Inwentaryzacja 2025 – dokumentacja, organizacja, odpowiedzialność

Odpowiedź: Przygotowania do inwentaryzacji należy rozpocząć z wyprzedzeniem, najlepiej na przełomie października i listopada. Ustawa o rachunkowości dopuszcza rozpoczęcie spisu z natury już w ostatnim kwartale roku obrotowego, pod warunkiem że zakończy się on nie później niż 15 dni po jego zakończeniu. Jednostka samodzielnie określa termin inwentaryzacji. Uwzględnia przy tym zachowanie rzetelności ustalenia stanu zapasów i ich zgodności z ewidencją księgową. Datę należy dobrać, biorąc pod uwagę sezonowość działalności, dostępność zapasów, warunki organizacyjne oraz udział biegłego rewidenta – jeśli jednostka podlega badaniu.

Uzasadnienie: Zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości inwentaryzację przeprowadza się na ostatni dzień roku obrotowego, jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby czynności przygotowawcze rozpocząć wcześniej. Właściwe przygotowanie wymaga:

• aktualizacji instrukcji inwentaryzacyjnej,
• wydania przez kierownika jednostki zarządzenia o przeprowadzeniu inwentaryzacji,
• opracowania harmonogramu prac,
• powołania komisji i zespołów spisowych.

Artykuł 26 ust. 3 pkt 1 wymienionej ustawy przewiduje, że inwentaryzację aktywów można przeprowadzić w ostatnim kwartale roku obrotowego, jeśli zakończy się ją nie później niż 15 stycznia następnego roku. Oznacza to, że spis można wykonać wcześniej, pod warunkiem że jednostka potrafi ustalić stan zapasów na wybrany dzień i powiązać go z ewidencją księgową.

Z praktyki wynika, że wcześniejsze przeprowadzenie inwentaryzacji jest korzystne organizacyjnie, jeśli jest mniejszy obrót, a więc spis nie zakłóca bieżącej pracy. Stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości wskazuje, że termin należy dobrać tak, aby ułatwić uzgodnienie wyników z ewidencją.

Uwaga! Spis najlepiej przeprowadzać w okresie najmniejszego obrotu lub po sezonie, np. w dni wolne od przyjęć i wydań. Jeśli jednostka podlega badaniu, o planowanym terminie inwentaryzacji należy wcześniej poinformować biegłego rewidenta, by mógł zaplanować udział w obserwacji. [ramka 1 i tabela 1]

Jeśli spis jest przeprowadzany przed 31 grudnia, jednostka powinna uwzględnić wszystkie operacje przychodów i rozchodów między datą spisu a dniem bilansowym, by ustalić rzeczywisty stan zapasów.

Przykładowo takim optymalnym terminem przygotowania i przeprowadzenia inwentaryzacji przypada między 15 października a 31 grudnia. W tym czasie można zapewnić sprawny przebieg prac, dokładność liczenia i spokojne rozliczenie różnic przed zamknięciem roku.

• Czy klienci są gotowi do inwentaryzacji

Problem: Prowadzę biuro rachunkowe i obsługuję kilku klientów, którzy rozpoczęli spisy z natury po 1 października. Jak mogę sprawdzić, czy wszyscy klienci są dobrze przygotowani do inwentaryzacji?

Odpowiedź: W połowie października warto przeprowadzić szybki przegląd gotowości klientów do inwentaryzacji (o ile umowa przewiduje taką czynność). Pomocna będzie lista kontrolna, która pozwala ocenić, czy dokumentacja, organizacja i dane księgowe są w pełni przygotowane do kolejnych etapów spisu.

Uzasadnienie: Październik to okres, w którym wiele jednostek rozpoczyna lub kontynuuje inwentaryzację roczną. Dla biura rachunkowego to najlepszy moment, by się upewnić, że organizacyjnie są przygotowane, a dokumenty formalne – podpisane i wdrożone.

Biuro może pomóc klientom w aktualizacji instrukcji inwentaryzacyjnych i polityki rachunkowości tak, aby odzwierciedlały rzeczywisty przebieg spisów. Warto też zweryfikować zarządzenie o inwentaryzacji – dokument, który formalnie rozpoczyna proces i określa skład komisji, terminy, zakres oraz sposób dokumentowania wyników.

Kolejnym krokiem jest wsparcie w opracowaniu zestawień sald kont (zapasów, środków trwałych, wyposażenia, druków ścisłego zarachowania), które stanowią punkt odniesienia do późniejszych uzgodnień.

Biuro może również współorganizować szkolenie przedinwentaryzacyjne, dzięki któremu łatwiej będzie przygotować program, materiały i listy obecności dla członków zespołów spisowych. W drugiej połowie października warto przeprowadzić przegląd gotowości klientów – krótką kontrolę wewnętrzną, która potwierdzi, że dokumentacja, organizacja i dane księgowe są w pełni przygotowane do rozpoczęcia spisów. W tym celu można wykorzystać poniższą listę kontrolną. Można ją stosować jako wewnętrzne narzędzie pracy biura lub przekazać klientom – np. w październikowym newsletterze. To prosty i praktyczny sposób, by upewnić się, że wszyscy klienci są gotowi do inwentaryzacji. [ramka 2]

• Czy instrukcja inwentaryzacyjna jest aktualna i podpisana?
• Czy instrukcja obejmuje wszystkie metody inwentaryzacji – spis z natury, potwierdzenie sald i weryfikację?
• Czy polityka rachunkowości odwołuje się do zasad inwentaryzacji?
• Czy masz przygotowane wzory dokumentów: arkusze, protokoły, oświadczenia, zestawienia zbiorcze?
• Czy ewidencja środków trwałych i wyposażenia zgadza się ze stanem księgowym?

• Czy wydałaś (wydałeś) zarządzenie o przeprowadzeniu inwentaryzacji?
• Czy dokument wskazuje terminy, skład komisji, zakres spisu i sposób dokumentowania wyników?
• Czy komisja inwentaryzacyjna została powołana, a zespoły spisowe zapoznały się z instrukcją?

• Czy biuro rachunkowe przekazało Ci zestawienia sald kont zapasów, środków trwałych i wyposażenia?
• Czy ewidencja analityczna zgadza się z kartotekami magazynowymi?
• Czy przygotowałaś (przygotowałeś) listę kontrahentów do potwierdzenia sald należności i zobowiązań?
• Czy w ewidencji ujęto składniki w budowie, depozytach lub przekazane w użyczenie?

• Czy pola spisowe (magazyny, działy, pomieszczenia) są oznaczone i przygotowane?
• Czy masz zapewniony sprzęt pomocniczy – wagi, skanery, plomby, drukarki?
• Czy wiesz, jak przechowywać i zabezpieczać arkusze spisowe?
• Czy opracowałaś (opracowałeś) procedury obiegu i archiwizacji arkuszy?

• Czy przypomniałaś (przypomniałeś) zespołom spisowym zasady nadzoru nad przebiegiem spisu?
• Czy wyznaczyłaś (wyznaczyłeś) osoby kontaktowe do obsługi zapytań w czasie inwentaryzacji?
• Czy pracownicy otrzymali wzory protokołów i notatek służbowych?
• Czy ustaliłaś (ustaliłeś) terminy przekazania dokumentów do biura rachunkowego?

• Co warto uzgodnić, aby skrócić czas spisu

Problem: Przejęłam prowadzenie ksiąg i nie mam pewności, czy wszystkie dane są zgodne ze stanem faktycznym. Czy przed spisem z natury muszę coś dodatkowo uzgadniać, żeby uniknąć błędów i rozbieżności w trakcie inwentaryzacji?

Odpowiedź: Tak. Zanim komisja spisowa rozpocznie inwentaryzację, warto zweryfikować i uzgodnić stany ewidencyjne wszystkich aktywów i pasywów z odpowiednimi rejestrami, dokumentami i kontrahentami.

Uzasadnienie: Dobre przygotowanie inwentaryzacji zaczyna się od porządku w księgach. Zanim rozpocznie się inwentaryzacja, trzeba sprawdzić, czy dane ewidencyjne są pełne i aktualne. Księgowość powinna:

• sprawdzić zgodność ewidencji magazynowej (ilościowo-wartościowej) z zapisami w księgach rachunkowych i dokumentami obrotu,
• sprawdzić salda kont środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych,
• przygotować dane do potwierdzenia sald z bankami i kontrahentami,
• zweryfikować, czy w ewidencji nie figurują składniki zlikwidowane lub nieistniejące,
• uaktualnić dane o osobach odpowiedzialnych materialnie.

Takie uzgodnienia pozwalają uniknąć różnic w arkuszach spisowych i skracają czas rozliczenia wyników.

Uwaga! W jednostkach sektora finansów publicznych czynności przygotowawcze można ująć w instrukcji inwentaryzacyjnej, tak aby stanowiły integralną część procedury inwentaryzacji.

Zarządzenie, instrukcja, plan

• Jaką dokumentację należy przygotować przed rozpoczęciem inwentaryzacji?

Problem: W jednostce rozpoczęliśmy przygotowania do spisu z natury i chcę mieć pewność, że cała dokumentacja jest kompletna. Jakie dokumenty trzeba opracować lub zaktualizować przed rozpoczęciem inwentaryzacji, żeby uniknąć błędów?

Odpowiedź: Przed rozpoczęciem inwentaryzacji należy przygotować kompletną dokumentację formalną: zarządzenie kierownika jednostki, aktualną instrukcję inwentaryzacyjną, plan i harmonogram prac, wzory arkuszy spisowych i protokołów oraz rejestr wydanych druków.

Uzasadnienie: Dokumentacja inwentaryzacyjna stanowi formalną podstawę spisu z natury i dowód jego prawidłowego przebiegu. Zgodnie z art. 27 ustawy o rachunkowości wyniki inwentaryzacji muszą być udokumentowane i rozliczone w księgach rachunkowych. Dlatego przed rozpoczęciem spisu jednostka powinna przygotować i zatwierdzić:

• zarządzenie o przeprowadzeniu inwentaryzacji – określające zakres, termin, skład komisji i sposób dokumentowania wyników;
• plan i harmonogram prac – z wyszczególnieniem kolejności spisów, osób odpowiedzialnych oraz etapów rozliczenia;
• instrukcję inwentaryzacyjną – opisującą zasady, metody i dokumenty spisu oraz obowiązki uczestników;
• rejestr arkuszy spisowych – zapewniający kontrolę nad numeracją, wydaniem i zwrotem druków;
• wzory dokumentów – arkuszy spisowych, protokołów różnic, oświadczeń i zestawień zbiorczych;
• listy osób odpowiedzialnych materialnie – z potwierdzeniem zapoznania się z zasadami inwentaryzacji.

W jednostkach sektora finansów publicznych dokumenty te stanowią najczęściej załączniki do zarządzenia kierownika jednostki. Warto przygotować wzory w formie edytowalnej (np. Word, Excel), aby umożliwić ich uzupełnianie w wersji elektronicznej i bezpieczne archiwizowanie.

Uwaga! Pomocne jest sporządzenie listy kontrolnej „Dokumentacja gotowa do spisu” z kolumnami: nazwa dokumentu, numer, data zatwierdzenia, osoba odpowiedzialna. Pozwala to szybko sprawdzić kompletność dokumentacji i stan jej zatwierdzenia przez kierownika jednostki.

• Jak często należy aktualizować instrukcję

Problem: Przejęłam prowadzenie ksiąg w jednostce i ustaliłam, że obowiązuje instrukcja inwentaryzacyjna sprzed kilku lat. Czy taka instrukcja nadal jest ważna i kiedy należy ją zaktualizować?

Odpowiedź: Instrukcja inwentaryzacyjna to podstawowy dokument, który porządkuje przebieg spisu z natury. Trzeba ją aktualizować zawsze, gdy zmieniają się organizacja jednostki, struktura majątku, sposób ewidencji zapasów lub system informatyczny wspierający inwentaryzację.

Uzasadnienie: Instrukcja inwentaryzacyjna powinna być dostosowana do warunków jednostki i stanowić realną pomoc w organizacji spisu oraz rozliczaniu różnic. Nie wystarczy, by była dokumentem formalnym – powinna być narzędziem praktycznym, które opisuje, jak przebiega inwentaryzacja w danym miejscu, przy danych zasobach i metodach.

W praktyce instrukcja powinna określać m.in.:

• zakres obowiązków komisji inwentaryzacyjnej, zespołów spisowych i osób odpowiedzialnych,
• sposób wyznaczania pól spisowych i znakowania składników,
• rodzaje dokumentów (arkusze spisowe, protokoły, zestawienia różnic),
• procedury kontroli, rozliczania i zatwierdzania wyników spisu,
• zasady przechowywania dokumentacji inwentaryzacyjnej.

W wielu jednostkach jedna ogólna instrukcja okazuje się zbyt obszerna lub nieczytelna. Zaleca się rozważenie podziału dokumentacji na zestawy instrukcji dostosowane do grup użytkowników, np.:

• zestaw 1 – dla komisji inwentaryzacyjnej, który zawiera: szczegółowe zasady organizacji spisu, zakresy odpowiedzialności, opis dokumentacji, procedury rozliczania różnic i przechowywania dokumentów;
• zestaw 2 – dla zespołów spisowych: uproszczone, praktyczne instrukcje dla osób wykonujących czynności spisowe, często odrębne dla poszczególnych grup zapasów (np. tkanin, rur, blach, paliw, materiałów sypkich).

Taki podział sprawia, że pracownicy rzeczywiście korzystają z instrukcji, bo jest zrozumiała i dostosowana do ich zadań. W jednostkach sektora finansów publicznych instrukcja inwentaryzacyjna często stanowi załącznik do zarządzenia kierownika jednostki.

Trzeba ją aktualizować co najmniej raz na kilka lat, a w praktyce – po każdej istotnej zmianie organizacyjnej, np. wprowadzeniu nowego systemu księgowego, zmodyfikowaniu struktury magazynów lub przejęciu nowych składników majątku.

Nieaktualna instrukcja może prowadzić do błędów w spisie, nieprawidłowego rozliczenia różnic lub zakwestionowania wiarygodności inwentaryzacji przez biegłego rewidenta.

Ważne: Przy każdej aktualizacji instrukcji warto przygotować skrótowy poradnik dla zespołów spisowych – kilka stron z najważniejszymi zasadami, które pracownicy mogą mieć przy sobie w dniu spisu.

Co powinna zawierać instrukcja

Problem: W jednostce obowiązuje stara, bardzo ogólna instrukcja inwentaryzacyjna. Nie zawiera praktycznych wskazówek ani wzorów dokumentów. Jak powinna wyglądać aktualna instrukcja, żeby rzeczywiście ułatwiała spis z natury?

Odpowiedź: Instrukcja inwentaryzacyjna powinna stanowić kompleksowy opis zasad, trybu i metod inwentaryzacji aktywów i pasywów w jednostce. Oprócz części ogólnej i opisowej musi zawierać wzory dokumentów stosowanych w całym procesie. Jej treść należy dostosować do specyfiki jednostki – struktury majątku, rodzaju działalności i sposobu ewidencji.

Uzasadnienie: Kierownik jednostki odpowiada za prawidłowe i terminowe przeprowadzenie inwentaryzacji oraz ustalenie jej zasad w wewnętrznych przepisach. Instrukcja inwentaryzacyjna pełni funkcję organizacyjną, kontrolną i dowodową – stanowi podstawę dla komisji i zespołów spisowych, a także dokument odniesienia przy ocenie prawidłowości spisu przez audytora lub organy kontroli.

Instrukcja inwentaryzacyjna powinna być praktycznym narzędziem, a więc powinna jasno określać:

• kto, kiedy i jak przeprowadza inwentaryzację,
• jakie metody i dokumenty się stosuje,
• jak należy rozliczać różnice i dokumentować przebieg prac.

Instrukcja stanowi załącznik do zarządzenia kierownika jednostki i obowiązuje wszystkich pracowników uczestniczących w inwentaryzacji. [tabela 2]

Tabela 2.

Treść instrukcji

W niektórych jednostkach instrukcja inwentaryzacyjna istnieje tylko na papierze. Często jest to dokument sprzed kilku lat, który nie odzwierciedla obecnej organizacji, zmian w ewidencji ani systemu informatycznego. Brakuje w nim też praktycznych elementów – wzorów arkuszy, protokołów, oświadczeń – przez co zespoły spisowe tworzą dokumenty samodzielnie, niespójnie i z błędami. Pojawiają się też niejasności dotyczące odpowiedzialności, zakresu obowiązków i sposobu dokumentowania spisu.

Takie braki prowadzą do typowych błędów:

• dokument nie jest aktualizowany po zmianach w strukturze lub systemie,
• brak wzorów dokumentów powoduje chaos i różnice formalne,
• nie wiadomo, kto odpowiada za kontrolę i podpisy protokołów,
• spis z natury bywa mylony z weryfikacją dokumentów lub potwierdzaniem sald,
• zapisy są zbyt ogólne, bez praktycznych wskazówek dotyczących oznaczania pól spisowych, obiegu dokumentów czy zasad podpisów elektronicznych.
• Co należy zmienić w polityce rachunkowości

Problem: Przygotowuję się do inwentaryzacji rocznej i planuję zaktualizować politykę rachunkowości. Nie mam pewności, które zapisy trzeba uzupełnić lub poprawić przed jej rozpoczęciem.

Odpowiedź: Przed inwentaryzacją kierownik jednostki powinien przejrzeć politykę rachunkowości w części dotyczącej zasad i organizacji spisu. Trzeba sprawdzić, czy opisane w niej metody, terminy i procedury są zgodne z art. 26–27 ustawy o rachunkowości i odpowiadają aktualnej praktyce jednostki.

Uzasadnienie: Polityka rachunkowości to dokument nadrzędny wobec instrukcji inwentaryzacyjnej – reguluje sposób prowadzenia ksiąg i zasady przeprowadzania inwentaryzacji. Jej zapisy muszą być spójne z realnym przebiegiem spisu, z organizacją jednostki i z obowiązującymi przepisami.

W praktyce aktualizacja polityki rachunkowości przed inwentaryzacją obejmuje kilka kluczowych obszarów:

• zakres i metody inwentaryzacji – należy określić, które składniki majątku podlegają spisowi z natury, a które potwierdzeniu sald lub weryfikacji dokumentów;
• organizacja i odpowiedzialność – trzeba wskazać skład komisji, tryb jej powoływania, zadania zespołów spisowych, zasady obiegu arkuszy i kontroli;
• zasady wyceny – polityka powinna wskazywać sposób ustalania wartości zapasów, produkcji w toku, środków trwałych i innych aktywów ujawnionych podczas spisu;
• postępowanie z różnicami inwentaryzacyjnymi – opis procedury ustalania, wyjaśniania i rozliczania nadwyżek oraz niedoborów, wraz z odpowiedzialnością za decyzję o ich ujęciu w księgach;
• dokumentacja – określenie wzorów arkuszy spisowych, protokołów, oświadczeń i zasad archiwizacji dokumentacji inwentaryzacyjnej;
• terminy – dostosowanie terminów przeprowadzenia i zakończenia inwentaryzacji do art. 26 ust. 3 ustawy o rachunkowości, aby zapewnić ujęcie wyników w księgach roku obrotowego;
• weryfikacja danych ewidencyjnych – opis sposobu porównywania zapisów księgowych z dokumentacją źródłową dla składników niematerialnych, nieruchomości, należności i zobowiązań.

Wiele jednostek popełnia błąd, ograniczając się do ogólnego zapisu „inwentaryzację przeprowadza komisja powołana przez kierownika”. Taka formuła nie spełnia wymogów i nie daje podstaw do oceny rzetelności spisu. Z kolei zbyt szczegółowe lub przestarzałe zapisy, nieaktualizowane od lat, mogą prowadzić do rozbieżności między dokumentacją a praktyką i budzić zastrzeżenia audytora.

Politykę rachunkowości należy zaktualizować również w razie zmian organizacyjnych – takich jak zmiana biura rachunkowego, wdrożenie nowego systemu finansowo-księgowego, przejęcie nowych magazynów lub środków trwałych. Dobrze przygotowana polityka to nie tylko obowiązek formalny – to także zabezpieczenie kierownika jednostki na wypadek kontroli, gdyż stanowi dowód dochowania należytej staranności w nadzorze nad inwentaryzacją. [ramka 3]

• arkusz spisu z natury,
• oświadczenie wstępne i końcowe osoby odpowiedzialnej materialnie,
• protokół z inwentaryzacji kasy, środków trwałych, druków ścisłego zarachowania,
• zestawienie różnic inwentaryzacyjnych,
• protokół wyceny zapasów niepełnowartościowych,
• decyzję kierownika jednostki o sposobie rozliczenia różnic,
• polecenie księgowania różnic inwentaryzacyjnych,
• listę obecności ze szkolenia przedinwentaryzacyjnego,
• protokół przekazania dokumentacji inwentaryzacyjnej do archiwum. ©℗

Można również rozważyć dopisanie do polityki rachunkowości kilku regulacji, które ułatwiają nadzór i dokumentowanie przebiegu spisu. Przede wszystkim należy wskazać osoby odpowiedzialne za poszczególne etapy inwentaryzacji – przewodniczącego komisji, członków zespołów spisowych, a także głównego księgowego, który sprawuje nadzór nad kontrolą formalną i rozliczeniem różnic.

Warto też określić sposób kontroli przebiegu spisu, np. wprowadzenie zasady kontroli krzyżowej lub weryfikacji przez głównego księgowego wybranych pól spisowych. W przypadku środków trwałych o małej wartości lub używanych wspólnie dobrze jest wskazać odrębne zasady ich ujęcia i rozliczenia.

Coraz częściej jednostki stosują urządzenia elektroniczne do liczenia i ewidencji (skanery kodów, arkusze elektroniczne, oprogramowanie mobilne). Polityka rachunkowości powinna więc dopuszczać taką formę, określając sposób zatwierdzania arkuszy w formie elektronicznej i ich archiwizacji.

Jeśli jednostka korzysta z pomocy firm zewnętrznych, np. przy spisie magazynowym, należy doprecyzować, które czynności mogą być zlecane, a które muszą być wykonane przez pracowników jednostki.

Ważne: Zaktualizowanie polityki rachunkowości przed rozpoczęciem inwentaryzacji to obowiązek kierownika jednostki. Dobrze przygotowana polityka i instrukcja inwentaryzacyjna stanowią spójny system dokumentacji, który zapewnia rzetelność spisu, prawidłową wycenę aktywów i pasywów.

• Jak zaplanować harmonogram inwentaryzacji?

Problem: Zastanawiam się, jak przygotować harmonogram inwentaryzacji, żeby uniknąć spiętrzenia zadań i chaosu pod koniec roku. W mojej jednostce spis obejmuje kilka lokalizacji. Trudno ustalić realistyczne terminy i skoordynować prace komisji, zespołów spisowych oraz osób odpowiedzialnych materialnie.

Odpowiedź: Harmonogram inwentaryzacji powinien obejmować wszystkie etapy – od przygotowania dokumentacji po zatwierdzenie wyników – z dokładnym określeniem terminów, osób odpowiedzialnych i kolejności działań.

Uzasadnienie: Plan inwentaryzacji to kluczowy dokument organizacyjny, stanowiący załącznik do zarządzenia kierownika jednostki. Jego rolą jest zapewnienie płynności prac i nadzoru nad całym procesem – od przygotowania do rozliczenia różnic.

Dobrze przygotowany harmonogram powinien:

• obejmować pełny cykl inwentaryzacyjny: przygotowanie, przeprowadzenie i rozliczenie,
• wskazywać kolejność spisu poszczególnych obiektów lub pól spisowych (np. magazyny, wyposażenie, druki ścisłego zarachowania, kasa),
• określać terminy spisów cząstkowych oraz daty przekazania arkuszy i protokołów do komisji,
• zawierać terminy weryfikacji różnic i przedstawienia propozycji rozliczenia kierownikowi jednostki,
• wskazywać osoby odpowiedzialne za każdy etap – np. przewodniczącego komisji, koordynatora IT, głównego księgowego.

W praktyce jednostki planują inwentaryzację z kilkutygodniowym wyprzedzeniem – zwykle od połowy października do końca grudnia. Plan warto uzgodnić z kierownikami działów i osobami materialnie odpowiedzialnymi, aby zapewnić dostęp do pomieszczeń, ewidencji i sprzętu.

W harmonogramie dobrze jest przewidzieć tzw. dzień zero – moment zamknięcia ruchu gospodarczego w danym obszarze (np. przyjęć i wydań magazynowych), który pozwala ustalić rzeczywisty stan zapasów.

Dobrze przygotowany harmonogram:

• zapobiega spiętrzeniu zadań i dublowaniu czynności,
• umożliwia bieżące raportowanie postępu prac,
• ułatwia kontrolę nad terminowym zakończeniem inwentaryzacji,
• stanowi dowód należytego przygotowania kierownika jednostki w razie kontroli lub audytu.

Uwaga! Warto przygotować tabelaryczny harmonogram jako załącznik do zarządzenia o spisie – obejmujący etapy przygotowania, spisu, weryfikacji i archiwizacji dokumentacji. Wersję roboczą można prowadzić w Excelu lub w module ERP, z bieżącym odnotowaniem wykonania zadań przez członków komisji.

Ważne: Harmonogram powinien zatwierdzić podpisem kierownik jednostki i przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej. Wersję roboczą można prowadzić elektronicznie (np. w Excelu) i na bieżąco odhaczać wykonane zadania.

• Jak przygotować i zabezpieczyć arkusze spisowe – papierowe lub elektroniczne?

Problem: Przygotowuję dokumenty do spisu z natury i mam wątpliwości, jak prawidłowo przygotować arkusze spisowe. Nie wiem, czy wystarczy wydrukować je z systemu, czy trzeba je numerować i podpisywać przed rozpoczęciem spisu. W jednostce korzystamy także z arkuszy elektronicznych, dlatego zastanawiam się, jak zapewnić ich bezpieczeństwo i kontrolę.

Odpowiedź: Arkusze spisowe należy przygotować z odpowiednim wyprzedzeniem, nadając im numery i odnotowując ich wydanie w rejestrze. W przypadku arkuszy elektronicznych konieczne jest zapewnienie kontroli dostępu, zapisu zmian i tworzenia kopii zapasowych.

Uzasadnienie: Arkusz spisowy stanowi dokument księgowy, który podlega kontroli wewnętrznej i zewnętrznej. Powinien zawierać co najmniej: nazwę jednostki, miejsce i datę spisu, numer kolejny arkusza, skład zespołu spisowego, podpisy członków zespołu i osoby odpowiedzialnej materialnie.

W przypadku arkuszy elektronicznych (np. przygotowywanych w aplikacjach mobilnych, systemach ERP lub arkuszach Excel) jednostka powinna:

• ograniczyć uprawnienia do edycji danych wyłącznie do osób upoważnionych,
• stosować automatyczny zapis zmian i historii edycji,
• archiwizować wersje pierwotne arkuszy po każdym dniu spisu,
• zapewnić codzienny backup danych na odrębny nośnik lub serwer.

W jednostkach sektora publicznego wciąż dominują arkusze papierowe, lecz coraz częściej stosuje się rozwiązania mieszane – papierowe arkusze podpisane przez zespół spisowy, a następnie wprowadzone do arkusza zbiorczego w Excelu. Taki model łączy kontrolę podpisów i autentyczności z wygodą elektronicznego rozliczenia różnic.

Ważne: Każdy arkusz – papierowy lub elektroniczny – powinien mieć niepowtarzalny numer powiązany z rejestrem wydania.

Wersję elektroniczną warto oznaczać kodem (np. INW/2025/01/P dla papierowego i INW/2025/01/E dla elektronicznego), co ułatwia kontrolę i archiwizację dokumentów po zakończeniu spisu.

zakres odpowiedzialności

• Jak podzielić obowiązki

Problem: Od kiedy można rozpocząć inwentaryzację za 2025 rok? Czy kierownik jednostki może scedować odpowiedzialność za jej przeprowadzenie na głównego księgowego?

Odpowiedź: Inwentaryzację można rozpocząć najwcześniej 1 października 2025 r., a zakończyć do 15 stycznia 2026 r. Odpowiedzialność za jej przeprowadzenie spoczywa na kierowniku jednostki – zgodnie z art. 4 ust. 5 oraz art. 26–27 ustawy o rachunkowości. Kierownik nie może przenieść tej odpowiedzialności na żadnego pracownika, w tym na głównego księgowego, choć może powierzyć mu nadzór merytoryczny i koordynację działań technicznych związanych z inwentaryzacją.

Uzasadnienie: Zgodnie z ustawą o rachunkowości inwentaryzację należy przeprowadzić na dzień bilansowy, czyli na koniec roku obrotowego. Można ją rozpocząć nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku i należy ją zakończyć do 15 stycznia roku następnego. W 2025 r. oznacza to, że inwentaryzację można przeprowadzić od 1 października 2025 r. do 15 stycznia 2026 r. Celem inwentaryzacji jest:

• ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
• porównanie danych rzeczywistych z ewidencją,
• wyjaśnienie i rozliczenie różnic,
• doprowadzenie ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem faktycznym.

Za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiada kierownik jednostki. Odpowiedzialność ta ma charakter osobisty i nie może być przeniesiona na inną osobę – nawet w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości zostały powierzone głównemu księgowemu lub podmiotowi zewnętrznemu.

Zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za rachunkowość i nadzór nad jej prowadzeniem, nawet jeśli część obowiązków została powierzona innym osobom. Odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury nie może jednak przekazać nikomu innemu – ponosi ją osobiście.

Stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury również jednoznacznie wskazuje, że kierownik jednostki nie może przekazać tej odpowiedzialności innej osobie.

Do kompetencji kierownika jednostki (np. dyrektora szkoły) należy w szczególności:

• wydawanie zarządzeń i instrukcji w zakresie inwentaryzacji,
• powoływanie komisji i osób odpowiedzialnych za spis,
• zapewnienie warunków organizacyjnych i kadrowych umożliwiających prawidłowe przeprowadzenie spisu,
• zatwierdzanie wyników inwentaryzacji i decyzji komisji,
• podejmowanie decyzji o rozliczeniu różnic i wykorzystaniu wniosków pokontrolnych,
• zapewnienie, aby cały przebieg inwentaryzacji był udokumentowany i możliwy do odtworzenia w toku kontroli lub audytu,
• czuwanie nad tym, by wyniki inwentaryzacji zostały ujawnione i rozliczone w księgach rachunkowych roku, którego dotyczą.

Dodatkowo, zgodnie z art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości kierownik jednostki odpowiada również za rzetelność i jasność sprawozdania finansowego, a więc za to, by wyniki inwentaryzacji były prawidłowo ujęte w księgach rachunkowych i odzwierciedlały rzeczywisty stan majątku jednostki.

Kierownik jednostki może – na podstawie wewnętrznego zarządzenia lub instrukcji inwentaryzacyjnej – określić rolę głównego księgowego i podległego mu personelu w wykonywaniu zadań inwentaryzacyjnych.

Zadaniem głównego księgowego jest wspomaganie kierownika jednostki w kwestiach rachunkowych, organizacyjnych i kontrolnych dotyczących inwentaryzacji, tak aby zapewnić jej zgodność z przepisami ustawy o rachunkowości i z przyjętymi zasadami (polityką) rachunkowości jednostki.

Do kompetencji głównego księgowego w zakresie inwentaryzacji należy w szczególności:

• przedstawianie kierownikowi wniosków w sprawie powołania przewodniczącego lub komisji inwentaryzacyjnej,
• sprawowanie ogólnego nadzoru nad przebiegiem prac inwentaryzacyjnych i ich terminowością,
• uzgadnianie z przewodniczącym komisji harmonogramu i etapów inwentaryzacji,
• zapewnienie zgodności ewidencji księgowej z ewidencją ilościową i magazynową,
• zorganizowanie inwentaryzacji aktywów i pasywów nieobjętych spisem z natury (np. środków pieniężnych, kredytów, rozrachunków) – drogą uzgodnienia sald,
• przeprowadzenie inwentaryzacji pozostałych aktywów i pasywów (np. gruntów, należności spornych, zobowiązań publicznoprawnych) – drogą weryfikacji dokumentacyjnej,
• nadzór nad wyceną arkuszy spisowych, ustaleniem różnic inwentaryzacyjnych, ich kompensatą i ujęciem wyników w księgach rachunkowych,
• zaopiniowanie wniosków komisji inwentaryzacyjnej dotyczących sposobu rozliczenia różnic i ewentualnego ustalenia odpowiedzialności osób materialnie odpowiedzialnych.

Ważne: Kierownik jednostki może powierzyć głównemu księgowemu nadzór merytoryczny i koordynację działań inwentaryzacyjnych, ale nie może na niego przenieść odpowiedzialności za ich przeprowadzenie. Zgodnie z ustawą o rachunkowości pełną odpowiedzialność za inwentaryzację w formie spisu z natury ponosi kierownik jednostki.

W praktyce oznacza to, że główny księgowy działa jako organizator i doradca kierownika w zakresie rachunkowym, natomiast decyzje i podpisy ostatecznie potwierdzające przebieg i wyniki inwentaryzacji należą wyłącznie do kierownika jednostki.

Przykład

Na kierowniku jednostki spoczywa obowiązek wydania zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji. Jest to akt inicjujący cały proces inwentaryzacyjny, bez którego nie można formalnie rozpocząć spisu z natury.

Zarządzenie powinno określać terminy poszczególnych czynności oraz osoby za nie operacyjnie odpowiedzialne. Wydaje się je co roku, a kierownik wskazuje w nim czas trwania inwentaryzacji, który musi być zgodny z terminami określonymi w art. 26 ust. 3 ustawy o rachunkowości.

Ponadto w zarządzeniu kierownik ustala:

• skład komisji inwentaryzacyjnej (z wyznaczeniem przewodniczącego),
• zakres i rodzaje zapasów objętych spisem,
• datę ustalenia stanu faktycznego,
• terminy rozpoczęcia i zakończenia spisu,
• podział na pola spisowe i przydział zespołów spisowych,
• obowiązek obecności osób odpowiedzialnych materialnie za powierzone składniki majątku.

Zarządzenie stanowi podstawę organizacyjną do przeprowadzenia inwentaryzacji. Jest dokumentem, który powinien być podpisany przez kierownika jednostki oraz przechowywany w dokumentacji księgowej razem z arkuszami spisowymi i protokołami rozliczenia różnic (art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości). [wzór]

wzór

Ważne: Inwentaryzacja jest nie tylko wymogiem formalnym, lecz także narzędziem kontroli wewnętrznej. Pozwala zweryfikować, czy dane finansowe przedstawione w sprawozdaniu rzeczywiście odzwierciedlają stan majątku i zobowiązań jednostki. ©℗