Obowiązek dokonywania miesięcznych wpłat na PFRON dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny etat. Wynika to z art. 21 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Wysokość wpłaty oblicza się jako iloczyn 40,65 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia oraz liczby pracowników odpowiadającej różnicy między zatrudnieniem zapewniającym osiągnięcie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości 6 proc. a rzeczywistym zatrudnieniem osób niepełnosprawnych.

Od 1 marca 2025 r. obowiązuje nowa kwota przeciętnego wynagrodzenia: 8477,21 zł. Wcześniej (od grudnia 2024 r. do lutego 2025 r.) podstawą naliczenia była kwota 8161,62 zł. W efekcie 40,65 proc. z 8477,21 zł daje 3445,99 zł – tę wartość należy mnożyć przez ustaloną ww. sposób liczbę pracowników.

Po dokonaniu obliczeń jednostki ujmują w księgach miesięczne wpłaty dokonywane na rachunek funduszu. Operacje te ewidencjonuje się na kontach rozrachunków za pośrednictwem konta 220 – „Rozrachunki publicznoprawne”. Po stronie Ma tego konta księguje się powstanie zobowiązania z tytułu PFRON. Z kolei po stronie Wn ujmuje się zmniejszenie tego zobowiązania (korektę), a także jego zapłatę na rachunek PFRON. Można także utworzyć konto analityczne. Wtedy takie konto można nazwać np. rozrachunki z PFRON.

W jednostkach budżetowych ewidencja rozrachunków w zakresie naliczonych, jak też dokonywanych wpłat na fundusz powinna być zaksięgowana za pomocą konta 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne”. Trzeba pamiętać, że ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 229 ma umożliwić ustalenie stanu należności i zobowiązań według tytułów rozrachunków oraz podmiotów, z którymi są dokonywane rozliczenia. Konto 229 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma – stan zobowiązań.

Ewidencja księgowa w firmie (sektor prywatny) będzie przebiegać następująco:

1. Naliczenie składki na fundusz: Wn konto 450 „Podatki i opłaty”, Ma konto 220 „Rozrachunki publicznoprawne” (analityka: Rozrachunki z PFRON),

2. Wpłata na rachunek funduszu: Wn konto 220 „Rozrachunki publicznoprawne”, Ma konto 130 „Rachunek bankowy”.

Zaś w jednostce budżetowej będą następujące zapisy księgowe:

1. Naliczenie składki: Wn konto 403 „Podatki i opłaty”, Ma konto 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” (analityka: składki PFRON),

2. Przekazanie środków: Wn konto 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne”, Ma konto 130 „Rachunek bieżący jednostki”. ©℗

Podstawa prawna

art. 21 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 44; ost. zm. Dz.U. z 2024 r., poz. 1961)

ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120; ost. zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 1863)

rozporządzenie ministra finansów z 13 września 2017 w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 342)