Ekwiwalent za urlop w 2025 r. – co musisz wiedzieć, zanim rozstaniesz się z firmą

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, tj. art. 171 § 1 pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Powinien być on wykorzystany w naturze, jednakże w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny.

Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego, w przypadku gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.

Obliczanie współczynnika urlopowego w 2025 r.

Sposób obliczania współczynnika urlopowego określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczególnych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

W 2025 roku jest 365 dni kalendarzowych, a w tym:

• 52 niedziele,
• 52 wolne soboty,
• 12 dni świątecznych.

Współczynnik ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy oblicza się odrębnie dla każdego roku kalendarzowego poprzez odjęcie od liczby dni w danym roku łączną liczbę przypadających w danym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z 5-dniowego tygodnia pracy. Otrzymaną wartość należy podzielić wówczas na 12.

W okresie od 1 lutego do 31 grudnia 2025 r. współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu pieniężnego za 1 dzień urlopu wypoczynkowego wynosi 20,75, zgodnie z wyliczeniem:

[365 dni - (52 niedziele + 12 dni świątecznych + 52 soboty)] : 12 = 20,75

Współczynnik ten obniża się proporcjonalnie, jeśli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy.

Współczynnik do obliczenia ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy w okresie od 1 lutego do 31 grudnia 2025 r. wynosi odpowiednio:

• dla 1/2 etatu 10,38 (20,75 × 1/2),
• dla 1/4 etatu 5,19 (20,75 × 1/4),
• dla 3/4 etatu 15,56 (20,75 × 3/4),
• dla 1/3 etatu 6,92 (20,75 × 1/3).

Należy pamiętać, że w każdym przypadku stosuje się współczynnik obowiązujący w roku wypłacenia ekwiwalentu, niezależnie od tego, czy dotyczyć on ma urlopu z danego roku, czy przeniesionego z roku poprzedniego.

Jak obliczyć ekwiwalent za urlop wypoczynkowy w 2025 r.

W celu obliczenia kwoty ekwiwalentu przysługującej pracownikowi należy ustalić podstawę jego wymiaru, w skład którego wchodzić będą wynagrodzenie zasadnicze (o stałej wysokości) oraz składniki przysługujące zarówno za okresy nie dłuższe jak i dłuższe niż miesiąc. W przypadku wynagrodzenia o stałej wysokości pod uwagę bierze się jego wysokość z miesiąca nabycia prawa do ekwiwalentu. Z kolei zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się w średniej wysokości z tego okresu. W przypadku gdy przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru ekwiwalentu poprzedzający miesiąc nabycia do niego prawa lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc/miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie zmienne miesięczne - przy ustalaniu tej podstawy uwzględnia się najbliższe miesiące, za które ono przysługiwało. Natomiast składniki za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się w średniej wysokości z tego okresu.

Jak wyliczyć ekwiwalent za urlop:

• krok 1: dzielimy miesięczne wynagrodzenie (składniki stałe i zmienne) przez współczynnik ekwiwalentu,
• krok 2: dzielimy tak otrzymany ekwiwalent za jeden dzień urlopu przez dobową normę czasu pracy (np. 8 godzin) – wówczas otrzymamy ekwiwalent za jedną godzinę urlopu,
• krok 3: mnożymy tak otrzymany ekwiwalent za jedną godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego (w sytuacji rozwiązania stosunku pracy w trakcie roku, pracownikowi u dotychczasowego pracodawcy przysługuje urlop w wymiarze proporcjonalnym do czasu, jaki przepracował).

Co istotne, przepisy prawa pracy nie przewidują konieczności wyrównania podstawy ekwiwalentu do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, w związku z tym dopuszczalna jest sytuacja, w której podstawa ekwiwalentu jest niższa od minimalnej płacy.

Ponadto przy wyliczeniu ekwiwalentu za urlop nie są brane pod uwagę takie składniki jak:

• nagrody jubileuszowe,
• wynagrodzenie postojowe,
• wynagrodzenie za czas choroby,
• wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego,
• nagrody z zakładowego funduszu nagród,
• odprawy emerytalne i rentowe,
• inne odprawy pieniężne,
• wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.

Warto pamiętać, że pracodawca ma obowiązek wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop niezależnie od sposobu rozwiązania umowy. Prawo do takiego świadczenia przysługuje również pracownikowi zwolnionemu dyscyplinarnie. Według obecnie obowiązujących przepisów prawa pracy, roszczenie o wypłatę ekwiwalentu za urlop staje się wymagalne w dniu rozwiązania umowy o pracę. Zgodnie z projektem przygotowanym przez resort pracy, ekwiwalent za urlop będzie wypłacany razem z ostatnim wynagrodzeniem, a nie tak jak teraz – w dniu ustania stosunku pracy. Na dzień 26 września 2025 r. projekt ustawy o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych jest po pierwszym czytaniu na posiedzeniu Sejmu (druk 1601).