Pracodawcy sygnalizują, że urzędnicy oczekują od nich w trakcie procedury przyznawania zezwolenia na pobyt czasowy i pracę cudzoziemcowi, który ma być zatrudniony, dostarczenia dokumentów zawierających informacje o firmie. Mowa przede wszystkim o:
- zaświadczeniu o niezaleganiu z opłacaniem składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Emerytur Pomostowych oraz Fundusz Solidarnościowy,
- zaświadczeniu z ZUS o liczbie osób zgłoszonych do ubezpieczeń przez pracodawcę oraz
- zaświadczeniu z urzędu skarbowego o niezaleganiu pracodawcy z płaceniem podatkudochodowego.
– Budzi to wątpliwości pracodawców. Przede wszystkim dlatego, że przekazywanie dokumentów zawierających dane wrażliwe za pośrednictwem cudzoziemca może prowadzić do nieuprawnionego ujawnienia poufnych informacji dotyczących działalności przedsiębiorstw. Ten bowiem nierzadko konsultuje proces legalizacji pobytu z osobami trzecimi, np. z pośrednikami – mówi Nadia Winiarska, ekspertka w Departamencie Pracy Konfederacji Lewiatan.
Jak dodaje, przed tego rodzaju ryzykiem nie zabezpiecza również bezpośrednie przekazanie dokumentów przez pracodawcę do urzędu za pośrednictwem serwisu e-PUAP. W tym przypadku bowiem istnieje ryzyko ich udostępnienia stronie postępowania lub jej pełnomocnikowi w ramach wglądu do akt sprawy.
Zatrudnienie cudzoziemca może się skończyć wyciekiem danych
– Takie praktyki stwarzają realne zagrożenie dla bezpieczeństwa danych pracodawców i nie wydają się uzasadnione z punktu widzenia celów postępowania. Do tego nie ma żadnych przepisów, które obligowałyby pracodawców do wystawiania tego rodzaju dokumentów – zaznacza Nadia Winiarska. Mimo to pracodawcy nie mają wyjścia i muszą dziś to robić.
– Inaczej narażamy się na to, że wniosek legalizujący pobyt i pracę pozostanie bez rozpoznania, a co za tym idzie – utracimy cennego dla nas pracownika, którego będzie trudno zastąpić – wyjaśnia jeden z pracodawców działających w sektorze transportu i logistyki.
Czego oczekują pracodawcy?
Tego, żeby urzędy we własnym zakresie pozyskiwały potrzebne dokumenty np. z systemu ZUS. Innym proponowanym rozwiązaniem jest uczynienie pracodawcy stroną postępowań legalizacyjnych, co pozwoli ominąć cudzoziemców przy obiegu dokumentów.
– O to ostatnie z rozwiązań wnioskowaliśmy już na etapie prac. Nie zostaliśmy wysłuchani. W MSWiA oraz Urzędzie ds. Cudzoziemców usłyszeliśmy, że takie postępowanie urzędów nie jest efektem odgórnych wytycznych, tylko samodzielną praktyką urzędów – dodaje Nadia Winiarska.
Paweł Litwiński, adwokat, partner w kancelarii Barta Litwiński Kancelaria Radców Prawnych i Adwokatów, członek Grupy Ekspertów Europejskiej Rady Ochrony Danych, przyznaje, że pracodawcy mogą mieć obawy, iż ich dane znajdą się w posiadaniu pośredników. Intencja pracodawcy była dobra, ale nie zadbano należycie o ochronę. Dlatego, według niego, najlepiej byłoby wyeliminować pośredników, a najprościej jest to zrobić, czyniąc z pracodawców stronę postępowania. Można też nakazać anonimizowanie danych przedsiębiorcy, jeśli do dokumentów miałby mieć dostęp pośrednik.
Urzędy potwierdzają, że przy wydawaniu zezwolenia na pobyt i pracę potrzebują dokumentów firmy
Zapytaliśmy urzędy wojewódzkie o powody stosowania takiej praktyki. Te mówią wprost – wraz z wejściem w życie 1 czerwca 2025 r. ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom zmienił się katalog dokumentów wymaganych od cudzoziemców ubiegających się o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę. W przepisach dodano bowiem nowe przesłanki, które uzasadniają odmowę wydania takiego dokumentu.
Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie w odpowiedzi na nasze pytania informuje, że w związku z tym został zobowiązany do weryfikacji, czy nie zachodzi któraś z tych okoliczności. Przyznaje, że może to zrobić samodzielnie, występując do uprawnionych instytucji o stosowne informacje, ale też może żądać w toku postępowania przedłożenia zaświadczeń od strony postępowania. I jak się okazuje, częściej jest stosowana ta druga praktyka.
Podobną odpowiedź otrzymujemy od Bartosza Gubernata, rzecznika prasowego wojewody podkarpackiego. Jeżeli wyjdą na jaw okoliczności, które wymagają podjęcia dalszych czynności, wówczas organ kieruje wezwanie dowodowe do strony postępowania lub wzywa podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi do złożenia wyjaśnień i przedłożenia dokumentów. – Brzmienie art. 117a zostało zmienione tak, że przepis ten ustanawia obligatoryjne podstawy odmowy udzielenia zezwolenia na pobyt czasowy, a nie jak dotychczas – odmowy opartej na uznaniu administracyjnym – mówi Bartosz Gubernat.
Na zaświadczenie o niezaleganiu z podatkami trzeba poczekać 7 dni
Inga Januszko-Manaches, rzecznik prasowy Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, przyznaje, że wojewodowie nie mają kompetencji, aby poza postępowaniami administracyjnymi prowadzonymi m.in. na podstawie ustawy o cudzoziemcach dokonywać oceny konkretnych stanów faktycznych.
– To oznacza, że dodatkowe dokumenty mogą być wymagane, jeżeli w konkretnym postępowaniu okażą się konieczne – czyli np. w sytuacji, w której organ będzie miał podejrzenie, że zachodzi któraś z przesłanek odmowy udzielenia zezwolenia na pobyt czasowy i pracę – uzupełnia. Przyznaje też, że nie istnieje prawnie określony katalog dokumentów, które byłyby wymagane w takiej sytuacji.
Z kolei Piotr Pieleszek z centrum prasowego Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego tłumaczy, że każde postępowanie administracyjne prowadzone jest indywidualnie. Tym samym różny może być zakres dokumentów żądanych od strony. Nie jest to zatem stała lista.
Nadia Winiarska dodaje, że żądanie dokumentów od pracodawców wydłuża dodatkowo czas postępowania. Na samo wydanie zaświadczenia o niezaleganiu z podatkami pracodawca czeka siedem dni. ©℗