Nasz klient uruchomił stołówkę dla pracowników. Na co dzień nie płacą oni za posiłki. Koszty ich przygotowania są potrącane z wynagrodzeń na podstawie podpisanych wcześniej oświadczeń, w których pracownicy zgadzają się na potrącenie. Czy takie rozliczenie jest dopuszczalne?

Jeżeli pracownik wyraża zgodę na konkretną kwotę potrącenia, to takie rozliczenie jest zgodne z prawem. Wydaje się jednak, że w opisanym przypadku pracownicy, składając ww. oświadczenia, nie znają konkretnych kwot, jakie zostaną im potrącone z pensji. Jeśli tak jest, to taki sposób rozliczeń nie jest zgodny z prawem, gdyż zgoda na potrącenia ma wówczas charakter blankietowy.
Zasady potrąceń są określone w kodeksie pracy (dalej: k.p.). Zgodnie z tą regulacją potrącenia związane z benefitami wymagają zgody pracownika, ponieważ są to inne należności niż wymienione w art. 87 k.p. Zgodnie natomiast z art. 91 par. 1 k.p. należności inne niż wymienione w art. 87 par. 1 i 7 k.p. mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie. Co ważne, w każdym przypadku zgoda na potrącenie musi być konkretna, a więc musi zostać udzielona w odniesieniu do określonej kwoty istniejącego już i wymagalnego zobowiązania. W orzecznictwie Sądu Najwyższego podkreśla się przy tym, że wyrażenie przez pracownika, bez zachowania formy pisemnej, zgody na dokonywanie potrąceń z wynagrodzenia za pracę innych należności niż wymienione w art. 87 par. 1 i 7 k.p. są nieważne (por. wyrok SN z 1 października 1998 r., sygn. akt I PKN 366/98).
Rada dla klienta biura: Pracodawca musi dysponować pisemną zgodą na potrącenie. Ta zgoda nie może być też ogólna, ponieważ pracownik musi wiedzieć, jaka kwota zostanie mu potrącona. Zgoda blankietowa jest nieważna. ©℗
Podstawa prawna:
art. 87 par. 1 i 7, art. 91 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510)
W firmie, którą obsługuje moje biuro, pracownicy potwierdzają swoją obecność w zakładzie, podpisując listę obecności. Przez jaki czas lista ta musi być przechowywana?
Zasady prowadzenia listy obecności nie są regulowane przepisami prawa pracy. Tego typu listy mają tylko charakter roboczy i w momencie sporządzenia właściwej ewidencji czasu pracy, można je usuwać. Nie ma więc przeszkód, by lista obecności była usuwana na koniec każdego roku kalendarzowego, względnie po roku od zakończenia miesiąca, którego dana lista dotyczy, o ile:
  • nie stanowi ona jedynego dokumentu, na podstawie którego pracodawca wylicza wynagrodzenie;
  • nie musi jej przechowywać dla celów dowodowych.
W kodeksie pracy (dalej: k.p.) nie został określony sposób potwierdzania przez pracownika przybycia i obecności w pracy. Regulacje dotyczące przyjętego w danym zakładzie sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy powinny zostać zawarte w regulaminie pracy obowiązującym u danego pracodawcy (art. 1041 par. 1 pkt 9 k.p.). Rozwiązaniem najczęściej przyjmowanym jest potwierdzanie przybycia i obecności w pracy na listach obecności, obejmujących wszystkich pracowników (bądź grupy pracowników, np. pracowników poszczególnych działów). Na mocy obowiązujących przepisów pracodawca jest obowiązany prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą – w tym celu pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika ewidencję czasu pracy zgodnie z par. 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Rada dla klienta biura: Listy obecności mają charakter tylko roboczy i w momencie gdy sporządzona zostanie właściwa ewidencja czasu pracy, można je usuwać.©℗
Podstawa prawna:
art. 1041 par. 1 pkt 9, art. 87 par. 1 i 7, art. 91 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510)
par. 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369)
Spółka (nasz klient) nie posiada regulaminu wynagradzania. W umowach o pracę wskazuje się, że pracownik miesięcznie otrzyma wynagrodzenie zasadnicze oraz premię 1 proc. przychodu firmy w kwocie brutto. Czy taką premię traktować jako uznaniową, czy jako regulaminową?
Premia określona w umowach o pracę ma charakter roszczeniowy. Przy czym warunki wynagradzania za pracę oraz przyznawania innych świadczeń związanych z pracą powinien określać regulamin wynagradzania lub umowa o pracę. Oprócz wynagrodzenia zasadniczego pracownikom mogą zostać przyznane dodatkowe składniki wynagrodzenia w postaci określonych dodatków lub np. premii z tytułu wykonania określonego zadania lub osiągnięcia określonych wskaźników. Pracodawca może też zadecydować o przyznaniu pracownikowi nagrody pieniężnej. W praktyce często powstają wątpliwości, czy dane świadczenie powinno zostać zakwalifikowane jako premia, czy raczej jako nagroda. Tymczasem premia to nieobligatoryjny składnik wynagrodzenia za pracę, który może występować obok wynagrodzenia zasadniczego. Podstawową cechą odróżniającą premię od nagrody jest roszczeniowy charakter tego pierwszego świadczenia. Warunki nabycia prawa do premii, jej wysokość i zasady wypłaty z reguły określa regulamin wynagradzania, odrębny regulamin premiowania lub umowa o pracę. Pracownik, który spełni warunki nabycia prawa do premii, może skutecznie domagać się jej wypłaty.
W odróżnieniu od premii nagroda ma charakter uznaniowy (i czasami bywa nazywana premią uznaniową). O przyznaniu nagrody decyduje wyłącznie pracodawca w granicach swojego swobodnego uznania. Nagroda nie ma charakteru roszczeniowego, pracownik nie może zatem domagać się jej wypłaty. Decyzja pracodawcy o przyznaniu lub odmowie przyznania nagrody nie podlega kontroli sądu. Premia uznaniowa (nagroda) nie musi być zapisana w umowie.
Rada dla klienta biura: Prawo do premii i jej wysokość wynika z zapisów umowy o pracę, w opisanym przypadku należało przyjąć, że mamy tu do czynienia z premią o charakterze regulaminowym. Jej wypłaty pracownik może dochodzić na drodze sądowej. ©℗
Podstawa prawna:
art. 772 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510)
Firma, którą obsługuje moje biuro, likwiduje jednostkę organizacyjną i przenosi jej działalność do innej miejscowości. W związku z tym konieczna będzie modyfikacja warunków zatrudnienia czterech pracowników, chodzi o zmiany dotyczące miejsca wykonywania pracy, zajmowanych stanowisk i zakresu czynności. Wynagrodzenia pozostaną te same. Firma zamierza dokonać zmian, zawierając z pracownikami porozumienia stron. Z osobami, które nie wyrażą zgody na nowe warunki pracy, będą rozwiązane umowy z zachowaniem okresu wypowiedzenia. Czy tym pracownikom będą przysługiwały odprawy ekonomiczne?
W przypadku konieczności dokonania zmian w dotychczasowych warunkach zatrudnienia pracodawca może zaproponować pracownikom zawarcie porozumienia zmieniającego. W ten sposób można dokonać zmian warunków zarówno na korzyść, jak i na niekorzyść pracownika. Natomiast jeśli nie wyrazi on zgody na zmianę za porozumieniem, to wówczas pracodawca może wręczyć mu wypowiedzenie zmieniające. Jeśli przed upływem połowy okresu wypowiedzenia pracownik złoży pracodawcy oświadczenie o odmowie przyjęcia proponowanych mu warunków zatrudnienia, po upływie drugiej połowy okresu wypowiedzenia umowa o pracę ulega rozwiązaniu. Gdy przyczyna wypowiedzenia nie dotyczyła pracownika, a pracodawca zatrudnia co najmniej 20 osób, pracownikowi, który odmówi przyjęcia nowych warunków zatrudnienia, będzie przysługiwała odprawa ekonomiczna. Nie oznacza to jednak, że w każdym przypadku pracodawca będzie musiał ją wypłacić. Prawo do tego świadczenia zależy od tego, jakie warunki zostały pracownikowi zaproponowane. Jak wyjaśnił Sąd Najwyższy w wyroku z 22 stycznia 2015 r. (sygn. akt II PK 55/14), prawo do odprawy pieniężnej, o której mowa w art. 8 ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (dalej: ustawa o zwolnieniach grupowych), w przypadku rozwiązania stosunku pracy wskutek nieprzyjęcia przez pracownika warunków zaproponowanych mu w wypowiedzeniu zmieniającym przysługuje tylko takiemu pracownikowi, którego stosunek pracy uległ rozwiązaniu wyłącznie z przyczyn niedotyczących tego pracownika. Jeśli więc w wypowiedzeniu zmieniającym pracodawca zaproponuje pracownikowi warunki pracy obiektywnie do przyjęcia (stanowisko odpowiadające kwalifikacjom pracownika i adekwatne dla tego stanowiska wynagrodzenie), to odmowa przyjęcia takich warunków może być potraktowana jako współprzyczyna rozwiązania stosunku pracy, co spowoduje, że wówczas odprawa pieniężna nie będzie przysługiwać.
Sąd Najwyższy wskazuje także, w jaki sposób należy oceniać, czy odmowa pracownika stanowi współprzyczynę wypowiedzenia skutkującą brakiem prawa do odprawy. Po pierwsze należy wziąć pod uwagę interes pracownika i zakładu pracy. Po drugie ocena ta powinna być zobiektywizowana, co oznacza, że sąd rozpatrujący sprawę powinien rozważyć, czy w danych okolicznościach zaproponowane pracownikowi nowe warunki pracy są usprawiedliwione sytuacją pracodawcy i czy rozsądnie rzecz biorąc, osoba znajdująca się w takiej sytuacji, jak zainteresowany pracownik, powinna tę ofertę przyjąć. Po trzecie – dokonując takiej oceny – sąd powinien mieć na uwadze, że jeśli występują przyczyny uzasadniające wypowiedzenie stosunku pracy z przyczyn niedotyczących pracownika, pracodawca nie ma obowiązku proponować mu dalszej pracy na zmienionych warunkach. Można bowiem przyjąć, że złożenie takiej propozycji jest z istoty rzeczy korzystne dla pracownika, ponieważ pozwala mu na zachowanie miejsca pracy. Za takim podejściem przemawia także to, że odprawa pieniężna, o której stanowi art. 8 ustawy o zwolnieniach grupowych, przysługuje pracownikom, którzy tracą pracę z przyczyn, które ich nie dotyczą, a nie pracownikom, którym pracodawca zmienia warunki pracy lub płacy i proponuje w dobrej wierze dalsze zatrudnienie. Z tego względu po odmowie przyjęcia nowych warunków pracy odprawa może być zasądzona tylko wyjątkowo, gdy nowe warunki proponowane w związku z wypowiedzeniem zmieniającym można uznać za zmierzające do rozwiązania stosunku pracy lub obiektywnie nie do przyjęcia. Jeżeli pracownik odrzuca nowe warunki, które obiektywnie są do przyjęcia i nie mają charakteru propozycji pozornej, zmierzającej w istocie do zakończenia stosunku pracy, to oczywiście ma on prawo to uczynić (wyrok SN z 1 kwietnia 2015 r., sygn. akt I PK 211/14).
Rada dla klienta biura: Pracodawca zatrudniający co najmniej 20 osób, który wręcza wypowiedzenia zmieniające warunki pracy z przyczyn nieleżących po stronie pracowników, musi się liczyć z koniecznością wypłaty odpraw ekonomicznych dla osób, które nie przyjmą nowych warunków. ©℗
Podstawa prawna:
art. 8 ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1969;)