► Wybór ryczałtu: czy sprawozdanie muszą podpisać wszyscy członkowie zarządu?

Pytanie:

Nasz nowy klient od 1 lipca 2024 r. rozpoczął opodatkowanie ryczałtem od dochodów spółek. Mamy jednak wątpliwość, czy zrobił to prawidłowo. Sprawozdanie zostało bowiem podpisane tylko przez poprzednią księgową. Czy taki wybór ryczałtu jest skuteczny?

Odpowiedź:

Nie, samo sporządzenie sprawozdania finansowego przez księgową nie jest wystarczające. Aby skutecznie wybrać ryczałt od dochodów spółek, sprawozdanie finansowe powinno być nie tylko sporządzone w odpowiednim terminie, ale także podpisane zgodnie z przepisami przez osobę prowadzącą księgi rachunkowe oraz wszystkie osoby wchodzące w skład organu kierującego jednostką (np. zarząd spółki z o.o.).

Uzasadnienie:

W myśl art. 28e ust. 2 ustawy o CIT, jeżeli podatnik dokonał wyboru opodatkowania ryczałtem od dochodów spółek przed upływem przyjętego roku podatkowego, zgodnie z art. 28j ust. 5, za pierwszy rok podatkowy uważa się okres od pierwszego dnia miesiąca następującego po zakończeniu poprzedniego roku podatkowego do końca miesiąca przyjętego przez podatnika roku obrotowego.

Podatnik, który chce skorzystać z tej możliwości, musi złożyć zawiadomienie ZAW-RD o wyborze opodatkowania ryczałtem – w analizowanej sytuacji od 1 lipca 2024 r. – i zamknąć księgi rachunkowe oraz sporządzić sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej (w przedstawionym stanie faktycznym na 30 czerwca 2024 r.). [ramka]

Wybór ryczałtu od dochodów spółek od 1 czerwca 2025 r. – co trzeba zrobić?

1. Złożyć zawiadomienie ZAW-RD

– do końca pierwszego miesiąca pierwszego roku podatkowego, w którym podatnik ma być opodatkowany ryczałtem. (dla 1 VI 2025 → do 30 VI 2025).

2. Zamknąć księgi i sporządzić sprawozdanie

– Na dzień 31 V 2025 r., w formie elektronicznej.

3. Podpis sprawozdania przez księgowego

– Osoba prowadząca księgi składa podpis.

4. Podpisy przez zarząd (kierownika jednostki)

– Wszyscy członkowie zarządu lub co najmniej jeden, zgodnie z art. 52 ust. 2b u.r.

– Termin: do 31 V 2025 r. (przed zatwierdzeniem sprawozdania).

5. Ewentualna dokumentacja odmowy

– Jeśli ktoś odmówi podpisu → dołączane pisemne uzasadnienie.

6. Weryfikacja kompletności podpisów

– Sprawdź listę osób podpisujących i daty podpisów.

Uwaga! Brak któregokolwiek z wymaganych podpisów – zwłaszcza kierownika jednostki lub osoby prowadzącej księgi – może spowodować uznanie, że sprawozdanie nie zostało sporządzone. Taki brak mogą zakwestionować organy podatkowe i stwierdzić, że wybór opodatkowania ryczałtem był nieskuteczny. ©℗

Aby ocenić, czy wymogi zostały dopełnione, należy wskazać, że zgodnie z art. 45 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: u.r.), sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych oraz na inny dzień bilansowy, stosując odpowiednie zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego.

Z kolei, jak stanowi art. 45 ust. 1f u.r., sprawozdanie sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

W myśl art. 52 ust. 1 u.r. kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom.

Sprawozdanie finansowe podpisują – podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki. Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, podpisują je wszyscy członkowie tego organu albo co najmniej jedna osoba, o ile spełnione są warunki z art. 52 ust. 2b (czyli gdy pozostałym członkom umożliwiono zapoznanie się z treścią sprawozdania, a podpisujący złożył oświadczenie, że taki obowiązek został dopełniony).

Odmowa podpisu sprawozdania wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.

Podpisanie sprawozdania finansowego stanowi potwierdzenie, że spełnia ono wymagania przewidziane ustawą (art. 52 ust. 2a u.r.).

Podkreślić należy, iż przepisy ustawy o rachunkowości oddzielają sporządzenie sprawozdania finansowego (rozumiane jako stworzenie pliku xml z odpowiednią strukturą logiczną) od jego podpisania. Artykuł 45 ust. 1f u.r. wskazuje, że „Sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym”. Przepis ten rozdziela więc obowiązek sporządzenia i obowiązek podpisania sprawozdania finansowego. Dopiero sporządzone sprawozdanie finansowe, może zostać podpisane. W konsekwencji ustawa o rachunkowości pojęcia sprawozdania sporządzonego nie utożsamia ze sprawozdaniem podpisanym. Wyraźnie wskazuje to, iż najpierw dochodzi do sporządzania sprawozdania, a następnie jego podpisania.

Na gruncie przepisów o ryczałcie od dochodów spółek sporządzenie sprawozdania finansowego na ostatni dzień miesiąca poprzedzającego pierwszy miesiąc opodatkowania ryczałtem ma na celu wyodrębnienie kwot zysków niepodzielonych i podzielonych, które odniesiono na kapitały własne, oraz kwoty niepokrytych strat poniesionych w okresie opodatkowania ryczałtem.

Stanowisko to zostało zaprezentowane w objaśnieniach podatkowych „Przewodnik do Ryczałtu od dochodów spółek” z 23 grudnia 2021 r.: „Podatnik ten został zobligowany również do prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz sporządzania sprawozdań finansowych na podstawie przepisów o rachunkowości w sposób zapewniający prawidłowe określenie wyodrębnionych w kapitale własnym kwoty zysków niepodzielonych i zysków podzielonych, które odniesiono na kapitały, a które zostały wypracowane w latach opodatkowania ryczałtem, a także kwoty niepokrytych strat, które podatnik poniósł w latach opodatkowania ryczałtem. Wyodrębnienie zysków i strat jest niezbędne w celu kontroli prawidłowości rozliczeń w systemie ryczałtu od dochodów spółek i może zostać opisane w sposób bardziej szczegółowy w informacji dodatkowej stanowiącej element sprawozdania finansowego. Wyodrębnienie zysków i strat jest podstawą do odliczeń przysługujących wspólnikom spółki opodatkowanej ryczałtem od podstawy opodatkowania ustalanej od otrzymanej dywidendy na gruncie ustawy o PIT. Brak takiego wyodrębnienia skutkować będzie brakiem uprawnienia do tych odliczeń”.

Sporządzenie sprawozdania finansowego na ostatni dzień miesiąca poprzedzającego pierwszy miesiąc opodatkowania ryczałtem ma więc charakter techniczny i jest podstawą do wyodrębnienia w rocznym sprawozdaniu finansowym zysków w okresie opodatkowania ryczałtem, jak również zysków sprzed tego okresu.

Data sporządzenia sprawozdania finansowego jest traktowana jako oświadczenie wiedzy, potwierdzające występowanie określonego stanu majątkowego i finansowego na konkretny dzień bilansowy, według stanu tej wiedzy na dzień sporządzenia sprawozdania finansowego. W związku z powyższym, data sporządzenia sprawozdania finansowego to data, w jakiej jednostka, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, ujęła zdarzenia mające wpływ na kształt sprawozdania, znane jednostce w tej właśnie dacie.

W przypadku wyboru opodatkowania ryczałtem w trakcie roku podatkowego, sprawozdanie finansowe sporządza się na ostatni dzień miesiąca poprzedzającego pierwszy miesiąc opodatkowania ryczałtem.

Czynności związanych z jego sporządzeniem należy dokonać w ciągu trzech miesięcy od tej daty.

Jednak należy podkreślić, iż samo sporządzenie sprawozdania finansowego (bez jego skutecznego podpisania) nie jest wystarczające dla skutecznego wyboru opodatkowania w formie ryczałtu od dochodów spółek. Zgodnie z art. 28j ust. 5 ustawy o CIT sprawozdanie finansowe ma być sporządzone zgodnie z przepisami o rachunkowości, a potwierdzeniem, że spełnia ono wymagania przewidziane tą ustawą, jest podpis pod sporządzonym sprawozdaniem finansowym.

Skoro Państwa klient wybierał ryczałt od 1 lipca 2024 r., sporządzone sprawozdanie finansowe na dzień 30 czerwca 2024 r. powinno być podpisane zarówno przez osobę prowadzącą księgi rachunkowe, jak i wszystkich członków zarządu (kierownika jednostki). Podpisy powinny zostać złożone najpóźniej do 30 września 2024 r.

Konieczność dopełniania wszystkich procedur związanych z podpisaniem sprawozdania podkreślił ostatnio dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 11 kwietnia 2025 r., sygn. 0114-KDIP2-2.4010.72.2025.1.SJ, w której stwierdził: „Jednocześnie należy zwrócić uwagę na redakcję przepisu art. 52 uor, który reguluje zarówno obowiązki formalne kierownika jednostki co do sporządzenia sprawozdania finansowego, jak i sposób jego podpisania. Intencją ustawodawcy jest więc uznanie podpisania sprawozdania finansowego za integralną część sporządzenia sprawozdania finansowego. W szczególności art. 52 ust. 2a uor (który zgodnie z ust. 3 stosuje się odpowiednio do sprawozdania finansowego sporządzonego w każdym przypadku zamknięcia ksiąg rachunkowych) wyraźnie precyzuje, że podpisanie sprawozdania finansowego stanowi potwierdzenie, że spełnia ono wymagania przewidziane w ustawie”.

Ważne: Aby skutecznie wybrać opodatkowanie ryczałtem od dochodów spółek, sprawozdanie finansowe musi być sporządzone i podpisane zarówno przez osobę prowadzącą księgi rachunkowe, jak i przez wszystkich członków zarządu (kierownika jednostki).

► Czy trzeba zmienić sprawozdanie za 2024 r. w związku z dużą liczbą faktur korygujących?

Pytanie:

W kwietniu 2025 r. nasz klient wystawił bardzo dużo faktur korygujących dotyczących sprzedaży z 2024 r. oraz ze stycznia 2025 r. Czy powinniśmy korygować sprawozdanie za 2024 r., jeśli jest już sporządzone, ale jeszcze niezatwierdzone? A może te korekty należy ująć inaczej?

Odpowiedź:

Jeśli sprawozdanie finansowe za 2024 r. nie zostało jeszcze zatwierdzone, to w razie istotnych korekt należy odpowiednio zmienić to sprawozdanie. Jeżeli jednak faktury korygujące nie mają istotnego wpływu na ocenę sytuacji jednostki, można ująć je w księgach roku 2025. Faktury dotyczące stycznia 2025 r. należy ująć na bieżąco w 2025 r.

Uzasadnienie:

Jednostki, które sprzedają towary i usługi, mogą udzielać rabatów, premii, przyjmować zwroty lub reklamacje. To powoduje, że przychody ze sprzedaży mogą się zmniejszyć, to należy ująć w księgach rachunkowych na podstawie wystawionej faktury korygującej.

Ustawa o rachunkowości nie definiuje precyzyjnie, kiedy powstaje przychód ze sprzedaży dla celów bilansowych. Przychody to uprawdopodobnione powstanie w okresie sprawozdawczym korzyści ekonomicznych o wiarygodnie określonej wartości w formie zwiększenia wartości aktywów, albo zmniejszenia wartości zobowiązań, które doprowadzą do wzrostu kapitału własnego lub zmniejszenia jego niedoboru w inny sposób niż wniesienie środków przez udziałowców lub właścicieli (art. 3 ust. 1 pkt 30 ustawy o rachunkowości).

Ustalając moment powstania przychodu dla celów bilansowych, należy uwzględnić jedną z nadrzędnych zasad obowiązujących w rachunkowości, tj. zasadę memoriału wynikającą z art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z nią w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

Podstawą zmniejszenia przychodu jest wystawiona faktura korygująca, np. w przypadku:

  • pomyłek w ilości, cenie, stawce VAT,
  • zwrotu towarów przez nabywcę jako skutek reklamacji uznanej przez sprzedawcę za uzasadnioną,
  • przyznania zbiorczego rabatu do dostaw dokonanych w poprzednim miesiącu (miesiącach).

Faktura ta podlega odpowiedniemu ujęciu w księgach rachunkowych. Dla celów bilansowych zasadniczo korekta przychodów ze sprzedaży powinna być dokonana w tym samym roku obrotowym, w którym osiągnięto przychód. Ustalając wynik działalności operacyjnej, uwzględnia się bowiem przychody netto ze sprzedaży produktów, towarów i materiałów z uwzględnieniem wszelkich opustów, rabatów i innych zwiększeń lub zmniejszeń. Jest to możliwe jednak tylko wtedy, gdy sprawozdanie finansowe za rok, którego korekty dotyczą, nie zostało jeszcze zatwierdzone.

Jeśli sprawozdanie zostało już zatwierdzone, zgodnie z art. 54 ust. 3 u.r., nie wolno go zmieniać. Według tego przepisu, jeżeli w danym roku obrotowym lub przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego za ten rok obrotowy jednostka stwierdziła popełnienie w poprzednich latach obrotowych błędu, w następstwie którego nie można uznać sprawozdania finansowego za rok lub lata poprzednie za spełniające wymagania określone w art. 4 ust. 1 u.r., to kwotę korekty spowodowanej usunięciem tego błędu odnosi się na kapitał (fundusz) własny i wykazuje jako „zysk (strata) z lat ubiegłych”.

Jeśli faktury korygujące są wystawione ( analogicznie też otrzymane) przed zatwierdzeniem sprawozdania to należy się kierować art. 54 ust. 1 u.r. Z przepisu tego wynika m.in., że jeżeli po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem, jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie finansowe, to powinna ona odpowiednio zmienić to sprawozdanie, dokonując jednocześnie odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych roku obrotowego, którego sprawozdanie finansowe dotyczy.

W przedstawionej sytuacji zdarzenie nie ma istotnego wpływu, dlatego korekta przychodów za 2024 r. będzie ujęta zatem już w 2025 r. Co ważne, ujęcie będzie spójne z rozliczeniami podatkowymi, gdzie w przypadku rabatów i zwrotów przychód zmniejsza się na dzień wystawienia faktury korygującej. Faktury dotyczące sprzedaży ze stycznia 2025 r. rozlicza się na bieżąco, tj. w księgach 2025 r.

Ważne: Jeżeli sprawozdanie za 2024 r. nie zostało jeszcze zatwierdzone, wówczas:

gdy korekty są nieistotne, można ująć je w księgach 2025 r.

Przykład

Zwrot towarów

Spółka XYZ w kwietniu 2025 r. wystawiła faktury korygujące „in minus” na kwotę 25 000 zł netto i 5750 zł VAT.

Korekty dotyczą zwrotów towarów sprzedanych w 2024 r.

Sprawozdanie za 2024 r. nie zostało jeszcze zatwierdzone, ale kierownik jednostki uznał, że kwota zwrotów nie jest istotna dla oceny działalności jednostki.

Dlatego faktury korygujące zostały ujęte w księgach rachunkowych 2025 r. w dacie ich wystawienia.

Ewidencja księgowa faktury korygującej:

Ma konto „Rozrachunki z odbiorcami” – 30 750 zł.

Zauważyć należy, iż jeżeli powodem wystawienia faktury korygującej przychodu ze sprzedaży jest zwrot towarów dokonany przez nabywcę, wówczas o ich wartość zmniejsza się koszt sprzedanych towarów. Na podstawie dowodu dokumentującego przyjęcie towarów do magazynu jednostki (np. PZ) dokonuje się następującego zapisu:

  • Wn konto „Towary”,
  • Ma konto „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)”.

W odniesieniu do faktur korygujących dotyczących sprzedaży ze stycznia 2025 r. sytuacja jest prosta w rachunkowości. Należy je ująć na bieżąco.

Przypomnieć oczywiście trzeba, iż na gruncie podatku dochodowego korekty „in minus” w wyniku udzielonych rabatów, zwrotów, skont ujmuje się w dacie wystawienia faktury korygującej – niezależnie od tego, w którym okresie powstał pierwotny przychód. Tylko korekty wynikające z błędów rachunkowych lub oczywistych omyłek odnosimy do okresu pierwotnego.

Ważne: Czy sprawozdanie finansowe za 2024 r. zostało już zatwierdzone?

1. Nie → sprawdź, czy korekty są istotne:

□ Jeśli tak → zmień sprawo zdanie.

□ Jeśli nie → ujmij korekty na bieżąco w 2025 r.

2. Tak → nie możesz zmienić sprawozdania. Korekty ewidencjonuj na „zysk (stratę) z lat ubiegłych” tylko w przypadku istotnych błędów, czyli takich, które mogły wpłynąć na decyzje użytkowników sprawozdania finansowego.

► Na co uważać przy przeznaczeniu zysku na kapitał zapasowy i odliczeniu hipotetycznych odsetek?

Pytanie:

Nasz klient chce przeznaczyć zysk na kapitał zapasowy i skorzystać z preferencji podatkowych. Co trzeba ująć w księgach?

Odpowiedź:

Koszty z tytułu hipotetycznych odsetek ujmujemy tylko podatkowo, a w księgach rachunkowych – wyłącznie przeznaczenie zysku na kapitał zapasowy lub rezerwowy. Nie pokazujemy ich w bilansie ani w rachunku zysków i strat. Preferencja ta wpływa na obniżenie podstawy CIT, ale wymaga odrębnego wykazania różnicy trwałej w nocie podatkowej.

Uzasadnienie:

Zgodnie z art. 15cb ust. 1 ustawy o CIT, w spółce będącej podatnikiem CIT za koszt uzyskania przychodów uznaje się kwotę odpowiadającą iloczynowi:

  • stopy referencyjnej Narodowego Banku Polskiego obowiązującej w ostatnim dniu roboczym roku poprzedzającego rok podatkowy,
  • powiększonej o 1 punkt procentowy,
  • oraz kwoty:
  • dopłaty wniesionej do spółki, lub
  • zysku przekazanego na kapitał rezerwowy lub zapasowy.

Koszt, o którym mowa wyżej, przysługuje w roku wniesienia dopłaty lub podwyższenia kapitału rezerwowego lub zapasowego oraz w kolejnych dwóch bezpośrednio po sobie następujących latach podatkowych. Przy czym zgodnie z aktualnym stanowiskiem organów podatkowych w celu ustalenia wysokości odsetek hipotetycznych podlegających zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w spółce należy stosować stopę referencyjną obowiązującą w ostatnim dniu roboczym roku poprzedzającego rok podatkowy, w którym rozpoznano koszt podatkowy. Takie stanowisko potwierdza m.in. interpretacja indywidualna (sygn. 0111-KDIB2-1.4010.39.2023.1.BJ) z 23 marca 2023 r., wydana przez dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.

Fragment uzasadnienia interpretacji: „Brzmienie art. 15cb ust. 1 ustawy o CIT wskazuje przy tym, że wysokość kosztów z tytułu hipotetycznych odsetek powinna być ustalana przy zastosowaniu stopy referencyjnej NBP obowiązującej w ostatnim dniu roboczym roku poprzedzającego rok podatkowy (rok rozpoznania kosztu podatkowego). Z przepisu nie wynika bowiem, że raz ustalona wartość oprocentowania (tj. w oparciu o stopę referencyjną obowiązującą w ostatnim dniu roboczym roku poprzedzającego rok wniesienia dopłaty bądź przekazania zysku na odpowiedni kapitał) powinna być stosowana w całym okresie odliczenia. Z tego też względu zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w każdym z trzech lat podatkowych może podlegać kwota odpowiadająca iloczynowi stopy referencyjnej Narodowego Banku Polskiego obowiązującej w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym rok podatkowy, powiększonej o 1 punkt procentowy oraz kwoty zysku za rok obrotowy, przy czym dla wyliczenia wysokości kosztu za rok podatkowy, zgodny z rokiem kalendarzowym, kończący się 31 grudnia 2022 r., wartość stopy referencyjnej będzie stanowiła 0,1 proc. stopy referencyjnej Narodowego Banku Polskiego obowiązującej 31 grudnia 2021 r., natomiast dla wyliczenia wysokości kosztu za rok podatkowy, kończący się 31 grudnia 2023 r., należy uwzględnić stopę referencyjną wg stanu na 30 grudnia 2022 r. (31 grudnia 2022 r. nie był dniem roboczym), zaś dla wyliczenia wysokości kosztu za rok podatkowy kończącego się 31 grudnia 2024 wartość stopy referencyjnej będzie właściwa i ogłoszona przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy, tj. roku poprzedzającego rok podatkowy, tj. na dzień 29 grudnia 2023 r. (31 grudnia 2023 r. nie będzie dniem roboczym)”.

Zgodnie z art. 15cb ust. 3 ustawy o CIT łączna kwota kosztów uzyskania przychodów odliczona w roku podatkowym z tytułów wymienionych w ust. 1 nie może przekroczyć kwoty 250 000 zł.

Koszty z tytułu hipotetycznych odsetek są jedynie kosztami w rozumieniu podatkowym. Nie ma możliwości ujęcia ich w księgach rachunkowych, ponieważ nie spełniają definicji kosztów rachunkowych z art. 3 ust. 1 pkt 31 ustawy o rachunkowości. Nie dochodzi bowiem do:

  • uszczuplenia aktywów,
  • ani zwiększenia zobowiązań.

Należy je zatem ująć pozabilansowo i statystycznie uwzględnić w rachunku podatkowym.

Z racji, iż te odsetki nie wpływają na bilans i rachunek zysków i strat, to ich tam nie pokazujemy. Będzie oczywiście odpowiednio niższe zobowiązanie podatkowe, bo podstawa CIT będzie pomniejszona o te kwoty.

W nocie podatkowej należy pokazać wartość odsetek – jest to różnica trwała w każdym roku odrębnie – koszty, które są kosztami podatkowymi a nie rachunkowymi. [wzór]

Wzór zapisu w nocie podatkowej

Nota podatkowa – część dotycząca różnic trwałych:

W 2025 r. spółka skorzystała z preferencji wynikającej z art. 15cb ustawy o CIT. Od kwoty zysku przeznaczonego uchwałą na kapitał zapasowy odliczono hipotetyczne odsetki w wysokości XX XXX zł, wyliczone według stopy referencyjnej NBP obowiązującej na dzień 29 grudnia 2024 r. powiększonej o 1 punkt procentowy.

Kwota ta stanowi trwałą różnicę podatkową, zmniejszającą podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych. ©℗

Z racji że jest to zdarzenie podatkowe, to nie ma obowiązku ujmowania ich w polityce rachunkowości. W księgach rachunkowych ujmujemy tylko uchwałę o przeznaczeniu zysku.

Księgowanie uchwały (pod datą uchwały) będzie następujące:

  • Wn konto „Rozliczenie wyniku finansowego za 2024 r.”,
  • Ma konto „Kapitał zapasowy” lub „Kapitał rezerwowy”.

Odliczenie hipotetycznych odsetek nastąpi po raz pierwszy w 2025 r., a następnie w 2026 i 2027 r., w związku z przeznaczeniem zysku za 2024 r.

Ważne: Hipotetyczne odsetki od zysku przekazanego na kapitał zapasowy są kosztem wyłącznie podatkowym. W księgach rachunkowych ujmujemy tylko uchwałę o przeznaczeniu zysku. Odsetki nie wpływają na bilans ani rachunek wyników, ale zmniejszają podstawę CIT i powinny być wykazane w nocie podatkowej jako trwała różnica.

przykład

Księgowanie przekazania zysku na kapitał zapasowy

Spółka „Alfa” osiągnęła zysk netto za 2024 r. w wysokości 100 000 zł.

Uchwałą wspólników z 30 czerwca 2025 r. przeznaczono na kapitał zapasowy 60 000 zł.

Na podstawie uchwały zaksięgowano:

Ma konto 801 „Kapitał zapasowy” – 60 000 zł.

Spółka zapisała w nocie podatkowej (trwała różnica):

„W 2025 r. od kwoty zysku przekazanego na kapitał zapasowy w wysokości 60 000 zł spółka odliczyła od podstawy CIT hipotetyczne odsetki w kwocie 3 000 zł, wyliczone według stopy referencyjnej NBP z dnia 29 grudnia 2024 r. powiększonej o 1 punkt procentowy.

Kwota 3 000 zł stanowi trwałą różnicę podatkową, zmniejszającą podstawę opodatkowania w roku 2025”.

Ważne: Jeśli spółka podjęła uchwałę o przeznaczeniu zysku na kapitał zapasowy/rezerwowy, trzeba ją zaksięgować: Wn „Rozliczenie wyniku finansowego” / Ma „Kapitał zapasowy” lub „Kapitał rezerwowy”.

► Jak zaksięgować fakturę z zagranicznym VAT (OSS) otrzymaną przez czynnego podatnika VAT w Polsce?

Pytanie: Nasz klient, będąc czynnym podatnikiem VAT, zrobił zakupy na potrzeby firmy przez stronę internetową. Wystawca faktury ma siedzibę w Czechach i jest zgłoszony do procedury OSS. Jak mamy zaksięgować taką fakturę w kosztach i co z VAT?

Odpowiedź:

Fakturę z zagranicznym VAT (OSS) ujmujemy w księgach w wartości brutto jako koszt uzyskania przychodu. VAT nie podlega odliczeniu i nie wykazuje się go w JPK_V7, ponieważ został rozliczony w kraju sprzedawcy w ramach procedury OSS.

Uzasadnienie:

VAT OSS (ang. One Stop Shop) należy rozumieć jako elektroniczny punkt kompleksowej obsługi, upraszczający rozliczenie podatku VAT należnego przy sprzedaży towarów i usług na rzecz konsumentów, czyli osób fizycznych z innych krajów unijnych. Ideą procedury jest umożliwienie rozliczania podatku VAT z tytułu tych transakcji za pośrednictwem administracji skarbowej w jednym (co do zasady wybranym) państwie członkowskim UE. Wybrana jurysdykcja – jako kraj identyfikacji UE dla danego podmiotu – za pomocą udostępnionego podatnikowi systemu elektronicznego zbiera odpowiednie informacje podatkowe na podstawie złożonych deklaracji rozliczeniowych oraz pobiera, dzieli i przekazuje odpowiednią część podatku VAT zapłaconego w kraju identyfikacji do odpowiednich państw UE konsumpcji.

Należy wskazać, iż procedura unijna OSS umożliwia rozliczanie VAT należnego z tytułu określonych czynności państwu UE konsumpcji za pośrednictwem państwa członkowskiego identyfikacji. Jest ona skierowana do podatnika: mającego siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce jej prowadzenia na terytorium UE, w celu deklarowania i płacenia podatku VAT należnego z tytułu: a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów na odległość (WSTO), b) usług świadczonych na rzecz konsumentów (B2C), jeżeli miejscem świadczenia tych usług jest państwo członkowskie UE, w którym podatnik nie posiada siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.

Natomiast w przypadku usług B2C, dla których miejscem świadczenia jest państwo UE, w którym podatnik ma siedzibę, nie można zastosować procedury unijnej OSS – takie transakcje należy wykazać w krajowej deklaracji VAT właściwej dla tego państwa.

  • nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca jej prowadzenia na terytorium UE, w celu deklarowania i płacenia VAT należnego z tytułu WSTO;
  • ułatwiającego dokonanie sprzedaży poprzez interfejs elektroniczny, zgodnie z art. 7a ust. 2 ustawy o VAT (niezależnie od tego, czy posiada siedzibę działalności gospodarczej na terytorium UE, czy w kraju trzecim), w przypadku: a) WSTO, b) krajowych dostaw towarów na rzecz konsumenta, których wysyłka lub transport rozpoczyna się i kończy na terytorium tego samego państwa UE.

W ramach procedury unijnej można deklarować i rozliczać VAT należny m.in. z tytułu świadczenia usług zakwaterowania w hotelach, usług w dziedzinie kultury, sztuki, sportu, usług transportowych, związanych z nieruchomościami, usług wynajmu środków transportu, usług restauracyjnych i cateringowych, a także usług telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych.

Rozliczanie VAT w procedurze OSS odbywa się na podstawie deklaracji kwartalnych (formularz VIU-DO – „Deklaracja dla rozliczania podatku VAT w zakresie procedury unijnej”). Podatnik korzystający z procedury składa tę deklarację w terminie do końca miesiąca następującego po zakończeniu każdego kwartału (również w przypadku, gdy deklaracja jest zerowa). Proces składania deklaracji do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście odbywa się za pomocą systemu e-Deklaracje.

Transakcje wykazane w deklaracji VIU-DO należy rozliczyć zgodnie ze stawką podatku VAT właściwą w kraju nabywcy.

Składanie deklaracji VIU-DO w ramach procedury OSS nie wpływa na obowiązki składania plików JPK_V7M ani na rozliczany z tego tytułu polski podatek VAT – transakcje te nie zwiększają podstawy opodatkowania w pliku JPK wysyłanym do Ministerstwa Finansów. VAT zagraniczny jest rozliczany w osobnej deklaracji składanej elektronicznie do Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.

Księgowanie takiej transakcji będzie następujące:

1. Ujęcie sprzedaży:

  • Wn „Rozrachunki z odbiorcą zagranicznym”,
  • Ma „VAT należny do US Warszawa-Śródmieście – wg stawek kraju sprzedaży”,
  • Ma „Przychody ze sprzedaży”.

2. Otrzymanie zapłaty od kontrahenta:

  • Wn „Rachunek bankowy”,
  • Ma „Rozrachunki z odbiorcą zagranicznym”.

3. Zapłata podatku do US:

  • Wn „VAT należny do US Warszawa-Śródmieście”,
  • Ma „Rachunek bankowy”.