Inwentaryzacja: analiza trudnych przypadków

Część firmowego sprzętu — laptopy, telefony, routery, modemy i akcesoria — znajduje się poza biurem, w domach pracowników pracujących zdalnie lub hybrydowo. Część osób wykonuje obowiązki w terenie, często zmienia miejsce pracy lub przemieszcza się z urządzeniami służbowymi. W poprzednich latach audytor zakwestionował rzetelność spisu, wskazując brak potwierdzeń użytkowania sprzętu i dowodów faktycznego sprawdzenia jego istnienia.

▶ Problem

Spółka chce przeprowadzić inwentaryzację sprzętu powierzonego pracownikom zdalnym w sposób rzetelny. Głównym dylematem jest to, jak potwierdzić fizyczne istnienie sprzętu pozostającego poza siedzibą firmy oraz jak udokumentować procedurę inwentaryzacji, aby nie naruszyć jej zasad i odpowiedzialności materialnej pracowników.

▶ Rozwiązanie

Inwentaryzacja sprzętu powierzonego pracownikom zdalnym nadal odbywa się metodą spisu z natury, ale sposób jej wykonania musi zostać dostosowany do tego, że sprzęt znajduje się poza siedzibą spółki. W praktyce oznacza to przeprowadzenie spisu na odległość, przy użyciu narzędzi umożliwiających potwierdzenie fizycznego istnienia urządzenia u pracownika.

Pierwszym krokiem jest przygotowanie oddzielnych arkuszy spisowych dla wyposażenia użytkowanego poza biurem. Arkusze powinny zawierać pełne dane identyfikacyjne sprzętu – model, numer seryjny, numer inwentarzowy – oraz imię i nazwisko pracownika, któremu go powierzono. W dokumentacji warto zamieścić wyraźną adnotację: „sprzęt użytkowany poza siedzibą”.

Najważniejszym elementem spisu jest fizyczne potwierdzenie istnienia sprzętu. W spółkach, w których pracownicy pracują w wielu lokalizacjach, najczęściej stosuje się weryfikację zdalną. Może ona polegać na wideopołączeniu z komisją inwentaryzacyjną, podczas którego pracownik pokazuje urządzenie z widocznym numerem seryjnym lub naklejką inwentarzową. Alternatywnie pracownik może przesłać zdjęcia sprzętu wykonane zgodnie z instrukcją — z widoczną etykietą, numerem i datą. Obie formy są akceptowane przez audytorów, pod warunkiem że zostaną właściwie udokumentowane. W sytuacjach szczególnych spółka może zdecydować o jednorazowym dostarczeniu sprzętu do biura albo o wizycie członka komisji w miejscu pracy, choć te rozwiązania są znacznie rzadziej.

Istotnym elementem procedury są również oświadczenia pracownika. Wstępne potwierdza, że sprzęt jest kompletny i gotowy do spisu, a końcowe – że dane wykazane w arkuszu spisowym odpowiadają stanowi faktycznemu. Oświadczenia te nie zastępują spisu z natury, ale stanowią jego integralny element i wzmacniają rzetelność dokumentacji.

Cały proces wymaga odpowiedniego udokumentowania. Komisja powinna zachować materiał potwierdzający wykonanie spisu — zdjęcia, zrzuty ekranu z wideoweryfikacji, potwierdzenie daty połączenia, notatki z przebiegu czynności spisowych. Wszystkie te dokumenty muszą być podpisane przez członków komisji i pracownika.

Na koniec komisja sporządza zbiorcze zestawienie sprzętu użytkowanego poza siedzibą przez wszystkich pracowników zdalnych. Jest to dokument, na który audytorzy zwracają szczególną uwagę, ponieważ potwierdza, że spis objął całą grupę sprzętu rozproszonego poza jednostką.

▶ Komentarz

Zdalna inwentaryzacja sprzętu u pracowników jest dopuszczalna, ale tylko wtedy, gdy spółka zapewni pełną, niebudzącą wątpliwości dokumentację. Najczęstszy błąd to opieranie się wyłącznie na oświadczeniu pracownika. A takie oświadczenie ma charakter pomocniczy i nie może zastąpić spisu z natury. Musi istnieć dowód fizycznego pokazania przez pracownika sprzętu w dniu spisu.

Za najbardziej wiarygodną metodę uznaje się wideoweryfikację, ponieważ pozwala jednocześnie potwierdzić numer inwentarzowy, stan urządzenia oraz tożsamość osoby, której powierzono sprzęt. W przypadku zdjęć kluczowe jest, aby były wykonane zgodnie z instrukcją i zawierały wszystkie elementy identyfikacyjne.

Z punktu widzenia audytora najważniejsze jest, aby spółka potrafiła odtworzyć pełną ścieżkę audytową: kiedy, w jaki sposób i przez kogo dany sprzęt został zweryfikowany. Właśnie ten element decyduje o uznaniu spisu za rzetelny.

Rzetelne udokumentowanie inwentaryzacji sprzętu u pracowników zdalnych minimalizuje ryzyko błędów, ułatwia rozliczenie odpowiedzialności materialnej i zwiększa wiarygodność całego procesu podczas badania sprawozdania finansowego. ©℗

Normalny obrót magazynowy

▶ Stan faktyczny

W magazynie spółki w sezonie świątecznym towar wjeżdża i wyjeżdża praktycznie bez przerw: dostawy z hurtowni i kompletacja paczek do klientów, odbiory zwrotów. Magazyn nie ma „martwych godzin”, a harmonogram wysyłek nie pozwala na pełne zamknięcie obrotu nawet na jeden dzień.

W takich realiach zespoły spisowe muszą wykonywać inwentaryzację równolegle z normalną pracą magazynu. W poprzednim roku zakończyło się to zastrzeżeniami audytora — brakowało dowodów na to, które strefy były już policzone, a część ruchów magazynowych nie została odpowiednio udokumentowana.

▶ Problem

Zespół finansowy musi przeprowadzić inwentaryzację zapasów, ale magazyn nie może zostać zamknięty nawet na kilka godzin. Towar jest stale w ruchu, a każda przerwa oznaczałaby realne straty operacyjne. Księgowa odpowiedzialna za inwentaryzację obawia się, że równoległy obrót znowu doprowadzi do zastrzeżeń audytora — tak jak rok temu, gdy część partii została policzona podwójnie, a inne w ogóle nie trafiły do arkuszy spisowych. Spółka szuka sposobu, aby spis przeprowadzony na wciąż otwartym magazynie był w pełni wiarygodny.

▶ Rozwiązanie

Przepisy dopuszczają prowadzenie inwentaryzacji w magazynie, w którym praca odbywa się bez przerwy — ale tylko pod warunkiem, że spółka wdroży dodatkowe środki kontrolne. Kluczem jest takie zorganizowanie spisu, aby w każdej chwili dało się odtworzyć, gdzie był zespół spisowy, co policzono, co weszło i wyszło w trakcie prac, i jak to wszystko wpływa na stan zapasów na dzień bilansowy.

W praktyce rzetelny spis w takim magazynie składa się z kilku obowiązkowych czynności.

1. Magazyn należy podzielić na strefy. Nie chodzi tylko o ułatwienie pracy zespołom spisowym, ale przede wszystkim o możliwość dokładnego udokumentowania, co zostało policzone i o której godzinie. Każda strefa powinna mieć oznaczone miejsce, godzinę rozpoczęcia i zakończenia spisu oraz podpis komisji. Po zakończeniu prac strefa jest zamykana — fizycznie lub poprzez wyraźne oznaczenie.

2. Trzeba stworzyć oddzielną „ścieżkę ruchu bieżącego”. Każdy towar, który przyjeżdża do magazynu lub z niego wyjeżdża po spisie danej strefy, musi być jednoznacznie oznaczony. W firmach produkcyjnych dobrze sprawdzają się specjalne bufory, do których trafiają wszystkie pozycje po spisie, albo oznaczanie partii taśmą w innym kolorze.

3. Komisja powinna prowadzić dziennik operacji wykonywanych w czasie spisu. Chodzi o rejestr dokumentujący każde przyjęcie, wydanie, zwrot czy przesunięcie, które miało miejsce w trakcie prac zespołu. To pozwala księgowości później dokładnie ustalić stan zapasów na moment zakończenia spisu w danej strefie i precyzyjnie rozliczyć różnice.

4. Spółka musi zablokować wydania ze stref spisywanych.Nie zawsze da się zatrzymać pracę w całym magazynie, ale blokada strefowa jest absolutnym minimum. Pracownicy magazynowi powinni znać harmonogram spisu i wiedzieć, które miejsca są w danym momencie „zamknięte”.

5. Kierownik magazynu potwierdza przebieg prac.Jego oświadczenie powinno obejmować informację o operacjach, które odbyły się podczas spisu, potwierdzenie przestrzegania oznaczeń stref oraz kompletności dokumentacji. Dla audytora to ważny element ścieżki dowodowej.

6. Księgowość musi uzgodnić wyniki spisu z systemem magazynowym. Po przejęciu arkuszy spisowych księgowość weryfikuje stany z systemem, uwzględnia ruchy po spisie i doprowadza zapasy do wartości na dzień bilansowy.

▶ Komentarz

Audytorzy akceptują inwentaryzacje prowadzone przy czynnym magazynie, ale tylko wtedy, gdy spółka potrafi udowodnić, że każdy ruch towaru został właściwie udokumentowany.

Najczęściej kwestionowane są spisy tam, gdzie:

• brak dokumentacji godzin spisu w poszczególnych strefach,
• pracownicy przemieszczają towar między regałami mimo pól spisowych,
• nie ma rejestru ruchów po spisie,
• system magazynowy nie rozróżnia ruchów przed i po spisie.

Duże znaczenie ma także dobra komunikacja między magazynem a księgowością. To księgowość odpowiada za prawidłowy stan na dzień bilansowy — bez rzetelnych danych z magazynu nie da się ustalić realnych różnic inwentaryzacyjnych.

Rzetelnie przeprowadzony spis w czynnym magazynie jest możliwy, ale wymaga dyscypliny, jasnych procedur i dokumentacji prowadzonej w czasie rzeczywistym. Dzięki temu wynik spisu jest wiarygodny zarówno dla kierownictwa jednostki, jak i dla audytora. ©℗

Spis gotówki: obowiązek bez względu na kwotę

▶ Stan faktyczny

W spółce działa kasa, w której przez większość roku znajdują się drobne kwoty – zwykle do kilkuset złotych. Gotówka służy wyłącznie do małych, bieżących wydatków, dlatego w praktyce spis był traktowany jako prosta formalność. W ubiegłym roku audytor zakwestionował jednak dokumentację: brakowało dokładnej godziny spisu, podpisów i potwierdzenia, czy obroty kasowe po dniu spisu zostały zweryfikowane. W tym roku dział księgowości chce przeprowadzić inwentaryzację prawidłowo, nawet jeśli saldo jest symboliczne.

▶ Problem

Księgowa przygotowująca harmonogram tegorocznej inwentaryzacji ma wątpliwości, czy w przypadku tak małych sald również trzeba przeprowadzać spis z natury. Czy raport kasowy może zastąpić fizyczne przeliczenie? Czy istnieje jakikolwiek próg wartości, przy którym spis nie jest wymagany? W poprzednim roku audytor mocno podkreślił, że brak rzetelnego spisu gotówki to naruszenie ustawy.

▶ Rozwiązanie

Zarówno przy małych, jak i przy dużych kwotach – środki pieniężne w kasie zawsze inwentaryzuje się spisem z natury. Ustawa o rachunkowości nie przewiduje wyjątków ani progów istotności.

Spis musi być przeprowadzony fizycznie, w obecności kasjera i zespołu spisowego. Protokół powinien zawierać:

• stan faktyczny gotówki,
• datę i dokładną godzinę spisu,
• imiona i nazwiska osób obecnych przy spisie,
• podpisy kasjera i członków zespołu.

Dokumenty kasowe nie zastąpią spisu z natury, bo pokazują jedynie stan ewidencyjny. Po zakończeniu spisu księgowość musi sprawdzić dokumenty kasowe aż do dnia bilansowego — niewykonanie tego obowiązku to częsty błąd, który prowadzi do rozbieżności.

▶ Komentarz

Gotówka, nawet symboliczna, jest obszarem podwyższonego ryzyka. Audytorzy nie kwestionują zwykle samego liczenia, lecz braki w dokumentacji: godziny spisu, podpisów, obecności kasjera czy powiązań wyników spisu z dokumentami kasowymi do dnia bilansowego. Rzetelny protokół daje jednostce mocny dowód na istnienie aktywów i eliminuje jeden z najbardziej wrażliwych obszarów badania. Dlatego spis gotówki — niezależnie od kwoty — trzeba traktować poważnie i przeprowadzać go z pełną starannością. ©℗

Wiele lokalizacji

▶ Stan faktyczny

W spółce środki trwałe są rozmieszczone w kilku miejscach: w zakładzie głównym, dwóch magazynach zewnętrznych i oddziałach terenowych. Dodatkowo część sprzętu — laptopy, telefony, urządzenia mobilne — jest użytkowana przez pracowników pracujących zdalnie lub mobilnie. W poprzednim roku audytor zakwestionował dokumentację z oddziałów, wskazując brak: podpisów, oznaczenia lokalizacji na arkuszach spisowych i potwierdzenia pracy zespołów w terenie.

▶ Problem

Przygotowując inwentaryzację, spółka musi rozstrzygnąć kluczową kwestię: jak udokumentować spis środków trwałych w wielu lokalizacjach tak, aby żadna część majątku nie została pominięta i aby audytor nie zakwestionował rzetelności prac? Wątpliwości dotyczą szczególnie magazynów zewnętrznych, oddziałów oraz sprzętu użytkowanego przez pracowników mobilnych, bo właśnie w tych przypadkach poprzednio pojawiły się braki dokumentacyjne.

▶ Rozwiązanie

Aby dokumentacja była kompletna, spółka powinna prowadzić oddzielny zestaw dokumentów dla każdej lokalizacji.

Najważniejsze elementy to:

1. Wykaz lokalizacji objętych spisem. Lista powinna obejmować: siedzibę, oddziały, magazyny, pomieszczenia techniczne, środki trwałe w terenie i sprzęt użytkowany poza firmą. To wykaz, który należy załączyć do zarządzenia o inwentaryzacji.

2. Upoważnienia i instruktaż dla zespołów spisowych. Każdy zespół pracujący poza siedzibą musi otrzymać:

• pisemne upoważnienie,
• zakres obowiązków,
• instrukcję wykonania spisu.

3. Oddzielne arkusze spisowe dla każdej lokalizacji; Arkusze muszą zawierać:

• nazwę lokalizacji,
• datę rozpoczęcia i zakończenia spisu,
• skład zespołu spisowego,
• dane osoby odpowiedzialnej materialnie.

Przy sprzęcie mobilnym stosuje się arkusze z dopiskiem „użytkowanie poza siedzibą”.

4. Oświadczenia osób odpowiedzialnych materialnie. W każdej lokalizacji trzeba odebrać:

• oświadczenie wstępne (o przekazaniu dokumentów i braku zastrzeżeń),
• oświadczenie końcowe (potwierdzające udział w spisie i akceptację wyników).

5. Protokół zakończenia spisu w danej lokalizacji. Powinien opisywać: warunki spisu, napotkane problemy, przypadki braku dostępu, podpisy zespołu i kierownika miejsca.

6. Zbiorcze podsumowanie komisji inwentaryzacyjnej. Komisja musi połączyć dokumentację ze wszystkich lokalizacji w jedno zestawienie. To pokazuje, że spis objął całą jednostkę, a nie tylko wybrane miejsca.

▶ Komentarz

W przypadku spisu rozproszonego majątku błędy wynikają nie ze sposobu liczenia środków trwałych, lecz z braków w dokumentacji. Najczęściej brakuje potwierdzenia pracy zespołów w terenie, podpisów z oddziałów, arkuszy z podaną lokalizacją lub oświadczeń osób odpowiedzialnych materialnie. Kluczowe jest udowodnienie, że każda lokalizacja została faktycznie zinwentaryzowana, a prace przebiegały zgodnie z zarządzeniem kierownika. Kompletna dokumentacja jest dowodem rzetelności spisu i chroni jednostkę przed zarzutami o pominięcie części majątku. Staranność w dokumentowaniu każdej lokalizacji daje spółce pełną ścieżkę audytową i minimalizuje ryzyko zastrzeżeń w badaniu sprawozdania finansowego. ©℗

Dokumentacja dla wartości niematerialnych

▶ Stan faktyczny

W spółce większość wartości niematerialnych to licencje, oprogramowanie użytkowe, prawa autorskie, koszty zakończonych prac rozwojowych i znak towarowy wykorzystywany w marketingu. Podczas ubiegłorocznego badania audytor zgłosił zastrzeżenia: dokumentacja weryfikacji była zbyt ogólna, brakowało dowodów potwierdzających aktualną przydatność gospodarczą części licencji, a w przypadku prac rozwojowych nie przedstawiono oceny, czy efekty projektu są faktycznie wykorzystywane. Zespół księgowy wie, że wartości niematerialnych nie można spisać z natury, ale chce przygotować dokumentację tak, aby tym razem nie budziła żadnych wątpliwości.

▶ Problem

Jak udokumentować inwentaryzację wartości niematerialnych i prawnych (dalej: WNiP), aby wykazać ich istnienie, użytkowanie i realną wartość — skoro nie podlegają ani spisowi z natury, ani potwierdzeniu salda, a audytor wymaga pełnej, wiarygodnej dokumentacji weryfikacji?

▶ Rozwiązanie

Wartości niematerialne inwentaryzuje się wyłącznie metodą weryfikacji. Dokumentacja musi potwierdzać istnienie prawa, użytkowanie i realną wartość składnika.

Prawidłowo sporządzona dokumentacja powinna obejmować:

1. Wykaz wszystkich wartości niematerialnych podlegających weryfikacji (lista z planu kont, z numerami inwentarzowymi, datą nabycia lub wytworzenia, okresem użytkowania, stawką amortyzacji).

2. Dowody potwierdzające tytuł do użytkowania:

• umowy licencyjne,
• certyfikaty zakupu,
• faktury,
• aneksy przedłużające okres licencji,
• potwierdzenie płatności abonamentowych – jeśli licencja jest odnawialna – protokoły przyjęcia WNiP.

3. Ocenę aktualnej wartości (realności) składnika:

• potwierdzenie, że składnik jest nadal używany przez jednostkę,
• sprawdzenie, czy przyjęty okres amortyzacji jest nadal właściwy,
• analizę przesłanek utraty wartości (np. zastąpienie nowym systemem, brak użytkowania),
• protokół wewnętrzny z dokonania oceny.

4. Weryfikację wartości bilansowej:

• sprawdzenie zgodności z dokumentacją źródłową,
• uzgodnienie stanu z ewidencją księgową,
• korektę, jeśli składnik utracił wartość użytkową.

5. Protokół weryfikacji wartości niematerialnych, który zawiera:

• datę, skład komisji,
• zakres prac,
• listę składników poddanych weryfikacji,
• opis ustaleń,
• decyzję w sprawie ewentualnych odpisów aktualizujących,
• podpisy członków komisji.

Dokumentacja musi być kompletna i jednoznacznie wykazać, że każdy składnik został sprawdzony pod kątem istnienia prawa do użytkowania oraz realności jego wartości.

▶ Komentarz

Weryfikacja WNiP to jedno z najtrudniejszych pól inwentaryzacji. Z pozoru niewidoczne składniki — licencje, oprogramowanie, znaki towarowe, prace rozwojowe — wymagają szczególnej staranności przy inwentaryzacji, bo nie można ich przeliczyć ani obejrzeć jak środka trwałego.

Najczęstsze błędy to:

• brak dowodów na tytuł prawny (umowy, faktury, certyfikaty),
• przeterminowane licencje ujęte nadal w ewidencji,
• brak oceny przesłanek utraty wartości,
• protokoły weryfikacji w formie zwykłej listy, bez merytorycznych ustaleń,
• brak potwierdzenia, że składnik jest nadal wykorzystywany operacyjnie.

Dobra dokumentacja weryfikacji powinna być równie szczegółowa jak dokumentacja spisu z natury — choć jej forma jest inna. Weryfikacja musi pokazać nie tylko, że składnik istnieje w księgach, lecz także że istnieje prawnie i ekonomicznie.

Starannie przeprowadzona weryfikacja pozwala uniknąć zarzutów o zawyżenie aktywów oraz stanowi solidny dowód dla audytora na rzetelne ustalenie wartości bilansowej składników niematerialnych. ©℗