Tworzenie planu wydatków z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS) to nie tylko obowiązek wynikający z regulaminu – to również istotny element odpowiedzialnego i przejrzystego gospodarowania środkami socjalnymi. Dobrze przygotowany preliminarz pozwala skutecznie zaplanować budżet, zabezpieczyć środki na świadczenia i ułatwić późniejsze rozliczenia. Warto więc wiedzieć, o czym pamiętać przy jego opracowywaniu i jakimi zasadami się kierować.

Najważniejsze zasady przy tworzeniu planu wydatków z ZFŚS

  1. Zgodność z regulaminem funduszu

Plan nie może wprowadzać nowych form wsparcia – powinien odzwierciedlać świadczenia przewidziane w regulaminie ZFŚS.

  1. Ujęcie wszystkich uprawnionych grup

Upewnij się, że plan uwzględnia wszystkich, którym przysługują świadczenia – pracowników, emerytów i rencistów (zgodnie z zapisami regulaminu).

  1. Podział środków zgodnie z potrzebami

Najpierw zaplanuj największe pozycje (np. dopłaty do wypoczynku), a potem mniejsze świadczenia – tak, aby nie zabrakło środków na kluczowe cele.

  1. Rezerwa na sytuacje losowe

Zarezerwuj część środków na nieprzewidziane potrzeby, np. zapomogi losowe, wsparcie zdrowotne.

  1. Przejrzystość i dokumentacja

Ułatw rozliczenia i kontrole – plan najlepiej sporządzić w formie tabeli z podziałem na cele, kwoty i przewidywaną liczbę świadczeń.

  1. Uzgodnienie z partnerem społecznym

Nie zapomnij o pisemnym uzgodnieniu planu ze związkami zawodowymi lub przedstawicielem pracowników – jeśli taki został formalnie powołany.

Kto podpisuje preliminarz wydatków z ZFŚS?

🔹 Pracodawca / Kierownik jednostki – zawsze podpisuje jako administrator środków funduszu; to on formalnie odpowiada za ich prawidłowe wydatkowanie.

🔹 Strona społeczna – związki zawodowe lub przedstawiciel załogi, jeśli został wybrany. Uzgodnienie preliminarza jest obowiązkowe, o ile w jednostce działają związki (par. 4 ustawy o ZFŚS).

Przykład sekcji na podpisy:

Zatwierdzam:

....................................................

Kierownik jednostki / Pracodawca

(pieczątka i podpis)

Uzgodniono:

....................................................

Przedstawiciel związku zawodowego / Przedstawiciel pracowników

(pieczątka i podpis)

Wzór 1. Prosty preliminarz

Preliminarz przychodów i wydatków ZFŚS na rok ........

I. Przychody funduszu:

  1. Odpis podstawowy – ....................... zł
  2. Odpisy fakultatywne (jeśli przewidziane) – ....................... zł
  3. Środki niewykorzystane z lat ubiegłych – ....................... zł
  4. Odsetki bankowe – ....................... zł
  5. Inne wpływy (np. darowizny, odsetki od pożyczek) – ....................... zł

Łączna kwota przychodów: ....................... zł

II. Planowane wydatki funduszu:

  1. Dofinansowanie wypoczynku (np. wczasy pod gruszą) – ....................... zł
  2. Dofinansowanie wypoczynku dzieci i młodzieży – ....................... zł
  3. Dofinansowanie działalności kulturalno-oświatowej – ....................... zł
  4. Dofinansowanie działalności sportowo-rekreacyjnej – ....................... zł
  5. Imprezy integracyjne i okolicznościowe – ....................... zł
  6. Świadczenia rzeczowe (np. paczki świąteczne) – ....................... zł
  7. Świadczenia finansowe (np. jednorazowe wypłaty) – ....................... zł
  8. Zapomogi losowe i zdrowotne – ....................... zł
  9. Pożyczki mieszkaniowe (jeśli przewidziane) – ....................... zł
  10. Rezerwa na nieprzewidziane potrzeby – ....................... zł

Łączna kwota wydatków: ....................... zł

III. Uzgodnienie planu:
Preliminarz został uzgodniony ze związkami zawodowymi / przedstawicielem pracowników w dniu ....................... w miejscowości ....................... .

IV. Podpisy:

.......................................................
Kierownik jednostki / Pracodawca

.......................................................
Przedstawiciel związku zawodowego / Przedstawiciel pracowników

Wzór 2. Preliminarz tabelaryczny

Preliminarz przychodów i wydatków ZFŚS na rok ......

Lp. Rodzaj przychodu / wydatku Kwota (zł) Uwagi (np. liczba osób, forma świadczenia)
1. Odpis podstawowy
2. Odpisy fakultatywne
3. Środki niewykorzystane z lat ubiegłych
4. Inne wpływy (np. odsetki bankowe)
Razem przychody ... zł
1. Dofinansowanie wypoczynku (wczasy pod gruszą) np. 40 osób × 1000 zł
2. Zapomogi losowe, zdrowotne rezerwa na sytuacje indywidualne
3. Dofinansowanie działalności kulturalnej np. bilety do kina, teatr, koncerty
4. Dofinansowanie imprez integracyjnych np. piknik rodzinny, spotkanie świąteczne
5. Dofinansowanie wypoczynku dzieci i młodzieży kolonie, obozy – zgodnie z dokumentacją
6. Świadczenia rzeczowe (np. paczki świąteczne) wskazać liczbę paczek i formę kryterium socjalnego
7. Pożyczki mieszkaniowe (jeśli przewidziane)
8. Inne (zgodnie z regulaminem ZFŚS)
Razem wydatki ... zł

Zatwierdzam:

..................................................

Kierownik jednostki / Pracodawca

Wzór 3. Preliminarz przychodów i wydatków ZFŚS w oświacie

......................................................

(pieczątka)

Preliminarz przychodów i wydatków ZFŚS na ………. rok

PLAN

I. WYNIK FINANSOWY ZFŚS ZA ROK ……..: .................................

1. Środki niewykorzystane w roku poprzednim: ....................................

(rachunek bieżący ZFŚS – stan na 31.12.200… r.)

2. Fundusz pożyczkowy utworzony w latach poprzednich: ....................................

(środki pozostające w dyspozycji osób uprawnionych, w postaci niespłaconych rat

pożyczek – stan na dzień 31 grudnia ……… .r.)

II. PRZYCHODY FUNDUSZU W ROKU BIEŻĄCYM: .................................

1. Odpisy: ....................................

a) odpis na nauczycieli czynnych zawodowo ....................................

b) odpis na pracowników administracji i obsługi ....................................

c) odpis na nauczycieli emerytów i rencistów ....................................

d) odpis na pozostałych emerytów i rencistów ....................................

2. Odsetki od środków zgromadzonych na rachunku bankowym: ....................................

3. Odsetki od udzielonych pożyczek: ....................................

4. Inne (np. darowizny): ....................................

III. ŚRODKI DO DYSPOZYCJI W BIEŻĄCYM ROKU: .................................

1. Środki niewykorzystane w roku poprzednim: ....................................

2. Przychody w roku bieżącym: ....................................

3. Wpływy z tytułu spłat rat pożyczek: ....................................

IV. WSPÓLNA DZIAŁALNOŚĆ SOCJALNA

W RAMACH CZĘŚCI ŚRODKÓW ZFŚS: …………………….

(na podstawie odrębnej umowy w zakresie udzielania pomocy

na wybrane cele mieszkaniowe …….. % odpisu,

pozycji …..….. oraz pozycji ………… przychodów)

V. ROZCHODY Z TYTUŁU UDZIELONYCH POŻYCZEK:  .................................

VI. WYDATKI Z ZFŚS W ROKU BIEŻĄCYM: .................................

1. Dofinansowanie do wypoczynku pracowników i ich rodzin: ....................................

a) świadczenia urlopowe dla nauczycieli: ....................................

b) dofinansowanie wypoczynku zorganizowanego

we własnym zakresie: ....................................

c) dofinansowanie wypoczynku dzieci: ....................................

(zorganizowanego lub organizowanego we własnym zakresie)

2. Dofinansowanie działalności kulturalno-oświatowej: ....................................

3. Dofinansowanie działalności sportowo-rekreacyjnej: ....................................

4. Dofinansowanie imprez dla dzieci: ....................................

5. Świadczenia rzeczowe: ....................................

6. Świadczenia finansowe: ....................................

7. Zapomogi losowe: ....................................

VII. WYNIK FINANSOWY NA KONIEC BIEŻĄCEGO ROKU: .................................

1. Środki ZFŚS niewykorzystane w roku bieżącym: ....................................

(rachunek bieżący ZFŚS – stan na 31.12.200… r)

2. Fundusz pożyczkowy: ....................................

(środki pozostające w dyspozycji osób uprawnionych, w postaci niespłaconych

rat pożyczek – stan na dzień 31 grudnia ……… .r.)

USTALENIA DODATKOWE DO PRELIMINARZA:

1. Terminy składania wniosków na poszczególne cele działalności socjalnej przez osoby uprawnione:

L.p. Forma działalności socjalnej Termin składania wniosków
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

2. Warunki udzielania pożyczek

a) MAKSYMALNA KWOTA POŻYCZKI: .........................

b) OPROCENTOWANIE: ……………….

(efektywne, tj. naliczane jednorazowo za cały okres od udzielonej kwoty )

c) MAKSYMALNY OKRES SPŁATY POŻYCZKI (liczba rat): .........................

3. Wartość wskaźnika „L” dla zapomóg losowych: ……………….

Uzgodniono: .................................................

(miejscowość, data)

Podpisy stron:

..................................................

Kierownik jednostki / Pracodawca

..................................................

Przedstawiciel związku zawodowego / Przedstawiciel pracowników

ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 288)