Czy wydatki udokumentowane przez pracownika raportem elektronicznym ze skanem imiennej faktury mogą być kosztem

Uzasadnienie:

Dowód księgowy wykorzystywany dla celów wprowadzenia danego kosztu do ksiąg rachunkowych, właściwy będzie również dla celów podatkowych. Ustawa o CIT nie zawiera przepisów regulujących zasady dokumentowania zdarzeń gospodarczych. Jednak wskazówkę, jak należy dokumentować wydatki zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, ustawodawca zawarł w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT. W jego myśl podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Te odrębne przepisy to ustawa o rachunkowości (dalej: u.r.). Reguluje ona zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. Zgodnie z art. 20 ust. 1 u.r. do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych zgodnie z ust. 2 cytowanego przepisu są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. [ramka 1]

Warunki jakie musi spełniać dowód księgowy

Jak stanowi natomiast art. 21 ust. 1 u.r., aby dokument mógł zostać zakwalifikowany jako dowód księgowy, musi zawierać następujące dane:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Przy czym, zgodnie z art. 21 ust. 1a u.r., można zaniechać w dowodzie pewnych danych, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Zatem, w świetle powyższych przepisów u.r., dowody księgowe powinny być rzetelne, zgodne z rzeczywistym przebiegiem zdarzeń gospodarczych, które dokumentują, nie mogą zawierać błędów oraz muszą być kompletne, tj. zawierać wykazane w przepisach elementy.

Dowody w postępowaniu podatkowym według Ordynacji podatkowej

Ponadto, zgodnie z art. 180 ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. A w myśl art. 181 ordynacji podatkowej dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Powyższy katalog dowodów jest otwarty, a tym samym zasadne jest posiadanie wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Jeśli zatem wydatki ponoszone przez pracowników potwierdzone dokumentami źródłowymi wystawionymi na dane imienne konkretnego pracownika będą spełniać warunki wskazane w u.r., to spółce (pracodawcy) będzie przysługiwać prawo do rozpoznania kosztu uzyskania przychodu. Jest to oczywiście możliwe przy założeniu, iż koszty te spełniają warunki wskazane w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i nie są kosztami wymienionymi w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. [ramka 2-4]

przykład

• Wn „Zużycie materiałów” 200 zł,
• Wn „VAT naliczony” 46 zł,
• Ma „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 246 zł.

• Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 246 zł,
• Ma „Rachunek bankowy” 246 zł. ©℗

Warunki do spełnienia dla kosztów uzyskania przychodu

Należy przypomnieć, iż zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. A więc, aby dany wydatek stanowił koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,
• jest definitywny (rzeczywisty),
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła,
• został właściwie udokumentowany,
• nie został wymieniony w katalogu znajdującym się w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Warto wskazać, iż możliwość zaliczania do kosztów podatkowych wydatków udokumentowanych zgodnie z wewnętrznymi zasadami obowiązującymi w rachunkowości potwierdzona została ostatnio w interpretacji indywidualnej dyrektora KIS z 30 maja 2025 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.213.2025.1.BS. Podobne wnioski wypływają m.in. z interpretacji indywidualnych dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 8 grudnia 2015 r., znak: IBPB-1-2/4510-641/15/BD, czy interpretacji indywidualnej dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 12 maja 2010 r., znak: IPPB3/423-222/10-2/GJ oraz z 23 września 2024 r., znak: 0111-KDIB1-1.4010.381.2024.1.BS.

Przykładowo dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 12 maja 2020 r., znak: 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG, wskazał: „Jak wyjaśniono powyżej, kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów normują odrębne przepisy. Tym samym, jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości opisane przez Spółkę dowody potwierdzające poniesione przez nią wydatki stanowią dowody księgowe, będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający również dla celów podatku dochodowego od osób prawnych. Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem dla celów podatkowych”.

Z kolei w interpretacji indywidualnej z 4 lipca 2023 r., znak: 0114-KDIP2-1.4010.179.2021.12.S.KW, w wyniku ponownego rozpoznania sprawy organ uznał za prawidłowe stanowisko wnioskodawcy, zgodnie z którym: „W zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych ustawa o CIT odwołuje się do ustawy o rachunkowości, która dopuszcza przechowywanie w formie elektronicznej dowodów źródłowych stanowiących podstawę zapisów w księgach rachunkowych. Konsekwentnie, w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o CIT w związku z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT działanie Spółki polegające na obniżeniu podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych o koszty uzyskania przychodów rozpoznane na podstawie wydatków/kosztów ujętych w księgach rachunkowych na podstawie dowodów źródłowych, których oryginalne wersje zostały zniszczone, a pozostały jedynie kopie w formie cyfrowej, jest działaniem prawidłowym”.

Sposoby przechowywania dokumentów

Dodać warto, iż ustawa o rachunkowości – podobnie jak ustawa o CIT – nie wprowadza szczególnych wymogów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. W konsekwencji dokumenty te mogą być przechowywane w dowolnej formie, w tym również w formie elektronicznej (pod warunkiem, że spełnione zostaną pozostałe wymogi wynikające z powyższych przepisów). ©℗