Odwołanie z urlopu wypoczynkowego. Co grozi za odmowę powrotu?

Kodeks pracy (dalej: k.p.) przyznaje pracownikom prawo do corocznego, co do zasady co najmniej 14-dniowego urlopu wypoczynkowego. Nie gwarantuje go jednak w sposób bezwzględny. W art. 167 k.p. przewiduje, że pracodawca może odwołać pracownika z urlopu, o ile jego obecności w pracy wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.

Oznacza to, że pracodawca nie może swobodnie – w trakcie urlopu pracownika – zmienić zdania i polecić pracownikowi powrót z wypoczynku bez wskazania przyczyny. Warunkiem koniecznym jest zawsze pojawienie się nagłych, niemożliwych do przewidzenia wcześniej okoliczności, które sprawiają, że nieobecność pracownika w firmie spowodowałaby poważne zakłócenia w procesie pracy lub jej funkcjonowaniu.

Przykładami takich sytuacji mogą być:

• niezapowiedziany przyjazd przedstawicieli zagranicznej centrali spółki;
• niezapowiedziana kontrola organów publicznych w dziale, za który odpowiada pracownik;
• konieczność usunięcia poważnej awarii systemu, urządzeń, infrastruktury technicznej;
• nagła nieobecność znacznej części pozostałych osób pracujących w danym zespole (np. spowodowana zachorowaniem, wypadkiem przy pracy itp.);
• niespodziewana konieczność negocjacji/renegocjacji kontraktu z kluczowym lub potencjalnym partnerem biznesowym.

W sytuacji poważnej awarii lub pożaru w fabryce zakłócenie i skrócenie urlopu dyrektora produkcji odpowiadającego za jej funkcjonowanie ocenić należy jako uzasadnione, biorąc pod uwagę potencjalne straty dla firmy, jakie wiązać się mogą z tym zdarzeniem. Podobnie ocenić można polecenie natychmiastowego przerwania urlopu przez kierownika działu handlowego w razie nagłego i niespodziewanego zerwania przez głównego partnera współpracy, za którą ten odpowiadał.

Jak więc widać, dla oceny zasadności i prawidłowości odwołania z urlopu znaczenie mogą mieć w szczególności stanowisko, specjalistyczna wiedza lub umiejętności danego pracownika. Im wyższe stanowisko, a co za tym idzie, związana z nim większa odpowiedzialność, tym przyczyny uzasadniające odwołanie z urlopu mogą pojawiać się w praktyce częściej.

Uwaga na dane osobowe

Przepisy k.p. nie rozwiewają wielu pojawiających się w praktyce wątpliwości pracodawców. Pierwszą z nich jest sposób, w jaki pracodawca, który zamierza odwołać pracownika z urlopu, powinien się z nim skontaktować. Z jednej strony w grę wchodzi bowiem prawo pracownika do wypoczynku i prywatności, z drugiej zaś zakres jego danych osobowych, jakich może żądać pracodawca i jakie może przetwarzać. Pamiętajmy jednak, że żadne z tych praw nie mają charakteru bezwzględnego i mogą ograniczać je w szczególności powody, dla których pracodawca zmuszony jest zakłócić wypoczynek pracownika i zażądać jego powrotu do pracy. W każdym przypadku znaczenie będzie mieć bowiem to, czyj interes pozostaje nadrzędny w danych okolicznościach.

Co do zasady pracownik nie ma w trakcie urlopu obowiązku posiadania przy sobie telefonu służbowego lub sprawdzania firmowego e-maila. Problemem może okazać się również kwestia danych osobowych, jakie pracodawca może wykorzystywać, gdy chce skontaktować się z pracownikiem poza firmą. Chodzi przede wszystkim o to, czy może zadzwonić na prywatny numer telefonu pracownika, jeśli ten formalnie mu go wcześniej nie udostępnił w tym celu, lub czy dopuszczalny jest np. kontakt za pośrednictwem prywatnych komunikatorów (Messenger, WhatsApp, LinkedIn itp.).

Prywatny numer telefonu lub e-mail nie należą do tych danych, na których żądanie od pracownika pozwalają wprost przepisy k.p. Pracownik powinien wyrazić zgodę na ich wykorzystywanie przez pracodawcę. Jednak pamiętajmy, że przepisy RODO dają nam również inną podstawę przetwarzania tego typu danych osobowych. Jest nią niezbędność dla realizacji uzasadnionego prawnie interesu pracodawcy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), jakim może okazać się np. utrzymanie kluczowego kontraktu, naprawa poważnej awarii, o ile są one nadrzędne nad prawem pracownika do prywatności.

Pracownik zdalny

Artykuł 167 k.p. stanowi, że uzasadnieniem odwołania z urlopu musi być konieczność obecności pracownika w zakładzie. Wydawać by się mogło, że wyklucza to możliwość zastosowania tego rozwiązania wobec pracowników zdalnych.

Musimy jednak pamiętać, że przepis ten w niemal niezmienionej treści jest w k.p. od początku jego obowiązywania, a więc od 50 lat. Nie został zmieniony nowelizacją wprowadzającą przepisy o pracy zdalnej. Nie powinno to jednak wyłączać jego wykładni celowościowej.

W rzeczywistości cyfrowej, gdzie istotna jest już coraz bardziej nie tyle bezpośrednia obecność pracownika w zakładzie pracy, ile kontakt z nim i możliwość podjęcia konkretnych zadań z wykorzystaniem narzędzi zdalnej komunikacji, nie powinno budzić większych wątpliwości, że również pracownika zdalnego można odwołać z urlopu w trybie art. 167 k.p., jeśli spełnione zostaną pozostałe warunki przewidziane tym przepisem.

W praktyce rozważyć można, czy zdalna komunikacja także z pracownikiem, który w normalnym trybie nie pracuje zdalnie, nie okaże się w konkretnym przypadku wystarczająca, by osiągnąć zamierzony skutek. Może to polegać np. na uczestnictwie w wideokonferencji, aby poinstruować innego pracownika, jak usunąć awarię systemu, lub zdalnym udziale w spotkaniu z kluczowym kontrahentem. Takie rozwiązanie, zamiast całkowitego przerywania urlopu i ściągania pracownika do biura, z jednej strony pozwoli mu dokończyć jedynie chwilowo zakłócony urlop, a z drugiej strony oszczędzi pracodawcy kosztów związanych z rekompensatą za straty pracownika związane z powrotem do pracy.

Zwrot kosztów

Pracodawca musi pokryć koszty, jakie pracownik poniósł w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. Przede wszystkim oznacza to, że zwrotowi nie podlega cały koszt wyjazdu, z którego pracownik musiał wrócić, ale np. różnica wynikająca z konieczności przebukowania biletów i skróconego pobytu. Co ważne z punktu widzenia pracodawcy, jeśli w związku z odwołaniem z urlopu pracownik wraca do domu wraz z rodziną, za koszty pozostające w bezpośrednim związku z odwołaniem uznać należy także wydatki związane z powrotem członków rodziny.

Pracodawca nie ma jednak obowiązku rekompensować korzyści, jakie utracił pracownik w związku z odwołaniem go z urlopu. Chodzi tu np. o utracony zarobek w związku z pracami sezonowymi, jakie planował wykonywać w trakcie urlopu.

Odmowa powrotu – jakie konsekwencje

Odwołanie z urlopu to de facto polecenie pracodawcy, któremu pracownik co do zasady ma obowiązek się podporządkować, o ile jest ono uzasadnione, a po stronie pracownika nie istnieją szczególne okoliczności, które uzasadniałyby odmowę stawienia się do pracy (np. brak jakiejkolwiek możliwości powrotu w wyznaczonym terminie z uwagi na brak środków transportu, konieczność nagłej, stałej opieki nad osobą bliską).

Oznacza to, że pracodawca nie musi uzgadniać z pracownikiem, czy ten gotowy jest przerwać urlop i powrócić do pracy. Uzgodnienia wymagać będzie natomiast ustalenie nowego terminu wykorzystania utraconej – na skutek odwołania – części urlopu (par. 5 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop).

Nieuzasadniona odmowa powrotu do pracy oceniana może być, w okolicznościach konkretnego przypadku, jako podstawa odpowiedzialności porządkowej pracownika (a więc kary nagany lub upomnienia) lub czynnik wpływający np. na jego ocenę okresową. W skrajnych przypadkach uzasadniać może również wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie w trybie dyscyplinarnym. W tym ostatnim jednak przypadku, w razie potencjalnego odwołania od zwolnienia i sporu sądowego, to pracodawca będzie musiał wykazać, że w konkretnej sytuacji odmowa powrotu z urlopu stanowiła zawinione i rażące naruszenie podstawowych obowiązków pracownika. ©℗