W jednostce budżetowej jednostka nadrzędna zakwestionowała w trakcie kontroli wydatki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych na dofinansowanie ferii zimowych. Jednostka nadrzędna podważyła przyznanie jednakowych kwot wszystkim pracownikom bez uwzględnienia ich sytuacji materialnej oraz brak wymaganej dokumentacji. Jak prawidłowo wydatkować środki ZFŚS na zimowy wypoczynek dzieci pracowników?

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS) stanowi istotny element wsparcia socjalnego dla pracowników w jednostkach sfery budżetowej. A jednym z najczęstszych sposobów wykorzystania środków ZFŚS w okresie zimowym jest dofinansowanie wypoczynku dzieci pracowników. Pracodawcy mogą przeznaczyć fundusze na np.:

  • dofinansowanie kolonii, półkolonii i obozów zimowych,
  • zakup karnetów narciarskich lub wejściówek na lodowiska dla dzieci.

Aby uniknąć błędów przy wydatkowaniu środków ZFŚS na ferie zimowe, jednostki budżetowe powinny przestrzegać kilku kluczowych zasad. Po pierwsze, każda jednostka musi mieć regulamin, który szczegółowo określa kryteria przyznawania świadczeń, w tym zależność wysokości dofinansowania od sytuacji materialnej pracownika. Regulamin powinien również wymagać złożenia oświadczenia o dochodach przed przyznaniem świadczenia, a jego brak musi skutkować przyznaniem minimalnego dofinansowania. Wszystkie wydatki muszą być odpowiednio udokumentowane, np. fakturami za półkolonie, obozy zimowe czy karnety narciarskie.

Podsumowanie: każde świadczenie z ZFŚS musi być udokumentowane, a jego wysokość musi zależeć od sytuacji materialnej pracownika. ©℗

Najczęstsze błędy

1. Równe traktowanie wszystkich pracowników – wysokość świadczenia musi zależeć od sytuacji życiowej i materialnej pracowników. Nie można przyznawać ich w równej wysokości.

2. Brak weryfikacji dochodów – dokumentacja potwierdzająca dochody jest obowiązkowa.

3. Wydatkowanie na cele niezgodne z regulaminem – każda jednostka musi określić w regulaminie ZFŚS sposoby wydatkowania środków. ©℗

wzór

Wzór wniosku o dofinansowanie wypoczynku dziecka

Imię i nazwisko pracownika: ___________________________ Stanowisko: __________________

Miejsce pracy: _______________________________________

Proszę o dofinansowanie wypoczynku zimowego mojego dziecka:

Imię i nazwisko dziecka: _____________________________

Data urodzenia dziecka: ______________________________

Rodzaj wypoczynku: półkolonia/kolonia/obóz zimowy/karnet sportowy* (niepotrzebne skreślić)

Termin wypoczynku: od __________ do ___________

Całkowity koszt wypoczynku: ________________________

Załączam:

Oświadczenie o dochodach,

Fakturę/rachunek za wypoczynek,

Inne wymagane dokumenty.

Świadomy(a) odpowiedzialności za składanie fałszywych oświadczeń, potwierdzam prawdziwość powyższych danych.

Data: ________________ Podpis pracownika: ___________________________ ©℗

Podstawa prawna

ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2024 r. poz. 288)