Usługa Podpis kwalifikowany kierowana jest do pełnoletnich posiadaczy e-dowodu, którzy dodali w aplikacji mDowód oraz korzystają ze smartfona z modułem NFC. To właśnie za jego pomocą potwierdza się tożsamość podczas składania podpisu. Choć usługa działa od niedawna, Ministerstwo Cyfryzacji informuje, że już tysiące osób skorzystało z niej, aby zatwierdzić ważne dokumenty w codziennych sprawach.

Użytkownik może wybrać jednego z pięciu certyfikowanych dostawców: Cencert (Enigma), SimplySign (Asseco Data Systems), SIGILLUM (PWPW), mSzafir (KIR) lub doPodpisu (EuroCert). Podpisanie dokumentu może odbywać się zarówno w aplikacji, jak i przez stronę podpis.mobywatel.gov.pl.

Czym jest podpis kwalifikowany?

Podpis kwalifikowany to rodzaj podpisu elektronicznego, który – dzięki przypisanemu do niego certyfikatowi kwalifikowanemu – pozwala jednoznacznie zweryfikować tożsamość osoby podpisującej. Jest równoważny z podpisem własnoręcznym, co oznacza, że wywołuje takie same skutki prawne. Może go używać wyłącznie osoba, której został przypisany, i może on służyć do podpisywania dowolnych dokumentów w formie cyfrowej.

Dotąd niewielu pracowników decydowało się na korzystanie z podpisu kwalifikowanego. Główną barierą były koszty — uzyskanie certyfikatu kosztowało zwykle ok. 200–300 zł rocznie, a czasem konieczny był też zakup dodatkowego sprzętu. Udostępnienie bezpłatnej możliwości podpisywania dokumentów w mObywatelu znosi tę przeszkodę i otwiera drogę do szerszego wykorzystania podpisu elektronicznego również w sprawach pracowniczych. Może to usprawnić pracę działów kadr i HR, które coraz częściej obsługują dokumenty zdalnie.

Potwierdza to dr Anna Boguska, radca prawny, starszy prawnik w kancelarii Raczkowski, zwracając uwagę, że część umów w prawie pracy – jak umowa o zakazie konkurencji czy o wspólnej odpowiedzialności materialnej – wymaga dla swej ważności formy pisemnej. Jej zdaniem brak powszechnego dostępu do kwalifikowanego podpisu elektronicznego wymuszał dotąd osobiste podpisywanie dokumentów.

– Dzięki nowej funkcjonalności w mObywatelu będzie można zawierać je zdalnie a forma pisemna zostanie dochowana. To samo dotyczy zgody na potrącenie czy nawet umowy o pracę – dodaje.

Jak wygląda proces podpisu?

Ministerstwo Cyfryzacji udostępniło szczegółową instrukcję, jak w aplikacji mObywatel złożyć podpis kwalifikowany na cyfrowym dokumencie:

  1. Użytkownik wybiera Podpis kwalifikowany z listy usług w aplikacji mObywatel (kategoria „Sprawy urzędowe”).
  2. Następnie wybiera jednego z dostępnych dostawców podpisu.
  3. Aplikacja przekierowuje użytkownika na stronę dostawcy w celu akceptacji regulaminów i rozpoczęcia procesu.
  4. Użytkownik wskazuje dokument PDF (maks. 5 MB) do podpisania.
  5. Następuje weryfikacja tożsamości – aplikacja wykorzystuje certyfikat mDowodu oraz warstwę elektroniczną e-dowodu:
  • należy wyrazić zgodę na przekazanie danych,
  • wpisać numer CAN z e-dowodu (6 cyfr),
  • przyłożyć e-dowód do telefonu z włączonym NFC. W niektórych przypadkach konieczne jest zatwierdzenie powiadomienia PUSH. 6. Po potwierdzeniu tożsamości następuje generowanie certyfikatu i złożenie podpisu. 7. Podpisany dokument można zapisać w pamięci urządzenia.

Co dalej z systemem e-umów?

Warto przypomnieć, że trwają prace nad ustawą o zmianie przepisów dotyczących systemu teleinformatycznego do obsługi niektórych umów, który ma umożliwić elektroniczne zawieranie i archiwizowanie umowy zlecenia czy umowy o pracę. Zdaniem dr Boguskiej dobrze byłoby powiązać tę platformę z usługą mObywatel, co rozwiałoby wątpliwości co do ważności umów podpisywanych w systemie, np. umowy o zakazie konkurencji.