Tymczasem w legislacji równolegle trwają prace nad trzema obszarami zmian: nowelizacją kodeksu pracy, która proponuje wykonywanie części czynności „w postaci papierowej lub elektronicznej”; zmianami w ustawie o związkach zawodowych, dopuszczającymi formę dokumentową i elektroniczną; oraz budową systemu e-Umowy, umożliwiającego zawieranie i obsługę umów o pracę online. Wszystkie one mają ułatwiać komunikację, lecz wprowadzane równolegle potęgują chaos pojęciowy.

Forma ma znaczenie

Forma oświadczeń składanych w relacjach pracowniczych pełni nie tylko funkcję techniczną. To przede wszystkim narzędzie ochronne – zabezpiecza interes słabszej strony stosunku pracy i ułatwia dochodzenie praw.

W kodeksie cywilnym katalog form jest jasny: pisemna, elektroniczna oraz dokumentowa.

O wyjaśnienie tych pojęć poprosiliśmy Łukasza Chruściela, radcę prawnego i partnera w kancelarii PCS Paruch Chruściel Stępień Kanclerz.

– Forma pisemna to najprostsza i najbardziej typowa sytuacja, w której ktoś składa własnoręczny podpis pod dokumentem. Forma elektroniczna jest z kolei wtedy, gdy dokument opatrzono kwalifikowanym podpisem elektronicznym (QES), co sprawia, że zyskuje on równą moc prawną z podpisem odręcznym. Przykładowo – jeśli ustawa wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności, jak w przypadku umowy o zakazie konkurencji, to można ją również podpisać formą elektroniczną, wymieniając plik PDF podpisany przez obie strony bezpiecznymi podpisami kwalifikowanymi. Trzecią formą, przewidzianą w kodeksie cywilnym, jest forma dokumentowa. Wymaga ona, aby istniał dokument, przy czym pojęcie to jest bardzo szerokie – może to być zarówno wydruk papierowy, jak i wiadomość e-mail, skan czy faks. Na gruncie cywilnym mamy więc jasny podział: coś jest albo formą pisemną – z własnoręcznym podpisem, albo elektroniczną – z podpisem kwalifikowanym, a jeśli nie spełnia tych warunków, ale ma postać dokumentu – to mamy do czynienia z formą dokumentową – podkreśla mec. Chruściel.

Inna siatka pojęć

Łukasz Chruściel zwraca uwagę, że przejrzysty podział znany z kodeksu cywilnego nie został przeniesiony do prawa pracy.

– Co istotne, kodeks pracy poza nielicznymi wyjątkami, takimi jak umowa o zakazie konkurencji, w ogóle nie przewiduje rygoru nieważności w przypadku niezachowania formy pisemnej. W efekcie wypowiedzenie dokonane ustnie lub e-mailem jest ważne, choć wadliwe i może zostać podważone przed sądem pracy – zauważa prawnik.

Dodatkowe komplikacje wynikają z tego, że ustawodawca posługuje się terminami „postać papierowa” oraz „postać elektroniczna”, nie nadając im definicji.

– Można się jedynie domyślać, że „postać elektroniczna” obejmuje zarówno dokumenty podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jak i zwykły e-mail, a „postać papierowa” oznacza wszystko, co powstało na papierze. Pojawia się jednak pytanie, czy potrzebny jest podpis własnoręczny, czy wystarczy np. wydruk zeskanowanego dokumentu – wskazuje ekspert.

W jego ocenie takie rozbieżności nie tylko nie ułatwiają stosowania przepisów, lecz wręcz wprowadzają niepotrzebny chaos.

– Prawo i tak jest wystarczająco skomplikowane. Wprowadzanie dodatkowych różnic pomiędzy kodeksem pracy a kodeksem cywilnym nie ma uzasadnienia. To w dużej mierze efekt historycznego rozwoju prawa pracy i nie do końca udanych prób dostosowania przepisów do komunikacji elektronicznej – wskazuje.

Zdaniem eksperta najlepszym rozwiązaniem byłoby ujednolicenie języka ustawowego.

– Kodeks pracy powinien korzystać z tej samej terminologii, co kodeks cywilny, czyli z formy pisemnej, elektronicznej i dokumentowej. Zapewniłoby to większą przejrzystość i spójność regulacji – podsumowuje.

Zmiany powinny być spójne

Związkowcy dostrzegają potrzebę cyfryzacji, ale apelują o ostrożność.

Anna Reda-Ciszewska z zespołu prawnego Biura Eksperckiego, Dialogu i Polityki Społecznej KK NSZZ „Solidarność” zauważa, że przesyłanie dokumentów drogą elektroniczną jest w praktyce powszechne i nie budzi większych sporów. Problemem jest jednak sposób procedowania nad zmianami.

Jej zdaniem częste, punktowe nowelizacje, wprowadzane raz w ustawie o związkach zawodowych, a raz w kodeksie pracy, powodują chaos.

– Mamy formę pisemną, elektroniczną, dokumentową, które nie są definiowane w kodeksie pracy, a w kodeksie cywilnym. Pracownicy nie zawsze są w stanie odróżnić te konstrukcje, co w przyszłości może generować problemy. Dla młodszych pokoleń komunikacja mailowa jest oczywista, natomiast dla starszych pracowników może być barierą – wskazuje.

Jej zdaniem zmiany powinny być projektowane systemowo, a nie wprowadzane rozproszonymi nowelizacjami.

– Dziś mamy sytuację, w której rząd fragmentarycznie „łata” przepisy, zamiast całościowo uporządkować kwestie form oświadczeń w prawie pracy. To może prowadzić do nieczytelności regulacji i trudności w praktycznym ich stosowaniu.

Ogólnopolskie Porozumienie Związków Zawodowych również wyraża zastrzeżenia wobec niektórych propozycji. Doktor Błażej Mądrzycki, wiceprezes OPZZ, szczególnie krytycznie ocenia poprawianie przepisów dotyczących zmiany formy konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z organizacją związkową.

– Zmiana w zaproponowanej formie jest sprzeczna z fundamentalną, ochronną funkcją prawa pracy. Istotą prawa pracy jest ochrona pracownika jako słabszej strony stosunku. Obowiązek konsultowania zamiaru wypowiedzenia, w obowiązującej treści i formie, jest bezpośrednim wyrazem tej ochrony. Modyfikacja przepisu w proponowany sposób doprowadzi do realnego umniejszenia ochrony pracownika, a dodatkowo wpłynie negatywnie na realizację uprawnień zakładowej organizacji związkowej – podkreśla.

Równolegle trwają prace nad rozwojem systemu e-Umowy. Zgodnie z założeniami, pracodawcy mogliby nie tylko zawierać przez system umowy o pracę, ale także zmieniać je, rozwiązywać i prowadzić inne czynności związane z wykonywaniem praw i obowiązków.

Mecenas Chruściel ocenia, że możliwości wynikające z e-Umów są istotnym krokiem w kierunku cyfryzacji relacji pracowniczych.

– Pozwalamy ludziom pracować zdalnie, często bez kontaktu osobistego z pracodawcą, a jednocześnie wymagamy, by przy podpisywaniu umowy stawili się osobiście lub przesyłali papierowe dokumenty kurierem. W dawnych latach miało to sens jako element zabezpieczenia, ale dziś, przy nowoczesnych narzędziach umożliwiających zdalne podpisywanie dokumentów, jest to niepotrzebne utrudnienie. Chroni pracownika tylko pozornie – głównie w przypadku wypowiedzeń – natomiast w praktyce komplikuje codzienne funkcjonowanie, np. przy składaniu wniosków urlopowych, o nadgodziny czy przy podpisywaniu aneksów do umowy – podkreśla mec. Chruściel.

Nie wszystkie czynności – zdaniem prawnika – muszą być obwarowane formą pisemną. Przykładem jest choćby zgoda na potrącenie z wynagrodzenia. Jego zdaniem taka zgoda mogłaby być wyrażona elektronicznie.

– Chodzi przecież tylko o pewność, że pracownik rzeczywiście ją złożył. Kluczem byłoby wprowadzenie regulacji zapewniających, że dane oświadczenie np. o potrąceniu pochodzi od pracownika. Przy obecnej technice nie powinno być z tym problemu – wyjaśnia. ©℗