Praca cudzoziemców w Polsce: zmiany od 1 czerwca 2025 r.

Jest to swoisty „kodeks” zatrudniania cudzoziemców. Przepisy u.w.d.p.c. w całości poświęcone są zatrudnianiu cudzoziemców w Polsce i regulują tę problematykę kompleksowo. Tym samym, ustawa ta zastępuje przepisy o zatrudnianiu cudzoziemców zawarte w ustawie o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, która utraciła moc 1 czerwca 2025 r.

Przepisy u.w.d.p.c. przewidują m.in. podział zezwoleń, nowe procedury i szczegółowe przesłanki ich uzyskania. Ustawa określa również wyjątki od obowiązku posiadania zezwolenia, a także środki służące egzekwowaniu jej przepisów oraz konsekwencje ich naruszenia.

Liberalizacja zasad zatrudniania cudzoziemców

Na początku warto wspomnieć o kilku nielicznych złagodzeniach dotychczasowych zasad wprowadzonych nową ustawą.

• zwolnienie z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę dla wszystkich absolwentów studiów wyższych w Polsce,
• likwidacja tzw. testu rynku pracy (czyli obowiązku dołączenia do wniosku o wydanie zezwolenia na pracę informacji starosty o braku lokalnych kandydatów),
• uelastycznienie zasad zatrudnienia cudzoziemca na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy,
• wydłużenie terminu na zawiadomienie urzędu pracy o niepodjęciu przez cudzoziemca pracy na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy. ©℗

Pierwszym z takich ułatwień jest rozszerzenie zwolnienia z obowiązku posiadania zezwolenia na zatrudnienie na osoby, które ukończyły studia niestacjonarne w Polsce. Od 1 czerwca 2025 r. pracodawcy nie muszą już ubiegać się o zgodę na pracę dla cudzoziemców legitymujących się polskim dyplomem – niezależnie od trybu ukończonych studiów. Dotychczas preferencja ta dotyczyła wyłącznie absolwentów kierunków stacjonarnych.

Kolejna zmiana dotyczy oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Od 1 czerwca 2025 r. są możliwe pewne modyfikacje warunków zatrudnienia bez konieczności wcześniejszego zgłoszenia nowego oświadczenia do ewidencji. Dotyczy to:

• zmiany nazwy stanowiska cudzoziemca, przy zachowaniu jego dotychczasowych obowiązków (przed 1 czerwca 2025 r. taka możliwość istniała jedynie w przypadku zatrudnienia na podstawie zezwolenia na pracę, a nie oświadczenia),
• zwiększenia wymiaru czasu pracy lub liczby godzin pracy w tygodniu lub miesiącu określonych w oświadczeniu, nie więcej niż do pełnego etatu (co istotne, przepisy nie nakładają obowiązku proporcjonalnego podwyższenia wynagrodzenia w związku z tą zmianą).

Przed 1 czerwca 2025 r. wprowadzenie wymienionych korekt wymagało uzyskania nowego oświadczenia lub innego dokumentu legalizującego pracę cudzoziemca na nowych warunkach.

Wydłużony został termin, w jakim pracodawca, który złożył oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, powinien zawiadomić urząd o niepodjęciu pracy przez obcokrajowca. Obecnie zawiadomienie o faktycznym podjęciu zatrudnienia pracodawca, który złożył oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, musi przekazać w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy, natomiast informację o jej niepodjęciu – w ciągu 14 dni od daty wskazanej w zarejestrowanym oświadczeniu. Wcześniej w obu sytuacjach obowiązywał jednolity termin 7 dni liczony od dnia rozpoczęcia pracy określonego w ewidencji.

Bez testu rynku pracy

Ustawodawca zniósł również tzw. test rynku pracy, czyli obowiązek dołączenia do wniosku o wydanie zezwolenia na pracę informacji starosty potwierdzającej brak możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych przez lokalny rynek. Przed 1 czerwca 2025 r. pracodawca ubiegający się o wydanie zezwolenia na pracę dla cudzoziemca musiał najpierw zgłosić do powiatowego urzędu pracy (dalej: PUP lub urząd) ofertę pracy na stanowisku, na którym zamierzał zatrudnić cudzoziemca. PUP sprawdzał, czy wśród zarejestrowanych bezrobotnych znajduje się odpowiedni kandydat. Dopiero gdy urząd nie był w stanie przedstawić odpowiedniej osoby lub gdy uzasadnione było odrzucenie zgłoszonego kandydata, wydawany był wspomniany dokument, który należało załączyć do wniosku o zatrudnienie obcokrajowca.

Od 1 czerwca 2025 r. tzw. test rynku pracy przestaje obowiązywać w postępowaniach o wydanie zezwolenia na pracę, a także w innych procedurach, w których dotąd był wymagany – między innymi w sprawach dotyczących zezwoleń na pobyt połączonych z pracą czy zezwoleń na pobyt w celu wykonywania pracy w zawodach wymagających wysokich kwalifikacji.

W miejsce zniesionego testu rynku pracy u.w.d.p.c. wprowadziła możliwość tworzenia na poziomie poszczególnych powiatów list „chronionych” zawodów, dla których nie będą wydawane zezwolenia na pracę dla cudzoziemców. Oznacza to, że złożenie wniosku o zezwolenie na pracę dla obcokrajowca w zawodzie umieszczonym na takiej liście, obowiązującej w miejscu planowanego zatrudnienia, skutkować będzie odmową wydania zezwolenia. Na dzień przygotowania niniejszej publikacji żadne z takich zestawień nie zostały jeszcze opublikowane.

Dodatkowe wymagania od firm, które zatrudniają cudzoziemców

Od 1 czerwca 2025 r. przedsiębiorcy zatrudniający cudzoziemców w Polsce muszą wypełniać nowe obowiązki.

• przechowywać tłumaczenie treści zawartej z nim umowy na język polski, sporządzonego przez tłumacza przysięgłego,
• przekazać do właściwego urzędu kopię umowy z nim zawartej przed rozpoczęciem pracy,
• poinformować go o prawie wstępowania do związków zawodowych,
• informować właściwy urząd o określonych zdarzeniach dotyczących obcokrajowca zatrudnionego na podstawie zezwolenia na pracę albo oświadczenia o powierzeniu pracy albo zezwolenia na pobyt czasowy i pracę (m.in. o wcześniejszym zakończeniu pracy przez niego). ©℗

Jeśli umowa z cudzoziemcem została sporządzona wyłącznie w języku obcym, pracodawca jest zobowiązany uzyskać jej tłumaczenie przez tłumacza przysięgłego na język polski oraz przechowywać ten dokument przez cały okres współpracy, a następnie przez co najmniej dwa lata od końca roku, w którym umowa została rozwiązana lub wygasła. W przypadku zatrudnienia na podstawie umowy o pracę okres ten wydłuża się do czasu wymaganego dla archiwizacji akt osobowych.

Alternatywnie, nadal dopuszczalne jest zawarcie umowy w wersji dwujęzycznej – wówczas obowiązek tłumaczenia nie występuje. Przepisy nie przewidują jednak sankcji za niewywiązanie się z tego wymogu.

Przepisy u.w.d.p.c. nakładają także nowy obowiązek informacyjny – pracodawcy muszą przekazać zatrudnianym cudzoziemcom pisemną informację, w języku dla nich zrozumiałym, o prawie do przystępowania do związków zawodowych. Może ona zostać zawarta w samej umowie lub w osobnym piśmie.

Obowiązek ten dotyczy zarówno cudzoziemców zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, jak i zatrudnionych na podstawie umowy cywilnoprawnej. Także w tym przypadku nie ma sankcji ustawowych za niedopełnienie obowiązku.

Kopia umowy dotyczącej zatrudnienia cudzoziemca do urzędu

Dodatkowo, firma, która uzyskała zezwolenie na zatrudnienie cudzoziemca lub złożyła oświadczenie o powierzeniu mu pracy, ma obecnie obowiązek przekazania kopii zawartej umowy w języku polskim do właściwego urzędu, tj. tego, który wydał zezwolenie lub wpisał oświadczenie do ewidencji. Co do zasady, dokument trzeba przekazać przed rozpoczęciem świadczenia pracy przez obcokrajowca. Wyjątek stanowią umowy dotyczące pomocy przy zbiorach – w tym przypadku termin na przekazanie umowy wynosi 7 dni od dnia powierzenia obowiązków.

Przekazanie umowy powinno odbywać się za pośrednictwem specjalnego systemu teleinformatycznego obsługującego tego rodzaju sprawy – najprawdopodobniej będzie to odpowiednia funkcjonalność dostępna w serwisie praca.gov.pl.

29 maja 2025 r. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej opublikowało komunikat, w którym określiło terminy wdrożenia powyższych funkcjonalności – będą to 1 sierpnia 2025 r. dla zezwoleń na pracę oraz 1 lipca 2025 r. dla zezwoleń na pracę sezonową i oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Należy uznać, że „obowiązek przekazywania umowy z cudzoziemcem do urzędu trzeba będzie realizować, począwszy od powyższych dat, o ile rozpoczęcie pracy przez cudzoziemca nastąpi nie wcześniej niż w odpowiedniej z powyższych dat”.

Niedopełnienie tego wymogu będzie mogło skutkować poważnymi konsekwencjami – stanowi ono wykroczenie zagrożone grzywną w wysokości od 1000 do 3000 zł, a w przypadku zezwoleń na pracę będzie mogło prowadzić do cofnięcia decyzji oraz odmowy wydania kolejnych zezwoleń w przyszłości.

Dodatkowe obowiązki informacyjne pracodawcy zatrudniającego cudzoziemców

Od 1 czerwca 2025 r. pracodawca, który zatrudnia cudzoziemca na podstawie zezwolenia na pracę, został objęty dodatkowymi obowiązkami informacyjnymi wobec urzędu wojewódzkiego, który wydał zezwolenie. W szczególności musi:

• poinformować o zmianie siedziby, nazwy lub formy prawnej pracodawcy użytkownika, jeżeli sam jest agencją pracy tymczasowej,
• zgłosić modyfikację nazwy stanowiska cudzoziemca, jeśli nie pociąga ona ze sobą zmiany zakresu powierzonych zadań (w takiej sytuacji nie jest wymagane uzyskanie nowego zezwolenia),
• zawiadomić urząd, jeśli cudzoziemiec nie podejmuje zatrudnienia w ciągu 2 miesięcy od daty rozpoczęcia okresu ważności zezwolenia (dotychczas limit wynosił 3 miesiące),
• powiadomić o przerwie w świadczeniu pracy trwającej ponad 2 miesiące (wcześniej obowiązek ten dotyczył przerw przekraczających 3 miesiące),
• zgłosić wcześniejsze zakończenie zatrudnienia – tj. co najmniej 2 miesiące przed wygaśnięciem zezwolenia (poprzednio granicą były 3 miesiące).

Firmy zatrudniające cudzoziemców na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy także muszą liczyć się z dodatkowymi obowiązkami dotyczącymi zawiadamiania urzędu. Poza dotychczasowym obowiązkiem zgłaszania rozpoczęcia pracy przez obcokrajowca oraz jej niepodjęcia w terminie wskazanym w oświadczeniu, od 1 czerwca 2025 r. konieczne jest również:

• poinformowanie urzędu wojewódzkiego, jeżeli zostanie ustalone, że obcokrajowiec w ogóle nie podejmie zatrudnienia na podstawie zgłoszonego oświadczenia,
• zawiadomienie o wcześniejszym zakończeniu pracy – tj. przed datą określoną w zarejestrowanym dokumencie.

Przekazanie tych informacji powoduje, że oświadczenie zostanie automatycznie unieważnione z mocy prawa.

Nowe obowiązki informacyjne obejmują również pracodawców zatrudniających cudzoziemców na podstawie zezwoleń na pobyt czasowy i pracę. Począwszy od 1 czerwca 2025 r., podmiot wskazany w takim zezwoleniu, wydanym na rzecz obcokrajowca zatrudnionego w danej firmie, ma 15 dni na poinformowanie odpowiedniego urzędu o ustaniu współpracy.

Dodatkowo, zatrudniając cudzoziemca na podstawie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę, pracodawca musi poinformować wojewodę – w terminie 15 dni roboczych – o wszelkich zmianach dotyczących warunków zatrudnienia, które nie wymagają uzyskania nowego zezwolenia. Chodzi w szczególności o:

• zmianę siedziby, nazwy lub formy prawnej pracodawcy,
• zmianę siedziby, nazwy lub formy prawnej pracodawcy użytkownika – w przypadku zatrudnienia tymczasowego,
• przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę,
• zastąpienie umowy cywilnoprawnej umową o pracę,
• zmianę nazwy stanowiska cudzoziemca (przy jednoczesnym zachowaniu zakresu jego obowiązków),
• podwyższenie wymiaru czasu pracy.

Tak. Firma V powinna zawiadomić urząd wojewódzki o niepodjęciu przez cudzoziemca pracy na podstawie wydanego zezwolenia na pracę najpóźniej 9 czerwca 2025 r. (a więc w terminie 7 dni licząc od 2 czerwca 2025 r., bo 1 czerwca przypada w weekend). Wprawdzie niepodjęcie pracy przez 2 miesiące od początkowej daty ważności zezwolenia na pracę nastąpiło jeszcze przed 1 czerwca 2025 r., ale wówczas obowiązek zawiadomienia urzędu jeszcze nie istniał, więc termin należy liczyć od dnia wejścia tego obowiązku w życie.

Nowe ograniczenia w zatrudnianiu cudzoziemców

Przepisy u.w.d.p.c. wprowadzają szereg restrykcji co do samej dopuszczalności zatrudnienia w Polsce cudzoziemca i warunków, jakie muszą być spełnione, aby zatrudnienie było legalne. Najistotniejsze z nich odnosi się do podstawy legalnego przebywania cudzoziemca na terytorium RP. Od 1 czerwca 2025 r. zatrudnienie nie będzie możliwe, jeżeli cudzoziemiec przebywa w Polsce na podstawie:

• statusu osoby oczekującej na rozpatrzenie wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy (tzw. pobyt na stemplu, art. 108 ustawy o cudzoziemcach), jeśli przed jego złożeniem nie posiadał uprawnień do wykonywania pracy – ten zakaz już obowiązuje,
• zezwolenia przyznanego ze względu na okoliczności wymagające krótkoterminowego pobytu – rozwiązanie stosowane sporadycznie, również już objęte wyłączeniem,
• wizy krajowej wydanej w jednym z poniższych celów:

– turystycznym (kod celu „01”),

– ochrony czasowej („20”),

– odwiedzin u rodziny lub znajomych („02”) – nowe wykluczenie,

– nauki w innej formie niż studia („11”) – nowe,

– leczenia („14”) – nowe,

– określonym jako „inny” („23”) – chyba że dana osoba posiada Kartę Polaka – również nowe ograniczenie,

• wizy wydanej przez inne państwo należące do strefy Schengen – niezależnie od celu pobytu (nowość),
• ruchu bezwizowego – dotyczy obywateli określonych państw, które zostaną wskazane w wykazie ogłaszanym przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (nowe wyłączenie).

Warto podkreślić, że wskazane wyżej podstawy przebywania w Polsce uniemożliwiają podjęcie pracy, nawet jeśli pracodawca uzyskał stosowne zezwolenie na pracę lub oświadczenie o powierzeniu pracy, bądź – z wyjątkiem przypadku ruchu bezwizowego – gdy obcokrajowiec korzysta ze zwolnienia z obowiązku uzyskiwania takiego dokumentu (np. jako absolwent uczelni wyższej w Polsce). Co istotne, ograniczenia te obowiązują niezależnie od daty wydania dokumentu pobytowego – mają zastosowanie również do tych, które zostały uzyskane przed 1 czerwca 2025 r.

Niestety, od 1 czerwca 2025 r. dalsze świadczenie pracy stało się niezgodne z przepisami – mimo posiadania zarówno ważnego zezwolenia, jak i wizy. Przed tą datą cel „02” stanowił akceptowalną podstawę pobytu umożliwiającą legalne zatrudnienie. Jednak nowe regulacje wykluczyły możliwość wykonywania pracy w oparciu o tego rodzaju tytuł pobytowy.

Aby uniknąć utraty legalności zatrudnienia, pracownik powinien był złożyć wniosek o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy jeszcze przed 1 czerwca 2025 r., kiedy to formalnie posiadał prawo do pracy. W takiej sytuacji mógłby kontynuować zatrudnienie po tej dacie, powołując się na tzw. pobyt na stemplu (czyli legalne przebywanie na terytorium Polski w trakcie trwającego postępowania administracyjnego), który nadal daje możliwość świadczenia pracy – jeśli wcześniejsze warunki zatrudnienia były spełnione.

Wpis do ewidencji

Poza zawężeniem katalogu podstaw pobytowych, które można łączyć z wykonywaniem pracy przez cudzoziemca w Polsce, nowe regulacje przewidują również pewne ograniczenia w zakresie zmian możliwych do wprowadzenia bez konieczności ubiegania się o nowe dokumenty legalizujące zatrudnienie. Najistotniejsza zmiana dotyczy sytuacji, gdy zatrudnienie odbywa się na podstawie wpisu do ewidencji przez agencję pracy tymczasowej.

Przed 1 czerwca 2025 r. taka agencja mogła kierować osobę wykonującą pracę na podstawie oświadczenia do różnych pracodawców użytkowników bez potrzeby uzyskiwania nowego wpisu.

Poza tym, od 1 czerwca 2025 r., wyeliminowano dopuszczalność zastąpienia umowy cywilnoprawnej umową o pracę bez konieczności uzyskania nowego zezwolenia na pracę lub nowego oświadczenia. Obecnie taka zmiana podstawy prawnej zatrudnienia cudzoziemca wymaga uzyskania osobnego dokumentu legalizującego zatrudnienie na nowej podstawie.

Procedury związane z legalizacją

Przepisy u.w.d.p.c. wprowadzają wiele zmian w zakresie procedur związanych z legalizacją zatrudnienia cudzoziemców, w szczególności odnośnie do postępowań w sprawie wydawania zezwoleń na pracę i składania oświadczeń o powierzeniu pracy.

• wprowadzenie pełnej elektronizacji postępowań w sprawach zezwoleń na pracę i oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi,
• wprowadzenie zasad pierwszeństwa w rozpatrywaniu wniosków o zezwolenia na pracę,
• zaostrzenie warunków odmowy wydania zezwolenia na pracę i oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi w celu eliminowania nadużyć,
• wprowadzenie dodatkowego wymogu udzielenia zezwolenia na pracę – wymiar czasu pracy równy co najmniej 1/4 etatu. ©℗

Elektronizacja postępowań dotyczących zatrudniania cudzoziemców

Od 1 czerwca 2025 r. całe postępowania dotyczące legalizacji zatrudnienia – zarówno uzyskiwania zezwoleń, jak i dokonywania wpisów o powierzeniu pracy do ewidencji – powinny być prowadzone w formie cyfrowej. Dotyczy to w szczególności składania wniosków, wyjaśnień, odwołań, zażaleń oraz wszelkich załączanych dokumentów. Również rozstrzygnięcia organów administracji, takie jak decyzje, postanowienia, wezwania czy zawiadomienia, mają być doręczane wyłącznie za pośrednictwem systemów teleinformatycznych.

Wprowadzenie obowiązkowej formy elektronicznej dla wszystkich czynności będzie możliwe dopiero po wdrożeniu narzędzia informatycznego obsługującego postępowania. Na moment sporządzania niniejszego opracowania rozwiązanie to nie jest jeszcze dostępne, a jego pełna implementacja może potrwać. Zgodnie z przepisami przejściowymi u.w.d.p.c. instytucje administracyjne mają dwa lata – licząc od 1 czerwca 2025 r. – na przystosowanie się do nowych standardów. Do tego czasu dopuszczalne pozostaje zarówno składanie dokumentów, jak i wydawanie rozstrzygnięć w formie dotychczasowej.

Pierwszeństwo w rozpatrywaniu wniosków

Do 1 czerwca 2025 r. dotychczasowe regulacje nie zawierały żadnych zasad dotyczących kolejności obsługi wniosków o pozwolenia na pracę. Istniała jedynie możliwość wskazania – w drodze rozporządzenia wydanego przez ministra odpowiedzialnego za gospodarkę – grupy firm, których sprawy miałyby być traktowane priorytetowo. Taki akt prawny jednak nigdy nie został opublikowany.

Po zmianach sprawy dotyczące zatrudnienia cudzoziemców w polskich firmach mają być rozpatrywane według następującej hierarchii:

• najpierw rozpatrywane będą sprawy podmiotów figurujących w tzw. wykazie firm prowadzących działalność o szczególnym znaczeniu dla gospodarki,
• następnie sprawy dotyczące przedłużenia współpracy między tym samym pracodawcą i cudzoziemcem, pod warunkiem że czas pracy i wynagrodzenie nie będą obniżone, a wniosek zostanie złożony w trakcie obowiązywania poprzedniego dokumentu,
• w dalszej kolejności te, które dotyczą zawodów ujętych w spisie profesji deficytowych – sporządzanym w formie rozporządzenia przez ministra pracy w uzgodnieniu z resortami gospodarki i spraw wewnętrznych,
• na końcu – pozostałe przypadki, nieuwzględnione w powyższych kategoriach.

Spis firm prowadzących działalność o szczególnym znaczeniu dla gospodarki narodowej zostanie opracowany przez ministra właściwego ds. gospodarki i opublikowany na stronie internetowej resortu. Uwzględnione w nim zostaną podmioty korzystające z określonych instrumentów pomocy publicznej, w szczególności:

• z mechanizmów wspierających inwestycje kluczowe dla rozwoju kraju, na mocy przepisów ustawy z 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju,
• z ulg przewidzianych w ustawie z 10 maja 2018 r. o wspieraniu nowych inwestycji,
• z instrumentów dedykowanych projektom strategicznym wspierającym transformację w kierunku gospodarki neutralnej klimatycznie, zgodnie z ustawą z 7 lipca 2023 r. o Krajowym Centrum Przetwarzania Danych.

Ujęcie firmy w tym zestawieniu – jak również jej ewentualne wykreślenie – będzie następować automatycznie, w wyniku przyznania bądź utraty prawa do korzystania z wyżej wymienionych form pomocy.

Obok uprzywilejowanego traktowania w procedurach dotyczących zatrudnienia cudzoziemców uwzględnienie danego podmiotu w spisie skutkować będzie również priorytetem w rozpatrywaniu wniosków wizowych oraz tych o pobyt czasowy i pracę w celu świadczenia pracy właśnie na jego rzecz.

Przeciwdziałanie nadużyciom w zatrudnianiu cudzoziemców

Wprowadzeniu nowych obowiązków dla pracodawców towarzyszy zaostrzenie warunków uzyskiwania zezwoleń na pracę oraz dokonywania wpisów oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji. Celem tych zmian jest ukrócenie nadużyć, takich jak pozyskiwanie zezwoleń bez rzeczywistej potrzeby zatrudnienia, np. wyłącznie w celu ułatwienia wjazdu cudzoziemca na teren Unii Europejskiej, czy omijanie przepisów dotyczących pracy tymczasowej.

W określonych sytuacjach wojewoda będzie musiał odmówić wydania zezwolenia na pracę, a urząd pracy – wpisać oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji. Dotyczy to m.in. sytuacji, gdy:

• pracodawca został ustanowiony lub funkcjonuje głównie w celu ułatwienia wjazdu cudzoziemców do Polski,
• cudzoziemiec ma wykonywać pracę na rzecz innego podmiotu niż wnioskujący o zezwolenie (tj. na zasadach tzw. outsourcingu), z wyjątkiem agencji pracy tymczasowej,
• pracodawca użytkownik lub podmiot, do którego obcokrajowiec ma być delegowany, w rzeczywistości nie prowadzi działalności uzasadniającej powierzenie pracy danemu cudzoziemcowi,
• w ciągu dwóch lat przed złożeniem wniosku podmiot powierzający pracę utrudniał przeprowadzenie kontroli legalności zatrudnienia cudzoziemców,
• we wniosku wskazano datę rozpoczęcia pracy późniejszą niż 12 miesięcy od dnia jego złożenia (dotyczy tylko zezwoleń na pracę),
• w ciągu ostatnich dwóch lat przed złożeniem wniosku podmiot powierzający pracę uzyskał zezwolenie na pracę lub oświadczenie, a cudzoziemiec – mimo wjazdu do Polski – nie podjął pracy (również tylko w przypadku zezwoleń).

W celu oceny pierwszej z przesłanek odmowy wydania zezwolenia na pracę lub wpisu oświadczenia do ewidencji (czyli gdy podmiot powierzający pracę działa lub został utworzony w celu ułatwienia cudzoziemcom wjazdu do Polski) urzędy powinny uwzględniać m.in. następujące czynniki:

• stosunek liczby powiadomień o niepodjęciu pracy przez cudzoziemców do łącznej liczby zezwoleń i oświadczeń uzyskanych przez dany podmiot,
• relację między liczbą wniosków o wydanie zezwoleń lub oświadczeń a ogólną liczbą zatrudnionych osób,
• liczbę cudzoziemców, którym na podstawie zezwoleń lub oświadczeń przyznano wizy umożliwiające podjęcie pracy.

Oprócz przesłanek odmowy udzielenia zezwolenia na pracę obliczonych na przeciwdziałanie nadużyciom u.w.d.p.c. wprowadza także konkretny wymóg odnoszący się do wymiaru czasu pracy cudzoziemca. Aby otrzymać zezwolenie na pracę, pracodawca musi zagwarantować zatrudnionemu cudzoziemcowi wymiar czasu pracy nie mniejszy niż 1/4 pełnego etatu i nieprzekraczający jego pełnej wysokości.

Wyższe mandaty i kary

Oprócz rozszerzonych obowiązków po stronie pracodawców i zaostrzonych warunków legalnego zatrudniania cudzoziemców nowe przepisy wzmacniają także nadzór nad wykonywaniem pracy przez cudzoziemców w Polsce. Wprowadzają one rozbudowane narzędzia egzekwowania prawa oraz zaostrzają kary za naruszenia, między innymi rozszerzając kompetencje Państwowej Inspekcji Pracy i Straży Granicznej. Od 1 czerwca 2025 r. te organy mogą kontrolować legalność zatrudnienia cudzoziemców bez wcześniejszego powiadomienia, a także prowadzić kontrole równocześnie z innymi kontrolami prowadzonymi u danego pracodawcy.

Od 1 czerwca 2025 r. Straż Graniczna oraz Państwowa Inspekcja Pracy uzyskały uprawnienia do nakładania mandatów za wykroczenia związane z zatrudnianiem cudzoziemców w wysokości nawet do 10 000 zł, o ile górna ustawowa granica kary za dane wykroczenie nie jest niższa. Do tej pory maksymalna kwota mandatu wynosiła 2000 zł, a wyższe kary wymagały skierowania sprawy do sądu. Nowe regulacje znacząco uproszczą i przyspieszą proces egzekwowania przepisów dotyczących nielegalnego zatrudniania obcokrajowców.

Od 1 czerwca 2025 r. kary za wykroczenia związane z nielegalnym zatrudnianiem cudzoziemców będą znacznie surowsze niż dotychczas. Ponadto przepisy u.w.d.p.c. przewidują, że grzywna za powierzenie pracy niezgodnie z regulacjami będzie naliczana proporcjonalnie do liczby cudzoziemców objętych naruszeniem, co pozwoli organom ścigania skuteczniej reagować na skalę wykroczenia. Taka zmiana ma również charakter prewencyjny – ma zniechęcić pracodawców do łamania prawa.

Nowe wykroczenia

Przepisy u.w.d.p.c. wprowadzają kilka nowych wykroczeń, za które grożą kary grzywny:

• nieprzekazanie organowi wydającemu zezwolenie lub wpisującemu oświadczenie do ewidencji kopii umowy z cudzoziemcem w języku polskim – kara od 1 000 do 3 000 zł,
• niedostarczenie cudzoziemcowi tłumaczenia umowy na język dla niego zrozumiały przed podpisaniem oraz nieprzechowywanie tego tłumaczenia przez cały okres zatrudnienia i przez 2 lata po zakończeniu umowy (lub dłużej, jeśli tak przewidują inne przepisy) – grzywna od 1000 do 3000 zł,
• zawarcie z cudzoziemcem pracującym sezonowo umowy najmu z czynszem rażąco wygórowanym względem jego wynagrodzenia netto – kara od 200 do 2000 zł,
• skierowanie cudzoziemca do pracy u innego podmiotu niż ten, który zawarł z nim umowę, jeśli nie jest to zatrudnienie tymczasowe – grzywna od 3000 do 5000 zł.

Ustawa o zmianie niektórych ustaw w celu wyeliminowania nieprawidłowości w systemie wizowym RP

Ustawa ta jest odpowiedzią na tzw. aferę wizową, która ujawniła systemowe luki i problemy związane z masowym wydawaniem wiz obywatelom państw trzecich, często bez odpowiedniego sprawdzenia zasadności i bezpieczeństwa takich decyzji. W założeniu ma zatem uszczelnić oraz uporządkować procesy wydawania wiz, w szczególności w odpowiedzi na wcześniejsze sygnały o nadużyciach i nieprawidłowościach. Niestety w praktyce ustawa nowelizująca spowoduje, że również rzetelne i uczciwe firmy mogą napotkać trudności związane z procedurami imigracyjnymi.

• ograniczenie możliwości nadużyć – poprzez wprowadzenie ściślejszych procedur i większej kontroli nad procesem wydawania wiz,
• zwiększenie przejrzystości i bezpieczeństwa systemu wizowego,
• wzmocnienie roli organów kontrolnych i służb konsularnych – tak, aby lepiej monitorowały i analizowały procesy wizowe,
• wykluczenie pośredników działających nielegalnie lub w sposób nieetyczny przy pośrednictwie wizowym,
• zwiększenie odpowiedzialności administracji publicznej za decyzje wizowe. ©℗

Odmowa wszczęcia postępowania

Obecnie zgodnie z ustawą o cudzoziemcach obcokrajowcowi odmawia się wszczęcia postępowania w sprawie udzielenia zezwolenia na pobyt czasowy i pracę w bardzo nielicznych przypadkach, m.in. gdy w dniu składania wniosku przebywa na terytorium Polski na podstawie wizy wydanej w celu turystycznym (oznaczenie celu: „01”) lub odwiedzin u rodziny lub przyjaciół (oznaczenie celu: „02”).

Odmowa wszczęcia postępowania oznacza decyzję urzędu, że w ogóle nie rozpocznie prowadzenia postępowania w sprawie zezwolenia na pobyt i pracę, czyli cudzoziemiec przebywający na takiej wizie nie może się o nie w ogóle ubiegać.

Po wejściu w życie nowych przepisów przypadków odmowy wszczęcia postępowania będzie znacząco więcej. Jest to zmiana niekorzystna dla cudzoziemców i ich pracodawców.

W praktyce kluczową zmianą będzie ograniczenie możliwości uzyskania zezwolenia na pobyt czasowy i pracę przez cudzoziemców przebywających w Polsce na podstawie wizy studenckiej. Osoby, które zrezygnują ze studiów i rozpoczną pracę, nie będą mogły zalegalizować pobytu w związku z zatrudnieniem – nawet jeśli znajdą pracodawcę gotowego ich zatrudnić.

Podobne ograniczenia obejmą także cudzoziemców posiadających karty pobytu wydane przez inne państwa strefy Schengen – oni również nie uzyskają w Polsce zezwolenia na pobyt w celu pracy, lecz będą musieli wyjechać do kraju pochodzenia i ubiegać się tam o właściwą wizę. Zmiana ma przeciwdziałać nadużyciom, zwłaszcza w zakresie wiz studenckich, które często były wykorzystywane wyłącznie jako sposób na legalny wjazd do Polski bez faktycznego zamiaru podjęcia nauki.

Zaostrzone zasady odmowy wszczęcia postępowania będą miały zastosowanie tylko do wniosków o zezwolenia na pobyt czasowy i pracę, złożonych po 1 czerwca br. Postępowania z wniosków złożonych na podstawie dotychczasowych przepisów będą nadal prowadzone.

Dodatkowe możliwości umawiania spotkań wizowych

Nowe przepisy umożliwiają konsulom ustalanie terminów spotkań wizowych z cudzoziemcami za pośrednictwem środków komunikacji na odległość, które pozwalają na ich identyfikację – takich jak wideokonferencje. Stanowi to alternatywną metodę umawiania wizyt w konsulacie, niezależną od dotychczasowego systemu e-konsulat, który funkcjonował wyłącznie online. Celem tej zmiany jest usprawnienie procesu osobistego składania wniosków wizowych poprzez wyeliminowanie konieczności rezerwacji terminów za pomocą formularzy internetowych, które – w praktyce – były często przejmowane przez automatyczne skrypty wykorzystywane przez nieuczciwych pośredników wizowych.

Świadectwo ukończenia szkoły policealnej

Zgodnie z nowymi przepisami, świadectwo ukończenia szkoły policealnej w Polsce lub zagranicznej szkoły o równorzędnym statusie z językiem wykładowym polskim nie będzie już wystarczającym dowodem znajomości języka polskiego w postępowaniach o udzielenie zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego UE ani o obywatelstwo polskie. Zmiana ta obejmie wnioski składane od 1 lipca 2025 r. W wyjątkowych przypadkach możliwe będzie jednak stosowanie dotychczasowych przepisów nawet do czerwca 2026 r.

Status studenta dla cudzoziemców – nie na wszystkich uczelniach

Nowe regulacje wprowadzają bardziej rygorystyczne zasady przyjmowania cudzoziemców na studia w Polsce. Zmieniają kryteria, które muszą spełniać uczelnie, aby móc rekrutować studentów z zagranicy, oraz modyfikują procedury uzyskiwania wiz i zezwoleń na pobyt czasowy związanych z nauką. Celem zmian jest ograniczenie nadużyć i zapewnienie, że studia rzeczywiście pozostają głównym celem pobytu cudzoziemców w Polsce.

Jedną z istotnych nowości jest wprowadzenie limitu dotyczącego liczby cudzoziemców studiujących na uczelni – od danego roku akademickiego nie będą oni mogli stanowić więcej niż 50 proc. wszystkich studentów. Ma to na celu przywrócenie proporcji między studentami krajowymi i zagranicznymi oraz podniesienie jakości kształcenia. Regulacja ta może istotnie wpłynąć na zasady rekrutacji na wielu uczelniach, zwłaszcza tych intensywnie przyjmujących studentów spoza Polski.

Kolejną istotną zmianą jest rozszerzenie katalogu uczelni, które muszą uzyskać zatwierdzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji w celu przyjmowania studentów zagranicznych. Od teraz obowiązek ten obejmie nie tylko uczelnie publiczne, ale również niepubliczne szkoły akademickie oraz publiczne uczelnie zawodowe. Zmiana ta ma na celu zwiększenie nadzoru nad rekrutacją cudzoziemców i ograniczenie przypadków nadużyć przy przyjmowaniu ich na studia.

Zasady rekrutacji cudzoziemców na studia w Polsce zostaną wyraźnie zaostrzone. Uczelnie będą miały obowiązek sprawdzać znajomość języka wykładowego oraz przeprowadzać egzaminy wstępne – co wcześniej było jedynie opcjonalne. Dodatkowo, w przypadku kandydatów z zagranicznymi świadectwami ukończenia szkoły średniej, konieczne może być uzyskanie zgody Dyrektora Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej (NAWA) na ich przyjęcie.

Wprowadzono również nowy obowiązek dla cudzoziemców podejmujących studia odpłatne w Polsce. Aby uzyskać wizę lub zezwolenie na pobyt czasowy w celu nauki, konieczne będzie przedstawienie dowodu wniesienia opłaty za semestr lub rok akademicki. Ma to na celu ograniczenie prób wykorzystywania procesu rekrutacyjnego wyłącznie jako pretekstu do uzyskania prawa pobytu. Ustawa nowelizująca wprowadza również obowiązki informacyjne dla konsulatów i uczelni wyższych. Po wydaniu wizy w celu podjęcia studiów konsulat będzie musiał poinformować o tym rektora danej uczelni, natomiast rektor zostanie zobowiązany do zawiadomienia konsulatu o skreśleniu cudzoziemca z listy studentów lub doktorantów.

Zmiany te wejdą w życie 1 lipca 2025 r., przy czym przewidziano wiele przepisów przejściowych regulujących szczegółowe sytuacje.

W przyszłym tygodniu omówimy nowe regulacje wynikające z ustawy o zmianie ustawy o cudzoziemcach oraz niektórych innych ustaw. ©℗

Podstawa prawna

ustawa z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2025 r. poz. 621)

ustawa z 4 kwietnia 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wyeliminowania nieprawidłowości w systemie wizowym Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2025 r. poz. 623)