Zaległy urlop do 30 września. Czy pracodawca może zmusić do jego wykorzystania?

Do kiedy trzeba udzielić urlopu zaległego?

Kodeks pracy stanowi, że urlopu niewykorzystanego w danym roku kalendarzowym należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego; nie dotyczy to 4 dni w ramach urlopu na żądanie (art. 168 k.p.).

Przepis nakazuje więc pracodawcy udzielenia urlopu, ale nie nakazuje pracownikowi jego wykorzystania. Dlatego pracownik nie może ponosić negatywnych skutków niewykorzystania zaległego urlopu (z wyjątkiem ewentualnego przedawnienia), a pracodawca ponosi odpowiedzialność za nieudzielenie takiego urlopu. Mowa tu jednak o sytuacjach, gdy pracownik wnioskuje o urlop, a pracodawca mu odmawia.

Problematyczne są sytuacje, gdy pracownik wcale nie wnioskuje o udzielenie zaległego urlopu, a nawet wręcz odmawia udania się na ten urlop.

Urlop (prawie) zawsze udzielany na wniosek

Zgodnie z art. 162 k.p. pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Urlopu co do zasady udziela się na wniosek pracownika, ale pracodawca decyduje, czy go udziela. Termin wykorzystania urlopu przez pracownika może być określony w planie urlopów albo jest ustalany indywidualnie z pracownikiem.

Jest tylko jeden bezsporny przypadek, gdy pracownik nie może odmówić wykorzystania urlopu wypoczynkowego. Zgodnie z art. 167 k.p. w okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu urlopu. W takim przypadku wymiar udzielonego urlopu, z wyłączeniem urlopu zaległego, nie może przekraczać wymiaru proporcjonalnego do czasu przepracowanego w danym roku.

Istnieje również jeden przypadek, w którym pracodawca nie może odmówić udzielenia urlopu wypoczynkowego. Zgodnie z art. 163 par. 3 na wniosek pracownicy udziela się jej urlopu bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. Dotyczy to także pracownika - ojca wychowującego dziecko lub pracownika - innego członka najbliższej rodziny, który korzysta z urlopu macierzyńskiego.

Możliwa zmiana terminu urlopu

Wspomniany wyżej art. 168 k.p. nakazujący udzielić pracownikowi zaległego urlopu do 30 września kolejnego roku ma zapobiegać sytuacjom, w których pracodawca mógłby w nieskończoność odmawiać udzielania urlopów z powodów „potrzeb zakładu pracy”, aż doszłoby do przedawnienia urlopu.

Gdy pracownik wnioskuje o zaległy urlop w kolejnym roku, pracodawca nie musi go udzielać dokładnie w terminie, o jaki wnioskuje pracownik, ale nie może być to jednak termin późniejszy niż 30 września.

Trzeba pamiętać, że urlop zaległy powinien być wykorzystywany (udzielany) przed urlopem bieżącym. Potwierdza to wniosek wynikający z przedawnienia urlopu, gdyż przy przeciwnej wykładni kompensata niewykorzystanego urlopu może nie być pełna (tak SN w wyroku z 9 maja 2013 r., II PK 199/12).

Zdarza się jednak, że pracownicy odmawiają skorzystania z zaległego urlopu, np. licząc na jego kumulację albo chcąc go wykorzystać po 30 września.

Zaległy urlop – stanowisko Sądu Najwyższego

W tej sprawie warto zwrócić uwagę na wyrok Sądu Najwyższego z 24 stycznia 2006 r., sygn. akt I PK 124/05, gdzie sąd stwierdził, że pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody. SN uznał, że prawo do urlopu wypoczynkowego określone jest przepisami o charakterze bezwzględnie obowiązującym i to w odniesieniu do obu stron stosunku pracy. Pracodawca jest zobowiązany do udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego w określonym rozmiarze i terminie określonym według ustalonych zasad, a z drugiej strony pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu i nie może odmówić wykorzystania urlopu udzielonego zgodnie z przepisami prawa pracy.

Zaległy urlop - stanowisko ministerstwa

Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej w odpowiedzi z 6 sierpnia 2020 r. na interpelację nr 8918 stwierdziło, że „orzecznictwo sądowe przyjmuje, powołując się na obowiązek udzielenia urlopu zaległego do określonej daty (30 września) oraz zważywszy, że niespełnienie powyższego obowiązku przez pracodawcę naraża go na sankcje, które może podjąć wobec niego Państwowa Inspekcja Pracy, że pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu, lecz musi udzielić mu urlopu w terminie określonym w przepisie art. 168 k.p. Pracodawca zatem może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody”.

Zaległy urlop – stanowisko inspekcji pracy

Z kolei zdaniem PIP nie można zmusić pracownika do wykorzystania urlopu zaległego w terminie 30 września (www.pip.gov.pl, dostęp 17 września 2025 r.). PIP stoi na stanowisku, że „samorzutne udzielenie przez pracodawcę urlopu, wbrew woli pracownika, poza przypadkiem określonym w art.167¹ k.p. [urlop w trakcie okresu wypowiedzenia – przyp.red.] nawet jeżeli jest to urlop zaległy, wkracza w sferę uprawnień pracowniczych i jako takie jest prawnie niedopuszczalne. Stąd też, również w odniesieniu do urlopu zaległego powinien mieć zastosowanie tryb przewidziany przepisami art.163 k.p. Pracodawca może jednak zobowiązać pracowników do określenia terminów, w których chcą wykorzystać zaległe urlopy w określonym przepisami okresie, a brak współpracy w tym zakresie sankcjonować dopuszczalnymi środkami porządkowymi przewidzianymi w art. 108 Kodeksu pracy. Procedura wyznaczania terminów wykorzystywania urlopów jest elementem organizacji pracy i porządku, do którego przestrzegania zobowiązać może np. umieszczenie jej w regulaminie pracy (GNP-110-4560-46/07/PE). Zgodnie z powyższym, pracodawca może wydać pracownikowi polecenie wykorzystania zaległego urlopu i je egzekwować, ale nie posiada uprawnienia do jednostronnego wyznaczenia konkretnego terminu jego wykorzystania.”

Innymi słowy, pracodawca może zmusić pracownika do wskazania terminów wykorzystania zaległego urlopu, a jeśli pracownik odmawia – zastosować kary porządkowe.

Przedawnienie urlopu

Niewykorzystanie urlopu zaległego może prowadzić do przedawnienia. Roszczenie o udzielenie urlopu wypoczynkowego przedawnia się z upływem trzech lat od dnia, w którym stało się wymagalne. Jak liczyć termin początkowy biegu przedawnienia, wyjaśnił SN w wyroku z 11 kwietnia 2001 r., sygn. akt I PKN 367/00. SN zwrócił uwagę, że rozpoczęcie biegu tego terminu następuje albo z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje (art. 161 k.p.), albo najpóźniej z końcem pierwszego kwartału roku następnego, jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy (art. 168 k.p.).

Wyrok zapadł w poprzednim stanie prawnym, gdy zaległy urlop trzeba było wykorzystać do 31 marca następnego roku kalendarzowego. Potem jednak zmieniły się przepisy i zmieniono termin wykorzystania zaległego urlopu do końca września następnego roku kalendarzowego. Jak wyjaśnia Państwowa Inspekcja Pracy na swojej stronie internetowej (www.pip.gov.pl), „obecnie niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego należy udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego po roku, w którym pracownik nabył prawo do tego urlopu, a zatem bieg trzyletniego terminu przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy należy liczyć od 1 października roku następującego po roku, w którym pracownik nabył prawo do urlopu.