Różnice inwentaryzacyjne powinny być rozliczone w księgach rachunkowych tego roku, którego dotyczyła inwentaryzacja. Jej celem jest przecież urealnienie ksiąg do stanu rzeczywistego. Zatem chodzi o odzwierciedlenie w księgach, że pewnych aktywów jest mniej lub więcej, a przede wszystkim wyjaśnienie, co było przyczyną rozbieżności i rozliczenie ich we właściwy sposób. Tabela obok pokazuje sposób ujęcia w księgach rachunkowych, ale pamiętać należy, że osobą właściwą do podjęcia decyzji w sprawie różnic jest kierownik jednostki. Komisja inwentaryzacyjna zbiera dane od osób materialnie odpowiedzialnych i innych osób, które mogą udzielić wskazówek dotyczących różnic, wyjaśnia ich przyczyny i proponuje sposób rozliczenia. Jest on konsultowany z głównym księgowym, a czasem z radcą prawnym. Przypomnijmy też, że to komisja inwentaryzacyjna w celu wyjaśnienia różnic:
  • przeprowadza rozmowy z osobami odpowiedzialnymi za zapasy oraz środki trwałe spisywane i sporządza z ich przebiegu protokół, a także uzyskuje od osoby odpowiedzialnej pisemne wyjaśnienie przyczyn różnicy,
  • zbiera od innych pracowników dodatkowe informacje o przyczynach różnic,
  • korzysta z danych zawartych w dowodach źródłowych i ewidencji księgowej, zlecając w razie potrzeby ich sprawdzenie,
  • decyduje o ponownym przeprowadzeniu określonego fragmentu spisu z natury bądź powtórzeniu go na danym polu spisowym w całości w razie trudności ustalenia przyczyn powstania różnic, a zarazem stwierdzenia uchybień w przebiegu spisu, zastrzeżeń, co do poprawności i obiektywizmu ustaleń, a także w przypadku odmowy podpisania arkusza spisowego przez osobę odpowiedzialną z jednoczesnym wskazaniem powodów tej odmowy.
Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych może wywoływać skutki dotyczące nie tylko rachunkowości, lecz także podatku dochodowego i VAT. W przypadku obciążenia pracowników lub innych osób może też nieść konsekwencje w zakresie prawa pracy czy cywilnego.
Decyzja kierownika jednostki jest dokumentowana protokołem rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych i ten dokument jest podstawą do sporządzenia poleceń księgowania przy rozliczaniu poszczególnych tytułów różnic. Wszystko musi być przeprowadzone i zakończone przed terminem przegotowania zestawienia obrotów i sald za 2020 r., tj. do 26 marca 2021 r.
Tabela. Zestawienie syntetyczne rozliczenia różnic według stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości
Niedobory usprawiedliwione (uzasadnione), powstałe z przyczyn niezależnych od osób odpowiedzialnych
ubytki naturalne, wynikające z cech zapasów lub procesów fizykochemicznych, jak: wysychanie, ulatnianie, parowanie, wykruszanie, stłuczka lub inne zjawiska o podobnym charakterze, przy czym powinny się one mieścić w granicach norm ubytków naturalnych określonych we właściwych przepisach, np. w sprawie maksymalnych norm dopuszczalnych ubytków wyrobów akcyzowych lub norm przyjętych zwyczajowo, ustalonych przez kierownika jednostki, a także niedobory powstałe przy kompletacji dostaw i sprzedaży oraz wskutek nieudokumentowanych rozchodów, kradzieży w sklepach samoobsługowych koszty działalności operacyjnej
ubytki usprawiedliwione przekraczające normy koszty działalności operacyjnej
niedobory spowodowane niedokładnością urządzeń pomiarowych stosowanych do pomiaru przychodów lub rozchodów zapasów, jeżeli mieszczą się w granicach tolerancji koszty działalności operacyjnej
niedobory spowodowane mniejszym przychodem niż zafakturowany, co nie zostało ujawnione przy odbiorze pozostałe koszty operacyjne
niedobory uznane za wynikające z pomyłkowej zamiany (przy przychodzie lub rozchodzie) podobnych składników zapasów mogą być kompensowane ich nadwyżką albo zostać zaliczone do kosztów działalności operacyjnej, jeżeli nie ma możliwości kompensaty
niedobory spowodowane zdarzeniami losowymi, takimi jak: pożar, powódź, wichura, zalanie, kradzież pozostałe koszty operacyjne
Niedobory nieusprawiedliwione (powstałe wskutek zaniedbań, nadużyć, braku właściwego zabezpieczenia, ochrony lub niewłaściwych warunków składowania)
niedobory bezsporne, kiedy osoba odpowiedzialna wyraża zgodę na ich pokrycie odnoszone w ciężar rozrachunków z pracownikami
niedobory sporne, jeżeli osoba odpowiedzialna nie wyraża zgody na ich pokrycie decyzją kierownika zaliczone do niedoborów dochodzonych roszczenia sporne
niedobory sporne, jeżeli osoba odpowiedzialna nie wyraża zgody na ich pokrycie decyzją kierownika zaliczone do niedoborów niedochodzonych pozostałe koszty operacyjne
Nadwyżki zapasów stwierdzone podczas spisu z natury
wynikające z niedokładności urządzeń pomiarowych, mieszczące się w granicach tolerancji zmniejszają koszty działalności operacyjnej
spowodowane pomyłkową zamianą podobnych składników zapasów (przy przychodzie lub rozchodzie) istnieje możliwość kompensaty nimi niedoboru albo zmniejszenia o nie kosztów działalności operacyjnej
powstałe wskutek nieudokumentowanych zwrotów z produkcji, likwidacji środków trwałych lub dostaw wyższych od zadeklarowanych w fakturze na pokrycie ewentualnych strat w transporcie (jeżeli takie straty nie wystąpią) pozostałe przychody operacyjne
pozostałe nadwyżki, których przyczyn nie udało się jednoznacznie ustalić pozostałe przychody operacyjne
Podstawa prawna
ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217)