Odpowiedź: Pracodawca delegujący pracownika w zagraniczną podróż służbową powinien pokryć wydatki związane z jej odbyciem. Ich zakres i zasady ustalania określa rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Należności te trzeba przeliczyć według właściwego kursu waluty z dnia rozliczenia operacji gospodarczej w księgach rachunkowych.

Uzasadnienie: Pracownikowi odbywającemu zagraniczną podróż służbową przysługują m.in.: diety przeznaczone na pokrycie kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków, zwrot kosztów przejazdu środkiem transportu wskazanym przez pracodawcę, a także zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg. Środek transportu właściwy do odbycia podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca. [ramka]

Jak ustalić kurs przeliczeniowy dla kosztów zagranicznej podróży służbowej

Zgodnie z przepisami o rachunkowości oraz podatku dochodowym koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień ich poniesienia. W praktyce oznacza to zwykle dzień poprzedzający wystawienie faktury, rachunku lub innego dowodu księgowego.

W przypadku podróży służbowych kluczowe jest prawidłowe ustalenie, który moment należy uznać za dzień poniesienia kosztu – może to być zarówno dzień dokonania zakupu (np. biletu lub usługi noclegowej), jak i dzień, w którym pracownik przedkłada pracodawcy rozliczenie podróży służbowej.

Należy podkreślić, że o wyborze kursu do przeliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej decyduje sposób realizacji przez pracodawcę świadczeń przysługujących pracownikowi. Kluczowe jest ustalenie, czy pracodawca:

  • sam zapewnia pracownikowi świadczenia (noclegi, wyżywienie, przejazdy itp.),
  • dokonuje zwrotu poniesionych przez pracownika wydatków.

Jeżeli wszystkie świadczenia zapewnia pracodawca, a wydatki są udokumentowane fakturami wystawionymi na niego, to koszty ujmuje się na podstawie tych faktur, przeliczając je na złote według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień ich wystawienia.

Przykład 1

Księgowanie kosztów poniesionych przez pracodawcę

Spółka z o.o. zamówiła bilety na przejazdy pracownika kolejami w Niemczech oraz nocleg w hotelu. Bilety zostały wystawione 15 lipca na przejazdy 1 sierpnia, rachunek za hotel wystawiony został 18 lipca, a nocleg odbędzie się z 1 na 2 sierpnia.

Dniem poniesienia kosztu będą daty dni poprzedzających wystawienie dokumentów kosztowych. Zakładając, iż koszt przejazdów wynosił 50 euro, a noclegu to 120 euro, należy je ująć następująco:

Koszty przejazdu 50 euro po kursie z dnia 14 lipca 4,2614 zł/ euro = 213,07 zł:

  • Wn „Pozostałe koszty rodzajowe”,
  • Ma „Rozrachunki z dostawcami zagranicznymi”.

Koszty noclegu 120 euro po kursie z dnia 17 lipca 4,2559 zł/euro = 510,71 zł:

  • Wn „Pozostałe koszty rodzajowe”,
  • Ma „Rozrachunki z dostawcami zagranicznymi”.

Jeżeli pracodawca zwraca pracownikowi wydatki poniesione w trakcie podróży służbowej – na podstawie dokumentów wystawionych na pracownika – to koszty te należy przeliczyć na złote według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji.

Tę samą zasadę stosuje się przy:

  • wydatkach nieudokumentowanych (np. diety, ryczałty),
  • wydatkach udokumentowanych dowodami niezawierającymi danych nabywcy (np. paragonami, biletami).

Przykład 2

Ujęcie kosztów, gdy pracownik kupił bilet i zapłacił za nocleg

Pracownik odbył podróż służbową. Poniósł z własnych środków koszty biletu 50 euro i noclegu 120 euro. 5 sierpnia (wtorek) przedłożył rozliczenie kosztów podróży służbowej. Zakładając, iż kurs z dnia 4 sierpnia wyniesie 4,2499 zł euro koszty te zostaną ujęte w kwocie 722,48, co wynika z wyliczenia (120 euro +50 euro)* 4,2499 zł/ euro = 722,48 zł.

Księgowanie będzie następujące:

  • Wn „Pozostałe koszty rodzajowe” 722,48 zł,
  • Ma „Inne rozrachunki z pracownikami” 722,48 zł.

Podobnie jest w przypadku, gdy pracodawca upoważnia pracownika do zakupu usług w jego imieniu oraz do odbioru faktur wystawionych na pracodawcę. W takiej sytuacji dokumenty te nie powinny być dołączane do druku rozliczenia kosztów delegacji. Do przeliczenia kosztów udokumentowanych w ten sposób stosuje się – jak wskazałam wcześniej – średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury.

Przykład 3

Przeliczenie według kursu NBP

Pracownik na polecenie pracodawcy odbył zagraniczną podróż służbową. Po jej zakończeniu – 4 sierpnia 2025 r. rozliczył następujące koszty:

  • opłaty za przejazd autostradami w kwocie 160 euro,
  • diety w wysokości 250 euro.

Do przeliczenia tych kosztów pracodawca zastosował kurs średni NBP z dnia 1 sierpnia 2025 r. (4 sierpnia to poniedziałek, zatem należy zastosować kurs z piątku, 1 sierpnia), tj. z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji, który wynosił 4,2631 zł/euro.

Koszty firmowe ze wskazanych tytułów wyniosły zatem 1747,87 zł, tj. (250 euro + 160 euro) × 4,2631 zł/euro.

Pracownik przedłożył też faktury wystawione na pracodawcę za:

  • zakup paliwa do służbowego samochodu na kwotę 85 euro z dnia 30 lipca 2025 r.,
  • noclegi w hotelu na kwotę 500 euro z dnia 31 lipca 2025 r.

Spółka przeliczyła te koszty po kursie średnim NBP (kursy hipotetyczne):

  • paliwa – z dnia 29 lipca 2025 r.,
  • noclegów – z dnia 30 lipca 2025 r.

Łącznie wyniosły one 2494,27 zł, tj. (85 euro × 4,2791 zł/euro) + (500 euro × 4,2611 zł/euro).

Uwaga! Wskazane powyżej zasady stosuje się wyłącznie w zakresie ustalania kosztów uzyskania przychodów pracodawcy. Przeliczenia waluty na złote na potrzeby rozliczenia zaliczki wypłaconej pracownikowi na poczet wydatków związanych z zagraniczną podróżą służbową dokonuje się według innych reguł.

Zasady ustalania zaliczki na zagraniczną podróż służbową i kursu przeliczeniowego

Zgodnie z par. 20 ust. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, pracodawca powinien – na pokrycie niezbędnych kosztów podróży i pobytu poza granicami kraju – wypłacić pracownikowi zaliczkę w walucie obcej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji kosztów.

Jeżeli jednak uzyska zgodę pracownika, może wypłacić tę zaliczkę w walucie polskiej – w wysokości stanowiącej równowartość należnej zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych, ogłoszonego przez NBP z dnia wypłaty zaliczki (par. 20 ust. 2 ww. rozporządzenia).

Uwaga! Kurs ten służy wyłącznie do rozliczeń między pracownikiem a pracodawcą. Rozliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej dokonuje się w walucie:

  • otrzymanej zaliczki,
  • wymienialnej, albo
  • polskiej, według kursu średniego NBP z dnia wypłacenia zaliczki. ©℗
Współpraca: Magdalena Sobczak

Tabelka. Należności z tytułu podróży zagranicznej

Należność Wyjaśnienie
Dieta Środki przeznaczone na pokrycie kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków podczas podróży.
Zwrot kosztów przejazdu Obejmuje koszty przejazdu środkiem transportu wskazanym przez pracodawcę, w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami, z uwzględnieniem przysługujących ulg.
Zwrot kosztów noclegu Zwrot w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w załączniku do rozporządzenia. W uzasadnionych przypadkach możliwe przekroczenie limitu za zgodą pracodawcy. Może być tak np. gdy nie ma możliwości znalezienia noclegu w cenie mieszczącej się w limicie ze względu na targi czy inne wydarzenia odbywające się w czasie podróży służbowej w danej miejscowości. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25 proc. limitu.
Ryczałt za nocleg Przysługuje w przypadku braku rachunku za nocleg, w wysokości 25 proc. limitu obowiązującego w danym kraju, z wyłączeniem czasu przejazdu.
Ryczałt na dojazdy lokalne Pokrywa koszty dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego. Co do zasady pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu – bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.
Zwrot innych wydatków Dotyczy niezbędnych, udokumentowanych wydatków określonych lub uznanych przez pracodawcę, odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Zwrot kosztów przewozu bagażu Pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż zagraniczna trwa ponad 30 dni lub jeśli państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie.
Przejazd prywatnym pojazdem Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem, które nie są własnością pracodawcy. W takim przypadku – nawet jeśli jest to podróż zagraniczna – pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalonej przez pracodawcę, przy czym stawka ta nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym.

Jak rozliczyć zaliczkę na zagraniczną podróż służbową

1. Ustal kwotę zaliczki w walucie obcej – na podstawie wstępnej kalkulacji kosztów.

2. Wybierz formę wypłaty – waluta obca albo złote (za zgodą pracownika). Przy wypłacie w PLN przelicz po średnim kursie NBP z dnia wypłaty (par. 20 ust. 2 rozporządzenia).

3. Wypłać i udokumentuj zaliczkę – zapisz datę wypłaty, walutę, kurs i kwotę w PLN.

4. Po powrocie pracownika – odbierz faktury/rachunki, paragony, bilety oraz rozliczenie delegacji.

5. Rozlicz zaliczkę z pracownikiem – w walucie zaliczki albo po kursie z dnia wypłaty zaliczki, ustal dopłatę lub zwrot.

6. Ujmij w księgach – koszty przeliczaj wg zasad rachunkowych/podatkowych:

  • dokumenty imienne na pracodawcę → średni kurs NBP z dnia poprzedzającego wystawienie dokumentu,
  • rozliczenie pracownika (paragony, diety, ryczałty) → kurs z dnia wypłaty zaliczki (na potrzeby rozliczenia z pracownikiem).

7. Rozrachunki i różnice kursowe – rozlicz zaliczki i ujmij ewentualne różnice kursowe z użyciem konta „Inne rozrachunki z pracownikami”.

8. Archiwizacja – komplet dokumentów dołącz do akt delegacji. ©℗

Podstawa prawna

rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2023 r. poz. 2190)

art. 34a ust. 2 ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1539; Dz.U. z 2024 r. poz. 1855)

ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 poz. 120; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 1863)