Urlop na żądanie. Pracodawca może odmówić, ale musi mieć powody

Mimo że potocznie mówi się o urlopie „na żądanie”, to pracownik nie może go po prostu zażądać. Musi złożyć wniosek w trybie przyjętym przez pracodawcę, najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, a pracodawca może tego wniosku nie uwzględnić ze względu na szczególne okoliczności.

Nie wynika to wprost z przepisów, ale na takim stanowisku stoją sądy pracy i Sąd Najwyższy. Pracodawcy nie mogą jednak używać tego wymogu jako furtki i zawsze odmawiać urlopu na żądanie.

Czym różni się zwykły urlop od urlopu na żądanie?

Pracodawca nie jest zobowiązany do udzielenia zwykłego urlopu w terminach zaproponowanych przez pracownika.

Urlop na żądanie rządzi się innymi prawami. Jak wynika z art. 167² kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż cztery dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Mogą to być dni udzielane pojedynczo w ciągu roku albo jednorazowo cztery dni.

Na pierwszy rzut oka wydawałoby się, że skoro przepis ten mówi o „obowiązku” pracodawcy, to pracodawca nie może nie zgodzić się na udzielenie urlopu.

Tak jednak nie jest, bo zgodnie z utrwalonym orzecznictwem Sądu Najwyższego obowiązek udzielenia urlopu "na żądanie" nie jest bezwzględny, a pracodawca może odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności (postanowienie SN z 11 września 2012 r., sygn. akt III PK 17/12). Chodzi tu o zasługujący na ochronę wyjątkowy interes, który wymaga obecności pracownika w pracy. Nie mogą to być więc powody błahe, ale oczywiście każda sprawa musi być rozpatrywana indywidualnie.

Jak podkreślił SN w cytowanym postanowieniu z 11 września 2012 r., pracodawca musi odmówić udzielenia zgody w sposób wyraźny.

Do kiedy trzeba zgłosić wniosek o urlop na żądanie?

Wniosek o urlop na żądanie musi być zgłoszony najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, jednak do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy przez pracownika według obowiązującego go rozkładu czasu pracy. Przepisy nie wymagają, aby pracownik musiał ten wniosek uzasadniać.

Regulamin pracy albo przyjęta u pracodawcy praktyka zakładowa (zwyczaj) mogą przewidywać późniejsze zgłoszenie wniosku o udzielenie urlopu "na żądanie" (wyrok Sądu Najwyższego z 15 listopada 2006 r., sygn. akt I PK 128/06). Pracownik powinien zgłosić swoje żądanie najwcześniej, jak to jest możliwe, aby umożliwić pracodawcy zapewnienia zastępstwa.

SN wyjaśnił, że pracodawca może w regulaminie pracy może określić inny termin, do którego powinien być najpóźniej zgłoszony wniosek urlopowy. Regulamin może jednak zaostrzyć warunków składania wniosku w stosunku do tych wynikających z kodeksu pracy. Może więc przewidywać późniejsze składania wniosku niż do chwili rozpoczęcia dniówki, jak to wynika z art. 167² k.p. Pracodawca może więc dopuścić składania wniosków o urlop na żądanie do końca dniówki, w której pracownik z tego urlopu już skorzystał albo nawet następnego dnia kalendarzowego lub w następnej dobie pracowniczej.

Nie może jednak wprowadzić np. zasady, że wniosku o urlop na żądanie muszą być składane z wyprzedzeniem jednodniowym.

Jakie są skutki nieobecności?

Jeśli pracownik nie otrzymał zgody od pracodawcy na urlop na żądanie, nie może udać się na taki urlop. Sąd Najwyższy w wyroku z 7 listopada 2013 r., sygn. akt SNO 29/13, podkreślił, że każdy urlop, także urlop na żądanie, może być rozpoczęty wówczas, gdy pracodawca udzielił zgody. Do wykorzystania urlopu z art. 167² k.p. nie uprawnia zatem pracownika samo złożenie przez niego wniosku (żądania), a samo zawiadomienie pracodawcy o rozpoczęciu urlopu nie stanowi podstawy do zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy.

Jak podkreślił SN w cytowanym wyżej postanowieniu z 11 września 2012 r., rozpoczęcie urlopu na żądanie przed udzieleniem go przez pracodawcę może być uznane za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy, będącą ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych w rozumieniu art. 52 par. 1 pkt 1 k.p. Takie naruszenie umożliwia pracodawcy rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia (ze skutkiem natychmiastowym), a więc tzw. zwolnienie dyscyplinarne.

Duże znaczenie będą tu jednak miały reguły i zwyczaje przyjęte u danego pracodawcy, więc nie zawsze zastosowanie dyscyplinarki będzie zasadne.

Co ważne, nawet czasowa nieobecność osób uprawnionych do udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego nie usprawiedliwia jego rozpoczęcia bez zgody pracodawcy (wyrok SN z 16 grudnia 2008 r., sygn. akt I PK 88/08).

Czy pracodawca musi uzasadniać odmowę?

Przepisy nie wymagają wprost, aby pracodawca uzasadniał, dlaczego nie zgadza się na urlop na żądanie. Jednak odpowiadając na to pytanie, wielu ekspertów powołuje się na cytowany wyżej wyrok z SN z 7 listopada 2013 r. SN stwierdził w nim, że jeżeli pracodawca odmawiający udzielenia urlopu nie podał żadnych szczególnych okoliczności uzasadniających odmowę udzielenia urlopu na żądaniu i urlopu zaległego, to mimo nieudzielenia obu tych postaci urlopu nieobecność pracownika na stanowisku pracy należy jednak ocenić jako usprawiedliwioną.

Trzeba jednak zwrócić uwagę, że wyrok zapadł w specyficznej sprawie (postępowanie dyscyplinarne) dotyczącej sędziego, który nie stawił się w pracy, a pracodawca – znając sytuację osobistą i zdrowotną sędziego – nie podał uzasadnionych przyczyn odmowy udzielenia tego urlopu.

Aby jednak nie narazić się na ewentualne zarzuty dotyczące naruszania przepisów o udzielaniu urlopu, warto, aby pracodawca przedstawił pracownikowi szczególne okoliczności, dla których nie zgadza się na urlop na żądanie. Nie można bowiem urlopu na żądanie traktować jak zwykłego urlopu, w przypadku którego nie muszą zachodzić szczególne okoliczności, aby pracodawca nie udzielił go w zaproponowanym terminie.