Czy nierozliczoną zaliczkę na podróż służbową 
można potrącić z wynagrodzenia?

Pracownik wrócił z podróży służbowej już trzy tygodnie temu, ale wciąż nie rozliczył zaliczki (1000 zł), na co zgodnie z naszymi przepisami wewnętrznymi miał 14 dni. Czy w przypadku dalszej zwłoki możemy potrącić ją z najbliższego wynagrodzenia? Czy potrzebujemy jego zgody?

Zgodnie z par. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: rozporządzenie) z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów i innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji. Zgodnie z par. 5 rozporządzenia pracownik rozlicza koszty podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży. Aby rozliczyć koszty, pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli nie może przedstawić dokumentu, to składa pisemne oświadczenie o wydatku i przyczynach braku dokumentów.

W opisywanej sytuacji pracownik nie rozliczył zaliczki w przewidzianym także u prywatnego pracodawcy 14-dniowym terminie. Można to uznać za naruszenie obowiązków pracowniczych, co daje podstawę do nałożenia kary porządkowej.

Odrębną kwestią jest możliwość dokonania potrącenia. Z art. 87 par. 1 kodeksu pracy (dalej: k.p.) wynika, że z wynagrodzenia za pracę ‒ po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz ewentualnych wpłat do pracowniczego planu kapitałowego ‒można potrącić tylko następujące należności:

• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,
• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
• zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,
• kary pieniężne.

Do dokonania tych potrąceń nie jest potrzebna zgoda pracownika. W komentarzu do art. 87 k.p. (dr hab. Krzysztof Walczak [red.], „Kodeks pracy. Komentarz”) autorzy wskazali, że „jedynym prawdziwym potrąceniem jest potrącenie zaliczek. Zaliczka jest to wypłacona pracownikowi i pobrana przez niego do rozliczenia kwota pieniężna (także w formie bezgotówkowej, np. czekiem) przeznaczona na pokrycie obciążających pracodawcę wydatków związanych z wykonywaniem pracy (np. na zakup materiałów, paliwa, kosztów podróży służbowej)”.

Można zatem uznać, że w opisywanej sytuacji zwłoka pracownika może uzasadniać potrącenie z wynagrodzenia nierozliczonej kwoty zaliczki. Niezależnie od tego pracodawca może zastosować karę porządkową wobec pracownika. ©℗