach przewidzianych w art. 15110 k.p. – czyli przy wykonywaniu prac dozwolonych w święta – oraz wtedy, gdy dopuszczają ją obowiązujące u pracodawcy przepisy wewnętrzne. [przykład 4, s. C1]

Pracownik wykonujący pracę w niedziele powinien mieć zapewnioną co najmniej jedną niedzielę wolną od pracy w każdym czterotygodniowym okresie. Wyjątek stanowią osoby zatrudnione w systemie pracy weekendowej oraz pracownicy instytucji kultury, którzy mogą wykonywać pracę w każdą niedzielę.

Przepisy nie przewidują natomiast analogicznego ograniczenia w odniesieniu do świąt – nie ma obowiązku zapewniania np. wolnego co drugiego dnia świątecznego. Teoretycznie możliwe jest więc zaplanowanie pracy w każde święto, choć w praktyce wielu praco dawców z powodów organizacyjnych lub zwyczajowych tego unika, zwłaszcza w okresie Wielkanocy czy Bożego Narodzenia. ©℗

przykład 1

Granice określa regulamin

Regulamin pracy określa, że pracownicy działu handlowego wykonują pracę w systemie równoważnym, od poniedziałku do piątku (z wyłączeniem świąt), w przedziale godzinowym od 7.00 do 20.00 – zgodnie z harmonogramem czasu pracy. W grafiku można zaplanować maksymalnie 12 godzin pracy dziennie, jednak wyłącznie w granicach wskazanego przedziału czasowego. Przełożony nie ma prawa planować pracy w soboty. Praca w tym dniu jest możliwa jedynie w sytuacjach, gdy zostanie zlecona w związku ze szczególnymi potrzebami pracodawcy. Nie są to jednak sytuacje planowane w grafiku.

przykład 2

Dostosowania planu do wymiaru czasu pracy

Pracodawca stosuje 12-godzinne zmiany w systemie równoważnym (miesięczne okresy rozliczeniowe) i planuje pracę wyłącznie w takim dobowym wymiarze. Takie działanie jest jednak niedopuszczalne bez odpowiedniego dostosowania planu do wymiaru czasu pracy obowiązującego w danym okresie rozliczeniowym.

Ustalając w grafiku na grudzień wyłącznie 12-godzinne zmiany, można byłoby zaplanować:

  • 13 dni pracy – 156 godzin,
  • 14 dni pracy – 168 godzin.

W pierwszym wypadku powstałby obowiązek wypłaty pełnego wynagrodzenia należnego za wymiar wynikający z umowy o pracę. Pracodawca ma bowiem obowiązek tak organizować pracę, aby pracownik mógł w pełni wykorzystać obowiązujący czas pracy. Sam fakt, że zaplanował mniej godzin pracy, nie daje podstaw do proporcjonalnego obniżenia wynagrodzenia.

W drugim wypadku doszłoby natomiast do zaplanowania godzin nadliczbowych – w liczbie 8 – wynikających z przekroczenia przeciętnie 40-godzinnego tygodnia pracy. Takie planowanie byłoby niezgodne z przepisami o czasie pracy i mogłoby skutkować grzywną od 1 tys. do 30 tys. zł. Nadgodziny te należałoby zrekompensować wynagrodzeniem ze 100-proc. dodatkiem lub – na wniosek pracownika – czasem wolnym, przy czym możliwość jego udzielenia jest ograniczona do końca okresu rozliczeniowego (art. 1512 par. 22 k.p.).

Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna wyłącznie w przypadku:

  • konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia, mienia lub środowiska, albo usunięcia awarii;
  • szczególnych potrzeb pracodawcy.

Żadne z powyższych kryteriów nie obejmuje sytuacji, w której sam sposób organizacji pracy wymusza powstawanie nadgodzin. Wygoda organizacyjna pracodawcy nie stanowi „szczególnej potrzeby” w rozumieniu przepisów. Jak podkreślił Sąd Najwyższy w wyroku z 4 kwietnia 2014 r. (sygn. akt I PK 249/13), praca nadliczbowa to ta wykonywana ponad obowiązujące normy lub ponad przedłużony dobowy wymiar wynikający z systemu i rozkładu czasu pracy. Z kolei w orzeczeniu z 26 maja 2000 r. (sygn. akt I PKN 667/99) SN wskazał, że „szczególne potrzeby” muszą mieć charakter wyjątkowy, incydentalny – nie mogą wynikać ze stałych, powtarzalnych sytuacji organizacyjnych.

przykład 3

Precyzyjne obliczenia w ostatnim miesiącu

U pracodawcy obowiązują trzymiesięczne okresy rozliczeniowe, obejmujące kolejne kwartały roku kalendarzowego. Pracownicy zatrudnieni są w systemie równoważnym, a praca planowana jest od poniedziałku do soboty. W okresie rozliczeniowym październik–grudzień 2025 r. wymiar czasu pracy wynosi 488 godzin, a minimalna liczba dni wolnych – 31.

Pracodawca zaplanował pracownikowi:

  • w październiku – 192 godziny pracy w 16 dniach,
  • w listopadzie – 168 godzin pracy w 14 dniach.

Przy założeniu 12-godzinnych zmian (co wynika z proporcji między liczbą godzin a dniami pracy) oznacza to, że pracownik wykorzystał już cały wymagany limit dni wolnych – łącznie 31. Z tego względu w grudniu można zaplanować jedynie pozostałe 128 godzin pracy, tak aby łączny wymiar w okresie rozliczeniowym nie przekroczył dopuszczalnych 488 godzin.

przykład 4

Wykluczona praca w święta

Pracownicy zatrudnieni są w systemie zmianowym, mogą zatem pracować w święta na podstawie art. 15111 k.p. Jednak regulamin pracy wskazuje, że praca jest wykonywana od poniedziałku do soboty, z wyłączeniem świąt będących dniami wolnymi od pracy. W takiej sytuacji, mimo dopuszczalności pracy zmianowej w święta, nie można w grudniowych harmonogramach zaplanować pracy w żadnym z trzech dni świątecznych. ©℗

Podstawa prawna

Podstawa prawna

art. 150 par. 1, art. 1512 par. 22, art. 15110, art. 15111 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 277; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 1871)