Rachunkowość jutra już dziś – jak się zmienia rola księgowego w erze automatyzacji i AI

Michał Lange: Zdecydowanie największym wyzwaniem jest obecnie lawinowy przyrost obowiązków cyfrowych – od e-faktur, przez JPK, aż po KSeF. Dla średnich firm, które nie mają rozbudowanych działów IT, to duże obciążenie. Często brakuje ludzi, czasu, a przepisy zmieniają się bardzo dynamicznie. Automatyzacja staje się koniecznością, ale jej wdrożenie wymaga planowania, integracji systemów i przemyślanego podejścia do danych. Bez tego zamiast ułatwienia mamy chaos.

Jadwiga Szabat: Zgadzam się – to tempo zmian jest naprawdę duże. Widzimy, że klienci często są przytłoczeni obowiązkami. Dochodzą do tego presja informacyjna, np. raportowanie ESG i cyfryzacja sprawozdawczości. I tu pojawia się pytanie: inwestować w rozwój wewnętrzny czy szukać wsparcia na zewnątrz – np. w outsourcingu księgowym, doradczym czy technologicznym. Dodatkowo ważny jest temat bezpieczeństwa danych, szczególnie przy pracy zdalnej i w chmurze, to już nie opcja – to warunek działania.

A jakie ryzyka wiążą się z wdrażaniem nowoczesnych narzędzi w rachunkowości?

ML: Główne zagrożenie to ich niedopasowanie do realnych potrzeb firmy. Czasem ktoś kupuje system, „bo trzeba mieć”, ale bez refleksji nad strukturą organizacji. Skutek? Zamiast ułatwienia – jeszcze więcej pracy. Kolejne ryzyko to integracja z istniejącymi systemami – jeśli moduły „nie gadają” ze sobą, pojawiają się błędy, które trudno zauważyć. I wreszcie: kontrola nad danymi. Automatyzacja wymaga porządku – szczególnie w kontekście danych przesyłanych do chmury czy generowanych przez AI.

JS: Z praktyki wynika, że najczęstszy błąd to wdrożenie bez przygotowania ludzi. Księgowy, który nie rozumie narzędzia, nie zaufa mu, nie będzie go używał poprawnie. A przecież chodzi o to, żeby narzędzie wspierało, a nie przeszkadzało. Trzeba też pilnować zgodności z przepisami, audytowalności i ochrony danych osobowych – szczególnie jeśli przetwarzamy je zdalnie. AI daje ogromne możliwości, ale też wymaga odpowiedzialności i dobrego nadzoru.

Czy małe firmy również mogą korzystać z nowoczesnej rachunkowości?

ML: Oczywiście – i coraz częściej korzystają. Dzięki modelom subskrypcyjnym i rozwiązaniom chmurowym nawet mikroprzedsiębiorstwo może mieć dostęp do narzędzi klasy enterprise. Mówimy o prostych rozwiązaniach: aplikacjach do fakturowania, OCR do kosztów, automatycznym uzgadnianiu przelewów z bankiem. Narzędzia muszą być dopasowane do realnych potrzeb, nieprzeładowane funkcjami, z których nikt nie skorzysta.

JS: Zgadzam się – w naszym biurze rachunkowym widzimy, jak małe firmy coraz chętniej korzystają z systemów online i współdzielonej księgowości. To daje im dostęp do danych z dowolnego miejsca, bez konieczności drukowania czy wożenia segregatorów. Ale – i to ważne – technologia to nie wszystko. Właściciel firmy musi rozumieć, po co coś wdraża. Lepiej mieć proste, ale sprawne narzędzie niż skomplikowany system, którego nikt nie potrafi obsłużyć.

Jak organizacje mogą przygotować się do cyfrowej transformacji finansów?

ML: Zanim sięgniemy po nowe narzędzie, warto dobrze przyjrzeć się temu, które już mamy. Trzeba odpowiedzieć sobie na następujące pytania: jak wyglądają nasze procesy, jakie dane przetwarzamy, czy są poukładane, czy raczej każdy dział robi coś po swojemu. Wdrożenie systemu bez takiego „rachunku sumienia” może tylko utrwalić stare problemy w nowej technologii. Trzeba też jasno określić cel: czy chcemy szybciej zamykać miesiące, raportować automatycznie, a może połączyć się z bankiem albo KSeF? Transformacja cyfrowa to nie tylko technologia – to zmiana podejścia do pracy, danych i współpracy w zespole.

JS: Z mojego punktu widzenia kluczowe jest przygotowanie ludzi – i nie chodzi mi tylko o szkolenia z nowego programu, ale o zmianę sposobu myślenia o pracy. Cyfryzacja wymaga zaangażowania całego działu, a przede wszystkim wsparcia zarządu. Bez tego żadna zmiana się nie uda. Trzeba przemyśleć, które procesy można uprościć, które zautomatyzować, a które warto zlecić na zewnątrz – np. biuru rachunkowemu z doświadczeniem w obsłudze systemów online. To nie powinno być jednorazowe wdrożenie, tylko element szerszej strategii rozwoju finansów w firmie.

Dane, decyzje, zarządzanie

Jak zmienia się podejście do danych finansowych w nowoczesnym przedsiębiorstwie?

JS: Widzę tu wyraźny zwrot – od podejścia sprawozdawczego do strategicznego. Dane finansowe przestają być „dla urzędu” – stają się codziennym narzędziem dla zarządów, menedżerów i właścicieli. Coraz częściej oczekuje się, że dział finansowy dostarczy wiedzy tu i teraz: o kosztach projektów, płynności, marżach czy odchyleniach budżetowych. To wymaga szybkiego dostępu do danych i – co równie ważne – umiejętności ich interpretacji.

ML: Zgadzam się – i dodałbym, że kluczowa staje się integracja danych finansowych z operacyjnymi: sprzedażą, logistyką czy produkcją. Tylko wtedy mamy pełen obraz firmy i możemy reagować na bieżąco, a nie po czasie. Nowoczesne systemy pozwalają na wizualizację danych, tworzenie dashboardów i bieżące monitorowanie kluczowych wskaźników – to zupełnie nowa jakość w zarządzaniu.

W jaki sposób księgowość może dziś wspierać zarząd?

JS: Księgowość to już nie tylko ewidencja – to partner dla zarządu. Jeśli dane są dobrze sklasyfikowane, np. według projektów, działów czy produktów, możemy analizować rentowność, kontrolować koszty i oceniać efektywność działań. Taka wiedza pozwala podejmować decyzje w oparciu o fakty, a nie tylko intuicję.

ML: I tu właśnie automatyzacja odgrywa dużą rolę. Jeśli zespół nie musi zajmować się rutynowymi zadaniami, może skupić się na analizie. Zarząd oczekuje danych aktualnych, dostępnych od razu – najlepiej w formie dashboardów. Tylko wtedy można szybko reagować, planować i minimalizować ryzyko. Dział finansowy powinien dziś pełnić rolę doradczą – strategiczną, a nie tylko operacyjną.

Jaką wartość mają dziś raporty finansowe dla zarządu?

JS: Raporty to dziś nie tylko obowiązek, ale narzędzie zarządzania. Zarząd oczekuje od nich konkretnych analiz: rentowności produktów, struktury kosztów, przepływów pieniężnych czy odchyleń od budżetu. Równie ważna jak same liczby jest umiejętność ich interpretacji. Księgowość dostarcza dziś wiedzy, nie tylko danych.

ML: Zdecydowanie. Coraz większą rolę odgrywają tzw. dashboardy – czyli pulpity menedżerskie pokazujące dane w czasie rzeczywistym. To już nie tylko historia, ale również przewidywanie trendów i planowanie. Dobry raport nie tylko odpowiada na pytanie „co było?”, ale przede wszystkim „co dalej?”.

Jak zmieni się rola działu finansowego w perspektywie 5–10 lat?

ML: Dział finansowy stanie się centrum danych i analiz. Księgowy nie będzie już operatorem systemów, tylko analitykiem biznesowym, który dostarcza wiedzy zarządczej, identyfikuje ryzyka, wspiera planowanie. Techniczne zadania – jak księgowania – przejmą zautomatyzowane systemy.

JS: To będzie rola doradcy, integratora, projektanta procesów. Potrzebne będą nie tylko kompetencje rachunkowe, lecz także z zakresu IT, ESG, prawa czy komunikacji z interesariuszami. Księgowość przyszłości to nie tylko liczby – to zrozumienie danych i umiejętność przekształcenia ich w realne działania biznesowe.

Czy sztuczna inteligencja może wspierać nie tylko przetwarzanie danych, ale i prognozowanie?

ML: Zdecydowanie tak. AI świetnie sobie radzi z dużymi zbiorami danych – potrafi je klasyfikować, wychwytywać anomalie i budować modele predykcyjne. Możemy prognozować cash flow, identyfikować ryzyka budżetowe czy analizować zachowania klientów. To nie zastępuje człowieka – ale daje mu nowe możliwości działania.

JS: Dokładnie. Dobrze wdrożona AI to wsparcie – nie konkurencja. System może zauważyć odchylenia, które „na oko” umykają. Ale najważniejsze jest to, by człowiek potrafił te wyniki zinterpretować. Bo na końcu decyzje i tak podejmują ludzie – nie algorytmy.

Automatyzacja – szanse i granice

Czy automatyzacja oznacza likwidację miejsc pracy w księgowości?

JS: Nie, nie oznacza likwidacji, ale zmianę charakteru pracy. Powtarzalne zadania są delegowane do systemów, natomiast księgowi koncentrują się na analizie, ocenie i podejmowaniu decyzji. Pojawia się przestrzeń na pracę merytoryczną – np. controlling, analizy zarządcze, doradztwo podatkowe. Znika monotonia, rośnie znaczenie kompetencji strategicznych.

Czy są obszary w rachunkowości, których nie da się zautomatyzować?

JS: Tak, wiele obszarów wymaga wciąż ludzkiego osądu. Choć automatyzacja świetnie sprawdza się w prostych, powtarzalnych czynnościach (np. księgowanie faktur, kontrola sald, rozliczenia VAT), to przy klasyfikacji nietypowych zdarzeń, ocenie zasadności rezerw czy sprawozdaniach wg MSR/MSSF niezbędne są wiedza ekspercka i rozumienie kontekstu.

Jak znaleźć równowagę między automatyzacją a kontrolą?

ML: Automatyzacja nie może eliminować kontroli, lecz może ją wspierać. Najlepsze efekty daje model łączony: system realizuje zadania techniczne, a człowiek nadzoruje jakość, zgodność i sens operacji. W praktyce oznacza to np. OCR i reguły dekretacji, zatwierdzanie dokumentu przez użytkownika i końcową kontrolę przez osobę odpowiedzialną. Człowiek musi być obecny tam, gdzie występuje ryzyko błędu.

Co można automatyzować już dziś, a na co rynek jeszcze nie jest gotowy?

ML: Dziś automatyzujemy: odczyt faktur (OCR), import dokumentów, dekretację według szablonów, przelewy, uzgadnianie kont, generowanie deklaracji, a nawet niektóre analizy rentowności. Wdrażają to nie tylko duże firmy – coraz częściej MŚP.

Coraz popularniejsze staje się też wykorzystywanie sztucznej inteligencji do analizy przepływów finansowych. Systemy uczą się typowego przebiegu miesiąca – uwzględniając sezonowość, kwoty faktur czy terminy płatności – i automatycznie wykrywają anomalie, np. niespójności w treści dokumentów lub nieoczekiwane skoki kosztów. Gdy algorytm zauważy coś nietypowego, przekazuje dane do dalszej analizy przez księgowość. To znacząco ogranicza ryzyko i ułatwia kontrolę.

Ale pełna automatyzacja procesów wymagających interpretacji – jak ocena umów, klasyfikacja nietypowych zdarzeń, analiza ryzyk – to wciąż wyzwanie. Kluczowe ograniczenie to jakość danych wejściowych. Bez nich automatyzacja może zamiast pomóc – zaszkodzić.

Czy automatyzacja wprowadza nowe ryzyka etyczne lub kontrolne?

JS: Tak. Po pierwsze: efekt ślepego zaufania do systemu. Gdy coś działa automatycznie, użytkownik przestaje kwestionować wyniki, a to zwiększa ryzyko powielania błędów. Po drugie: odpowiedzialność. Trzeba jasno określić, kto odpowiada za błędne księgowanie – system, użytkownik czy administrator. Po trzecie: ochrona danych. Automatyzacja wymaga szczególnej dbałości o bezpieczeństwo informacji – zarówno pod kątem RODO, jak i etyki przetwarzania danych. Automatyzacja nie zwalnia z odpowiedzialności – przeciwnie, wymaga większej czujności.

Kompetencje i rola księgowego dziś i w przyszłości

Jakie kompetencje musi dziś posiadać księgowy, by funkcjonować w zautomatyzowanym środowisku?

ML: Księgowy powinien dziś znać nie tylko przepisy rachunkowości i podatków, ale także rozumieć nowoczesne narzędzia IT – systemy ERP, platformy raportowe, OCR, AI. Coraz ważniejsze stają się też podstawy integracji danych oraz umiejętność komunikacji z działem IT. Świadomość ryzyk technologicznych, znajomość zasad bezpieczeństwa danych i cyfrowych procesów to dziś nie dodatek – to absolutna konieczność.

JS: Rola księgowego przesuwa się w stronę analityka i doradcy biznesowego. Kluczowa staje się umiejętność interpretowania danych, rozumienia procesów gospodarczych i współpracy z menedżerami. Księgowy musi dziś potrafić przełożyć dane na informacje przydatne w podejmowaniu decyzji. Już nie wystarczy „zaksięgować” – trzeba umieć wyjaśnić i doradzić.

Jak zmienia się rola księgowego?

JS: W zautomatyzowanym środowisku księgowy staje się częścią procesu decyzyjnego. Systemy przejmują techniczne czynności – np. dekretację, naliczanie VAT czy amortyzację – a człowiek koncentruje się na analizie, ocenie ryzyka i wsparciu zarządu. To zupełnie inna rola niż dawniej – wymaga myślenia strategicznego, inicjatywy i współpracy z różnymi działami: od sprzedaży, przez IT, po HR.

Jakie kompetencje księgowych będą kluczowe w najbliższych latach?

ML: Obok twardej wiedzy z rachunkowości i podatków rosnąć będzie znaczenie kompetencji przekrojowych: zaawansowany Excel, Power BI, znajomość narzędzi low-code/no-code. Księgowy nie musi być programistą, ale powinien rozumieć, jak działa AI, OCR, integracja danych – by umieć te rozwiązania wdrożyć, nadzorować i ocenić.

JS: Nie zapominajmy też o kompetencjach miękkich – umiejętności prezentowania danych, rozmowy z zarządem czy pracy w interdyscyplinarnych zespołach. Księgowy coraz częściej bierze udział w spotkaniach strategicznych – a to wymaga innego języka, dobrej komunikacji i umiejętności wizualizacji informacji. Trzeba mówić „językiem biznesu”.

Czy automatyzacja oznacza koniec zawodu księgowego?

JS: Zdecydowanie nie. Automatyzacja nie eliminuje zawodu księgowego – zmienia jego istotę. Znika mechaniczne przetwarzanie, pojawia się doradztwo, analiza, odpowiedzialność. Nadal ktoś musi projektować politykę rachunkowości, identyfikować ryzyka podatkowe, sporządzać sprawozdania, rozmawiać z audytorem. Systemy nie przejmą odpowiedzialności, nie podejmą decyzji. Kluczowe pozostają wiedza, doświadczenie i umiejętność oceny.

W jaki sposób automatyzacja wspiera księgowych obsługujących grupy międzynarodowe lub klientów zagranicznych?

J.S.: Obsługa klientów zagranicznych to dziś codzienność w wielu biurach rachunkowych. Coraz częściej posługujemy się różnymi językami, pracujemy z danymi w różnych walutach i według odmiennych standardów sprawozdawczych. Automatyzacja i nowoczesne systemy ERP bardzo to ułatwiają – bo pozwalają tworzyć raporty zgodne z wymogami grup kapitałowych, przeliczać kursy, agregować dane z różnych źródeł. Dzięki temu możemy elastycznie reagować na potrzeby centrali, także za granicą.

M.L.: Automatyzacja nie tylko przyspiesza pracę, ale też minimalizuje błędy – na przykład przy przeliczeniach walutowych, alokacji kosztów czy mapowaniu danych pod MSSF. W pracy z zagranicą kluczowa jest też standaryzacja procesów. Dzięki integracjom API i rozwiązaniom w chmurze księgowy może pracować z tym samym zestawem danych co klient – nawet jeśli znajduje się w innym kraju. To zupełnie nowy standard współpracy i rola, do której musimy być przygotowani.

Z jakimi wyzwaniami mierzą się księgowi w kontekście postępującej cyfryzacji?

ML: Największym jest tempo zmian – zarówno legislacyjnych, jak i technologicznych. KSeF, JPK, nowe integracje i interfejsy – wszystko to zmienia się dynamicznie. Księgowi muszą nadążać nie tylko za przepisami, ale też za ewolucją narzędzi. To wymaga ciągłego uczenia się, otwartości i gotowości do adaptacji.

JS: Równie ważna jest zmiana pozycji księgowego w organizacji. Kiedyś byliśmy na końcu procesu – dziś jesteśmy jego częścią. To wymaga proaktywności, większej współpracy z innymi działami i gotowości do brania odpowiedzialności. Trzecim wyzwaniem jest bezpieczeństwo danych – przy tylu systemach i automatyzacjach, ryzyko błędu czy wycieku danych jest realne. Księgowi muszą znać podstawy RODO, zasad audytowalności i kontroli danych – to dziś element ich zawodowego warsztatu.

Jak biuro rachunkowe może dziś budować przewagę konkurencyjną?

M.L.: Tradycyjna obsługa księgowa to za mało. Klienci oczekują dziś nie tylko rozliczeń, ale wsparcia w podejmowaniu decyzji – dostępu do danych w czasie rzeczywistym, prostych dashboardów, zrozumienia wpływu księgowości na cash flow czy marżowość. Nowoczesne biuro rachunkowe to partner technologiczny: pomaga zautomatyzować procesy, doradza w wyborze narzędzi, wspiera przy KSeF, raportowaniu ESG czy integracjach z ERP.

J.S.: Ważne jest też podejście proaktywne. Nie tylko reagowanie na zapytania, ale proponowanie usprawnień, analiz, interpretacji danych. Klient coraz częściej nie oczekuje „czystej ewidencji”, tylko wyjaśnienia: dlaczego wynik jest taki, a nie inny, czy proces zakupowy da się uprościć, albo jak zmiany w przepisach wpłyną na rozliczenia. Profesjonalne biuro rachunkowe staje się częścią zespołu klienta – nie tylko księgowym, ale doradcą i partnerem w rozwoju.

Bezpieczeństwo danych i nowe regulacje

Jakie wyzwania w obszarze bezpieczeństwa danych stoją dziś przed księgowością?

ML: Cyfryzacja bardzo ułatwiła nam dostęp do danych, ale jednocześnie podniosła poprzeczkę, jeśli chodzi o ich ochronę. Księgowość przetwarza przecież nie tylko dane pracowników, ale też informacje o kontrahentach, planach inwestycyjnych, transakcjach. To wrażliwe informacje, które muszą być chronione na wielu poziomach – technicznym, organizacyjnym i prawnym. Jednostki muszą mieć wdrożone rozwiązania, które zabezpieczają dane klientów przed ich nieuprawnionym wykorzystaniem.

JS: Dokładnie tak. Mamy dziś nie tylko RODO, ale też obowiązki wynikające z przepisów podatkowych, AML czy KSeF. Księgowi nie mogą już być jedynie użytkownikami systemów – muszą rozumieć, gdzie dane są przechowywane, kto ma do nich dostęp, jak wyglądają procesy backupu, szyfrowania, kontroli dostępu. To już nie jest obszar zarezerwowany dla działu IT – to stały element warsztatu księgowego.

Jak przygotować księgowość do wdrożenia KSeF?

ML: Przede wszystkim nie traktować tego jak czysto technicznego obowiązku. KSeF to szansa na uporządkowanie całego procesu fakturowania i przepływu dokumentów. Ale żeby z niej skorzystać, trzeba zacząć od audytu – sprawdzić, jak przebiegają procesy, czy systemy się integrują, gdzie mogą wystąpić błędy. Potem dopiero przychodzi etap konfiguracji i szkoleń.

JS: I ten etap szkoleń jest naprawdę kluczowy. Często wdrożenie systemu kończy się na IT, a księgowość zostaje z „nowym ekranem” i brakiem wsparcia. Tymczasem potrzebujemy nie tylko wiedzy technicznej, ale też świadomości, jak nowy system wpływa na moment ujęcia kosztów, cash flow czy wewnętrzne kontrole. Dlatego dobre wdrożenie KSeF to projekt międzydziałowy – łączy IT, księgowość, zakupy, sprzedaż i compliance.

Czy nowe obowiązki sprawozdawcze zmieniają rolę księgowości?

JS: Zdecydowanie. Księgowość nie jest już tylko miejscem, gdzie „liczy się podatki”. W wielu firmach to właśnie działy finansowe odpowiadają za raportowanie ESG, za zbieranie danych operacyjnych i ich konsolidację. Raporty trafiają nie tylko do urzędów, ale też do zarządów, inwestorów i interesariuszy. To ogromna zmiana jakościowa.

ML: To prawda – dziś potrzebujemy danych z różnych źródeł, w jednym formacie, dostępnych „tu i teraz”. Księgowi muszą umieć integrować informacje z systemów sprzedaży, logistyki, HR. Muszą też zadbać o jakość tych danych, bo na ich podstawie zapadają decyzje. Nowoczesna księgowość to już nie tylko sprawozdawczość, ale centrum informacji zarządczej i strategicznej. ©℗