rozwiń ›

Obowiązująca od 13 grudnia 2025 r. ustawa z 5 listopada 2025 r. o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych całkowicie zmieniła sposób obsługi układów zbiorowych pracy. Z dniem wejścia jej w życie zakończył się stary model papierowej rejestracji, a w jego miejsce wprowadzono system elektronicznego zgłaszania informacji.

Docelowo pracodawcy mają zgłaszać układy zbiorowe, porozumienia zbiorowe oraz protokoły dodatkowe do Krajowej Ewidencji Układów Zbiorowych Pracy (KEUZP). Problem w tym, że ta centralna ewidencja na razie nie istnieje i zostanie uruchomiona dopiero w ciągu dwóch lat od wejścia w życie ustawy.

Do tego czasu funkcjonuje okres przejściowy, w którym wszystkie dokumenty związane z układami zbiorowymi – zarówno zakładowymi, jak i ponadzakładowymi – kierowane są wyłącznie do Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Jakie układy i porozumienia zbiorowe podlegają zgłoszeniu po 13 grudnia 2025 r.?

Zgłaszane są wyłącznie dokumenty i zdarzenia mające miejsce po wejściu w życie ustawy. Ministerstwo wyraźnie podkreśla, że nie ma obowiązku przekazywania informacji dotyczących układów obowiązujących przed 13 grudnia ani protokołów dodatkowych zawartych wcześniej. Te dokumenty zachowują swoją moc i będą stosowane na dotychczasowych zasadach.

Zgłoszeniu podlegają natomiast:

Nowe układy zbiorowe pracy (zakładowe i ponadzakładowe)

Nowe protokoły dodatkowe

  • do ZUZP i PUZP zawartych już na podstawie nowej ustawy,
  • do układów zawartych wcześniej na podstawie działu XI Kodeksu pracy,
  • do porozumień zbiorowych.

Nowe porozumienia zbiorowe, jeżeli są zawarte przez organizację związkową i pracodawcę lub co najmniej dwóch pracodawców lub organizację pracodawców, m.in.:

  • porozumienia o zawieszeniu stosowania przepisów prawa pracy (art. 91 k.p.),
  • porozumienia o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia (art. 231a k.p.),
  • porozumienia związane z przejściem zakładu pracy (art. 261 ust. 3 u.z.z.),
  • porozumienia dotyczące pracy zdalnej (art. 67²⁰ k.p.),
  • porozumienia o przerywanym czasie pracy i przedłużeniu okresu rozliczeniowego,
  • porozumienia w sprawie prac w porze nocnej,
  • porozumienia zawierane w ramach sporów zbiorowych (na etapie rokowań, mediacji, arbitrażu, a także porozumienia postrajkowe),
  • porozumienia związane ze zwolnieniami grupowymi,
  • porozumienia zawierane na forum Rady Dialogu Społecznego oraz Wojewódzkich Rad Dialogu Społecznego,
  • porozumienia dotyczące czasu pracy kierowców,
  • wszelkie porozumienia zbiorowe dotyczące warunków płacy, także te niewynikające wprost z przepisów.

Jakie dane trzeba zgłosić do MRPiPS przy układach i porozumieniach zbiorowych

Pracodawca lub inny podmiot dokonujący zgłoszenia (np. organizacja pracodawców) musi przekazać zestaw informacji obejmujących:

  • tytuł dokumentu,
  • datę zawarcia i datę wejścia w życie,
  • czas obowiązywania,
  • dane stron (w tym adresy poczty elektronicznej),
  • zakres przedmiotowy dokumentu,
  • liczbę osób objętych układem lub porozumieniem — z podziałem na wiek, płeć, niepełnosprawność, sektor i wielkość przedsiębiorstwa, w miarę dostępności danych,
  • liczbę pracodawców objętych układem,
  • nazwy pracodawców wraz z numerami REGON,
  • kod PKD przeważającej działalności każdego pracodawcy.

Ważną zasadą jest to, że to pracodawca sam wskazuje odpowiedni kod PKD, bez konieczności uzyskiwania zatwierdzenia ze strony ministerstwa.

Dodatkowo zgłoszeniu podlegają informacje o

  • liczbie osób objętych układem lub porozumieniem z podziałem na płeć, wiek, niepełnosprawność, wielkość przedsiębiorstwa i sektor, w miarę ich dostępności
  • liczbie pracodawców objętych układem lub porozumieniem

corocznie w terminie do dnia 15 lutego, według stanu na dzień 31 grudnia roku poprzedniego, chyba że nie nastąpiły zmiany w informacjach podlegających zgłoszeniu.

Jak zgłosić układ lub porozumienie zbiorowe – zasady elektronicznego zgłoszenia

W okresie przejściowym zgłoszenia przekazuje się wyłącznie drogą elektroniczną, opatrzone:

  • kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub
  • podpisem zaufanym.

Do zgłoszenia należy dołączyć cyfrowe odwzorowanie dokumentu, czyli plik PDF zawierający pełną treść układu, porozumienia lub protokołu dodatkowego. Odwzorowanie nie wymaga podpisu elektronicznego, ale musi być załączone jako osobny plik.

Zgłoszeń można dokonać poprzez:

  • e-Doręczenia: https://www.gov.pl/web/rodzina/e-doreczenia
  • Elektroniczną Skrzynkę Podawczą: https://www.gov.pl/web/rodzina/kontakt-elektroniczna-skrzynka-podawcza
  • Adres e-mail: ewidencja.uzp@mrpips.gov.pl

Zgłoszenie jest uznane za skuteczne wyłącznie wtedy, gdy podmiot otrzyma od ministerstwa potwierdzenie prawidłowego dokonania zgłoszenia. Potwierdzenie jest przesyłane w terminie do 3 miesięcy od wpłynięcia zgłoszenia.

W okresie przejściowym minister nadaje numery ewidencyjne wyłącznie nowym układom zbiorowym i wskazanym porozumieniom zbiorowym. Protokoły dodatkowe nie otrzymują numeru ewidencyjnego.

Kto ma obowiązek zgłoszenia układu lub porozumienia zbiorowego?

Co do zasady zgłoszenia dokonuje pracodawca, chyba że przepis ustawy przewiduje wpis z urzędu przez ministra właściwego do spraw pracy.

Jeżeli układ lub porozumienie obejmuje co najmniej dwóch pracodawców, zgłoszenie może złożyć jeden z pracodawców albo organizacja pracodawców.

W ponadzakładowym układzie zbiorowym pracy lub porozumieniu zbiorowym obejmującym co najmniej dwóch pracodawców wskazuje się podmiot dokonujący zgłoszenia.

Układy i porozumienia zbiorowe zawarte przed 13 grudnia 2025 r. – czy trzeba je zgłaszać?

Układy zbiorowe pracy, porozumienia zbiorowe oraz protokoły dodatkowe zawarte przed 13 grudnia 2025 r. pozostają w mocy i obowiązują do momentu wypowiedzenia, rozwiązania lub upływu terminu obowiązywania. Nie wymagają one żadnych zgłoszeń ani dodatkowych czynności.

W mocy pozostają również porozumienia dotyczące pracy zdalnej, przerywanego czasu pracy oraz przedłużonych okresów rozliczeniowych zawarte przed wejściem ustawy.

Rokowania nad układem zbiorowym rozpoczęte przed 13 grudnia 2025 r. prowadzi się na podstawie dotychczasowych przepisów Kodeksu pracy.

Wzory zgłoszeń układów i porozumień zbiorowych udostępnione przez MRPiPS

Aby ułatwić pracodawcom realizację nowych obowiązków, resort przygotował zestaw ujednoliconych formularzy zgłoszeniowych, dostępnych na stronie ministerstwa. Wśród nich znajdują się:

  • Wzór zgłoszenia porozumienia zbiorowego do ewidencji,
  • Wzór zgłoszenia ponadzakładowego układu zbiorowego pracy (PUZP),
  • Wzór zgłoszenia zakładowego układu zbiorowego pracy (ZUZP),
  • Wzór zgłoszenia protokołu dodatkowego do porozumienia zbiorowego,
  • Wzór zgłoszenia protokołu dodatkowego do PUZP,
  • Wzór zgłoszenia protokołu dodatkowego do ZUZP,
  • Wzór zgłoszenia innych informacji dotyczących układu albo porozumienia.