Nadpłata wynagrodzenia. Dlaczego pracodawca nie zawsze ją odzyska?

W mediach pojawiła się informacja, że TVP wypłaciła pracownikom zbyt wysokie wynagrodzenia, nawet podwójne pensje, a pracownicy zostali zobowiązani do ich zwrotu. Jednak wbrew powszechnemu przekonaniu pracodawca nie może potrącić zbyt wysokiego wynagrodzenia wypłaconego omyłkowo w jednym miesiącu z wynagrodzenia wypłacanego w kolejnym. Musi wystąpić o zgodę do pracownika, ale ten nie ma obowiązku tej zgody wyrażać.

W przypadku braku zgody pracodawca może jedynie wystąpić do sądu z roszczeniem o zwrot bezpodstawnego wzbogacenia, ale wynik sprawy nie musi okazać się dla pracodawcy korzystny.

Potrącenia z wynagrodzenia – bez zgody pracownika

Zasady dokonywania potrąceń zostały określone w art. 87 par. 1 kodeksu pracy. Zgodnie z nim z wynagrodzenia za pracę pracodawca może, a niektórych przypadkach musi potrącić następujące należności:

• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych;
• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne;
• zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi;
• kary pieniężne przewidziane w art. 108.

Pracodawca przeprowadza potrącenia w podanej wyżej kolejności.

Potrąceń tych dokonuje się po odliczeniu:

• składek na ubezpieczenia społeczne,
• zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych;
• wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania.

Wynagrodzenie za pracę za okres choroby – zasady potrąceń

Szczególne zasady potrąceń zostały określone w art. 87 par. 7 k.p. Zgodnie z nim wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia.

Chodzi tu o takie sytuacje, w których pracownik stał się np. niezdolny do pracy z powodu choroby pod koniec miesiąca, gdy zwolnienie lekarskie zostało dostarczone do pracodawcy już po wypłacie wynagrodzeń za ten dzień.

Granice potrąceń z wynagrodzenia

Potrącenia mogą być dokonywane w następujących granicach:

• w razie egzekucji świadczeń alimentacyjnych - do wysokości 3/5 wynagrodzenia;
• w razie egzekucji innych należności lub potrącania zaliczek pieniężnych - do wysokości 1/2 wynagrodzenia.

Dodatkowe ograniczenia obejmują:

• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne;
• zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi;

które nie mogą w sumie przekraczać 1/2 wynagrodzenia, a łącznie z potrąceniami alimentacyjnymi 3/5 wynagrodzenia.

Ponadto trzeba pamiętać o ograniczeniu określonym w art. 108 par. 3 k.p. Zgodnie z nim kara pieniężna za jedno przekroczenie, jak i za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności, nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika, a łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać 1/10 wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty, po dokonaniu innych, wyżej wymienionych potrąceń

Trzeba przy tym pamiętać, że nagroda z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne oraz należności przysługujące pracownikom z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej podlegają egzekucji na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych do pełnej wysokości.

Potrąceń należności z wynagrodzenia pracownika w miesiącu, w którym są wypłacane składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, dokonuje się od łącznej kwoty wynagrodzenia uwzględniającej te składniki wynagrodzenia.

Kwoty wolne od potrąceń

Oprócz granic potrąceń pracodawca musi uwzględnić także kwoty wolne od potrąceń, a więc gwarantowane kwoty, które muszą być pracownikowi wypłacone. Zostały one określone art. 87¹ k.p.

Zgodnie z par. 1 wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości:

1. minimalnego wynagrodzenia za pracę, przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat dokonywanych do PPK - przy potrącaniu sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne;
2. 75 proc. wynagrodzenia określonego w pkt 1 - przy potrącaniu zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi;
3. 90 proc. wynagrodzenia określonego w pkt 1 - przy potrącaniu kar pieniężnych przewidzianych w art. 108 k.p.

Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, powyższe kwoty ulegają zmniejszeniu proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.

Kwoty te mogą być różne w zależności od tego, czy pracownik jest uczestnikiem PPK i jak płatnik oblicza dla niego zaliczkę na PIT.

Potrącenia na świadczenia alimentacyjne – szczególne zasady

Potrąceń na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych pracodawca dokonuje również bez postępowania egzekucyjnego, z wyjątkiem przypadków gdy:

• świadczenia alimentacyjne mają być potrącane na rzecz kilku wierzycieli, a łączna suma, która może być potrącona, nie wystarcza na pełne pokrycie wszystkich należności alimentacyjnych;
• wynagrodzenie za pracę zostało zajęte w trybie egzekucji sądowej lub administracyjnej.

W powyższych przypadkach pracodawca dokonuje potrąceń na wniosek wierzyciela na podstawie przedłożonego przez niego tytułu wykonawczego.

Nadpłata wynagrodzenia – potrącenie tylko za zgodą pracownika

Należności inne niż wymienione w art. 87 par. 1 i 7 k.p. mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie. Tak stanowi art. 91 par. 1 k.p. Dotyczy to także nadpłaty wynagrodzenia. Pracodawca nie może potrącić nadpłaty wynagrodzenia z kolejnych wynagrodzeń pracownika, jeśli ten nie wyrazi na to zgody.

Jeśli pracownik wyrazi zgodę na potrącenia, także nadpłata wynagrodzenia może być potrącana w określonych granicach. Zgodnie z art. 91 par. 2 k.p. w ramach dobrowolnych potrąceń wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości:

• minimalnego wynagrodzenia po dokonaniu obowiązkowych potrąceń składek, zaliczki na PIT oraz wpłaty na PPK - przy potrącaniu należności na rzecz pracodawcy;
• 80 proc. powyższej kwoty - przy potrącaniu innych należności

Sąd Najwyższy w wyroku z 3 sierpnia 2012 r., sygn. akt I BP 2/12, dopuścił możliwość, żeby pracownik wyraził zgodę na potrącenie z wynagrodzenia już po jego dokonaniu, gdy ma tego świadomość, a mimo to zgadza się na potrącenie ponieważ uznaje dług.

Z kolei w wyroku z 20 czerwca 2001 r., sygn. akt I PKN 516/00, SN stwierdził, że wyrażenie przez pracownika na podstawie art. 91 k.p. w umowie o wspólnej odpowiedzialności materialnej zgody na potrącenie przez pracodawcę z wynagrodzenia za pracę należności z tytułu niedoborów, które mogą się ujawnić w przyszłości w wyniku inwentaryzacji - jest nieważne.

Co może zrobić pracodawca, gdy pracownik nie zgadza się na potrącenie nadpłaty?

Gdy pracownik nie wyraża zgody na potrącenie nadpłaconego wynagrodzenia z kolejnych wynagrodzeń, pracodawca może żądać zwrotu jedynie w drodze powództwa cywilnego. Pracodawca składa wówczas powództwo o zwrot bezpodstawnego wzbogacenia, o którym mowa w art. 405 kodeksu cywilnego. Zgodnie z nim kto bez podstawy prawnej uzyskał korzyść majątkową kosztem innej osoby, obowiązany jest do wydania korzyści w naturze, a gdyby to nie było możliwe, do zwrotu jej wartości. Obowiązek wydania korzyści obejmuje nie tylko korzyść bezpośrednio uzyskaną, lecz także wszystko, co w razie zbycia, utraty lub uszkodzenia zostało uzyskane w zamian tej korzyści albo jako naprawienie szkody.

Jak stanowi art. 409 par. 1 k.p., przepisy te stosuje się w szczególności do świadczenia nienależnego. Świadczenie jest nienależne, jeżeli ten, kto je spełnił, nie był w ogóle zobowiązany lub nie był zobowiązany względem osoby, której świadczył, albo jeżeli podstawa świadczenia odpadła lub zamierzony cel świadczenia nie został osiągnięty, albo jeżeli czynność prawna zobowiązująca do świadczenia była nieważna i nie stała się ważna po spełnieniu świadczenia.

Nadpłatę wynagrodzenia należy uznać za świadczenie nienależne.

W jakich przypadkach pracownik nie będzie musiał zwracać nadpłaty wynagrodzenia?

Nie każde powództwo o zwrot nadpłaconego wynagrodzenia zostanie uwzględnione, nawet gdy pracodawca udowodni, że pracownik rzeczywiście otrzymał zbyt wysokie wynagrodzenie w danym miesiącu czy miesiącach. Zastosowanie może mieć bowiem art. 409 k.c. Zgodnie z nim obowiązek wydania korzyści lub zwrotu jej wartości wygasa, jeżeli ten, kto korzyść uzyskał, zużył ją lub utracił w taki sposób, że nie jest już wzbogacony, chyba że wyzbywając się korzyści lub zużywając ją powinien był liczyć się z obowiązkiem zwrotu.

Jak podkreślił SN w wyroku z 5 września 2025 r., sygn. akt II CSKP 550/24, nie ulega wątpliwości, że do nienależnego świadczenia należy stosować wynikającą z art. 409 k.c. zasadę. Stosowanie tego przepisu byłoby bezprzedmiotowe, gdyby nienależne świadczenie nie musiało prowadzić do wzbogacenia tego, kto je otrzymuje.

Zwrot nadpłaty - czy jej wysokość ma znaczenie?

Okoliczności, w których pracownik nie będzie musiał zwracać wynagrodzenia, mogą budzić wątpliwości, szczególnie w zakresie tego, że pracownik powinien „liczyć się z obowiązkiem zwrotu”. Czy to oznacza, że nawet gdy wyda nadpłacone wynagrodzenie, to i tak będzie musiał je zwrócić, bo powinien liczyć się z tym, że będzie musiał je zwrócić?

Sąd Najwyższy w wyroku z 23 października 2008 r., sygn. akt II PK 76/08, podkreślił, że w prawie pracy nie ma bowiem zakazu dysponowania wypłaconym (uzyskanym) wynagrodzeniem według swobodnej woli pracownika, jeżeli pozwany wzajemnie pracodawca nie udowodnił, że skarżący pracownik miał świadomość otrzymywania nienależnego świadczenia w sytuacji, która była ewidentnym następstwem błędu wyspecjalizowanej firmy finansowej w prawidłowym wyliczeniu przyznanej i wypłacanej skarżącemu podwyżki wynagrodzenia.

SN zwrócił uwagę, że błąd w wynagrodzeniu mógłby obarczać także pracownika tylko wówczas, gdyby ten działał w oczywiście złej wierze, a błąd innych osób (podmiotu trzeciego - wyspecjalizowanej firmy finansowej) był widoczny od razu i bez wnikania w szczegóły sprawy, tj. bez potrzeby dokonywania szczegółowych analiz finansowych transakcji realizowanych na rachunku bankowym pracownika, które na ogół oparte są na wielu różnych tytułach prawnych.

Innymi słowy, jeśli nadpłata wynagrodzenia nie była zbyt duża, pracodawca powinien liczyć się z tym, że sąd nie nakaże pracownikowi zwrotu. Inaczej będzie, gdy nadpłata wynagrodzenia była oczywista, bo na rachunek pracownika wpłynęła kwota znacznie wyższa niż wynagrodzenie z innych miesięcy. Trzeba jednak pamiętać, że ocena tej sytuacji zależy również np. od konstrukcji wynagrodzenia, czy jest ono wypłacane w kwocie stałej, a może zmiennej, z ilu składników się składa itp.

Przedawnienie roszczenia – do kiedy pracodawca może żądać zwrotu nadpłaty?

Roszczenie o zwrot nadpłaty także ulega przedawnieniu. Jak stwierdził SN w wyroku z 19 września 2023 r., sygn. akt I PSKP 50/22, Wywodzone z bezpodstawnego wzbogacenia (art. 405 i 409 k.c.) roszczenie o zwrot wynikających ze stosunku pracy nienależnie wypłaconych wynagrodzenia za pracę i odprawy przedawnia się na podstawie art. 291 par. 1 k.p.

Zgodnie z nim roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Powstaje zatem pytanie, kiedy tego rodzaju roszczenie jest wymagalne, a więc od kiedy biegnie 3-letni okres przedawnienia roszczenia o zwrot nadpłaconego wynagrodzenia.

Zdaniem SN wyrażonym w wyroku z 8 czerwca 2010 r., sygn. akt I PK 31/10, w przypadku roszczeń bezterminowych (a do takich należy roszczenie o zwrot nadpłaty) początek biegu przedawnienia powinien być liczony od dnia, w którym wierzyciel mógł zażądać spełnienia świadczenia, a więc najwcześniej możliwy termin wezwania dłużnika przez wierzyciela do wykonania zwrotu. W przypadku zatem sporu między pracownikiem a pracodawcą będzie to zazwyczaj dzień wykrycia błędu co do wysokości wynagrodzenia np. przez dział kadr.