Tworzenie planu wydatków z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS) to nie tylko obowiązek wynikający z regulaminu – to również istotny element odpowiedzialnego i przejrzystego gospodarowania środkami socjalnymi. Dobrze przygotowany preliminarz pozwala skutecznie zaplanować budżet, zabezpieczyć środki na świadczenia i ułatwić późniejsze rozliczenia. Warto więc wiedzieć, o czym pamiętać przy jego opracowywaniu i jakimi zasadami się kierować.
Najważniejsze zasady przy tworzeniu planu wydatków z ZFŚS
- Zgodność z regulaminem funduszu
Plan nie może wprowadzać nowych form wsparcia – powinien odzwierciedlać świadczenia przewidziane w regulaminie ZFŚS.
- Ujęcie wszystkich uprawnionych grup
Upewnij się, że plan uwzględnia wszystkich, którym przysługują świadczenia – pracowników, emerytów i rencistów (zgodnie z zapisami regulaminu).
- Podział środków zgodnie z potrzebami
Najpierw zaplanuj największe pozycje (np. dopłaty do wypoczynku), a potem mniejsze świadczenia – tak, aby nie zabrakło środków na kluczowe cele.
- Rezerwa na sytuacje losowe
Zarezerwuj część środków na nieprzewidziane potrzeby, np. zapomogi losowe, wsparcie zdrowotne.
- Przejrzystość i dokumentacja
Ułatw rozliczenia i kontrole – plan najlepiej sporządzić w formie tabeli z podziałem na cele, kwoty i przewidywaną liczbę świadczeń.
- Uzgodnienie z partnerem społecznym
Nie zapomnij o pisemnym uzgodnieniu planu ze związkami zawodowymi lub przedstawicielem pracowników – jeśli taki został formalnie powołany.
Kto podpisuje preliminarz wydatków z ZFŚS?
🔹 Pracodawca / Kierownik jednostki – zawsze podpisuje jako administrator środków funduszu; to on formalnie odpowiada za ich prawidłowe wydatkowanie.
🔹 Strona społeczna – związki zawodowe lub przedstawiciel załogi, jeśli został wybrany. Uzgodnienie preliminarza jest obowiązkowe, o ile w jednostce działają związki (par. 4 ustawy o ZFŚS).
Przykład sekcji na podpisy:
Zatwierdzam:
....................................................
Kierownik jednostki / Pracodawca
(pieczątka i podpis)
Uzgodniono:
....................................................
Przedstawiciel związku zawodowego / Przedstawiciel pracowników
(pieczątka i podpis)
Wzór 1. Prosty preliminarz
Preliminarz przychodów i wydatków ZFŚS na rok ........
I. Przychody funduszu:
- Odpis podstawowy – ....................... zł
- Odpisy fakultatywne (jeśli przewidziane) – ....................... zł
- Środki niewykorzystane z lat ubiegłych – ....................... zł
- Odsetki bankowe – ....................... zł
- Inne wpływy (np. darowizny, odsetki od pożyczek) – ....................... zł
Łączna kwota przychodów: ....................... zł
II. Planowane wydatki funduszu:
- Dofinansowanie wypoczynku (np. wczasy pod gruszą) – ....................... zł
- Dofinansowanie wypoczynku dzieci i młodzieży – ....................... zł
- Dofinansowanie działalności kulturalno-oświatowej – ....................... zł
- Dofinansowanie działalności sportowo-rekreacyjnej – ....................... zł
- Imprezy integracyjne i okolicznościowe – ....................... zł
- Świadczenia rzeczowe (np. paczki świąteczne) – ....................... zł
- Świadczenia finansowe (np. jednorazowe wypłaty) – ....................... zł
- Zapomogi losowe i zdrowotne – ....................... zł
- Pożyczki mieszkaniowe (jeśli przewidziane) – ....................... zł
- Rezerwa na nieprzewidziane potrzeby – ....................... zł
Łączna kwota wydatków: ....................... zł
III. Uzgodnienie planu:
Preliminarz został uzgodniony ze związkami zawodowymi / przedstawicielem pracowników w dniu ....................... w miejscowości ....................... .
IV. Podpisy:
.......................................................
Kierownik jednostki / Pracodawca
.......................................................
Przedstawiciel związku zawodowego / Przedstawiciel pracowników
Wzór 2. Preliminarz tabelaryczny
Preliminarz przychodów i wydatków ZFŚS na rok ......
Lp. | Rodzaj przychodu / wydatku | Kwota (zł) | Uwagi (np. liczba osób, forma świadczenia) |
1. | Odpis podstawowy | ||
2. | Odpisy fakultatywne | ||
3. | Środki niewykorzystane z lat ubiegłych | ||
4. | Inne wpływy (np. odsetki bankowe) | ||
Razem przychody | ... zł | ||
1. | Dofinansowanie wypoczynku (wczasy pod gruszą) | np. 40 osób × 1000 zł | |
2. | Zapomogi losowe, zdrowotne | rezerwa na sytuacje indywidualne | |
3. | Dofinansowanie działalności kulturalnej | np. bilety do kina, teatr, koncerty | |
4. | Dofinansowanie imprez integracyjnych | np. piknik rodzinny, spotkanie świąteczne | |
5. | Dofinansowanie wypoczynku dzieci i młodzieży | kolonie, obozy – zgodnie z dokumentacją | |
6. | Świadczenia rzeczowe (np. paczki świąteczne) | wskazać liczbę paczek i formę kryterium socjalnego | |
7. | Pożyczki mieszkaniowe (jeśli przewidziane) | ||
8. | Inne (zgodnie z regulaminem ZFŚS) | ||
Razem wydatki | ... zł |
Zatwierdzam:
..................................................
Kierownik jednostki / Pracodawca
Wzór 3. Preliminarz przychodów i wydatków ZFŚS w oświacie
......................................................
(pieczątka)
Preliminarz przychodów i wydatków ZFŚS na ………. rok
PLAN
I. WYNIK FINANSOWY ZFŚS ZA ROK ……..: .................................
1. Środki niewykorzystane w roku poprzednim: ....................................
(rachunek bieżący ZFŚS – stan na 31.12.200… r.)
2. Fundusz pożyczkowy utworzony w latach poprzednich: ....................................
(środki pozostające w dyspozycji osób uprawnionych, w postaci niespłaconych rat
pożyczek – stan na dzień 31 grudnia ……… .r.)
II. PRZYCHODY FUNDUSZU W ROKU BIEŻĄCYM: .................................
1. Odpisy: ....................................
a) odpis na nauczycieli czynnych zawodowo ....................................
b) odpis na pracowników administracji i obsługi ....................................
c) odpis na nauczycieli emerytów i rencistów ....................................
d) odpis na pozostałych emerytów i rencistów ....................................
2. Odsetki od środków zgromadzonych na rachunku bankowym: ....................................
3. Odsetki od udzielonych pożyczek: ....................................
4. Inne (np. darowizny): ....................................
III. ŚRODKI DO DYSPOZYCJI W BIEŻĄCYM ROKU: .................................
1. Środki niewykorzystane w roku poprzednim: ....................................
2. Przychody w roku bieżącym: ....................................
3. Wpływy z tytułu spłat rat pożyczek: ....................................
IV. WSPÓLNA DZIAŁALNOŚĆ SOCJALNA
W RAMACH CZĘŚCI ŚRODKÓW ZFŚS: …………………….
(na podstawie odrębnej umowy w zakresie udzielania pomocy
na wybrane cele mieszkaniowe …….. % odpisu,
pozycji …..….. oraz pozycji ………… przychodów)
V. ROZCHODY Z TYTUŁU UDZIELONYCH POŻYCZEK: .................................
VI. WYDATKI Z ZFŚS W ROKU BIEŻĄCYM: .................................
1. Dofinansowanie do wypoczynku pracowników i ich rodzin: ....................................
a) świadczenia urlopowe dla nauczycieli: ....................................
b) dofinansowanie wypoczynku zorganizowanego
we własnym zakresie: ....................................
c) dofinansowanie wypoczynku dzieci: ....................................
(zorganizowanego lub organizowanego we własnym zakresie)
2. Dofinansowanie działalności kulturalno-oświatowej: ....................................
3. Dofinansowanie działalności sportowo-rekreacyjnej: ....................................
4. Dofinansowanie imprez dla dzieci: ....................................
5. Świadczenia rzeczowe: ....................................
6. Świadczenia finansowe: ....................................
7. Zapomogi losowe: ....................................
VII. WYNIK FINANSOWY NA KONIEC BIEŻĄCEGO ROKU: .................................
1. Środki ZFŚS niewykorzystane w roku bieżącym: ....................................
(rachunek bieżący ZFŚS – stan na 31.12.200… r)
2. Fundusz pożyczkowy: ....................................
(środki pozostające w dyspozycji osób uprawnionych, w postaci niespłaconych
rat pożyczek – stan na dzień 31 grudnia ……… .r.)
USTALENIA DODATKOWE DO PRELIMINARZA:
1. Terminy składania wniosków na poszczególne cele działalności socjalnej przez osoby uprawnione:
L.p. | Forma działalności socjalnej | Termin składania wniosków |
1. | ||
2. | ||
3. | ||
4. | ||
5. | ||
6. | ||
7. | ||
8. |
2. Warunki udzielania pożyczek
a) MAKSYMALNA KWOTA POŻYCZKI: .........................
b) OPROCENTOWANIE: ……………….
(efektywne, tj. naliczane jednorazowo za cały okres od udzielonej kwoty )
c) MAKSYMALNY OKRES SPŁATY POŻYCZKI (liczba rat): .........................
3. Wartość wskaźnika „L” dla zapomóg losowych: ……………….
Uzgodniono: .................................................
(miejscowość, data)
Podpisy stron:
..................................................
Kierownik jednostki / Pracodawca
..................................................
Przedstawiciel związku zawodowego / Przedstawiciel pracowników
ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 288)