Compliance - przyszłość nowoczesnego biznesu

Mimo, ze usługi compliance są wciąż nowością na polskim rynku, ostatnio w mediach coraz częściej pojawiają się rozważania na temat ich roli dla prowadzenia nowoczesnego przedsiębiorstwa. Podmioty takie potrzebują bowiem zaawansowanych rozwiązań pozwalających obniżyć różnorodne ryzyka związane z podejmowanymi przez nie decyzjami biznesowymi. Jednym z takich narzędzi jest właśnie compliance - system zapewniania zgodności działania spółki z prawem, zmniejszający ryzyko złamania przez przedsiębiorcę obowiązującego prawa.

Compliance obejmuje systemy i procedury służące unikaniu wszelkich ryzyk prawnych, w tym sankcji cywilno- i administracyjnych, a przede wszystkim karnych, ale także ryzyka strat finansowych oraz utraty reputacji. Compliance ma więc służyć uniknięciu wszelkich zagrożeń, jakie mogą dotknąć podmiot w wyniku niedostosowania jego działalności do norm prawnych i obowiązujących standardów.

Czym jest compliance?

Termin definiowany jest jako audyt i konsulting dotyczący całego otoczenia prawnego przedsiębiorcy. Do działalności tej zalicza się także profilaktykę, działania naprawcze, wsparcie podmiotu w toku postępowań prawnych, a także budowanie struktur i tworzenie odpowiednich procedur – a więc całokształt zagadnień mających wpływ na odpowiedzialność prawną oraz wizerunek przedsiębiorcy. Zadaniem tych procedur jest natomiast informowanie zarządu o wnioskach wynikających z prowadzonego monitoringu ww. obszarów oraz wsparcie w podjęciu adekwatnych kroków.

Funkcja związana z zarządzeniem ryzykiem prawnym, wymaga gruntownej znajomości funkcjonowania danego podmiotu, a często również wiedzy z zakresu finansów czy zarządzania oraz tzw. umiejętności miękkich (np. komunikacji), ze względu na konieczność interakcji i współpracy z pracownikami danej organizacji.

Przejrzysta regulacja takich zagadnień, jak system wewnętrznej odpowiedzialności, raportowanie, standardy związane z obiegiem dokumentów, a także sankcje za uchybienia w przestrzeganiu powyższych obowiązków, zapewniają zmniejszenie ryzyka działania niezgodnego z prawem. Również system wartości korporacyjnych – związany zarówno z polityką wewnętrzną danej organizacji, jak i z zasadami etyki zawodowej, powinien być – poczynając od kadry zarządzającej – wdrażany efektywnie i równomiernie na każdym szczeblu firmy, równolegle do polityki

Pomyślne wprowadzenie systemu wymaga, aby poszczególne kroki były dostosowane do potrzeb konkretnej organizacji oraz podjęte w odpowiednim czasie. Ich celem jest uświadomienie, zarówno kierownictwu, jak i szeregowemu pracownikom i współpracownikom, że system jest nieodzownym elementem nowoczesnego biznesu.

Podstawowym zadaniem tego systemu jest udostępnienie przedsiębiorcy narzędzi pozwalających na zabezpieczenie i dokumentowanie następujących czynności na poziomie organizacyjnym:

• określenie misji przedsiębiorstwa oraz sporządzenie wytycznych dotyczących polityki w formie wewnętrznego regulaminu danego podmiotu (obejmującego np. wytyczne nt. wręczania prezentów, podarunków i wyrazów wdzięczności),

• szkolenie kierownictwa w zakresie zagadnień związanych z oraz realizacja szkoleń dla pracowników (

• stworzenie przejrzystych zasad odpowiedzialności za kontrolę i monitoring dostosowanych do poszczególnych działów istniejących w danej strukturze,

• określenie obowiązków raportowania, wytycznych raportowania, systemu obiegu informacji,

• wdrażanie uniwersalnych zasad mających zastosowanie w każdej sytuacji i na każdym poziomie organizacyjnym danego podmiotu w codziennej pracy,

• ustanowienie wewnętrznego/zewnętrznego systemu informowania o nieprawidłowościach.

Funkcje działu w instytucji fi­nan­so­wej. , a audyt i komórki zarządzania ryzykiem operacyjnym

Jak już wspomniano, podstawowym zadaniem jest zarządzanie ryzykiem bra­ku zgodności zapewnia implementację obowiązującego prawa, regulacji, zasad i stan­dardów do jasno i precyzyjnie sformułowanych instruk­cji i pro­cedur wewnętrznych oraz prawidłowe ich wdrażanie i przestrzeganie.

Oprócz zarządzania ryzykiem zgod­ności całej instytucji, wyróżniane są obszary, z którymi wy­konywanie funkcji jest szcze­gól­nie związane - jak przeciwdziałanie praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, unikanie konfliktu interesów, przestrzeganie zasad dzia­ła­nia z należytą starannością wobec klientów, zasad etycznego postę­powania w biznesie, ochrony danych osobowych, outsourcingu i zasad tajemnicy bankowej, czy zapobieganie manipulacjom finansowym.

Na początku poprzedniej dekady międzynarodowe instytucje nadzorcze zauważyły, że standardowe pojmowanie ryzyka obejmujące pojęcia ryzyka płynności i kre­dytowego są niewystarczające. Badania te przyczyniły się do przygotowania wielu rekomendacji, zarówno na szczeblu globalnym, jak i kra­jo­wym, które rozszerzyły obowiązek zarządzania ryzykiem o pomijane dotychczas obszary.

Podkreślano, że przede wszystkim banki powinny posiadać sprawne me­chanizmy kontrole zabezpieczające je przed ryzykiem związanymi z sankcjami prawnymi, ryzykami strat finansowych oraz utratą reputacji, czyli zagrożeniami, które mogą dotknąć bank w wyniku niedostosowania jego działalności do obowiązujących norm prawnych i praktykowanych standardów.

Źródłem takich reguł jest zarówno prawodawstwo danego państwa, jak i zasady związane z procesami rynkowymi (np. ustanawiane przez uczestników rynku, czy wewnętrzne przepisy bankowe). Zauważono, że ryzyko niedostosowania odnosi się także do reguł uczciwości. Reputacja banku jest bowiem ściśle związana ze zgodnością z prawem jego postępowania i poszanowaniem reguł wewnętrznych i etycznych. Dostosowanie działalności banku do wymaganych standardów pomaga mu osiągnąć i utrzymać dobrą reputację, a poprzez to wyjść naprzeciw oczekiwaniom całego otoczenia biznesowego. Wszystkie ww. funkcje pełni w bankach właśnie system

Jedno­stki zarządzania ryzykiem operacyjnym koncentrują się z kolei głównie na zarzą­dza­niu ryzykiem strat operacyjnych wynikających z zawodnych procesów całej instytucji lub zdarzeń zewnętrznych. Audyt natomiast dokonuje okresowych kontroli funkcjonowania całej instytucji, nie ma jednak kom­petencji do zarządzania ryzykiem w żadnym z obszarów działalności banku.

Dlaczego zyskuje na znaczeniu?

Funkcja początkowo pojawiła się w zagranicznych instytucjach finansowych, które dostrzegły znaczenie zapewnienia zgodności prowadzonej działalności z obowiązującym prawem oraz minimalizacji ryzyka wywołania zaburzeń w tej sferze. Obecnie zalety docenia na Zachodzie coraz większa ilość podmiotów, także o charakterze produkcyjno-usługowych, a rozmiary działów rosną od jednoosobowego stanowiska pracy do potężnych departamentów o złożonej strukturze.

Ciągły rozwój gospodarczy i międzynarodowe kontakty polskich przedsiębiorstw skłaniają je do sięgnięcia po najlepsze światowe wzorce. Jednym z nich, pozwalającym na znaczne ograniczenie ryzyka działalności, wzmocnienie konkurencyjności i pozycji rynkowej, jak również ułatwiającym kontakty z innymi uczestnikami międzynarodowego rynku (co skutkuje poprawą wizerunku firmy oraz zaufaniem kontrahentów), jest właśnie

Coraz bardziej wyraźne są także nowe perspektywy rozwoju . Usługi kierowane obecnie głównie do dyrektorów zarządzających, w niedalekiej przyszłości służyć będą także właścicielom/ udziałowcom organizacji. Taka zmiana jest naturalnym kierunkiem rozwoju systemów który zapewnia pełną zgodność działania jednostki z obowiązującymi przepisami prawa, a przez to i pełną analizę jej otoczenia ekonomicznego.

Szereg badań, które zapewnia system pozwala zdiagnozować z odpowiednim wyprzedzeniem ryzyka, które w najbliższym czasie mogą wystąpić na danym, konkretnym rynku. Chodzi tu o badanie nie tylko ryzyk ekonomicznych (kryzysy finansowe), czy prawne, ale także np. klimatycznych, jak np. podniesienie poziomu wód gruntowych niekorzystnie wpływające na wartość nieruchomości, czy zwiększenie dbałości o ochronę środowiska naturalnego w związku z jego przyszłym zagrożeniem (tzw. ). W ten sposób system zapewnia również ochronę inwestycji. Będzie on na pewno zyskiwał popularność zarówno w Europie, jak i w polskich oddziałach zagranicznych firm, a w konsekwencji także wśród podmiotów rodzimych.