Osoby prowadzące biuro rachunkowe zajmują się nie tylko rozliczeniami księgowymi swoich klientów, lecz także podatkowymi. W przypadku osób fizycznych, które nie mają obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych, owe rozliczenia księgowe w całości opierają się na prawie podatkowym. W zależności bowiem od tego, jaką formę opodatkowania wybrał taki klient, księgowy prowadzi dla niego podatkową księgę przychodów i rozchodów albo ewidencję przychodów, a także inne ewidencje – jak chociażby środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych czy u ryczałtowców wykaz takich składników. W przypadku tych ostatnich, często ku zaskoczeniu samych podatników, niezbędne jest również posiadanie i przechowywanie ewidencji zakupu towarów. Właśnie o obowiązkach dotyczących wykazu składników majątku trwałego i dokumentowania zakupu towarów niejednokrotnie księgowi muszą dodatkowo przypominać swoim klientom, którzy – wobec braku możliwości rozliczania kosztów – zaskoczeni są takim oczekiwaniem prawodawcy.

Wyjątkiem jest sytuacja, w której ryczałtem jest opodatkowany najem prywatny lub przychody ze sprzedaży przetworzonych w sposób inny niż przemysłowy produktów roślinnych i zwierzęcych (nie dotyczy to przetworzonych produktów roślinnych i zwierzęcych uzyskanych w ramach prowadzonych działów specjalnych produkcji rolnej oraz produktów opodatkowanych podatkiem akcyzowym na podstawie odrębnych przepisów), o ile spełnione są dodatkowe warunki. W innych przypadkach stosowania ryczałtu obowiązki te są i nie podlega to dyskusji.

Ewidencja VAT przy zwolnieniu podmiotowym

Nie można zapominać również o konieczności prowadzenia ewidencji VAT. I tutaj znów można spotkać się z zaskoczeniem, tym razem podatników zwolnionych z podatku ze względu na wartość ich rocznej sprzedaży. O ile bowiem czynny podatnik VAT ma świadomość (a przynajmniej co do zasady ją ma), że ciąży na nim obowiązek prowadzenia ewidencji i na dodatek przekazywania jej cyklicznie do administracji skarbowej, o tyle temu zwolnionemu często nie wpadłoby do głowy, iż on również musi ją prowadzić. Tymczasem prawodawca stawia – bardzo logiczny – wymóg, by podatnicy, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 albo art. 113a ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 222; dalej: ustawa o VAT), prowadzili ewidencję sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym. Aby bowiem wiedzieć, czy próg zwolnienia został przekroczony, konieczne jest posiadanie wiedzy na temat wartości sprzedaży.

Sęk w tym, że niektórzy podatnicy objęci zwolnieniem od VAT nie do końca mają świadomość swojego statusu podatkowego w VAT. Tak najczęściej dzieje się w przypadku osób dorabiających sobie na najmie prywatnym. Jeżeli bowiem podatnik prowadzi działalność gospodarczą na podstawie wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), to najczęściej kojarzy jakieś powinności w tym zakresie, ale ten np. pracujący na etacie i wynajmujący jakiś lokal często nie wie, że jest z tego tytułu podatnikiem. Pół biedy jak to jest lokal mieszkalny na potrzeby mieszkalne najemcy, gorzej gdy w grę wchodzi najem nielegitymujący do zwolnienia przedmiotowego, a w przypadku którego podatnik korzysta ze zwolnienia ze względu na wartość sprzedaży. Tutaj ewidencja musi być prowadzona.

Nieoczekiwana konieczność zapłaty VAT

Inną typową bolączką podatników zwolnionych z VAT jest brak wiedzy na temat obowiązku opodatkowania importu usług, konieczności złożenia deklaracji i zapłaty podatku do urzędu skarbowego. Przy obecnej globalizacji i wobec zjawiska kurczenia się świata nie jest trudno o sytuację, w której zakupy, nawet na potrzeby niewielkiej aktywności, są dokonywane w odległym kraju i dotyczyć to może również usług (np. praw do korzystania z programów, przestrzeni dyskowych smartfonu itp.).

W przypadku klientów biur rachunkowych korzystających ze zwolnienia z VAT konieczne jest zatem ich uświadomienie o tym, że zwolnienie to nie przesądza o braku obowiązków zarówno dokumentacyjnych (odpowiednio: fakturowanie, stosowanie kas rejestrujących), jak i ewidencyjnych, a czasami nawet może się pojawić konieczność zapłaty VAT do urzędu skarbowego. Obowiązek jego zapłaty jest zaś związany w bezpośredni sposób ze zwolnieniem, bo przy imporcie usług czy wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów prawo do odliczenia VAT naliczonego niejednokrotnie całkowicie chroni podatnika przed koniecznością zapłaty podatku.

Różne źródła przychodów

Najciekawszą grupą klientów biur rachunkowych potrafią być ci, którzy oprócz prowadzonych działalności gospodarczych, wykonywanych na podstawie wpisu do CEIDG, zarobkują na nieruchomościach w ramach najmu prywatnego. Tutaj niejednokrotnie można się spotkać z sytuacjami, w których księgowa przypadkiem dowiaduje się, że jej klient również w ten sposób zarabia.

Można by rzec, że jeżeli umowa z biurem rachunkowym nie przewiduje rozliczeń w tym zakresie, to kwestia najmu prywatnego nie jest sprawą księgowej. Ale nie zawsze jest to zgodne z prawdą. O ile w podatku dochodowym mamy wyraźne rozróżnienie wynikające przede wszystkim z tego, że najem prywatny musi być opodatkowany ryczałtem, o tyle w VAT prawodawca nie rozróżnia takich działalności i dana osoba jest jednym podatnikiem.

Ważne: W przypadku osoby fizycznej będącej czynnym podatnikiem VAT konieczne jest ujmowanie w składanym cyklicznie JPK_V7 również sprzedaży wynikającej z usług najmu prywatnego.

Nawet jeżeli najem taki korzysta ze zwolnienia przedmiotowego (nieruchomość mieszkalna na cele mieszkaniowe najemcy), sprzedaż taka musi być wykazana w deklaracji i składanej do urzędu skarbowego ewidencji w strukturze JPK_V7.

Niejednokrotnie w takiej sytuacji – ku zaskoczeniu podatnika – okazuje się, że ten najem prywatny nie dość, że podlega opodatkowaniu i musi być wykazywany w JPK_V7, to jeszcze nie korzysta ze zwolnienia z VAT. Wystarczy bowiem, że przedmiotem najmu są inne nieruchomości niż mieszkalne (również oprócz mieszkalnych, np. miejsce postojowe), albo najemca nie korzysta z lokalu dla zaspokajania własnych potrzeb mieszkaniowych i już w tym zakresie zwolnienie nie ma zastosowania. Bo jedna osoba nie może być jednocześnie podatnikiem czynnym i zwolnionym na podstawie art. 113 ustawy o VAT! Może to w istotny sposób wpływać na rozliczenia podatkowe klienta biura.

Ale również jeśli najem prywatny korzysta ze zwolnienia przedmiotowego, rozliczenie podatkowe w VAT czynnego podatnika nie ogranicza się tylko do prezentacji sprzedaży zwolnionej w JPK_V7. Pozostaje jeszcze kwestia zakupów.

Ważne: Jeśli podatnik wykonuje sprzedaż opodatkowaną według innych stawek i jako taką dającą prawo do odliczenia VAT naliczonego oraz zwolnioną z VAT, to musi dzielić zakupy na dwie grupy według takiego kryterium.

Dotyczy to zarówno zakupów w dychotomicznym podziale, przyporządkowanych wyłącznie do sprzedaży niezwolnionej i zwolnionej (tutaj konieczna jest wzmożona uwaga i szczególne jej zwrócenie na ewentualne bezpodstawne powiązanie zakupów dotyczących sprzedaży zwolnionej z tą niezwolnioną), lecz także zakupów wspólnych, tj. takich, które są powiązane zarówno ze sprzedażą z prawem do odliczenia i bez niego.

Często w takiej sytuacji słyszę, że przy JDG i najmie prywatnym tych wspólnych zakupów zazwyczaj nie ma. Można zaryzykować stwierdzenie, że nie do końca jest to prawdą. By daleko nie szukać, w sytuacji, w której biuro rachunkowe zajmuje się rozliczeniem takiego podatnika, zakupem, który dotyczy wówczas zarówno działalności zwolnionej, jak i tej dającej prawo do odliczenia VAT, jest kupno usługi… biura rachunkowego! Jeżeli bowiem w ramach jednej usługi, dokumentowanej jedną fakturą, księgowa zajmuje się rozliczeniem zarówno działalności gospodarczej, jak i najmu prywatnego zwolnionego od VAT (nawet gdy rozliczenie takie dotyczy tylko podatku od towarów i usług), to właśnie już z faktury za taką usługę nie można dokonać pełnego odliczenia VAT. W praktyce niejednokrotnie okazuje się, że takich zakupów jest nieco więcej i trzeba przyjrzeć się również innym fakturom zakupowym klienta.

Niewątpliwie, w takiej sytuacji trzeba dużą uwagę zwracać na to, które zakupy dotyczą działalności gospodarczej JDG, a które najmu prywatnego.

Co z kosztami

Jeżeli podatnik opodatkowuje dochód z działalności gospodarczej na podstawie ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 163; ost.zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 368), to wnikliwa analiza zakupów pod kątem ich przyporządkowania musi dotyczyć nie tylko VAT (przy założeniu zwolnienia dla najmu prywatnego), lecz także możliwości ich rozliczenia w kosztach. Skoro bowiem najem prywatny, a dokładniej przychód w ramach niego uzyskiwany, musi być opodatkowany ryczałtem, to wydatki z nim związane nie mogą być kosztem (o tym również decyduje konieczność alokacji kosztów w źródle przychodów).

Zatem, w takiej sytuacji nie tylko VAT naliczony, lecz także koszty muszą być limitowane (co jest przewidziane w ustawie o PIT). Tutaj znów pierwszym przykładem może być koszt zakupu usługi biura rachunkowego, które – chcąc nie chcąc zajmuje się rozliczeniem nie tylko działalności gospodarczej, lecz także najmu prywatnego, nawet jeżeli dotyczy to tylko VAT.

Tak na marginesie, warto by było w takiej sytuacji rozważyć zawarcie odrębnej umowy i w efekcie wystawianie oddzielnej faktury za obsługę księgową najmu prywatnego (bez odliczenia VAT i rozliczenia kosztu). Należało to zrobić już wcześniej, ale teraz moment zdaje się o tyle dobry, że po wyroku TSUE z 3 kwietnia 2025 r. sygn. C-213/24 w perspektywie kilku czy może kilkunastu miesięcy możemy się spodziewać zmian w prawie podatkowym dotyczących statusu i rozliczenia małżonków jako podatników. Moim zdaniem może to w istotny sposób wpłynąć na rozliczenia najmu prywatnego nieruchomości wchodzących w skład majątku wspólnego małżonków – piszę o tym szerzej w tekście „Definicja podatnika VAT będzie szersza?".

Definicja podatnika VAT będzie szersza?
Definicja podatnika VAT będzie szersza?

Zobacz również

na s. C4. ©℗