Umowa o roboty budowlane: jak przygotować zapisy kar umownych, aby były wykonalne

Jak redagować klauzule w umowie o roboty budowlane

Kara umowna odgrywa rolę ekwiwalentu odszkodowania. To oznacza, że zastępuje klasyczne roszczenie odszkodowawcze w zakresie, w jakim strony zastrzegły ją w umowie, a wierzyciel nie musi wykazywać wysokości szkody.

Nie może to jednak być konstrukcja dowolna. Musi bowiem spełniać ustawowe wymogi, aby było możliwe jej skuteczne dochodzenie.

Niedopuszczalne jest zastrzeganie takiej kary za niewykonanie zobowiązania pieniężnego.

Ponadto sąd ma kompetencję miarkowania kary, jeżeli jej wysokość jest rażąco wygórowana albo gdy zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane.

Uwaga! Właściwie skonstruowana klauzula dotycząca kary umownej zaczyna się od przyporządkowania kary do naruszenia wskazanego w umowie o roboty budowlane obowiązku. Następnie należy:

• zdefiniować jej wysokość oraz sposób jej obliczania,
• doprecyzować procedury naliczania i wymagalności,
• uregulować relację do wynagrodzenia, w szczególności poprzez możliwość jej potrącenia.

Każdy z tych elementów powinien zostać opisany w umowie o roboty budowlane na tyle jednoznacznie, aby w chwili naruszenia było możliwe bezdyskusyjne ustalenie, czy kara przysługuje i w jakiej wysokości.

Jednoznaczna podstawa naliczenia kary umownej

Kluczowym elementem jest jasne określenie, za jakie konkretnie naruszenie obowiązku umownego kara będzie przysługiwała. W umowach o roboty budowlane najczęściej spotykane są kary za:

• zwłokę w wykonaniu całości robót lub ich części,
• zwłokę w usunięciu wad ujawnionych przy odbiorze lub w okresie rękojmi i gwarancji,
• naruszenie obowiązków organizacyjnych, takich jak brak kierownika budowy,
• naruszenie przepisów BHP oraz
• nieprzedłożenie dokumentów koniecznych do dokonania odbioru lub rozliczenia inwestycji.

Postanowienia odwołujące się ogólnie do nienależytego wykonania umowy bez wskazania, jakie zachowanie wykonawcy stanowi podstawę naliczenia kary, w razie sporu rodzą trudności dowodowe i interpretacyjne. Nie pozwalają bowiem na jednoznaczne ustalenie, czy dane zdarzenie mieści się w zakresie klauzuli. Z tego powodu w interesie inwestora i wykonawcy leży przyporządkowanie kary do wyraźnie opisanych sytuacji, związanych z terminowością, jakością oraz organizacją robót.

Wysokość i algorytm określające karę umowną

Niezwykle istotne jest też określenie wysokości kary umownej poprzez kwotę albo jasny mechanizm obliczeniowy. Najczęściej w umowach występuje konstrukcja, w której kara stanowi określony procent wynagrodzenia umownego lub sprecyzowaną kwotę (np. 500 zł) za każdy dzień zwłoki w wykonaniu robót bądź w usunięciu wad. Dla obu stron istotne jest, aby wysokość kary i sposób jej obliczania zostały opisane wprost, z użyciem prostych i mierzalnych parametrów, najczęściej procentowego odniesienia do wynagrodzenia i jednoznacznie określonej stawki dziennej albo miesięcznej.

Ważne! Sądy dopuszczają zapisy, w myśl których kara umowna za zwłokę stanowi określony procent wynagrodzenia za każdy dzień zwłoki, nawet bez konieczności wskazywania odrębnego górnego limitu kwotowego.

Potwierdził to Sąd Najwyższy w uchwale z 9 grudnia 2021 r. (sygn. akt III CZP 16/21).

Jednocześnie sądy szeroko korzystają z uprawnienia do miarkowania kary, gdy jej wysokość:

• pozostaje w rażącej dysproporcji do wartości kontraktu,
• przewyższa w sposób oczywisty możliwą do przewidzenia szkodę albo
• gdy naruszenie ma ograniczony zakres, a kara ma charakter skumulowany i prowadzi do nieuzasadnionego ekonomicznie obciążenia wykonawcy.

Z tych względów ważne jest wyważenie tych dwóch elementów – możliwości nielimitowania kary oraz prawa do jej miarkowania.

Niezbędna procedura naliczania kary umownej

Kolejnym istotnym zagadnieniem jest doprecyzowanie procedury naliczania kary umownej. Same postanowienia dotyczące podstawy i jej wysokości nie wystarczają, jeżeli w umowie nie zostanie wyjaśnione, od kiedy i do kiedy jest ona naliczana, kiedy staje się wymagalna oraz w jaki sposób zostaje zakomunikowana drugiej stronie.

Umowa powinna jednoznacznie określać, od jakiej daty liczy się okres naliczania kary. Na przykład może to być dzień następujący po umownym terminie zakończenia robót albo dzień następujący po bezskutecznym upływie terminu na usunięcie wad. Równie ważne jest wskazanie momentu zakończenia naliczania kary, którym najczęściej jest dzień faktycznego wykonania danego obowiązku potwierdzonego protokołem.

Uwaga! Zalecanym rozwiązaniem jest również powiązanie naliczenia kary z uprzednim wezwaniem do wykonania zobowiązania w dodatkowym terminie, zwłaszcza gdy chodzi o kary zastrzeżone na wypadek odstąpienia od umowy. W razie sporu sądy bardzo skrupulatnie badają, czy naliczenie kary nastąpiło zgodnie z treścią umowy oraz czy wierzyciel w prawidłowy sposób zakomunikował swoje żądanie.

Limit łącznej wysokości sankcji

Sąd Najwyższy w ww. uchwale przyjął, że ani określenie wysokości kary przez wskazanie podstaw do jej wyliczenia, ani brak ustalenia z góry jej maksymalnej wysokości nie sprzeciwiają się uznaniu, że kara stanowi określoną sumę pieniężną w rozumieniu art. 483 par. 1 k.c. Niebezpieczeństwa, jakie dla dłużnika mogą się wiązać z naliczeniem kary za okres, który nie jest z góry znany, może on wyeliminować przez wykonanie zobowiązania i usunięcie stanu zwłoki. Istotną rolę w ograniczeniu tych niebezpieczeństw odgrywa również instytucja przedawnienia.

Mimo że brak limitu kary nie powoduje automatycznie nieważności zastrzeżenia, to przy długotrwałych i złożonych inwestycjach kumulacja kar za poszczególne naruszenia może prowadzić do sytuacji, w której kara przekracza rozsądne ekonomicznie granice, a tym samym sąd może zastosować instytucję jej miarkowania. Ustalając limit, strony powinny więc uwzględniać charakter inwestycji, krytyczne znaczenie terminowości dla inwestora, skalę potencjalnych szkód oraz wpływ sankcji na rentowność przedsięwzięcia po stronie wykonawcy. Odpowiednio ukształtowany limit stanowi kompromis pomiędzy potrzebą silnego zabezpieczenia interesu inwestora a zasadą ekwiwalentności świadczeń.

Zwłoka zamiast opóźnienia

W prawidłowym skonstruowaniu klauzul o karach umownych istotne znaczenie ma rozróżnienie między opóźnieniem a zwłoką w rozumieniu k.c. Zwłoka oznacza opóźnienie zawinione przez dłużnika, natomiast opóźnienie może wynikać z okoliczności od niego niezależnych.

W orzecznictwie sądów jest ugruntowany pogląd, że kara umowna powinna być co do zasady zastrzegana za zwłokę, aby pozostać w zgodzie z konstrukcją odpowiedzialności kontraktowej opartej na zasadzie winy.

W postępowaniu dłużnik może zatem obalić domniemanie winy poprzez udowodnienie, że niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania wynikało z przyczyn, za które ten nie ponosi odpowiedzialności. Z tego względu bezpieczniejszym rozwiązaniem jest posługiwanie się w umowach o roboty budowlane pojęciem zwłoki.

Potrącenie z wynagrodzenia wykonawcy

Skuteczność kary umownej zależy w dużej mierze od możliwości jej realnego wyegzekwowania. Dużym ułatwieniem jest więc zastrzeżenie przez inwestora uprawnienia do jej potrącenia z wynagrodzenia wykonawcy. W umowie o roboty budowlane należy wskazać, że naliczona kara może zostać potrącona zarówno z wynagrodzenia bieżącego, jak i z jeszcze niewymagalnego, jeżeli strony wprowadzają potrącenie umowne wykraczające poza ramy zakreślone przez k.c.

Uwaga! Warto powiązać postanowienia o karach umownych z regulacją kaucji gwarancyjnej oraz innych form zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Często spotykanym w umowach o roboty budowlane rozwiązaniem jest procedura, zgodnie z którą inwestor w pierwszej kolejności zaspokaja swoje roszczenia z zabezpieczenia, np. kaucji, a następnie, gdy ta nie pokryje całej należności, korzysta z potrącenia z wynagrodzenia. Takie ukształtowanie rozliczeń zmniejsza ryzyko sporów o wymagalność wierzytelności i dopuszczalność potrącenia.

Roszczenie ponad zastrzeżoną kwotę

Zgodnie z art. 484 par. 1 k.c. zastrzeżenie kary umownej co do zasady wyłącza możliwość dochodzenia odszkodowania przewyższającego jej wysokość – chyba że strony wyraźnie postanowią inaczej. Jeżeli inwestor chce zachować prawo do dochodzenia pełnej szkody, powinien w związku z tym zadbać o wprowadzenie do umowy jednoznacznej klauzuli, zgodnie z którą zastrzeżenie kary nie wyłącza możliwości dochodzenia odszkodowania uzupełniającego.

Ma to istotne znaczenie zwłaszcza w inwestycjach, w których opóźnienie lub inne naruszenie umowy może generować szkody przewyższające standardowy poziom kary, jak np. utrata finansowania, konieczność zapłaty kar wobec nabywców lokali lub utrata korzyści wynikających z planowanego terminu komercjalizacji.

Uwaga! Bez stosownego zastrzeżenia umownego inwestor jest związany granicą ryczałtowo określonej kary i nie ma możliwości dochodzenia dalszych roszczeń, nawet jeśli szkoda jest większa.

Gdy brak zapłaty kary

Szczególnej uwagi wymaga kwestia niedopuszczalności zastrzegania kary umownej za niewykonanie zobowiązania pieniężnego. Kodeks cywilny jednoznacznie ogranicza możliwość jej stosowania do zobowiązań niepieniężnych. Dotyczy to również przypadków odstąpienia od umowy z powodu braku zapłaty. Potwierdził to SN w uchwale składu 7 sędziów z 20 listopada 2019 r. (sygn. akt III CZP 3/19).

W takich sytuacjach właściwym narzędziem pozostają odsetki za opóźnienie oraz rekompensata kosztów odzyskiwania należności. ©℗