Inwentaryzacja 2025 – plan, procedury i praca komisji

Odpowiedź: Kluczowe znaczenie ma właściwe przygotowanie techniczne i organizacyjne inwentaryzacji. Przed rozpoczęciem spisu z natury należy m.in. uporządkować miejsca przechowywania składników, oznaczyć środki trwałe i zapasy, wydrukować lub aktywować arkusze spisowe, przeszkolić zespoły spisowe, zabezpieczyć dokumentację oraz ustalić dzień zamknięcia obrotu magazynowego. Te czynności decydują o płynności spisu, ograniczają ryzyko pomyłek i ułatwiają późniejsze rozliczenie różnic.

Uzasadnienie: Każda jednostka musi na dzień bilansowy przeprowadzić inwentaryzację w sposób zapewniający porównanie danych z ksiąg rachunkowych ze stanem rzeczywistym. Aby ten obowiązek wykonać rzetelnie, przygotowania do spisu z natury muszą rozpocząć się przed jego formalnym terminem.

Tzw. „dzień zero” to data rozpoczęcia faktycznego spisu z natury, czyli moment, gdy zespoły przystępują do liczenia składników majątku. Zanim to nastąpi, jednostka powinna przeprowadzić wiele działań przygotowawczych, które pozwolą uniknąć błędów, opóźnień i sporów przy rozliczaniu różnic.

1. Uporządkowanie miejsc przechowywania składników majątku

To pierwszy i podstawowy etap. W praktyce oznacza fizyczne przygotowanie pomieszczeń, magazynów, regałów i biur do spisu:

• usunięcie zbędnych przedmiotów i materiałów niebędących własnością jednostki,
• oddzielenie składników własnych od obcych, użyczonych lub wydzierżawionych,
• oznaczenie miejsc, w których znajdują się zapasy lub środki trwałe (regały, półki, strefy).

Porządek w przestrzeni roboczej ułatwia zespołom spisowym liczenie i minimalizuje ryzyko pomyłek. W jednostkach wielooddziałowych warto sporządzić mapę pól spisowych – z numeracją, opisem pomieszczeń i nazwiskami osób odpowiedzialnych.

2. Oznaczenie etykietami

Każdy składnik majątku powinien być jednoznacznie oznaczony – np. naklejką z numerem inwentarzowym, kodem kreskowym lub etykietą RFID. W przypadku zapasów można stosować karty asortymentowe lub etykiety z nazwą towaru i symbolem magazynowym.

Oznaczenia muszą być trwałe, widoczne i zgodne z zapisami ewidencyjnymi. Dzięki temu zespoły spisowe nie mają wątpliwości, czy dany składnik został już ujęty na arkuszu.

Warto przygotować zapas etykiet i oznaczeń na wypadek ich uszkodzenia lub potrzeby uzupełnienia w trakcie spisu.

3. Weryfikacja i uzgodnienie stanów ewidencyjnych

Na dzień poprzedzający spis z natury należy sprawdzić zgodność danych z ksiąg rachunkowych i ewidencji analitycznej ze stanami faktycznymi. Chodzi o to, aby arkusze spisowe zawierały aktualne i prawidłowe dane, a ewidencja nie obejmowała składników już zlikwidowanych, przekazanych lub nieistniejących.

Warto w tym momencie:

• uzgodnić konta syntetyczne i analityczne,
• zamknąć kartoteki magazynowe,
• rozliczyć różnice między ewidencją ilościową i wartościową,
• zweryfikować poprawność numerów inwentarzowych.

Te działania ułatwiają późniejsze rozliczenie wyników spisu i eliminują błędy, które nie powinny trafić do arkuszy.

4. Przygotowanie arkuszy spisowych lub urządzeń mobilnych

W zależności od przyjętej metody inwentaryzacji, jednostka powinna:

• wydrukować arkusze spisowe (z kolejną numeracją i oznaczeniem pola spisowego), lub
• aktywować urządzenia mobilne (tablety, skanery, aplikacje do inwentaryzacji).

Każdy arkusz powinien być oznaczony numerem, nazwą pola spisowego i miejscem na podpisy członków zespołu. Warto również przygotować zestaw arkuszy rezerwowych, które można wykorzystać w przypadku pomyłki lub konieczności ponownego spisu.

Jeśli jednostka korzysta z arkuszy elektronicznych, należy wcześniej sprawdzić ich format, zakres blokad, pola sumujące i zabezpieczenia przed edycją.

5. Przeszkolenie komisji i zespołów spisowych

Bezpośrednio przed „dniem zero” warto przeprowadzić krótkie szkolenie (instruktaż) dla wszystkich osób zaangażowanych w inwentaryzację. Szkolenie powinno obejmować:

• omówienie zarządzenia kierownika jednostki,
• przypomnienie zasad wypełniania arkuszy,
• sposób postępowania z nieoznaczonymi składnikami,
• procedurę zgłaszania różnic i niezgodności.

W praktyce to jedno z najskuteczniejszych narzędzi ograniczających błędy formalne. Zespoły spisowe, które wiedzą, jak prawidłowo wypełniać dokumenty, pracują szybciej i dokładniej.

6. Zabezpieczenie dokumentacji i ustalenie zasad obiegu arkuszy

Należy przygotować miejsce do przechowywania:

• niewykorzystanych arkuszy,
• wypełnionych i podpisanych arkuszy,
• protokołów z zakończenia spisów w poszczególnych polach.

Warto prowadzić rejestr wydania i zwrotu arkuszy, aby uniknąć zagubienia dokumentów lub ich podmiany. W jednostkach, które stosują elektroniczne systemy spisowe, powinny być wprowadzone procedury kontroli dostępu do aplikacji i autoryzacji użytkowników.

7. Wprowadzenie dnia zamknięcia obrotu

W wielu jednostkach praktykuje się tzw. dzień zamknięcia obrotu magazynowego – zwykle dzień przed rozpoczęciem spisu. W tym dniu wstrzymuje się przyjęcia i wydania z magazynów, aby stan ewidencyjny był zgodny ze stanem rzeczywistym. Warto udokumentować to w zarządzeniu kierownika jednostki lub protokole zamknięcia obrotu.

To działanie zapobiega sytuacjom, w których zespół spisowy liczy składniki, które w tym samym momencie są wydawane lub przyjmowane.

8. Komunikacja z pracownikami

Ostatnim elementem przygotowań powinno być poinformowanie wszystkich pracowników o zasadach obowiązujących w dniu spisu. Należy im przekazać:

• godziny rozpoczęcia i zakończenia spisu,
• zasady dostępu do magazynów i pomieszczeń,
• informacje o konieczności obecności osób odpowiedzialnych materialnie.

Dobra komunikacja ogranicza stres, nieporozumienia i niepotrzebne przestoje.

Uwaga! Działania podjęte przed „dniem zero” przesądzają o sprawnym przebiegu inwentaryzacji. Właściwe przygotowanie pól spisowych, dokumentacji i zespołów pozwala uniknąć błędów, skraca czas rozliczenia różnic i wzmacnia wiarygodność danych finansowych jednostki.

Jak zorganizować współpracę między działami w czasie inwentaryzacji?

Problem: W naszej jednostce przygotowanie do inwentaryzacji jest traktowane jako zadanie wyłącznie działu finansowo-księgowego. Pracownicy innych komórek – takich jak administracja, kadry, dział techniczny czy IT – często nie czują się współodpowiedzialni za przebieg spisu i jego dokumentację. Dodatkowo brakuje jasnych zasad komunikacji między komisją inwentaryzacyjną a księgowością, co prowadzi do opóźnień, niezgodności w arkuszach i błędów przy rozliczaniu różnic. Jak zapewnić skuteczną współpracę i komunikację między działami podczas przygotowań do inwentaryzacji?

Odpowiedź: Przygotowanie i przeprowadzenie inwentaryzacji wymaga ścisłej współpracy wszystkich działów oraz przepływu informacji między komisją a działem księgowości.

Uzasadnienie: Zgodnie z ustawą o rachunkowości za prawidłową organizację i terminowe przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiada kierownik jednostki. W praktyce proces ten ma charakter międzydziałowy i wymaga bieżącej komunikacji pomiędzy wszystkimi uczestnikami – od zespołów spisowych po dział księgowości.

Współpraca i komunikacja są częścią systemu kontroli wewnętrznej, która ma zapewnić rzetelność danych i spójność działań.

W praktyce:

• dział administracyjny przygotowuje pomieszczenia, sprzęt, druki i materiały pomocnicze oraz zapewnia warunki pracy zespołów spisowych;
• dział techniczny dba o oznaczenie i identyfikację środków trwałych (tabliczki, kody, opisy) oraz aktualizuje wykazy majątku;
• dział IT obsługuje systemy informatyczne, wykonuje kopie zapasowe i przygotowuje wydruki arkuszy spisowych;
• dział kadr aktualizuje listy osób odpowiedzialnych materialnie i przekazuje je komisji inwentaryzacyjnej;
• dział finansowo-księgowy przygotowuje dane ewidencyjne, wzory dokumentów, szkoli zespoły i rozlicza różnice inwentaryzacyjne.

Aby zapewnić skuteczną komunikację między komisją a księgowością, warto:

• opracować harmonogram spotkań roboczych komisji z księgowością – przed rozpoczęciem, w trakcie i po zakończeniu spisu;
• prowadzić wspólny plik lub dziennik koordynacyjny (np. Excel, Teams, SharePoint), w którym odnotowuje się postęp prac, problemy i decyzje;
• przekazywać arkusze zakończonych spisów codziennie do weryfikacji przez księgowość;
• zgłaszać niejasności na bieżąco, a nie po zakończeniu całej inwentaryzacji;
• stosować raporty dzienne podpisywane przez przewodniczącego komisji i głównego księgowego – zwłaszcza w jednostkach sektora finansów publicznych.

Uwaga! Współpraca między działami i skuteczna komunikacja w czasie przygotowań do inwentaryzacji to warunek rzetelnego przebiegu spisu. Jasny podział zadań, regularne raportowanie i stały kontakt między komisją a księgowością pozwalają uniknąć błędów, przyspieszają rozliczenie różnic i wzmacniają odpowiedzialność pracowników za majątek jednostki.

Jak przygotować spis z natury w jednostce z rozproszoną strukturą organizacyjną?

Problem: W jednostce część składników majątku znajduje się w różnych lokalizacjach – np. w oddziałach, magazynach zewnętrznych lub filiach terenowych. Taka struktura utrudnia zapewnienie jednolitych zasad spisu, bieżącą kontrolę nad jego przebiegiem i terminowe rozliczenie wyników. Jak się przygotować do inwentaryzacji?

Odpowiedź: W jednostkach o rozproszonej strukturze organizacyjnej należy powołać lokalnych koordynatorów inwentaryzacji, zapewnić jednolite wzory dokumentów oraz ustalić wspólną datę odniesienia wyników spisu.

Uzasadnienie: Wielooddziałowe jednostki powinny prowadzić inwentaryzację w sposób zdecentralizowany, ale pod stałym nadzorem centralnym. Kierownik jednostki nadrzędnej odpowiada za spójność całego procesu oraz za to, by wszystkie podległe placówki stosowały jednolite zasady, formularze i terminy. Aby zapewnić porządek i wiarygodność wyników, warto wdrożyć następujące rozwiązania organizacyjne:

• kierownik jednostki nadrzędnej powinien wydać jedno zarządzenie obejmujące wszystkie lokalizacje, w którym określi harmonogram, metody i sposób rozliczenia spisów;
• w każdej placówce lub oddziale należy wyznaczyć lokalnego koordynatora inwentaryzacji, odpowiedzialnego za przebieg spisu, kontakt z komisją centralną i przekazanie dokumentacji;
• wszystkie zespoły spisowe powinny korzystać ze wspólnego systemu numeracji arkuszy i jednolitych wzorów dokumentów, co eliminuje błędy przy scalaniu wyników;
• należy ustalić jedną datę graniczną (np. 31 grudnia) jako punkt odniesienia dla wszystkich spisów – niezależnie od terminów ich faktycznego przeprowadzenia;
• centralna komisja inwentaryzacyjna powinna przygotować zbiorcze zestawienie wyników, stanowiące podstawę do rozliczenia różnic w księgach rachunkowych.

W jednostkach samorządowych – np. w urzędach gmin zarządzających szkołami, przedszkolami lub ośrodkami kultury – warto opracować plan zbiorczy inwentaryzacji, który określa harmonogram, zakres odpowiedzialności kierowników podległych placówek oraz sposób raportowania postępów.

Jaką rolę odgrywa kontrola wewnętrzna?

Problem: W naszej jednostce inwentaryzacja bywa traktowana wyłącznie jako obowiązek ewidencyjny, skupiony na wypełnieniu arkuszy spisowych i rozliczeniu różnic. Tymczasem jej celem jest także sprawdzenie prawidłowości danych i procedur wewnętrznych. Brak odpowiednich działań kontrolnych na etapie przygotowań powoduje, że błędy wychodzą dopiero podczas audytu lub w trakcie rozliczania wyników spisu. Jak temu zaradzić?

Odpowiedź: Kontrola wewnętrzna powinna obejmować każdy etap przygotowania do inwentaryzacji – od opracowania dokumentacji po weryfikację kompletności arkuszy spisowych i raportów pomocniczych.

Uzasadnienie: Zgodnie z zasadami rachunkowości i kontroli zarządczej przygotowanie do inwentaryzacji stanowi element systemu kontroli wewnętrznej. Oznacza to, że proces spisu należy planować i nadzorować w sposób zapewniający wiarygodność danych, ochronę mienia oraz prawidłowe rozliczenie wyników. Kierownik jednostki odpowiada za wdrożenie i monitorowanie mechanizmów kontrolnych w tym zakresie. W praktyce kontrola wewnętrzna powinna objąć:

• sprawdzenie zgodności dokumentacji (zarządzeń, instrukcji, upoważnień) z polityką rachunkowości i aktualnym stanem organizacyjnym jednostki;
• weryfikację kompletności pól spisowych oraz przypisania osób odpowiedzialnych materialnie; – test gotowości technicznej – obejmujący sprawdzenie systemów informatycznych, dostępności arkuszy spisowych, drukarek i oprogramowania;
• kontrolę poprawności przygotowanych zestawień ewidencyjnych, które będą podstawą do porównania z wynikami spisu z natury;
• audyt wewnętrzny lub przegląd kontrolny w zakresie przygotowań do inwentaryzacji, zwłaszcza w obszarach kluczowych, takich jak kasa, magazyny i środki trwałe.

Uwaga! Takie działania pozwalają wykryć błędy jeszcze przed rozpoczęciem spisu, zapewniają spójność danych między działami i zwiększają wiarygodność rozliczenia inwentaryzacji w naszej jednostce.

Jak opracować harmonogram inwentaryzacji?

Problem: Przygotowuję się do inwentaryzacji rocznej i chcę opracować harmonogram, który rzeczywiście usprawni przebieg spisu. Nie wiem jednak, jakie elementy musi zawierać i jak go ułożyć, by był kompletny i praktyczny.

Odpowiedź: Harmonogram inwentaryzacji powinien obejmować wszystkie etapy – od przygotowania do archiwizacji – z wyznaczeniem terminów, odpowiedzialnych osób i kolejności działań. Jest częścią dokumentacji inwentaryzacyjnej i załącznikiem do zarządzenia kierownika jednostki.

Uzasadnienie: Harmonogram to narzędzie zarządcze, które porządkuje cały proces i zapewnia zgodność z art. 26 ustawy o rachunkowości. Powinien obejmować: przygotowanie dokumentacji i powołanie komisji, przygotowanie ewidencji i pól spisowych, przeprowadzenie spisu z natury, weryfikację i wycenę składników, rozliczenie różnic, a także zatwierdzenie wyników i archiwizację dokumentacji.

Podpisy: Kierownik jednostki ............................................................... Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej .......................................... Główny księgowy ...............................................................

*Wskazówki:

Wzór można dostosować do struktury i specyfiki jednostki.

W mniejszych jednostkach można połączyć etapy 4 i 5 w jeden punkt: „Weryfikacja i rozliczenie wyników spisu”.

Dobrze jest też dodać kolumnę „Uwagi” lub „Potwierdzenie wykonania”, aby komisja mogła na bieżąco odnotowywać postęp prac.

Które dokumenty potwierdzają gotowość jednostki do inwentaryzacji?

Problem: Wiem, że kierownik jednostki powinien wydać zarządzenie i instrukcję inwentaryzacyjną. Nie mam jednak pewności, jakie dokumenty potwierdzają, że jednostka jest faktycznie gotowa do rozpoczęcia spisu i że uczestnicy znają swoje obowiązki.

Odpowiedź: Gotowość jednostki do inwentaryzacji potwierdzają dokumenty sporządzone w fazie przygotowawczej: protokół powołania komisji, wykaz pól spisowych, oświadczenia osób odpowiedzialnych materialnie, protokół ze szkolenia zespołów spisowych oraz rejestr wydanych arkuszy spisowych.

Uzasadnienie: Dokumentacja przygotowawcza stanowi dowód, że jednostka spełniła obowiązki organizacyjne określone w art. 26 ustawy o rachunkowości. Nie wystarczy samo zarządzenie – potrzebne są również dokumenty potwierdzające, że wszystkie osoby uczestniczące w inwentaryzacji zostały wyznaczone, poinformowane i przygotowane do swoich zadań.

W praktyce w teczce przygotowawczej do inwentaryzacji powinny znaleźć się:

• protokół powołania komisji inwentaryzacyjnej – wskazuje jej skład, zakres obowiązków i datę rozpoczęcia prac (stanowi podstawę formalną działania komisji);
• wykaz pól spisowych – zawiera listę pomieszczeń, magazynów, działów lub obiektów objętych spisem oraz przydział zespołów spisowych (pomaga kontrolować, czy żadne miejsce nie zostało pominięte);
• oświadczenia osób odpowiedzialnych materialnie – potwierdzają, że wszystkie dokumenty przyjęć i wydań zostały ujęte w ewidencji, nie występują nieudokumentowane obroty, a stan faktyczny mienia jest zgodny z zapisami księgowymi;
• protokół przeszkolenia zespołów spisowych – dowód, że członkowie komisji i zespołów zostali zapoznani z instrukcją inwentaryzacyjną, zasadami wypełniania arkuszy, sposobem znakowania składników i obiegiem dokumentów;
• rejestr wydanych arkuszy spisowych – zapewnia kontrolę nad numeracją, wydaniem i zwrotem arkuszy papierowych oraz dostępem do wersji elektronicznych.

Te dokumenty potwierdzają, że jednostka jest przygotowana do spisu, a kierownik wywiązał się z obowiązku zapewnienia prawidłowej organizacji inwentaryzacji. Brak któregokolwiek z nich może utrudnić rozliczenie osób odpowiedzialnych materialnie lub zostać uznany przez kontrolę za nieprawidłowość w organizacji spisu.

Uwaga! Warto zebrać wszystkie dokumenty fazy przygotowawczej w jednym miejscu – jako „teczkę organizacyjną inwentaryzacji”. Powinna zawierać: protokoły, oświadczenia, rejestry, listy obecności i wykazy pól spisowych. Ułatwia to późniejszą kontrolę kompletności dokumentacji i przekazanie jej do archiwum po zakończeniu spisu.

Czy można stosować skanery kodów kreskowych i aplikacje mobilne?

Problem: Planuję przeprowadzić spis z natury przy użyciu nowoczesnych narzędzi – skanerów kodów kreskowych, kolektorów danych lub aplikacji mobilnych. Zastanawiam się, czy takie rozwiązania są zgodne z ustawą o rachunkowości i czy raporty elektroniczne mogą zastąpić papierowe arkusze spisowe podpisywane przez członków komisji.

Odpowiedź: Można stosować nowoczesne narzędzia podczas inwentaryzacji – skanery, aplikacje mobilne czy moduły ERP – pod warunkiem, że zapewniają rzetelne ustalenie stanu zapasów oraz trwałe i wiarygodne udokumentowanie spisu. Wyniki zapisane elektronicznie mają taką samą moc dowodową jak arkusze papierowe, jeśli spełniają wymagania dokumentacyjne określone w ustawie o rachunkowości i wewnętrznej instrukcji inwentaryzacyjnej.

Uzasadnienie: Ustawa o rachunkowości (art. 26–27) nie narzuca formy technicznej arkuszy spisowych. Jednostka może więc stosować rozwiązania elektroniczne, o ile proces:

• umożliwia rzetelne potwierdzenie istnienia i ilości składników,
• zapewnia identyfikowalność osób dokonujących spisu,
• gwarantuje trwałość, integralność i bezpieczeństwo zapisów.

Dopuszczalne jest korzystanie z narzędzi technicznych usprawniających spis – takich jak:

• skanery kodów kreskowych,
• kolektory danych i terminale mobilne,
• aplikacje mobilne zintegrowane z systemami ERP,
• arkusze elektroniczne z kontrolą dostępu i wersji,
• moduły magazynowe z funkcją inwentaryzacji.

Aby raporty elektroniczne miały moc dokumentów księgowych, muszą zawierać te same elementy co arkusze papierowe: nazwę jednostki, datę spisu, nazwę i symbol składnika, ilość, podpisy lub identyfikację elektroniczną osób spisujących, potwierdzenie nadzoru nad przebiegiem spisu.

Dokumenty mogą być przechowywane w formie elektronicznej, jeśli jednostka zapewni ich trwałość i dostępność przez okres wymagany ustawą o rachunkowości. Zgodnie z art. 74 ust. 2 pkt 7 w zw. z ust. 3, dokumenty inwentaryzacyjne (w tym arkusze spisowe, protokoły i zestawienia różnic) przechowuje się przez 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą.

Jakie błędy mogą się pojawić przy stosowaniu nowoczesnych narzędzi w czasie spisu?

Problem: Po wdrożeniu narzędzi elektronicznych do spisu z natury – takich jak skanery kodów kreskowych, arkusze Excel czy aplikacje mobilne – mam wątpliwości, czy dane są właściwie zabezpieczone i czy proces przebiega zgodnie z zasadami rachunkowości. Jakie błędy organizacyjne i techniczne mogą wystąpić przy takim rozwiązaniu?

Odpowiedź: Najczęstsze błędy to brak testów systemu, nieprawidłowe zabezpieczenie danych, brak numeracji arkuszy, wspólne konta użytkowników i brak kopii zapasowych. Wdrożenie nowych narzędzi wymaga wcześniejszego zaplanowania procedur, które zapewnią rzetelność, kontrolę i trwałość danych.

Uzasadnienie: Nowoczesne rozwiązania techniczne mogą znacznie usprawnić spis z natury, ale ich niewłaściwe przygotowanie może zagrozić wiarygodności wyników. Z praktyki jednostek wynika, że błędy najczęściej pojawiają się wtedy, gdy brak:

• testów działania systemu,
• zasad numeracji arkuszy elektronicznych,
• opisu nowych narzędzi w instrukcji inwentaryzacyjnej,
• zasad dostępu i autoryzacji użytkowników,
• kopii zapasowej danych lub nie zarchiwizowano raportów.

W efekcie jednostka traci kontrolę nad przebiegiem spisu, a część danych może być podważona podczas audytu.

Aby temu zapobiec, warto opracować checklistę techniczną inwentaryzacji, która potwierdza wykonanie kluczowych czynności przed i w trakcie spisu. Można ją prowadzić w tabeli z kolumnami: czynność – data – osoba odpowiedzialna – uwagi.

Jaki powinien być skład komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych?

Problem: Jestem główną księgową w niewielkiej spółce usługowej. Czeka nas inwentaryzacja roczna. W naszej jednostce nie ma wyodrębnionego działu księgowości – ewidencję prowadzę samodzielnie, a część czynności organizacyjnych wspierają pracownicy administracyjni. Zastanawiam się, kogo mogę powołać do komisji inwentaryzacyjnej, a kto może uczestniczyć w spisach z natury. Czy w takiej sytuacji mogę włączyć do komisji osoby, które na co dzień mają kontakt z zapasami lub dokumentacją, i jak zapewnić bezstronność spisu?

Odpowiedź: Komisję inwentaryzacyjną powołuje kierownik jednostki spośród osób posiadających wiedzę o rachunkowości, gospodarce zapasami i zasadach dokumentowania wyników spisu. W jej skład nie mogą wchodzić osoby odpowiedzialne materialnie za spisywane składniki ani prowadzące ich ewidencję księgową. Zespoły spisowe powinny być co najmniej dwuosobowe – złożone z osób znających przedmiot spisu, zasady jego dokumentowania i sposób przeprowadzenia. W mikrojednostkach, gdzie zatrudnienie nie przekracza 10 osób, dopuszcza się przeprowadzenie spisu przez jedną osobę – tzw. komisarza spisowego – pod warunkiem zachowania pełnej dokumentacji i uzasadnienia tego rozwiązania w zarządzeniu kierownika jednostki.

Uzasadnienie: Kierownik jednostki musi przeprowadzić inwentaryzację aktywów i pasywów w sposób zapewniający rzetelność i wiarygodność danych. Ustawa nie określa szczegółowego składu komisji ani zespołów spisowych, dlatego przyjmuje się, że jednostka powinna dobrać ich członków zgodnie z zasadami obiektywizmu, bezstronności i kompetencji. Komisja inwentaryzacyjna odpowiada nie tylko za organizację spisu, ale również za nadzór nad jego przebiegiem, wyjaśnienie różnic i przedstawienie kierownikowi propozycji ich rozliczenia. Oznacza to, że jej skład musi umożliwiać ocenę danych zarówno od strony merytorycznej, jak i formalnej.

1. Skład i rola komisji inwentaryzacyjnej

Komisję inwentaryzacyjną powołuje kierownik jednostki w drodze zarządzenia. W zarządzeniu należy wskazać:

• imienny skład komisji,
• przewodniczącego (może nim być kierownik jednostki),
• zakres zadań i odpowiedzialności,
• tryb pracy i terminy poszczególnych etapów inwentaryzacji.

W skład komisji powinny wchodzić osoby, które:

• posiadają wiedzę o zasadach rachunkowości, obrocie magazynowym i dokumentowaniu spisu,
• nie są bezpośrednio odpowiedzialne materialnie za składniki majątku objęte spisem,
• nie prowadzą ich ewidencji księgowej ani nie mają wpływu na dane w systemie finansowo-księgowym.

Celem takiego doboru jest zapewnienie bezstronności, kontroli wzajemnej i rzetelnej weryfikacji danych ewidencyjnych. Osoba prowadząca ewidencję nie powinna weryfikować danych, które sama wprowadza do systemu.

W większych jednostkach zaleca się powołanie także:

• koordynatora inwentaryzacji – który odpowiada za harmonogram, komunikację i spójność działań,
• przedstawiciela działu IT – jeśli spis prowadzony jest w systemie ERP, WMS lub z wykorzystaniem skanerów kodów.

2. Zadania zespołów spisowych

Zespoły spisowe są powoływane przez kierownika jednostki lub – na jego upoważnienie – przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej. Każdy zespół powinien liczyć co najmniej dwie osoby, z których:

• jedna dokonuje pomiaru, ważenia lub przeliczenia składników,
• druga zapisuje dane w arkuszu spisowym.

Obie osoby podpisują arkusz, potwierdzając prawidłowość danych. Podpisy stanowią formalne potwierdzenie wiarygodności spisu (art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

W skład zespołu spisowego powinni wchodzić:

• pracownik znający asortyment lub pole spisowe (np. magazynier, osoba z działu technicznego),
• osoba niezależna – np. z księgowości, kadr lub administracji,
• w jednostkach informatyzowanych – osoba odpowiedzialna za obsługę urządzeń i aplikacji mobilnych.

W większych jednostkach dopuszcza się powołanie zespołów branżowych (np. dla zapasów technicznych, środków trwałych, materiałów biurowych), co ułatwia równoległe prowadzenie spisów w kilku obszarach i skraca czas inwentaryzacji. Każdy zespół działa na podstawie imiennego upoważnienia i instrukcji przekazanej przez komisję inwentaryzacyjną.

3. Małe jednostki i komisarz spisowy

W małych podmiotach, gdzie zatrudnienie nie przekracza 10 osób, często nie ma możliwości utworzenia zespołów dwuosobowych. W takiej sytuacji dopuszcza się przeprowadzenie spisu przez jedną osobę – komisarza spisowego.

Warunkiem jest:

• uzasadnienie tego rozwiązania w zarządzeniu o inwentaryzacji,
• zapewnienie pełnej dokumentacji (protokoły, zdjęcia, podpisane arkusze),
• zachowanie zasad rzetelności i udokumentowania wyników spisu.

Komisarz spisowy powinien być osobą o wysokiej wiarygodności i doświadczeniu, najlepiej niezwiązaną bezpośrednio z obszarem, który spisuje. Można uzasadnić jego wybór w dokumentacji inwentaryzacyjnej – np. w protokole komisji.

4. Dobre praktyki organizacyjne

Aby zapewnić prawidłowy przebieg inwentaryzacji warto wdrożyć następujące zasady:

• każdy członek komisji i zespołu spisowego powinien podpisać oświadczenie o zapoznaniu się z instrukcją inwentaryzacyjną,
• wszyscy uczestnicy spisu powinni posiadać imienne upoważnienia,
• w zarządzeniu kierownika należy szczegółowo określić skład komisji, pola spisowe, terminy oraz sposób dokumentowania,
• dobrze jest opracować schemat odpowiedzialności (macierz ról) – kto odpowiada za wydanie arkuszy, liczenie, kontrolę i rozliczenie różnic,
• po zakończeniu spisu komisja sporządza protokół z przebiegu inwentaryzacji, który stanowi podstawę ujęcia różnic w księgach rachunkowych.

Dodatkowo warto w instrukcji lub zarządzeniu zamieścić załącznik z wykazem osób i przypisanymi im rolami – ułatwia to komunikację, a w razie kontroli pozwala szybko ustalić odpowiedzialność na każdym etapie.

5. Odpowiedzialność kierownika jednostki

Nawet jeśli część czynności inwentaryzacyjnych zostanie zlecona firmie zewnętrznej (outsourcing), kierownik jednostki wciąż ponosi pełną odpowiedzialność za:

• prawidłowość przeprowadzenia spisu,
• rzetelność rozliczenia różnic,
• zgodność wyników z księgami rachunkowymi.

Z tego powodu komisja inwentaryzacyjna powinna być powołana zawsze – niezależnie od tego, kto fizycznie wykonuje liczenie.

Czy ponawiać szkolenia członków komisji i zespołów spisowych?

Problem: Prowadzę księgowość w jednostce, która co roku przeprowadza spisy z natury. Dotychczas nie organizowaliśmy osobnych szkoleń dla komisji i zespołów spisowych, uznając, że pracownicy pamiętają zasady z poprzednich lat. W ostatnim spisie pojawiły się jednak błędy: nieczytelne arkusze, brak podpisów, pominięcia części zapasów i niejednolite sposoby zapisu. Zastanawiam się, czy szkolenie przedinwentaryzacyjne jest obowiązkowe i jak powinno być udokumentowane, aby spełniało wymogi?

Odpowiedź: Tak. Szkolenie lub instruktaż przed rozpoczęciem spisu z natury jest obowiązkowym elementem przygotowań do inwentaryzacji. Celem szkolenia jest zapewnienie jednolitego sposobu pracy zespołów spisowych, ujednolicenie zasad wypełniania arkuszy, ograniczenie błędów i zapewnienie rzetelności wyników. Szkolenie powinno być każdorazowo udokumentowane – w formie protokołu lub listy obecności – i przechowywane w aktach inwentaryzacyjnych.

Uzasadnienie: Kierownik jednostki odpowiada za prawidłowe i rzetelne przeprowadzenie inwentaryzacji. Obowiązek ten obejmuje nie tylko samo wykonanie spisu, ale również odpowiednie przygotowanie organizacyjne i merytoryczne osób zaangażowanych w cały proces.

Praktyka pokazuje, że brak szkolenia jest jedną z głównych przyczyn błędów formalnych i opóźnień w rozliczeniu różnic inwentaryzacyjnych. Nawet doświadczeni pracownicy popełniają błędy, gdy nie przypomni im się zasad lub nie przedstawi zmian w dokumentacji i procedurach.

1. Zakres szkolenia

Szkolenie powinno obejmować co najmniej następujące zagadnienia:

• zasady wypełniania arkuszy spisowych – kolejność wpisów, sposób oznaczania pozycji, podpisy, daty, poprawki,
• sposób liczenia, ważenia i mierzenia składników majątku,
• procedurę znakowania policzonych składników (np. etykiety, pieczątki, kody kreskowe),
• tryb postępowania w przypadku stwierdzenia różnic, braków lub nadwyżek,
• zasady przekazywania arkuszy spisowych komisji inwentaryzacyjnej,
• bezpieczeństwo pracy i ochronę mienia (BHP, ochrona danych, dostęp do pomieszczeń),
• tryb komunikacji między zespołami spisowymi a komisją inwentaryzacyjną,
• przypomnienie obowiązku podpisania oświadczenia o znajomości instrukcji inwentaryzacyjnej.

Szkolenie powinno również obejmować omówienie zarządzenia kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji, tak aby każdy uczestnik znał zakres swoich zadań, pola spisowe i terminy.

2. Kto prowadzi

Szkolenie przeprowadza przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej lub inna osoba upoważniona przez kierownika jednostki – np. główny księgowy, specjalista ds. kontroli wewnętrznej, kierownik magazynu. Osoba prowadząca szkolenie powinna znać przepisy ustawy o rachunkowości, instrukcję inwentaryzacyjną i praktykę prowadzenia spisów z natury w danej jednostce.

3. Dokumentowanie

Każde szkolenie powinno być udokumentowane w sposób umożliwiający potwierdzenie jego przeprowadzenia. Najczęściej stosuje się:

• protokół szkolenia z datą, miejscem, listą tematów i podpisem osoby prowadzącej, lub
• listę obecności z imiennymi podpisami uczestników.

Dokumenty te należy dołączyć do akt inwentaryzacyjnych, razem z:

• zarządzeniem o inwentaryzacji,
• instrukcją inwentaryzacyjną,
• protokołami z przebiegu spisu i rozliczenia różnic.

4. Znaczenie szkolenia dla rzetelności spisu

Szkolenie to nie tylko formalność – ma bezpośredni wpływ na jakość i terminowość spisu. Jednostki, które regularnie przeprowadzają instruktaż, odnotowują mniej błędów i krótszy czas rozliczenia różnic. Najczęstsze błędy, których można uniknąć dzięki szkoleniu:

• brak podpisów na arkuszach,
• nieprawidłowe daty rozpoczęcia i zakończenia spisu,
• nieczytelne wpisy lub poprawki bez adnotacji,
• podwójne ujęcie tych samych składników,
• nieoznaczone pola spisowe lub brak informacji o stanie niepoliczonym.

Dobrą praktyką jest też krótkie podsumowanie po zakończeniu spisu, w którym komisja analizuje błędy i wnioski z przebiegu inwentaryzacji – można to połączyć z krótkim szkoleniem uzupełniającym na przyszłość.

Uwaga! W mniejszych jednostkach szkolenie można przeprowadzić w formie krótkiego instruktażu potwierdzonego podpisem uczestników na liście obecności. W większych organizacjach warto uzupełnić je o test wiedzy lub krótką prezentację – pozwala to potwierdzić, że członkowie zespołów rozumieją procedury, a komisja dysponuje dowodem należytego przygotowania uczestników.

Kto powinien przeszkolić członków komisji inwentaryzacyjnej?

Problem: Kto odpowiada za przeprowadzenie szkolenia inwentaryzacyjnego: główny księgowy, jako osoba znająca skutki księgowe i podatkowe spisu, czy przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej, który odpowiada za stronę organizacyjną? Przepisy nie wskazują wprost, kto ma taki instruktaż prowadzić.

Odpowiedź: Najlepiej, aby szkolenie inwentaryzacyjne odbyło się z udziałem obu osób – przewodniczącego komisji oraz głównego księgowego. Przewodniczący komisji powinien omówić organizację i przebieg spisu, zasady pracy zespołów spisowych, obieg dokumentów oraz sposób zabezpieczenia pól spisowych. Zaś główny księgowy przekazuje informacje o skutkach księgowych i podatkowych inwentaryzacji, zasadach wypełniania arkuszy, odpowiedzialności materialnej oraz zasadach dokumentowania różnic. Dopuszczalne jest także szkolenie zdalne lub prowadzone przez osobę zewnętrzną, pod warunkiem, że zostanie ono uzupełnione o procedury obowiązujące w konkretnej jednostce.

Uzasadnienie: Ustawa o rachunkowości nie reguluje sposobu ani nie wskazuje osoby prowadzącej szkolenie inwentaryzacyjne. Kierownik jednostki odpowiada za zorganizowanie i prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji, w tym za przygotowanie osób uczestniczących w spisie. Oznacza to, że kierownik powinien w zarządzeniu o przeprowadzeniu inwentaryzacji określić:

• kto odpowiada za przygotowanie szkolenia (przewodniczący, główny księgowy, osoba z zewnątrz),
• zakres tematyczny instruktażu,
• sposób potwierdzenia odbycia szkolenia przez członków komisji i zespołów spisowych.

W praktyce najlepsze rezultaty daje szkolenie prowadzone wspólnie przez przewodniczącego i głównego księgowego – łączące wiedzę o procedurach spisowych i o skutkach księgowych.

Taki model pozwala uczestnikom lepiej zrozumieć, jakie błędy organizacyjne (np. brak oświadczeń osób materialnie odpowiedzialnych, dostęp do ewidencji podczas liczenia, nieczytelne arkusze) mogą później skutkować problemami przy rozliczeniu różnic.

W jednostkach budżetowych i w biurach rachunkowych obsługujących wielu klientów, wspólne szkolenie warto przeprowadzić jeszcze przed rozpoczęciem spisu – w formie krótkiego spotkania lub zdalnego instruktażu, z listą obecności i podpisem uczestników. ©℗

Po szkoleniu należy sporządzić protokół z datą, listą uczestników i zakresem omówionych zagadnień – stanowi on część dokumentacji inwentaryzacyjnej.