Nadchodząca rewolucja w prawie pracy budzi ogromne zainteresowanie zatrudnionych, ale i sporą niepewność po stronie kadr. Zgodnie ze zmianą w Kodeksie Pracy z 26 września 2025 r. (Dz. U. 2025, poz. 1423), od 1 stycznia 2026 roku nastąpi przełom w zasadach zaliczania stażu pracy. Nowe przepisy w pierwszej kolejności obejmą sektor publiczny, a następnie prywatny, wprowadzając szeroki katalog okresów podlegających wliczeniu do stażu, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

Do stażu pracy będzie można wliczać nie tylko tradycyjne umowy o pracę, ale także okresy prowadzenia działalności gospodarczej, współpracy przy takiej działalności oraz czas jej zawieszenia w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem. Katalog rozszerzono również o wykonywanie umów zlecenia, umów agencyjnych oraz innych umów o świadczenie usług. Uwzględnione zostaną także okresy członkostwa w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych oraz praca wykonywana za granicą.

Nowe wnioski do ZUS od 1 stycznia 2026 – jak złożyć dokumenty

Stawka jest wysoka, co tłumaczy pośpiech pracowników. Jak zaznacza Piotr Olewiński z biura prasowego ZUS, udowodnienie dłuższego stażu pracy realnie wpłynie na sytuację finansową i komfort zatrudnionych. Pomoże to w nabyciu prawa do świadczeń i uprawnień o charakterze pracowniczym, takim jak zwiększenie liczby dni urlopu wypoczynkowego lub nabyciu prawa do dodatków stażowych czy też nagród jubileuszowych.

Problem polega na tym, że jedynym honorowanym potwierdzeniem tych okresów mają być zaświadczenia z ZUS, wydawane na podstawie wniosku w systemie PUE/eZUS. Choć do wejścia w życie przepisów pozostało niewiele czasu, zainteresowani napotykają na barierę technologiczną.

- Wnioski będzie można składać dopiero od 1 stycznia. Po Nowym Roku bowiem udostępnimy stosowny formularz - informuje Piotr Olewiński, apelując o cierpliwość.

Niepewność w urzędach i firmach po zmianach w stażu pracy

Brak możliwości wcześniejszego uzyskania dokumentów paraliżuje pracę działów kadr, szczególnie w sektorze publicznym. Kinga Tokarz, rzecznik prasowy opolskiego urzędu wojewódzkiego, przyznaje, że do urzędu docierają sygnały o braku możliwości rozpatrzenia wniosków przez ZUS przed wejściem ustawy w życie. Zwraca przy tym uwagę na kluczowy problem: rzetelne ustalenie uprawnień do wyższej wysokości dodatku stażowego jest możliwe wyłącznie na podstawie analizy indywidualnej dokumentacji, w szczególności zaświadczeń wydawanych przez ZUS. Bez nich pracodawcy mają związane ręce.

Obawy podzielają kierownicy jednostek publicznych w stolicy. Urszula Murawska z Urzędu Pracy m. st. Warszawy wskazuje na ryzyko długiego oczekiwania na dokumenty oraz niejasną treść przyszłych zaświadczeń.

- Nie jest jasne, czy dokument ten będzie obejmował wyłącznie długość stażu wynikającego z danej aktywności zawodowej, czy również informacje o odprowadzanych w tym czasie składkach – zauważa.

Wyzwania dla pracodawców. Przeliczanie wynagrodzeń i dodatków stażowych

Dla pracodawców nowelizacja oznacza ogromny nakład dodatkowej pracy biurowej. Przepisy przewidują aż 24-miesięczny okres na dostarczenie dokumentów z ZUS, spowoduje konieczność ponownego przeliczania wynagrodzeń oraz innych uprawnień pracowniczych. To jednak nie koniec wątpliwości. Eksperci pytają, co w sytuacji, gdy pracownik spóźni się z dostarczeniem zaświadczenia z przyczyn niezależnych, np. przez opóźnienia w ZUS lub procesy sądowe o uznanie zatrudnienia.

- Nie jest jasne, czy w takich przypadkach okresy zatrudnienia nie będą uwzględniane, czy też decydujące znaczenie będzie miała data złożenia wniosku do ZUS” - dodaje Murawska.

Kwestie dowodowe podnosi również Katarzyna Frendl, rzeczniczka Agencji Rozwoju Przemysłu S.A. Według niej kluczowe obszary wymagające doprecyzowania to forma potwierdzania okresów zawieszenia działalności gospodarczej oraz traktowanie umów zleceń, od których nie odprowadzano składek na ubezpieczenia społeczne.

- Jasne i jednolite wytyczne w tych kwestiach są warunkiem sprawnego i równego traktowania wszystkich pracowników - podkreśla Katarzyna Frendl.

Wszystko wskazuje na to, że styczeń 2026 roku będzie dla działów kadr i ZUS miesiącem wielkiej próby, a pracownicy, mimo chęci wcześniejszego uregulowania swoich spraw, na ostateczne decyzje o wyższych pensjach będą musieli jeszcze poczekać.