Dodatkowe trudności pojawiają się, gdy w trakcie roku kalendarzowego następuje zmiana etatu.

Jak naliczyć urlop wypoczynkowy przy niepełnym zatrudnieniu?

Warto zacząć od tego, że wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze ustala się proporcjonalnie do pełnego wymiaru oraz stażu pracy. Obowiązują tutaj dwie stawki podstawowe:

  • 20 dni – dla pracowników ze stażem krótszym niż 10 lat,
  • 26 dni – dla pracowników ze stażem dłuższym niż 10 lat.

Niepełny dzień urlopu zawsze zaokrągla się w górę do pełnego dnia. Wzór jest prosty – wymiar etatu × pełny wymiar urlopu. Należy jednak pamiętać, że po zaokrągleniu wynik nie może przekroczyć 20 lub 26 dni, nawet jeśli w ciągu roku pracownik zmienił kilku pracodawców, a każdy dokonał oddzielnego zaokrąglenia.

Przykład 1

Pracownik zatrudniony na 3/4 etatu z pełnym prawem do 26 dni urlopu w 2025 r.:

  • 3/4 × 26 dni = 19,5 dnia → po zaokrągleniu w górę: 20 dni urlopu.

Urlop w dniach i godzinach

Urlop udzielany jest w dniach pracy wynikających z grafiku, ale rozliczany w godzinach. Przyjmuje się, że 1 dzień urlopu = 8 godzin pracy.

Przykład 2

Pracownica zatrudniona na 1/2 etatu, pracująca po 4 godziny dziennie (pon.–pt.), ma prawo do 26 dni w pełnym wymiarze. Po przeliczeniu:

  • 1/2 × 26 dni = 13 dni, czyli 104 godziny.
  • Jeśli złoży wniosek o 10 dni urlopu, rozliczenie wygląda tak:
  • 10 × 4 godz. = 40 godzin → do wykorzystania pozostaje 64 godziny.

Przykład 3

Pracownik na 3/5 etatu, pracujący we wtorki, środy i czwartki, ma prawo do 20 dni w pełnym wymiarze. Po przeliczeniu:

  • 3/5 × 20 dni = 12 dni, czyli 96 godzin.
  • Wniosek o 7 dni urlopu oznacza:
  • 7 × 8 godz. = 56 godzin → pozostaje 40 godzin urlopu.

Zmiana etatu w trakcie roku. Zasada proporcjonalności przy urlopie

Kodeks pracy nie określa szczegółowej procedury w przypadku zmiany wymiaru etatu w trakcie roku. W praktyce stosuje się zasadę proporcjonalnego przeliczenia – oddzielnie dla okresu przed i po zmianie etatu.

Jeśli zmiana następuje w trakcie miesiąca, przeliczenie stosuje się od początku następnego miesiąca.

Przykład 4

Pracownik z prawem do 20 dni urlopu od 1 stycznia 2025 r. pracuje na 1/2 etatu, a od 1 lipca – na pełny etat:

  • Styczeń–czerwiec: 20 × 1/2 = 10 dni → 10 × 6/12 = 5 dni,
  • Lipiec–grudzień: 20 × 6/12 = 10 dni.
  • Łącznie: 15 dni urlopu.

Pierwszy urlop przy niepełnym etacie

W przypadku pierwszej pracy zasada proporcjonalności również obowiązuje. Wymiar ustala się na podstawie etatu, a prawo do urlopu nabywa się co miesiąc – 1/12 rocznego wymiaru.

Przykład 5

Pracownik zatrudniony po raz pierwszy 1 czerwca 2025 r. na 1/2 etatu:

20 dni × 1/2 = 10 dni. Za każdy miesiąc pracy nabywa prawo do 0,83(3) dnia urlopu. Pełny wymiar za kolejny rok nabędzie 1 stycznia 2026 r., w wysokości 10 dni.

Przy niepełnych wartościach można:

  • zaokrąglić do pełnego dnia (z limitem 20 lub 26 dni rocznie),
  • rozliczać dokładnie w godzinach i minutach.

Rozwiązanie umowy a urlop proporcjonalny

Jeżeli stosunek pracy kończy się w trakcie roku, przysługujący urlop ustala się proporcjonalnie do okresu zatrudnienia i wymiaru etatu, zaokrąglając niepełne dni i miesiące w górę.

Przykład 6

Pracownik zatrudniony od 1 stycznia do 31 sierpnia na 1/2 etatu, z prawem do 20 dni urlopu rocznie:

  • 20 × 1/2 = 10 dni → 8/12 roku = 6,66 dnia → po zaokrągleniu: 7 dni urlopu.

Świadomość zasad naliczania urlopu przy niepełnym etacie i zmianie etatu jest kluczowa zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika.

Pozwala to uniknąć błędów prowadzących do przekroczenia limitów urlopowych lub nieprzyznania należnego wypoczynku. Warto pamiętać, że choć przepisy nie opisują szczegółowo wszystkich sytuacji, w praktyce zasada proporcjonalności i zaokrąglanie w górę są fundamentem większości obliczeń.